新时代高校教务秘书工作创新探索

姚萌萌 安春姬

摘    要：教务秘书工作是高校教学管理中的一个重要环节。教务秘书是领导者进行教学管理决策的得力助手，是保证各教学单位教学工作正常运转、教务及师资得以完善管理的一支重要力量。为顺应新时代高等教育综合改革、应对高等教育快速发展和迎接“互联网+”带来的新挑战，教务秘书在工作方式、工作观念和工作思路上应有所改变和创新，才能满足高等教育教学管理工作的需要，发挥管理育人和服务育人的作用。

关键词：教务秘书;工作方式;工作观念;工作思路

中图分类号：G647      文献标识码：A     文章编号：1002-4107（2021）07-0046-02

随着高校改革的不断深入，处于核心地位的教学管理工作逐步趋向科学化、规范化和制度化。教务秘书作为教学工作的基层管理者和执行者，对高校教学秩序的建立与运行起着十分重要的作用。教务秘书既是教务工作的具体执行者和操作者，又是各项教学活动的组织者和安排者，同时还是教务处与院部之间、教师之间和师生之间开展教学活动的连接者和联络者，教务秘书工作为学校教育教学工作的正常运行提供有力保障。为保障教育教学工作顺利开展，教务秘书创新工作方式，提高工作效率，显得尤为重要。

一、教务秘书工作创新的必要性

（一）顺应新时代高等教育综合改革

2015年，习近平总书记主持召开中央全面深化改革领导小组会议，通过推进建设世界一流大学方案;同年发布《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，

提出要推动一批高水平大学和学科进入世界一流行列或前列。2016年，开始新一轮建设。2017年，党的十九大报告指出，要“加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展”。2018年，习近平总书记在全国教育大会上强调，要深化办学体制和教育管理改革，充分激发教育事业发展生机活力。我国高等教育领域改革现在正处于攻坚克难的关键时期，教务秘书工作作为高校一项基础、核心的教学管理工作，需要顺应时代和高校发展需要，不断创新工作理念、知识和方法。

（二）应对高等教育快速发展的需要

2019年初，教育部高等教育司副司长范海林介绍了《全面振兴本科教育 推进高等教育内涵发展情况》，范海林表示，总体而言，我国已建成了世界上规模最大的高等教育体系，高等教育毛入学率达到48.1%，中国即将由高等教育大众化阶段进入普及化阶段。2020年，受新冠肺炎疫情影响，为千方百计稳定和扩大就业，高职院校扩招100万人，普通本科、研究生也大幅扩招，加快了中国高等教育进入普及化阶段的节奏。学生人数的不断增加带来的是教学管理工作量的不断增加，但教務秘书岗位人数基本不变，高校教务秘书工作面临巨大的压力和挑战，必须探索创新工作思路，以此提高工作效率[1]。

（三）迎接“互联网+”带来的新挑战

“互联网+”已经影响了生活的方方面面，“互联网+教育”的出现，孕育出一种全新的教育形态。智慧教室、翻转课堂、慕课、微课等教学方式逐渐成为高校一种新的教学形式，不仅对教师和学生来说是挑战，对教务秘书来说也是全新的挑战。在新冠肺炎疫情防控期间，“互联网+教育”带来的新挑战转化成了新机遇，在应对突发应急事件时，“互联网+教育”帮助高校应对危机，全面开展线上教学，关键时刻化危机为契机，开创了教学及其管理的新模式，也启迪了教务秘书工作方式的创新。

二、教务秘书工作创新的路径

2020年，高校借助现代化技术手段和信息化建设成果，所有高校响应国家号召“停课不停学、停课不停教”，“云教学”和“云办公”的方式让高校教学和管理工作基本不断线，应对疫情而产生的新的工作方式，为教务秘书工作创新提供了新思路。

（一）工作方式创新

1.学校加强信息化建设，提供高效工作保障

目前，国内高校信息化发展进入智慧校园阶段，用户的需求、学生的培养、教师的发展是智慧校园的核心。

（1）打造智慧校园。智慧校园建设可以流程再造推动多部门协同。通过信息化手段实现管理及服务流程再造，将传统的现场业务办理逐步转变为网上办理、线上线下结合办理、大厅办理多种方式，将学校教务、人事、图书、一卡通、迎新、离校、OA办公、电子邮件等系统的数据互通，实现信息共享，以促进多部门之间的管理及服务协同，提高管理效率，提高校园数字化、智能化、一体化水平。

智慧校园建设可以同时加强教育信息化建设。一是利用信息技术构建基于网络的学习空间，促进高校人才培养模式改革，推动高校教育教学模式创新，打造颇具特色的信息化应用体系和管理模式。二是建设智慧教室、录播教室、沉浸式远程直播教室等现代化教室，打造优质在线课程，满足跨空间和时间的教学需求。三是构建数字化教学资源管理平台。将高校日常教学积累的各类视频、音频、图片、文件等资源做好分类储存，将高校教学资源进行统一和集中管理，以便在教学、教研和评估等工作中对其进行再利用。

（2）完善教学管理系统。教学管理系统是高校师生常用也必用的一个综合信息管理系统。教学管理系统中的数据也是学校财务、人事、学生管理、PU等系统的基础数据源，学生和教师的相关数据是否准确直接影响着学校各类费用核算以及学生奖、助学金评定等工作。因此，建设完善的教学管理系统尤为重要。

完善的教学管理系统应满足教学管理人员和师生的需求。教学管理人员可以分权限编辑、管理和查看教学相关运行数据及分析结果;教师可以在系统上完成与教学任务相关的工作;学生可以查看培养方案要求、课程、成绩、学业完成情况等与学业有关的内容;教务秘书可以高效完成学籍、排课、成绩、毕业等管理工作。

2.教务秘书合理运用信息化，提高工作效率

教务秘书要了解并熟练使用学校信息化建设成果。教务秘书工作烦琐、复杂，教学管理系统是教务秘书工作的一个重要抓手，熟练使用教学管理系统，清楚掌握办事流程和要求，对完成教务秘书工作可以达到事半功倍的效果。

教务秘书要了解并熟练使用现代化办公软件。教务秘书工作需要整理、填报和核对大量的数据，如学生重修报名开课、教师教学工作量核算、学生成绩数据分析等需要依据学校相关制度开展的工作，以上工作所需要的数据可以从教学管理系统中导出，但所有数据的提供需要二次甚至是多次加工，因此熟练使用Office等办公软件也可以大大提高工作效率。

（二）工作观念创新

1.高校加强教务秘书队伍建设和培训

高校要加强教务秘书队伍建设和培训，打造一支相对稳定的、专业的、具有创新意识的教务秘书队伍[2]。高校根据教师和学生数量确定教务秘书配备数量，引进适量的教务秘书。对新入职教务秘书进行专业岗位培训，培训内容包括岗位职责、规章职责、办事流程、教学管理系统操作等。对于在岗教务秘书也要给予其参加培训和学习的机会，学习新的政策、教育理念和优秀同行的教学管理经验[3]。

2.教务秘书具备工作创新意识和能力

创新是指个人打破常规，突破现状，敢为人先，敢于挑战未来，谋求新境界。教务秘书工作包括学籍、考试、课程、成绩等方面，教务秘书这“一根针”如何串起“千条线”，就需要教务秘书具备创新意识和能力。创新意识和能力的获得需要教务秘书树立终身学习的理念，抓住一切学习新理念、新方法的机会，善于思考，敢于打破常规，拓宽工作思路。根据实际情况，不断改进工作方式和方法，充分發挥主观能动性，勇于尝试新方法，利用现代化信息技术手段来提高工作效率[4]。

（三）工作思路创新

教务秘书工作紧紧围绕教师和学生，通过管理和服务发挥着自己的价值。教务秘书工作不是简单地上传下达，而是需要站在教师和学生的角度去思考问题，确定教师和学生的诉求，以教师和学生能够接受的方式解释学校政策制度。教务秘书工作不是简单地执行任务，而是需要在完成教育教学管理工作后有总结和思考，为领导决策提供有价值的参考意见。教务秘书工作不是简单地周而复始，而是需要教务秘书本身对自己工作有反思、有总结、有改进[5]。

教务秘书作为教学工作的基层管理者和执行者，对高校教学秩序的建立与运行起着十分重要的作用，教务秘书这支队伍的建设和发展应得到高校的重视和支持。高校重视教务秘书队伍建设并加强教务秘书队伍培训，建立和完善教务秘书工作发展路径;教务秘书在做好本职工作的基础上创新工作方式、观念和思路。如此，教务秘书才能顺应时代发展和高等教育改革需要，为高等教育教学管理和服务做出应有的贡献。

参考文献：

[1]黄博.论高校教学秘书工作的创新[J].职教通讯，2015（11）：67-69.

[2]李燕琼.民办本科院校教学秘书队伍建设研究——以广州市花都区3所民办本科院校为例[D].桂林：广西师范大学，2018.

[3]黄锐远.高校教学秘书队伍问题及对策研究——以宁波大学为例[D].上海：华东师范大学，2009.

[4]韦素玲.高校教学秘书队伍专业化建设的路径[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2012（2）：71-73.

[5]饶丽丽.新时期高校教学秘书工作创新路径探索[J].产业与科技论坛，2019，18（9）：271-272.

■ 编辑∕陈晶