档案信息化建设的发展趋势

哈斯图雅

◆摘  要：随着社会经济和科技水平的快速发展，人们的生活进入了信息时代，档案的信息化逐渐成为了档案管理发展的必然趋势。针对该现象，本文从档案信息化建设的意义、档案信息化建设中存在的问题以及存进档案信息化建设的相关策略几个方面论述了档案信息化建设的未来趋势以及开展档案信息化建设需要注意的部分问题。

◆关键词：企业档案;信息化建设;机遇;挑战

在新时代背景下，云计算、无线移动互联、大数据等新兴信息技术逐渐普及，为开展档案管理信息化建设构建了良好的基础。同样，随着人们对于信息安全以及信息价值的重视，越来越多的人开始倡导传统档案信息管理向档案信息化管理的轉型。

一、档案信息化建设的意义

档案信息化建设其实就是在国家档案管理部门的领导下，将传统的档案管理模式向现代化信息档案管理模式转型的过程。档案是整个社会综合信息的重要载体，档案信息化的建设对于促进社会信息化的建设有着十分积极的作用，可以促进档案的现代化管理，不仅可以促进相关部门的工作效率，同时也是促进信息化社会构建的重要动力。

二、档案信息化建设存在的问题

1.相关工作人员的专业化水平较低。

随着档案信息化的全面推进，对于工作人员的思想素质、专业能力以及写作水平的要求都在逐渐提高。当前档案信息化建设的工作任务繁多、工作量巨大，但是由于信息化建设所需的技术性人才的短缺以及档案管理工作不高的薪资水平，让档案信息化建设工作很难快速招贤纳士，也就出现了档案管理人员高龄化的现象。因此，提升档案信息化建设工作人员的专业能力以及相关技能培训十分重要。

2.资金需求量大

档案信息化建设是以计算机等科技设备为基础的，也就需要大量的资金投入。同时电子设备的组成部件较为精密，需要定期的保养和维修，同时需要对相关设备进行定期更新，这些环节对于很多单位来说都是一种经济制约，也就直接导致了很多单位难以开展档案管理信息化的建设。

三、推动档案信息化建设发展的相关策略

1.制定完善规章制度。

在开展档案信息化建设的每个步骤中，都应该严格按照制度标准执行，利用严格的制度约束相关工作人员的行为和态度，从而保证档案信息化建设的每一步都是制度先行、顺利开展。因此，严格依照规章制度进行处罚，从而减少档案信息化过程中因工作失误而导致信息化进程停滞不前的情况。

2.加强对档案信息化建设的人才培养。

专业化水平及思想素质较高的高素质人才对于档案信息化的建设工作具有决定性的作用。随着现代科学技术水平的不断更新，信息化技术也是一直在进步。因此对于档案管理的工作人员也要进行定期的培训，提升在职档案管理工作人员的管理学知识、档案学知识以及计算机操作知识和技能，从而促进综合型人才的培养和发展。

3.选择性的进行档案信息化。

档案关一般存储的资料种类丰富且总量较大，将档案馆内所有的档案信息全部进行信息化存储不仅工作难度高、工作量大，而且对于资金和时间也是一种巨大的考验。因此，在进行档案信息化建设的过程中，应以“珍稀档案、重点档案”优先的策略，将存储信息价值较高、信息利用率高、档案翻找频率较高的档案进行优先数字化，从而促进信息化的实际效率。

4.综合考虑信息化扫描系统的参数设置。

扫描系统是将传统纸质档案转变为信息化档案的核心工具，但文件的清晰度以及存储特点有所区别，需要对扫描系统的参数和分辨率。参数越为精确、分辨率越高，录入到信息系统中档案的清晰度越高、还原效果越好。因此，在实际工作中，可以根据档案中保存信息的种类、价值、特点以及输出文件的可读性、打印质量、阅读效果等各方面因素对扫描系统的参数进行适当调整。

5.做好档案数字化的全程监督和控制。

（1）信息化前的档案整理。在开始档案信息化之前，将档案进行归纳、整理、排序，对于损坏档案进行提早修整，可以提升档案信息化的效率和质量。

（2）信息化后的档案检验。经过扫描系统录入后的档案难免会出现错误，这时需要相关工作人员对已经完成信息系统录入的档案进行图像质量、内容完整性的检查。对于一些信息丢失或缺少的档案需要进行重新扫描。

（3）数据联接检查。通过对完成录入的档案目录的检查，保证数据库和完成扫描的档案、图像、文字完成稳定链接，形成稳定的对应关系，确保每个档案在信息系统中的分类和归纳保存。

6.加强对档案信息的安全监护

虽然档案的信息化管理相较于传统管理模式，有更多的优势和便捷之处，但是现如今的网络环境是十分复杂的，相关单位应制定出一套完善的管理制度、责任制度以及安全性评估系统，将责任落实到每个工作人员的身上，提升工作人员的责任意识和危机意识。对于档案管理工作人员的监督工作也要落实到位，避免因内部工作人员的渎职而发生的档案信息外流情况，从而为档案信息化建设提供一个更加安全、稳定、可信的后勤保障。

四、结束语

档案管理工作的信息化是社会发展的必然趋势，符合当下信息时代的发展规律和人民群众的信息需求。为了迎合时代发展和国家需求，应不断促进档案信息化建设，实现档案管理工作的信息化和现代化，从而提升档案信息的综合服务，为档案管理工作扩展出更加广阔的前景。

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