加强科技档案管理服务于工程建设的有效途径

文/杨 蓉

科技的发展与进步，对我国的各行各业都产生了十分深远的影响。客观现实是经济的发展在很大程度上带动了科技的发展，而科技的发展又直接推动工程建设的发展。科技档案对工程建设甚为重要，有效地应用能够大幅提升工程建设的质量、效率和效益。显而易见，科技档案的服务与利用对工程建设其价值不言而喻

经济社会的发展必然带动所有的产业都积极地进行调整和升级，这是时代发展的必然性，落后的产业必将迎来被淘汰的命运。建筑行业想要在激烈的竞争中找到更合适、更舒适的生存与发展空间，其核心技术方面必须得到加强。这些核心技术建筑行业在建设的过程中都已经有了比较系统的总结，这部分总结可称之为“科技档案”。但是反观现阶段，我国各界人士虽然能认识科技档案对于工程建设的重要意义，但是却疏于管理，导致当前一些科技档案的管理系统不健全，其内部受到很多特定因素的影响导致其不可能继续优化。基于此，本文对现阶段在科技档案的管理过程中存在的问题以及如何解决这些问题进行探讨与研究。

一、科技档案的特点

所谓科技档案，是对科学技术档案的简称，是在自然科学与生产技术以及基本活动过程中，形成或保存的任何形式的参考文献，例如：图纸、表格、影像、证书等等。其存在以下几个方面的特点：

1.专业性。其专业性是对各个门类进行划分的一个十分重要的依据。科技档案的专业性不仅仅是使之能够与一般的文档进行区别的主要方式，更使之与不同文档之间形成区别。很多档案管理体制的建立，本身很大程度上都是按照其专业性原则进行建档，进而对不同类别的文档进行分门别类的管理。

2.多样性。科技档案的种类是所有档案种类之中最为繁多的一种，这也是其在建设的过程中所形成的一种比较鲜明的特点。就种类而言，科技档案所涉及的门类、行业数不胜数，如：建筑、医学等。而生产活动的多专业、多角度也都导致其本身所衍生出来的内容具有多角度特征。所以说，就专业角度而言，其本身的多角度性就是导致其成为所有档案之中类型最为丰富多样的主要原因。

3.完整性。就其科技档案的内容来看，单一角度的介绍并不能成为科技档案单独成册的一种形式，因此若是想让科技档案其本身具备一定的价值，就需要具备一定的综合测量性。若是满足这一定义，就需要通过丰富管理内容实现，进而更好地发挥档案管理职能和价值，也就需要其具备较强的完整性。

4.实用性。科技诞生从本质上来说，就是用来为人类服务的。因此，科技化的档案管理就应该具备一定的实用性和现实意义。如建筑档案，其虽然已经被归档，甚至可能随着时间的发展和社会的进步，其本身所阐释的解决问题的角度存在差异，甚至是无法跟上时代发展的步伐，但是我们通过查阅原始档案资料的方式，仍然能够找到促进我们现实发展的方式、经验和教训。

二、科技档案应用中存在的问题

客观现实告诉我们，工程建设若能得到稳定的发展，其必然离不开对科技档案的优化和管理。在实际的运行情况中其工程建设的实施过程是与科技档案的联系密不可分，其本身在建设的过程中，很多问题如对科技档案的管理和优化不当导致其本身在建设的过程中会存在很多的误区，还有，如对技术设备的管理和使用不当都会在建设的过程中产生很多的问题。

很多建筑科技档案的产生可能在当时是具备很大的跨越性价值的，而随着时代的进步和发展也可能会由于跟不上时代发展的步伐而导致其本身所能传递出来的现实价值和意义不能满足当前的需要。这也就出现了对科技档案利用程度低的现象，而分析其利用程度低下的原因主要可以从两个方面进行分析：

1.优化升级的滞后性。优化升级是任何一项具备现实意义的人、物甚至材料所必须具备的特性，因为历史的车轮永远都是前进的，若不能积极地转变自己的思维方式，很容易导致其本身的价值发生贬值甚至失去价值。就如唯物主义中的阐述：物质世界是在不断发展变化的。一定时期所形成的一定观念也是具有滞后性的。

2.检索方式的落后性。检索方式的落后也是导致科技档案存在使用效率低的一个十分重要的方面。现阶段的我们确实能理解到科技档案等文献给我们所带来的积极意义，但能归结为档案的文献资料实在太多。基数大、补充效率高导致其资源库正在以一个近乎“爆炸”的方式大量补充。这也在很大程度上加重了检索的负担。如在检索过程中命中的靶子也就是我们所理解到的“关键词”程度不相同，甚至就算能毫无遗漏地命中所有关键词，但受到检索方式的影响还是会出现呈现的内容并不适合此种角度的应用。而很多内容相仿、具备一定的参考价值的文献却因为其年代久远而导致被遗忘。

上述两点都是导致科技档案利用程度低下的一个十分重要的因素。

三、加强科技档案管理服务于工程建设

1.优化保存。合理的保存是其能够在我们需要的第一时间就能出现在我们面前的保障。因此我们在对科技档案进行保存的时候应该充分思考到在使用的过程中如何才能将最优质、最合适的文档呈现给需要的人。这其实不难操作，难以解决的是如何将基数如此浩大的科技档案都能分门别类地进行保存。为此可以借鉴图书馆的建设方式，使用“标签法”，但却不能照搬，一是基数大，二是角度广。为此建议：深化“标签法”。标签法的实质是通过加标签的方式来使之能够通过标签一览无余，既增加其直观性还能增加层次感。

2.优质推荐。建筑工程所面临的地形是十分复杂的，并且几乎不存在相同的地形等情况，因此就导致在建设的过程中势必会出现很多从来没有遇见过的情况。而面对这些问题，想要借阅科技资料的时候，面对庞大的数据库感到无从下手，甚至拿在手中的资料与当地的实际情况并不相符的情况等。解决这一问题就应该从书籍的推荐上面想办法，对科技档案库最熟悉的莫过于整理人员或者机器，因此可以从两个方面入手：

对机器：在机器检索的过程中通过细化关键词来降低其搜索的范围，对此科技人员应该加强其系统的开发工作。

对人员：增强工作人员的工作意识，对文稿的整理人员应适当提升其专业知识能力，强化自身的知识，使其在特殊情况下的思维能力能达到一种比较出众的状态，帮助所需人员找到正确的更好的参考角度与文献资料。

总而言之，我们现阶段已经对科技档案管理有了一定的认识，但是在实际操作过程中很多的环节还有待于联通，其应用效率的问题是建设伊始就已经存在的，为此我们应该积极地正确地解决与提高，确保科技档案管理体系的建立与完善，从而给工程建设提供更多更优质的参考价值与良好的服务。