贫困生资助档案特点及强化建议

吴珍

◆摘  要：学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。学生资助档案管理逐渐成为各高校学生管理的重要载体，因此贫困生的档案及其管理模式是我们需要亟需探讨的问题。

◆关键词：贫困生;档案;成长

自全国开展资助工作以来，通过各级政府和社会各界的资助、各学校的努力配合，学生因贫退学、辍学的情况已基本消失，以某省为例，从2007年秋季至2011年秋季，共有63万人得到免学费资助，资金额达9亿元;255万人接受国家助学金，资金额达31亿元。在开展学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，这些材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证，管好用好学生资助档案，意义十分重大。

一、客观分析学生资助档案的特点

学生资助档案是在学生资助工作中产生的，学生资助实践活动的规律决定了学生资助档案的特点，具体表现为：第一，学生资助档案内部有机关联性强。由于学生资助档案涉及每个资助人的切身利益，关系到国家和社会出资人资助经费公平、公正的发放，所以，资助工作本身就有一整套严格的申请、审批和发放程序，形成的档案环环相扣，关联度非常强。第二，学生资助档案来源广泛，具有分散性强的特点。学生资助工作由各个大中小学来实施，而在每个学校，资助工作往往涉及办公室、财务部门、学生管理部门、资助管理部门等多个部门，所以，档案的来源广泛而分散。第三，学生资助档案信息化程度高。信息系统的广泛应用，产生了大量电子文件，这给学生资助档案的归档与管理带来了新的挑战。

二、科学把握学生资助档案管理的关键

由于学生资助档案具有关联性强的特点，因此要特别强调集中统一管理，即在一个学校内，把其作为一类专门档案，集中归档、统一管理。又因为学生资助档案具有来源广泛的特点，这给档案集中统一管理带来了困难。如何加强学生资助档案管理可考虑以下几个方面。

首先，加强制度建设。每个学校都要建立严格的学生资助档案的集中统一管理制度，明确管理部门、归档时间、部门职责并落实到人，将学生资助档案的归档管理纳入考核范畴，加强监督。

其次，要落实法律责任。凡是漏签的文件都要补签。奖学金、助学金、贷管费、减免学费、补助等各类资助材料，必须有学校领导签字，以保证归档材料的完整性和法律凭证价值。在资助过程中形成的电子文件材料，在目前相关法律尚不健全的情况下，仍然应当还原成纸质文件进行归档，并在归档时加盖单位公章。

第三，要制訂归档范围和要求。笔者认为，学生资助档案的归档范围包括行政管理、资助业务、会计档案等三方面材料。其中，行政管理类的档案材料具体包括 ：学校资助机构成立文件材料，本单位资助工作需要贯彻执行的上级机关文件材料，重要问题的请示、批复，奖学金评定制度，校内人民助学金管理制度，资助工作计划、总结，资助考核自评表，资助卡签订协议等。

三、建立大学生个人成长档案，发挥档案的最大效能，促进学生全面健康发展

1.大学生个人成长档案的内容体系大学生成长档案主要记载大学生在校期间成长情况的动态变化过程，以此敦促大学生积极向上，奋力向前，勤学苦练，不断提高。其存档的主要内容：包括个人基本履历、入学基本心理测评、个人经济情况调查表、个人享受奖学金、参加学院举办比赛成绩记录、参加校内外培训学习记录、考取国家职业资格及职业技能等级证书情况、加入学生社团及活动情况记录、加入党组织、个人职业能力测评、个人年度成绩单、个人年度奖惩情况、个人年度基本成长情况自述（情商锻炼提高方面）、个人年度参加活动登记表、个人寒暑假及下学期、下年度规划、学期深度访谈记录、辅导员年度操行鉴定等。大一时的《职业生涯规划书》，大三时的毕业《个人简历》、《大学生素质拓展手册》及其他等。可建立《高职院校大学生个人成长档案记录表》（见附表），每学期第二周前由辅导员会同学生本人填写好后，辅导员、学生双方签字，装入学生本人档案。

2.建立大学生个人成长档案，首先，辅导员要会同院系学生档案管理人员熟悉每位学生入校时档案内所装有的档案材料，对学生做初步了解。对缺少的档案材料应列出明细，并通知学生本人予以补齐。将大学生刚进校半学期后所形成的档案材料（如：体格检查表、入学基本心理测评、个人经济情况调查表、加入学生社团及活动情况记录表、《职业生涯规划书》等）会同学生本人按期装入学生个人档案袋内。辅导员下发并组织学生认真填写《高职院校大学生个人成长档案记录表》，每学期填写一次。填写好后，辅导员帮助每位学生分析每学期所得所失，并指导大学生制定努力方向及改进意见等。学生成长档案每学期根据学生获奖及操行表现等做一次总分综合排名，供评定该生奖助学金及其它评优树模时参考，使管理工作有章可循，达到奖优罚劣、奖勤罚懒的目的。

3.建立大学生个人成长档案并有效利用好个人成长档案，做到因材施教，增强大学生自信心、自豪感和责任感等。这样便于学生管理工作者全面准确地了解和认识学生的情况，科学地进行管理和规划，开展有特色适合学生个人发展的学生管理工作。任课教师可以借助学生成长档案了解学生的具体情况，从而在教学过程中做到胸中有数、因材施教，提高教学质量。学校（院系）可以借助学生成长档案全面了解学生的基本情况，把握教学工作的全局，总结在培养学生德、智、体、美、心理素质诸方面的经验，肯定教学成果，弥补薄弱环节。

参考文献

[1]潘晓红.关于做好财务档案管理的若干思考[J].办公室业务，2018（12）：113.

[2]刘静.试析关于财务档案管理工作的几点建议[J].才智，2016（21）：248.