信息时代企业档案管理工作创新

现阶段，现代信息技术已在各行业得到推广与应用。由于各政府机关和企事业单位在生产和管理过程中产生了大量的资料，因此做好档案管理工作十分必要。这不仅可以为企业的生产经营决策提供数据支撑，促进企业的长远发展。随着大数据等信息技术的发展，其价值得到了广泛的重视。然而，当前我国很多企业虽然经营规模和经营时间已有所增长，但是其档案管理工作遇到了新的瓶颈。故而，创新优化企业档案管理工作，已成为至关重要的环节。

一、企业档案信息化管理工作概述

1.档案管理工作概念。信息时代企业档案管理工作是指，利用现代网络信息技术，采集、整理、归档各类资料数据，从而在实现整理档案实体与档案信息工作的同时，为档案使用者提供有效信息服务。当前，部分传统的人工方式档案管理已被淘汰，并向高效智能化方式转变。因此，档案管理效率得到了显著提升，档案管理工作重心也发生了改变，其相关价值得到了有效发挥。

2.档案管理工作特点。①信息化。在信息化时代，企业不能仅限于对生产资料、人事资料进行档案管理，而是要将档案管理范围现在已扩大至生产经营的一切数据。因此，档案管理工作更加全面化、复杂化、丰富化，这主要表现为：利用现代信息技术收集、整理、存储资料，并为管理者提供档案管理服务，从而实现集约化管理。②高价值。随着人工智能、大数据等新生产业的发展，档案资料已不再只是简单记录，其数据资源的高价值已不断被挖掘出来。在此基础上，企业通过对资料的分析挖掘，可为企业运营、生产、决策、管理提供科学的决策依据，这也正是档案管理的价值所在。

二、企业档案管理工作现状

1.档案管理标准缺失。目前，很多企业的档案管理往往会存在不同程度的缺失，其通常都只是简单地收集、分类、归档和备案档案。但是，档案管理必须遵循一定的标准，而档案信息的标准化和规范化必不可少。在日常办公过程中，传统的纸质档案保存方式已无法满足企业的现代化需求，其档案资源的存需按照更严格的要求。这就需要企业加强标准化建设，将档案管理工作细致化、标准化，从而保证检索工具便捷化，以进一步提升档案信息化管理水平。

2.档案管理技术落后。对于传统的档案管理工作来说，其工作流程仅由本地档案的管理人员来管理分类，相关的资料检索方式较机械化与简单化，故而无法充分发挥信息化管理的优势。信息化档案管理的实施，对信息安全提出了更严峻的挑战，这既要保证档案管理系统的安全性，又要保证档案管理的系统稳定性，以避免系统崩溃、硬件损毁等对资料造成不可逆的影响。

3.人员专业素质不强。当前，很多企业档案管理工作重视程度仍然不够，工作往往仍停留在资料保管层面，相关制度和标准仍未建立，人员素质较为单一。档案管理人员不能适应信息时代对档案管理的新需求，认识不到自身工作的重要性。除此之外，由于企业对档案管理的投入预算不足，不能有效组织相应的档案信息化管理相关培训工作，档案管理人员的素质也无法在短时间内满足信息化管理的新需求。

4.档案资料利用率低。随着企业经营规模和范围的扩大，档案信息的复杂性也随之加大。这对档案信息的收集、存档、检索提出了更高的需求。但是，一般来说，企业对于档案管理的投入都会较低，因此相关工作人员的工作量难免会大幅提升，导致无法保证档案整理的细致性。与此同时，当企业后期需要做历史数据分析时，这些漏洞也会对资料的查阅带来一定难度，造成档案的利用率不高。

三、信息时代企业档案管理工作创新

1.档案管理创新需求。①当企业档案资料骤增时，档案管理工作必然需要高效性，以避免造成档案挤压现象，从而帮助企业能够利用信息手段来高效处理复杂的信息。②信息时代加快了企业的发展速度，这需要档案管理工作在短时间内就必须及时形成可查阅和分析的档案资料。③信息化的应用，给档案资料的安全性带来了挑战。对此，档案资料在开放的同时必须保证档案资源的安全性，以避免被不法分子利用，给企业和国家造成损害。

2.档案管理工作创新举措。①建立健全档案信息化管理制度。要建立健全档案信息化管理制度，结合单位性质，从标准、内容、方式等多方面考量，具体可以采取的措施有：a.从标准来看，企业在制定管理制度上要做到细致、全面、服务性强，并设定相应的考核条例，奖惩措施等，让档案管理人员有标准的开展档案管理工作。b.从内容上看，要明确档案建立标准，确保档案无遗漏，准确纪实。对于不同的档案内容应分门别类制定标准要素。如生产线资料建档时，要对生产流水节点、流水线负责工人、入库、出库形成统一计算方法，避免各生产条线的记录标准不统一。c.从方式上，要做到档案管理工作分解到人，按流程进行管理，并接受群众意见做出优化措施，将档案管理工作纳入考核。②创新档案管理人员工作理念。目前，企业大部分档案管理人员从业时间较长，其由于传统档案工作管理经验丰富，因此管理理念相对传统，往往只重视对档案的管理而缺乏服务意识。随着信息技术的提升应用以及档案信息化管理系统不断完善，管理人员的工作重心也应发生改变。档案管理人员需意识到：档案管理不再是一个部门的工作，是各生产部门共同配合的结果，企业要有全面建设档案管理的理念。对此，档案管理人员要做到：a.树立信息化理念，不是简单地满足于将纸质档案变为数据档案，必须灵活应用信息化技术，从而提升工作效率和质量。b.提升服务意识至关重要。这是因为，档案管理人员掌握着企业各方面的数据资料，对企业有着重要的参考利用价值，可以为企业发展提供重要决策依据。③加快企业档案管理信息化建设进程进入信息时代，企业生产资料的数量呈爆发式增长，档案管理工作已不堪重负，因此企业必须加大档案的管理创新力度，加快档案的信息化建设进程：a.加大对硬件设备和软件系统的投入，建立数字化的档案馆，馆内应包括计算机、服务器、自助服务机等。b.结合自身生产特征制定档案管理信息化系统，同时要发挥物联网优势，将实物档案互联互通，并建立电子化定位标签，有条件地组建智能机器人，以实现对档案的快速定位追踪。c.借助大数据、物联网等技术，与市级档案管理系统共享开放资源，从而形成数据共享。④扩大档案管理广度和深度。企业在进行档案管理工作的同时必须结合经营业务特点，明确档案资料的收集范围，形成大数据管理思维，将关联性数据一并收集。另外，企业还要邀请相关大数据咨询单位对档案管理系统进行数据优化分类存储，以便为企业甚至行业更精准的决策甚至创新。⑤全面提高档案管理人员整体素质。信息化技术的应用，让档案管理工作不仅只是简单的资料收集与保存。这要求工作人员在具备基本的档案管理技能的基础上，还要具备计算机信息技术，并熟练操作档案管理系统，以满足数字化档案管理的需求。与以往人工档案存取不同，信息化档案管理需要管理人员了解并掌握信息化操作全流程。针对此，各企业应做到：a.联合省市级档案馆组织相关培训学习，档案管理人员要树立终身学习的理念和危机意识，充分调动他们的积极性，根据自身情况，积极主动学习，跟上时代步伐。b.通过系统化专业化的培训学习，档案管理人员掌握全新的档案管理新知识，工作创新的同时建立奖惩机制。c.在新的档案管理人员招聘方面公司需加大资金投入比重，吸引更多年轻专业的人才加入到档案管理中来，为信息时代档案管理团队注入新的血液，以老带新。d.不断优化档案管理人员组织，为档案管理创新思路。

综上所述，信息时代国内国际形式瞬息万变，档案管理工作也步入信息化、数字化，档案管理创新工作势在必行。档案管理作为企业内部重要的工作内容，不仅记录企业的发展历程，更是保存了企业生产经营资料。企业需要从制度、思路和人员结构等方面进行创新性升级，强化档案管理系统的安全性，并加速工作理念的转变，进一步提升档案管理的服务水平，为企业的发展提供科学决策，发揮更大价值。

（作者单位：昆明煤炭科学研究所）