提升高职院校档案管理工作规范性探讨

宋春霞

摘 要：高职院校的档案管理工作是衡量高职院校工作水平的重要标准，现阶段高职院校的档案管理工作中还存在很多问题，包括档案管理工作缺乏信息化、档案管理重视程度不够、档案管理工作人员专业水平有待提高、档案管理工作制度不完善，为了解决这些问题，提出了相应的应对策略。

关键词：档案管理;管理工作制度

随着我国教育事业的不断发展，我国高职院校的规模逐渐扩大，档案管理作為高职院校的重要组成部分，高校工作很多方面都涉及到档案管理。因此，社会对高职院校的档案管理工作也提出了更高的要求，传统的档案管理工作已经不能满足当今社会的需求。当今我国的信息网络技术发展迅速，将信息网络技术融入到档案管理中已经成为一种必然的发展趋势，但是目前我国的档案管理工作依然遇到一些挑战，如何提升高职院校档案管理工作规范性已经成为一个备受关注的问题。只有不断完善高职院校的档案管理工作才能从根本上提升高职院校的工作效率，促进高职院校全面发展。

一、提升高职院校档案管理工作规范性的必要性分析

提升高职院校档案管理工作规范性可以从实质上促进高职院校的进一步发展。现在我国正处于信息化技术飞速发展的时期，高校可以利用信息化的档案管理模式来提升学校的管理工作水平，高校可以通过信息化建设来完善档案管理。在学生就业工作方面，信息系统建设工作的落实可以加强企业和学校之间的交流，高职院校就业部教师可以根据本院校学生的实际情况与目标就业企业进行有效沟通，在这个过程中了解学生的真正心理诉求，提升高职院校的整体就业率。高职院校可以应用信息技术加强对档案的管理，一般来说，档案管理主要分为物理管理与数据管理，相比物理管理数据管理的内容更加复杂繁琐，数据管理主要是处理学院信息系统的相关数据。与传统的纸质化数据管理，信息化管理的优势显而易见，尤其是在档案内容分类与查缺补漏方面，信息化的数据更容易保存，可以使学院的线管数据更为完整，在很大程度上降低了学院的人力和物力方面的消耗，有助于提升整个档案管理工作的效率。很多学院的档案管理工作主要是归于学院的行政部门来进行负责，档案管理工作本身没有专门的部门，这使得档案管理工作很容易陷入混乱，令档案管理工作不能有序进行下去。所以，提升高职院校的档案管理工作的规范性是确有必要的，而且有利于促进学院各项工作顺利进行。

二、关于高职院校档案管理工作的现状分析

1.档案管理工作缺乏信息化

现在很多高职院校的档案管理工作都在一定程度上缺少信息化的管理，有部分学校的档案工作室只有最基本的计算机等办公设施，没有完善的信息化办公设备，这为高职院校的档案管理工作信息化管理带来了挑战。大部分的档案管理工作还使用传统的手工录入模式，对档案录入速度有很大的影响，这种传统的纸质化办公已经不能满足当今的时代发展，高职院校每天都要面对大量的信息，纸质化办公会慢慢被信息化办公所取代。因为纸质化办公不仅会使档案的信息录入速度减慢，也会使档案信息保存困难，容易破坏原档案信息的正确性，产生没有必要的误差。高职院校的档案管理信息化发展已经成为一种必然发展趋势，但是很多高职院校因为经济和人才的原因，不能将信息化档案管理工作建设提上学院的工作日程。部分高职院校的领导已经意识到这个问题的严重性，并且也在为档案管理信息化努力。但是，具体实施起来还是需要更多的时间，不是一朝一夕可以完成。

2.档案管理重视程度不够

现今部分高职院校已经意识到档案管理信息化的重要性，学院领导已经将本校的档案管理工作模式改变成为纸质化和信息化相结合的工作模式。这种工作模式虽然在一定程度提高了档案管理工作效率，但是在人机进行信息对接的时候也会发生错误，这种误差是不可避免的。如果想尽量避免此类情况的发生，需要高职院校加大对档案管理工作信息化建设力度，投入大量的人力、物力。目前，很多高职院校受到实际情况的限制无法做到，使得档案信息数字化管理模式的优势不能完全发挥。事实上，高职院校的档案管理工作并不属于学院的核心业务范围，也没有受到学校管理层的高度重视。高职院校更关注学院的教学质量和师资力量建设以及学生的收获，以致学院的档案管理工作备受冷落，不能实现信息化档案管理和真正实现信息共享。事实上还有一部分高职院校没有设置独立的档案室，学院的档案分布在高职院校的各系的办公室中，当高职院校的档案管理工作缺少人手时，需要从别的部门调来工作人员协助完成工作，这种情况会造成很多档案不能及时归档或者丢失，严重影响了档案管理工作的顺利进行。

3.档案管理工作人员专业水平有待提高

部分高职院校因为没有意识到档案管理工作的重要性，把更多的精力放在了学院招生和教学管理方面，而忽略了本院的档案信息化管理工作。从思想上就没有意识到档案信息管理工作的重要性，以致于学院没有为档案信息管理工作分配更多人的人力、物力资源。现在大多数档案管理工作人员不具有档案管理工作的专业水平，没有充分的档案管理工作的经验，很多工作人员没有接受过档案管理工作方面系统的培训，针对这种情况学校并没有提出有效地解决措施，没有给工作人员进行档案管理方面的培训，加上学院的硬件设施较差，即使有几台较为先进的信息化设备，一时间也很难熟练操作。这是学院档案管理工作遇到的实质性难题。

4.档案管理工作制度不完善

高职院校的档案管理工作大部分会被划分到行政工作的一部分，学院的管理层对此并不重视，实际上，学院的档案管理工作内容非常庞杂，主要包括高职院校的所有管理层以及教师还有一部分技术人员的档案、全校学生的档案、教学资料档案、学术研究档案、党务工会活动档案等等，涵盖的方面十分广泛，档案管理工作是保证高职院校所有工作顺利进行的先决条件。在实际的档案管理过程中，大多数高职院校对于档案管理工作没有系统的管理制度，使得档案管理工作不能系统地服务于高职院校的其他工作。很多高职院校为了提升档案管理工作的效率，引进了信息化的管理模式，但是在实际应用中，整体的信息化工作水平不高，很容易暴露本院的信息，只是单纯的把目光放在数据共享和建立数字化档案上，没有对数据信息的安全性提高重视，导致学院的信息化平台登录方式过于简单化，没有针对系统安全性进行保密工作。以致学院的一部分信息有随时泄露的可能。