新冠肺炎疫情社群档案征集工作调查与模式

吴敏 郝晓雅

摘 要：以7所知名美国高校新冠肺炎疫情社群档案项目作为案例分析对象，调研其新冠肺炎疫情社群档案征集工作的发展情况。运用内容分析法，对疫情社群档案征集活动过程中关键部分展开阐释，并据此总结出包括档案征集范围以社区为单位、征集对象多元、征集目的以提供利用服务为主及征集方式网络化在内的征集工作模式。

关键词：疫情档案征集;社群档案;群体参与;档案情感价值;档案利用

本研究利用内容分析法，对新冠肺炎疫情期间7个美国高校档案馆的疫情社群档案征集的工作开展情况进行了总结和分析。结合后现代档案理论，总结出了疫情社群档案相关项目开展的经验与启示。

1 案例选择及数据来源

按照2020年世界医学院排名，选取了排名前20且位于美国的医学院所属高校作为调研对象，截至2021年3月16日，排除无专门活动的三所高校（加州大学洛杉矶分校、耶鲁大学及麻省理工大学），共有7所大学在线上开展了高校疫情社群档案的征集活动，分别是：哈佛大学、斯坦福大学、约翰·霍普金斯大学、加州大学旧金山分校、哥伦比亚大学、宾夕法尼亚大学以及杜克大学。

本研究以上述7个较为典型的疫情社群档案征集项目（COVID-19 Community Archive Project）为研究对象，调研内容及材料来自项目活动主页及高校官方新闻报道，采用内容分析的方法对网络内容进行编码与分析，以总结相关重点及关键要素。

分析过程具体分为6个步骤：确定研究样本，建立分析单元（以句子作为最小单元），根据资料内容建构类目，根据相似意思词频及要素关联进行编码，网络内容资料分析结果，最后第二位编码员重复前面5个步骤进行交叉验证以确保编码的信度和效度。

2 编码结果与编码解释

疫情社群档案征集项目主要要素与关键分类，如表1所示。

2.1 前期规划

2.1.1 征集目的。向参与者表明疫情社群档案征集的目的，如记录高校内成员的经历与应对疫情的措施与行动，保存集体记忆，有助于构建社群档案并将经历及故事分享给未来的人;通过口述历史可获得一手资料，利于之后的情感分析及情景重现;所保存的相关档案也有助于为将来研究提供材料等。

2.1.2 征集对象。基于美国HIPAA法案规定，未满18岁的人不能合法地同意《提交协议》和《个人健康信息协议》，所以7所高校均将参与人群限定在与高校有关的、已滿18岁的成年人，具体包括高校教职员工、学生、行政人员、研究人员、校友等。约翰·霍普金斯大学较为特别，因其高校附属于医院，所以征集对象还包括医院研究人员、一线医护人员以及大学灾难响应团队。哥伦比亚大学与纽约市合作的口述历史项目面向对象为医生、护士、家庭保健助手、父母、无家可归者、活动组织者、艺术家、移民、老师、基建工人、公职人员和日常纽约人等不同行业的人群。

2.1.3 征集内容及场景。针对非英语的提交材料，各高校项目组基本同意接受多种语言的资料，以反映更广阔的观点。

在项目开放征集的任意时间，用户均可提交相关材料且不受次数限制，如需提交多份文件则多次提交即可。具体内容与格式要求如表2所示。

2.2 征集过程

2.2.1 档案征集形式。所要征集的社群档案基本都是数字格式的，形式基本可分为五种。

①在线问卷平台上传提交文件内容：如“新冠肺炎疫情期间你的故事”。②填写问卷调查回答问题：如“斯坦福大学分享您对斯坦福档案馆新冠肺炎疫情问卷的回答”。③口述历史，在线访谈：如哥伦比亚大学“帮助我们计划新冠肺炎疫情口述历史项目”。④为Archive-it网站或直接提交URL链接：如“提名网站以供存档”。⑤实体物品捐赠。

2.2.2 权利声明。①用户隐私。根据美国个人身份信息（PII） 和个人健康信息 （PHI）规定，提交内容中涉及用户基本信息（如姓名、邮箱、所在地及健康状况等）用户有权利选择对所提交的内容以及其中的个人健康状况是公开、半公开/化名、完全匿名、或者仅限于对研究人员开放。

②版权。一方面向用户确认其对所提交的内容所具有的版权范围，不同学校有不同的限制范围选择，如：哈佛大学向提交者确认是否拥有所提交材料的版权范围（所有/部分-须注明/无）;哥伦比亚大学则要求提交者须有材料全部版权并在材料提交前签署版权协议。另一方面向用户确认对其提交的材料，机构后续会如何进行展览及利用等涉及公共版权相关的事宜，如杜克大学向用户提供不同的知识共享许可协议，用户可选：署名无附加限制CC-BY，署名且非商业性用途CC BY-NC，署名、非商业性用途且不可修改CC BYNC-ND。

③存取限制及开放获取。向用户确认所提交的材料后续的开放时间与限制。如杜克大学为用户提供的不同选项：立即向所有人开放，在校园仅开放5年后公开开放，仅在校园内开放25年而后公开开放。

④官方权利保证及声明。一方面官方对所征集到的材料具有开发利用、出版、展出等权利，如约翰·霍普金斯大学表示对所提交的材料经过处理后保存在大学档案馆，经鉴定后将对外开放利用，并在新闻报道、展览和其他公共场所中使用档案内容。另一方面官方保留拒绝收录用户所提交材料的权利，如哈佛大学档案馆声明保留因任何原因拒绝任何提交或提交的任何组成部分的权利，拒绝提交的材料将不会以任何方式添加到社区档案馆或大学档案馆馆藏中。

2.2.3 项目运行相关。主要包括页面设计、栏目设置等项目网站设计相关，常见问题、官方联系方式等用户参考栏目，以及项目周期与项目资金等运行内容。如项目周期，截至本文收稿前（2021年3月），哈佛大学声明随着情况不断发展项目已经结束，在可预见的将来将重新启动征集工作;而加州大学旧金山分校则表示疫情社群档案项目是一个持续性征集的归档项目，用户可随时提交材料。如项目资金的具体情况，哥伦比亚大学声明其社群档案项目是由美国国家科学基金会和哥伦比亚大学跨学科的创新理论与经验中心（INCITE）资助的。

2.3 馆藏及利用。所提交的内容及相关材料经过大学档案馆工作人员整理鉴定后保存于档案馆数字数据库（如约翰·霍普金斯大学JScholarship数据库及加州大学旧金山分校的Calishpere数据库等）中，以使档案内容可供研究。由于目前處于征集中或征集第一阶段暂时结束的状态，所以各个高校并没有明确表示后续的利用及开放工作如何开展，已知的原则是所征集到的档案并不会立即向公众公开，保存期限也因档案内容而有所区别，杜克大学有声明会对经过处理的档案永久保存。

3 疫情社群档案征集模式

3.1 档案征集范围以社区为单位，社区成员参与为主。疫情社群档案可留存社群记忆，保存有关社群对此次新冠肺炎疫情所经历及发展的关键材料，档案留存也可帮助社群成员铭记该过程中的重要事件而不因时间流逝或成员变更等原因造成流失。

此次疫情作为公共卫生事件而言，信息来源从政府机构扩展到研究机构，从政策制定者扩展到受影响的社群及个人，信息多样性、可变性和流动性意味着档案工作对象也因此包含个人及机构级别;且目前没有协调一致的规则来确保可以及时、全面及准确地归档相关材料，所以基于社区的档案也有助于基于社区内相同的文化背景与情景捕捉故事。

Roeschley和Kim（2019）[1]反思了社区档案与参与式档案的关系，他们认为参与式档案存在于公共历史、社区档案和机构馆藏的交叉部分，参与式档案改变了档案整理、鉴定与著录过程中的权力动态，即通过邀请档案记录的社区成员参与。徐拥军等（2020）[2]指出“后现代档案学理论框架下，档案工作对象的范畴不断扩展……社会公众、各类行业组织均可参与到保存自身活动记录、管理自身档案的工作中”。

3.2 征集对象多元，内容情感价值特征明显。传统档案馆保存的档案对反映一般民众的内容较少，在后现代档案学理论与思想的指导下，档案机构应肯定档案记忆价值与档案情感价值，对疫情发生期间社区成员故事及口述历史的关注也体现了这点。

多样性和包容性是疫情档案策展工作的核心，这是一项重要原则，可确保为后代保留的知识可以传达不同声音和观点以保持平衡，并以当地文化及环境为基础。征集个人经历及故事的相关材料，以便个人和研究人员可以了解在新冠肺炎疫情期间所产生的不同观点，有必要捕捉保存各种声音，以免记忆丧失或被其他世界大事所掩盖。

随着新闻周期的迅速增长和通过社交媒体公民文档的增长、网络技术的发展，公众记忆与相关故事的记录必不可少。公共和大学图书馆、档案馆和其他文化机构具有保留实体或数字档案、口述历史及其数据以及档案产生的元数据的职能与作用，同时承担了建设官方与民众相关档案的角色。而目前“非专家”群体对档案的贡献和参与的方式之一即口述历史项目，尽管口述历史是一个独特的领域，但就专业知识和专业权威的论述而言，口述历史的方法和相关文献对社区档案馆都有不可忽视的贡献。“Your stories in the time ofCOVID-19”的活动体现了对公民生活及留存社会记忆工作的征集思路。

3.3 档案征集目的保存为辅，提供利用服务为主。由于并不是所有收集到的材料与内容都可以被称之为“档案”，[3]所以明确征集范围并且制定合适的风险评估与决定保存内容信息筛选尤为重要。

为了将信息安全地存储在稳定的存储平台上而进行的保存并非最终目标，重要的是要确保存档的内容可在需要时被广泛的潜在用户发现和使用，即“现在面向未来”。虽然疫情社群档案征集的动机和目标有细节上的不同，项目对象范围也有所不同，但这些高校的内在共同目标是为促进高校内成员积极参与捐赠、描述和使用这些档案，满足不同的需求。收集档案的落脚点在于利用与提供服务，以实现档案价值。

在后现代档案学理论下，档案机构及其工作展开的立足点更多在于体现机构服务属性。通过对前期的内容范围收集及筛选，不仅是“收集保管”档案，而且为之后发掘档案内容价值提供基础，加强社群档案与社区内利用者的情感联系，满足其情感需求。

3.4 档案征集方式与参与全程数字网络化。Gilliand和Filnn（2013）[4]指出，社区档案依托虚拟空间来进行信息工作，由于网络模糊化了档案馆内部和外部之间、学者与参与者与档案管理员之间以及图书馆、档案馆和博物馆之间的边界，促进了信息专业人员之间以及专业人士与业余爱好者之间的联系。

针对如新冠肺炎疫情这类突发性公共社会事件，分布式、网络化和灵活的数字化较为适合收集这类档案，数字化平台帮助每一个受到影响的人记录了自己的故事。在后保管时代，参与范式的应用已经逐渐走向成熟。数字平台提供的服务可以被利用以鼓励收集、策划及保存集体记忆。数字工具与技术应用所提供的平台为广泛的公众参与提供了更多的机会，以保证集体记忆与社群档案的共同创造与保存的不断增长。

另一方面，社交媒体一直是人们在大流行期间进行交流和应对的一种关键方式，而来自社交媒体和模因的屏幕截图已成为疫情社群档案的重要组成部分。各个高校都将社交媒体截图纳入到捐赠数字档案的收集范围内。依托在线调查问卷平台和图书馆或档案馆主页展开活动，数字化特征明显。当然该条应用需要被开发者适当执行，机构网站内置活动项目主页并提供提交链接的方法是值得学习与借鉴的。

*本文系中国高等教育学会档案工作分会2020年基金资助项目“医疗机构新冠肺炎防控档案收集、利用工作实践研究”（批准编号：ZGD-YB-2020-28）研究成果之一。