《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）解读

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摘要：国家档案局颁布的《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）作为一部档案行业标准，对于档案服务外包中的档案数字化服务进行了规范说明，有利于档案数字化外包服务向职业化、标准化、规范化发展，也有利于档案事业在信息化时代中全数字化管理的实现。文章对其内容进行了解析，就其内容表述、安全条款、评价体系方面的不足提出了建议。

关键词：档案外包服务 档案数字化 档案行业标准

Abstract：As an archives industry standard， Speci？ fications on the Work of Archives Service Outsourc？ ing -- Part 2 ： Archives Digitization Service （DA/T 68.2-2020） promulgated by National Archives Admin？ istration of China normatively describes the archives digitization service in archives service outsourcing， which is conducive to developing archives service outsourcing service into professionalism， standardiza？ tion and normalization and is also conducive to achiev？ ing fully-digitalized management of archives cause in information age. Its contents are analyzed and the corresponding suggestions are provided for the short？ age in contents statement， insurance clause and eval？ uation system.

Keywords：Archives Service Outsourcing； Ar？ chives Digitization； Archives industry standard.

《檔案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）（以下简称《规范》），于2020年5月18日与《档案服务外包工作规范第1部分：总则》（DA/ T 68.1-2020）（以下简称《总则》）和《档案服务外包工作规范第3部分：档案管理咨询服务》（DA/T 68.3-2020）一同发布，并于2020年6月1日起正式实施。作为行业标准，对目前主流的档案寄存、档案数字化、档案整理、档案管理咨询、档案开发利用、档案销毁等外包服务，做出了指导规范，让档案外包服务向标准化管理更近了一步。本文将就《规范》这一专门针对档案数字化外包服务的标准，从意义、主要内容解析、改进建议这三方面进行解读。

一、《规范》制定的意义

档案数字化服务，一直是企业事业单位、各级组织在档案服务外包工作中不敢轻易开展的工作。究其原因，一方面，档案天然的具有一定保密属性，对于外包的数字化服务，通常的态度是宁愿不数字化，也坚决不能面临泄露风险。另一方面，档案数字化的外包服务机构，因没有标准的指导，鱼龙混杂，不利于提供档案数字化外包服务的机构良性成长。本《规范》的出台，给企事业单位、各级组织采用外包服务进行档案数字化工作提供了合理合法的依据，也给提供档案数字化外包服务的机构指出了发展前进的方向，具有双赢的意义。

（一）通过外包服务完成档案数字化，成为企事业单位、各级组织合理合法的工作途径

企事业单位、各级组织的档案工作，通常包括年度档案归档、档案查考、年鉴编纂等常务工作。如果依靠单位的档案工作人员自行进行档案数字化工作，不仅会占用大量的日常工作精力，影响正常工作进度，更重要的是，由企事业单位、各级组织的档案工作人员从事档案数字化的重复性机械劳动，是人力资源成本的浪费，也影响企事业单位、各级组织档案工作人员从事更高端、更有价值的档案其他工作。

本《规范》将档案数字化外包服务予以标准化管理，圈定了可外包进行档案数字化的档案范围，并在该范围内，对于提供档案数字化服务的承包方选择、工作场所、操作方式、人员选择、质量评定等进行详尽的要求指导，让企事业单位、各级组织档案泄露的风险降到最低，一切都在可控范围内，解除企事业单位、各级组织开展档案数字化外包服务的最大障碍。

（二）规范档案数字化外包服务市场，促进档案外包工作稳定健康可持续开展

随着企事业单位、各级组织信息化管理的要求不断深入提高，档案的全数字化管理必然是大势所趋。优秀的档案数字化外包服务机构在这一进程中，不仅会实现自身的发展壮大，亦会为档案数字化事业推波助澜。《规范》为档案数字化外包服务提供的不仅是约束，更是标准化之后的机遇。优秀的档案数字化外包服务机构，将按照《规范》的要求，建立高品质、高素质的档案服务团队，提供严格保密、质量上乘的档案数字化服务。企事业单位、各级组织的档案数字化工作，将不再是不知从何入手、牵扯大量精力的任务，而是经过《规范》的约束、市场的选择后，由可靠、有知名度的服务机构予以出色地完成，让档案数字化外包服务稳定健康可持续发展。

二、《规范》的相关特点

《规范》作为《档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2020）的一部分，就自身而言，是针对档案数字化服务这一专门领域，形成的一套标准、准则、工作规范。从档案行业标准中的一员来看，《规范》是在各类档案数字化标准的基础上继承和发展而来的，与其他诸多档案数字化标准有着千丝万缕的联系。概括而言，《规范》具有针对性强、继承性强、实际操作性强这三个突出特点。

（一）较强的针对性

《档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2020）由总则、档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案整理服务、档案保管服务和档案销毁服务这六部分组成。《规范》作为《档案服务外包工作规范》的一部分，是针对其中的“档案数字化外包服务”这项具体工作，形成的一套专门的、有针对性的工作准则，不涉及其他档案外包服务内容，因此具有较强的针对性。

（二）较强的继承性

《规范》是档案数字化服务外包的工作规范，但是档案数字化是一个非常宽泛、复杂的领域，其中的各类技术标准、具体要求庞大且专业。如果在《规范》中一一体现，不仅会造成《规范》体量巨大，也会舍本逐末，忽视了《规范》是档案外包服务的行业标准的根本属性。所以，在《规范》中，没有对纸质档案、缩微胶片、录音录像等不同类型、不同载体的档案数字化进行任何质量、参数、技术规范的说明，而是要求必须遵照DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62、DA/ T 71等现有标准。这是《规范》继承性强的体现。

（三）较强的实际操作性

在档案数字化外包服务中，通常的主体包括发包方和承包方。《规范》中，对于发包方的前期准备、过程管理、成果管理分别进行了详尽的要求描述，让发包方对于档案数字化服务的全过程能够有效把控。对于承包方，《规范》从总体要求、工作方案、人员、设备、流程作业等诸多在承包过程中有可能涉及的问题，均做出了具体说明，给了承包方相应规则。此外，《规范》还加入了信用评价和质量监督的内容，从第三方的角度，给发包方和承包方提供了公平公正的评价和监督。《规范》从发包方、承包方、信用监督第三方的工作需要出发，做出明确的指导，使《规范》具有很强的实际操作性。

三、《规范》主要内容解析

《规范》分为6个章节，分别从范围、规范性引用文件、术语和定义、发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督对档案数字化进行了要求阐述。本文合并归纳后，分4个部分进行解读。

（一）范围、规范性引用文件、术语和定义

在《总则》中，对于档案外包服务的范围、规范性引用文件，特别是术语和定义，做了较为详尽的阐述，所以《规范》作为第2部分，这部分没有过多内容。但是所提及的均为针对档案数字化的要点和重点。

在第一章范围中，明确了《规范》适用于不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。在第一章即明确了这个范围，是给档案数字化外包设定了一个不可逾越的红线，这是最重要也是最严肃的红线。不仅保证了档案数字化外包服务的安全性，也解除了企事业单位、各级组织在档案数字化外包中的最大顾虑。

规范性引用文件中，将纸质档案、缩微胶片、录音录像档案等有关的数字化规范予以列出，一方面指出在档案数字化外包中，要继承遵循现有的GB/T 17242、DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62、DA/T 68.1、DA/T 71等标准，让档案数字化的外包服务一以贯之的有规矩、有要求。另一方面，也对档案数字化外包服务对应的档案对象进行了划定即不仅是纸质档案，还包括缩微、录音录像等。

术语和定义中，因《总则》对档案外包服务的各类术语进行了详细定义，本《规范》只针对档案数字化服务进行专项定义。

（二）发包方工作规范

发包方，就是需要档案数字化服务的企事业单位、各级组织。《规范》从总体要求、前期准备工作、档案数字化过程管理、档案数字化成果管理这4个方面，对发包方开展档案数字化外包工作，进行了指导和规定。

1.发包前准备工作

明确工作要求。本《规范》之外，针对纸质、缩微、录音录像等不同类型的档案，均应同时符合DA/T 31、DA/ T 43、DA/T 62、DA/T 68.1、DA/T 71等相关的数字化规范标准。在发包前，发包方要进行档案鉴定，明确档案数字化的范围和先后顺序。在筛选出涉及国家秘密的档案后，企事业单位、各级组织对于涉及商业机密和个人隐私的档案，也需要慎重处理，切不可一概而论。

选定承包方。承包方的选择方面，明确了要对承包方的三个方面进行有效审核。概括而言，一是要了解承包方股权结构、法人代表、实际控制人等登记在工商税务的官方信息，这是一个档案数字化服务机构的合法性所在。二是对于承包商的财务状况、项目经验、人员素质、售后服务等经营情况进行了解，这是一个承包商的实力所在，也是招标时重要的考量要素。三是对承包方进行资质、信用考察，并特别注意是否有不良记录，这是对承包方过往提供外包服务的总结评定。因为档案数字化外包服务的特殊性，对于承包方過往的信誉，尤其保密方面的信誉，是最重要的考察因素，甚至应是一票否决的态度。

签订合同。在《总则》中，提供了档案外包服务的合同范本，要完全符合其中的要求。在符合要求后，可根据发包方法律合规要求，以及承包方从事服务业务的制式合同，进行添加和补充。

选定场所。在档案的各类服务中，因具有防止泄漏、防止意外等特殊要求，所以场所也被列为发包前准备工作的一项。总体而言，对于场所的要求，在满足档案“八防”之外，场所自身要具备一定的独立、封闭条件，并且要保证视频监控系统时刻处于发包方的全面“掌控”之下。为实现这样的“掌控”，对视频监控系统布控人员、监控区域、数据移交与保存等各方面，均做出了明确规定。务必采用现代化手段，科学合理地让档案数字化外包服务处于安全之下。

配置设备。档案数字化是一项高度依赖软件和硬件设备的工作，必须做好相关的保障。如果发包方不具备配置专业设备的条件，可以由承包方提供，但是也需要经过发包方认可，并检测合格即不仅保证档案数字化的质量，也保护档案的数据安全。

2.档案数字化过程管理和成果管理

档案数字化过程管理。这依旧是针对发包方提出的要求，要求在档案数字化外包服务中，虽然发包方是享受服务的一方，但是仍需全过程参与这项工作。在《规范》中，分9项做了详细的阐述，明确了全过程管理中包含的每个分项。包括掌握承包方参与本项目的人员名单，对数字化加工中的各环节予以记录等。其中，对于档案数字化过程中采用的硬件设备，如计算机硬盘、移动硬盘等，做出了明确要求，严禁承包方擅自处理，为发包方敲响了警钟。明确了档案数字化数据方面的完成不是最终结果，还包括存储硬件介质的保存造册和统一处理。

数据检验。档案数字化的最终质量，必然是这一工作的重要一环。原则上，要加入计算机自动检验的步骤，不仅应实现100%的检验率，还要达到合格率100%。在无法进行计算机检验时，需要进行人工抽检，并要求抽检率高于5%。在数据的全面上，要求发包方应将数字化成果的工作文件、日志、记录、元数据等一并收齐，这些也是档案数字化工作完成后，在检验追溯时的必备数据。

安全确认和验收总结。发包方要回顾整个档案数字化工作的安全管控，并且对软硬件上的数据留存，要报以严谨的态度。概括而言，所有软硬件的数据，必须只能归入发包方，承包方在做完工作移交后，本次数字化档案服务即“清零”。在完成安全确认后，便可以进入最终的验收阶段，发包方与承包方之间，要做好交接手续，并且交接手续也应视情况归档，以便日后查考和工作持续开展。

（三）承包方工作范围

承包方在档案数字化的工作中，提供服务，获得收益，积累业绩，形成良性循环，不仅实现自身发展，也促进了档案数字化服务这一行业的进步。相较于很多发包方是首次涉足这一领域而言，承包方反而是章法更加清晰，经验更加丰富的一方。承包方应该制定科学完整的工作方法，便于自身开展工作，也为发包方提供标准化服务。

1.总体要求和制定工作方案。承包方在符合相关要求以外，应建设独到的核心能力，以提升自身的竞争力。鉴于档案数字化服务对应的发包方各有不同，承包方在档案数字化服务之前，应充分了解本次档案服务对象的详细情况，根据目标任务、档案现状等要素，制定详尽的工作方案。这个工作方案不仅是本次档案数字化的流程指导，也是报价核定的依据。

2.人员和设备管理。人员在档案数字化工作中，特别是保证数据安全方面，起着至关重要的作用。所以在人员方面，除了要求签订合同外，还必须签订保密承诺书。并且在要求人员具备专业技能，培训后方可上岗外，还特别提出人员应具有一定的稳定性。对于设备的要求，除计算机软硬件应符合国家标准，用于档案数字化的计算机安装软件应仅限于工作所用之外，对于安全方面的需求，分三方面进行了阐述。一是计算机上面的各类接口，要采用信息技术或者物理手段进行封闭，保证非认证过的设备无法与计算机相连。二是计算机所处网络应是局域网，并且在登陆时每一個登陆人员要有不同身份识别验证，设定不同的访问权限，并对于一切行为进行记录。三是用于档案数字化的外接设备，要专项专用，严禁交叉使用，严禁承包方擅自外送维修。

3.现场和访客管理。现场管理方面，还是主要针对安全需求，对人员、随身物品、防火防盗等提出的要求。如承包方在进行档案数字化服务期间，对其上下班的物品及存储设备下班后的管理，都提出了清点和专人保管的要求。访客管理方面，提出了身份核实和登记、访客签署保密承诺书、访客不得拍照录音录像等要求。并且要求访客佩戴明显的识别胸牌，由专人陪同，不可随意走动。

4.流程与作业、成果管理。在档案数字化的流程中，规定了档案数字化从档案出库到最终完成验收移交后的档案入库要符合DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62等标准，并均应进行相应记录。因档案数字化工作的特点，也强调了拆卷、复卷的要求，和使用扫描仪等数字化设备时注意对档案的保护。对于档案数字化形成的成果，应做好备份管理，并要求将数字化过程中的文件、日志、元数据、存储介质等记录全部移交。工作过程中的各项记录也应一并移交。除了业绩属于承包方，档案数字化的其他资源都是属于发包方的。

（四）信用评价与质量监督

信用评价和质量监督，在档案数字化的外包服务中，是尤为关键的。因为档案数字化的成果全部属于发包方，承包方无法靠业绩展示来证明自身实力，所以，信用评价和质量监督是承包方能力的肯定，也是档案数字化行业健康发展的保障。就承包方而言，要将信用评价纳入自身的流程中。建立自身的企业评价信用体系，并配合各方检查，使检查也成为自身业绩之一。服务质量监督方面，无论发包方还是承包方，都是被监督对象，都要受到国家有关部门的监督。第三方机构在开展监督时，应遵循DA/T 68.1的要求，做到有章可循。服务质量投诉方面，主要针对承包方，要求其第一要有投诉渠道，第二要及时受理反馈。

四、《规范》的改进建议

（一）内容表述可进一步改进

条款3.1中，对于档案数字化进行了定义，并注明了，“本部分中档案数字化服务，不包含档案数字化软件开发或实施”。这个补充说明是必要的，但是位置过于滞后了。建议在《总则》中即对档案服务外包标准中的“档案数字化”不包含档案数字化软件开发或实施进行说明，而不是在《总则》之后的《规范》中才进行标注。因为这样，容易使人在对《总则》进行学习研究时，产生误解和困惑。

条款4.4.1.1中，对于档案数字化的数据检验合格率进行了明确说明。对于计算机自动检验、数据库条目与数据内容对应的检验合格率，均要求100%。对于人工抽检中的内容合格率，要求不低于95%，这有些不尽合理。这两个合格率的要求，虽然并不矛盾，但是对于计算机自检和人工检验的合格率区别对待，容易让人混淆，不知缘由。建议可做一定解释，或将合格率保持统一。

（二）关于安全的部分条款可再斟酌

条款4.2.4.4中，对于档案数字化的视频监控做了详尽安排，这其中，视频监控系统部署者和监控视频保管期限这两点，有待商榷。条款中，发包方除自行安装视频监控系统外，还可以要求承包方进行视频监控系统的部署。建议视频监控系统应由发包方自行安装，或由发包方指定第三方服务机构进行安装，而不是责成承包方安装。因为视频监控系统是整个档案数字化安全保障的核心之一，应最大限度杜绝承包方趋利避害的弊端。条款中，规定视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，这是有一定问题的。因为一个档案数字化项目，可能6个月的时间尚未完成。如果按照条款的要求，则可能出现一个档案数字化项目尚未结束移交时，最初的视频监控数据已经清除的尴尬情况。所以，这里应修改为“视频监控数据自项目移交完成之日起保存不少于6个月”。并且“6个月”的期限，也是最短期限，可以考虑增加一句：“推荐保存2年以上”。

条款4.2.5.1中写明，发包方可自行配置或要求承包方提供必要的硬件设备和软件系统。因为档案数字化是一个专项工作，一些专业高端的设备，可以由承包方提供，实现“专业的人做专业的事”，并节约成本。建议对于档案数字化中使用的存储硬件介质，可由发包方按照承包方要求准备。因为对于档案数字化的成果，本就需要大容量的存储硬件介质进行保存，直接由发包方提供有关的设备，可免去很多安全处理的问题，也杜绝了承包方所拥有的存储硬件介质在档案数字化服务后虽然清除了全部数据，但是日后依靠高科技手段，进行数据恢复的后患。如果存储硬件介质均由发包方提供，则条款4.4.2.2中，对于承包方自带设备的硬盘拆除和接收的相关内容，亦不必再进行赘述。

条款5.6.1中设定，访客的来访应基于“发包方、承包方业务需要”。建议去除“承包方”即访客只能因“发包方业务需要”到访。毕竟，承包方作为发包方档案数字化项目的服务者，应具有完全的完成能力。作为档案数字化外包服务的提供者，原则上应不允许因“承包方”的任何需求造成访客来访，带来安全隐患。

（三）评价体系的建设应进一步完善

条款6.1.1中，要求承包方建立企业信用评价档案。这里写得非常笼统，建议进行细化，给承包方更多的建议和指导。因为档案数字化的外包服务，具有一定的涉密性，很多成果不宜过多宣传。所以，这方面的指导，不仅为承包方提供依据，也为发包方提供了选择的标准。细化的条款，建议可包括完成过的档案数字化服务的企事业单位、数字化档案的卷数、件数，平均的时间效率等。由于档案数字化的外包服务是一项极度依赖人员自身素质，特别是需要服务人员具有高度保密责任感的工作，所以建议增加从事服务的人员规模、實力、资质等条款，也可以适当打造档案数字化外包服务“明星团队”。

《规范》的颁布，为企事业单位、各级组织将大量的尚未进行数字化的档案，通过采用外包服务的方式，实现完全的数字化管理提供了有法可依、可章可循的规范标准；也是档案事业顺应信息化时代需求，实现自身全数字化管理的重要突破。在《规范》的指导下，企事业单位、各级组织与档案数字化外包服务机构共同努力，共同发展，必将开启档案事业数字化发展新篇章。

*本文系2021年度国家档案局科技项目“中央企业境外‘投建营一体化项目档案全过程管理研究”（项目编号：2021-R-03）的阶段性研究成果。

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作者单位：中国土木工程集团有限公司