基于图书智能管理系统的流通工作探讨——以中国农业大学图书馆为例

杨学红，贺 玢，王鲁燕

（中国农业大学图书馆，北京 100083）

1 基于RFID 的图书智能管理系统应用现状

随着RFID 技术在高校图书馆的广泛应用，基于RFID 技术的图书智能管理系统取代了传统的由条形码作为识别介质的图书管理系统，使图书管理工作变得更快捷、有效。基于RFID 技术的读者自助服务、图书智能盘点、图书智能定位和智能的安全防盗、城市街区24 小时自助图书馆，更使图书馆的管理向智能、智慧方向发展[1]。

目前全球已经有5 000 多家图书馆在日常工作中使用了RFID 技术来为读者提供更加优质服务[2]。自2006年初厦门集美大学诚毅学院首次开始使用RFID 智能馆藏管理系统[3]，至今国内已有上千家高校图书馆使用RFID 技术。

与RFID 技术相对应的图书智能管理系统，借助RFID 技术的优势，极大提高了图书馆对读者服务的广度与深度。

1.1 RFID 图书智能管理系统类型

在应用RFID 技术的图书智能管理系统中，按流通识别介质的不同，分为以下两大类型。

（1）RFID 单介质的智能管理系统。RFID 单介质的智能管理系统是指单独使用RFID 电子标签作为流通识别介质的智能管理系统。2002 年，新家坡国家图书馆成为世界上第一个全面实行RFID 技术的图书馆，RFID 智能管理系统取代原有的条形码管理方式，馆内带RFID 标签的条目涵盖书籍、期刊、CD、DVD 和录像带等[4]。2006 年，深圳图书馆新馆全面采用RFID 技术，自主研发了基于RFID 技术的“文献智能管理系统”，在文献采访、编目、典藏、流通等方面用电子标签取代了原有的条码和磁条等传统技术，具有文献定位、灵活排架、检查乱架、智能上架、自助借还、典藏防盗一体等提高效率等方面的功能[5]。这是国内首家全面采用RFID 技术的大型图书馆，也是世界上少有的采用这一技术的大型图书馆之一。上海阿法迪智能标签系统技术有限公司借2018 年黔西南州图书馆整体升级改造之机，为其提供了云图书智能管理平台（eLibrary System）。该系统除具有采访、编目、典藏、流通、期刊、系统参数等常用功能外，还具有智能设备终端控制、大数据分析及电子资源管理等特色功能[6]。

（2）“条形码+RFID”双介质智能管理系统。“条形码+RFID”双流通介质智能管理系统是指既使用条形码又使用RFID 电子标签作为流通介质的智能管理系统。对于规模较大、前期一直采用条形码作为流通识别介质的图书馆，大多采用这种方式。如山东农业大学图书馆[7]、南京航空航天大学图书馆[8]、北京理工大学图书馆[9]、内蒙古大学图书馆[10]等，一大批高校图书馆在引入RFID 技术时都是采用这种管理方式，通过标签转换系统将RFID 识别信息与条形码信息绑定，将RFID 技术与现有图书馆管理系统挂接，实现对图书、读者详细信息的访问，从而将RFID 技术集成到现在图书馆管理系统中。

1.2 RFID 图书智能管理系统的特点

（1）RFID 单介质的智能管理系统。虽然全面采用RFID 技术拥有智能排架、自助借还、典藏防盗一体等诸多优势，但相关设备成本高，目前国内全面采用RFID 智能管理系统的图书馆还不多，一般在规模较小或新组建的图书馆较为常用。

（2）“条形码+RFID”双介质智能管理系统。这种方式与原有的图书管理系统的兼容性较好，能够保证尽量以较低的成本完成前期加工与设备升级改造，保证图书流通工作的平稳过渡。但是由于RFID 技术与相关设备的不完善，特别是双系统并行的操作方式，给各馆的工作带来了新的挑战及诸多问题，各馆都积极进行研究与探讨，寻找应对措施与解决方案。如钟翔[11]通过分析RFID 技术在编目工作中的不足提出了相应的解决方案；彭美玲[10]对采用RFID 技术后图书倒架、搬迁后重新定位提供了较好的方式；唐茂元[12]针对超高频电子标签易损、误读等系列问题提出了自己的解决办法与思路；王已芳[13]进行馆藏盘点时要根据RFID 盘点车盘点数据、人工清点数据、汇文系统统计数据一一进行比对，才能保证数据的有效性；王鹏[14]针对流通工作中的错架现象、盘点难等问题，进一步挖掘RFID 技术潜力，建设智能书架使问题得到有效解决。

中国农业大学图书馆在2018 年引入RFID 技术时，吸收了各图书馆RFID 实践经验教训，同时考虑到中国农业大学图书馆特点，兼顾成本问题，最终采用的是条形码与EMID 电子标签（EM 磁条+RFID 电子标签）同时作为流通识别介质的双系统管理方式。本文通过总结流通工作实践出现的问题及解决方案，给其它类似管理方式的高校图书馆提供参考借鉴。

2 EMID 电子标签使用问题及解决方案

在流通工作实践中，发现EMID 电子标签在使用过程中存在诸多问题。我们通过深入分析这些问题，采取了相应的应对措施，很好的解决了这些问题。

2.1 识别错误问题及解决方案

中国农业大学图书馆使用的是超高频电子标签，其配套设备灵敏度高。使用过程出现以下问题：①自助借还机对电子标签的感应十分灵敏，读者在借（还）图书时，自助借还机不仅识别到读者要借（还）的图书，还会感应到附近的书车上、其他读者手里或还书箱内的图书，从而造成错借（错还）现象。②在图书定位或盘点时，感应到附近书车或书架上的图书，造成定位或盘点错误。

解决方案：①在自助借还设备前施划1 米线，让读者在排队借还书时离前面操作的读者距离在1 米以外，尽量不要离得过近。另外，在自助借还机的侧面贴一圈锡纸，借助金属对超高频信号的屏蔽作用，有效避免了错借（或错还）现象发生。②定位或盘点工作实践中，经过技术人员反复测试实验把RFID 阅读器（如蓝牙扫描枪）发射功率调整合适（图1），既有效侦测到需要盘点的图书，又避免误识别。

图1 盘点系统参数设置Fig.1 Inventory system parameters

2.2 信号易受干扰问题及解决方案

超高频电子标签的抗信号干扰能力比较低，在工作过程中射频信号容易受到各种干扰。比如，外界金属的屏蔽或磁性干扰。主要问题有：①部分图书的金属封皮（如蓝色或金色发光的硬皮封面图书），封皮会屏蔽信号造成定位不成功或无法外借。②中国农业大学图书馆部分书刊中加入的永久磁条也会对射频信号造成干扰。

解决方案：①由于信号屏蔽造成定位不成功时，打开图书放到标签阅读器上即可识别。②将外借图书中的永久磁条人工剔除，以减少对电子标签的影响。③对于因不能成功识别电子标签无法在自助设备上外借的情况，我们采取了系列措施解决这类问题：在自助设备（如自助借还机）旁设立操作步骤提示牌，便于读者对照查看、正确操作；在读者人流量大时在自助设备旁设专岗，由志愿者值守，一对一专门引导，协助读者完成自助操作；保留了传统扫描图书条形码借（还）图书的方式，保证了在特殊情况时读者仍然能够顺利借（还）图书。

2.3 标签体积大造成问题及解决方案

目前，中国农业大学图书馆使用的EMID 标签与过去的磁条相比，体积仍然较大容易暴露，可能会造成管理漏洞。

针对这种问题，一方面给供应商提出改进意见，希望将来尽可能将电子标签做得越来越小；另一方面，加强管理、加强读者素养教育，达到标本兼治的效果。具体措施如下。

（1）通过新生教育将图书馆各项规定进行有效普及，配合馆里的阅读推广活动，将有关规章制度融入到有趣的活动环节中，引导学生提高素养，培养他们爱护图书的良好阅读习惯，遵守规章制度，爱护公共财物等。例如，图书馆举办一些污损图书展，提高他们爱护图书的意识，谨防“破窗效应”的发生，从源头上制止污损图书的行为[15]。

（2）加强实时监控，增设了人工巡检，对出现严重违章特别是损毁图书、标签的行为进行严肃处理。

3 双系统并存带来的问题及解决方案

中国农业大学图书馆RFID 系统选用的是科晶公司的图书馆RFID 智能管理系统，挂接的是汇文文献管理系统Libsys。两个文献系统各自独立运行，没有进行有效集成与整合。

3.1 系统功能交叉重叠问题及解决方案

两套文献信息管理系统分属不同的公司，系统功能模块既有交叉又有重叠（图2）。如图书馆藏地的分配既可以在汇文系统的典藏模块中通过新书分配或馆藏调拨来实现，又可以通过智能管理系统的标签转换中的定位功能或盘点系统中的图书上架来完成；借还书操作既可以在汇文系统的流通管理中实现，又可以在自助借还设备上通过图书智能管理系统来完成；原汇文系统的典藏模块中有图书盘点功能，图书智能管理系统中也有专门的盘点系统。两套系统功能模块众多，给流通工作人员操作、查询、统计等带来许多困扰，解决方案如下。

图2 中国农业大学图书馆图书智能管理系统Fig.2 CAU smart library management system

（1）确定两系统目前各自适用的功能。流通工作中涉及到的读者信息、书刊信息和借阅信息均由汇文系统生成与管理。EMID 图书智能管理系统中，“全功能馆员工作站”使用书刊信息和生成层架标信息；自助借还机则通过读取校园一卡通调取读者信息、读取RFID 标签调取书刊信息完成借还操作；书刊下架、调架、盘点等主要通过其中的“盘点系统”来实现。

（2）明确系统功能变化。确定了馆藏地址由定位信息决定，定位信息生成与改变通过EMID 图书智能管理系统的“全功能馆员工作站”实现，汇文系统中与馆藏地址有关的操作不再适用，包括典藏模块的新书分配和书刊调拨两项功能。汇文系统典藏模块中的馆藏清点功能由EMID 图书智能管理系统中的“盘点系统”相应功能取代。

（3）理清各系统间的关联，以方便流通工作人员操作与解答读者咨询。读者OPAC 系统是公共查询系统，OPAC 显示的馆藏信息包含索书号、条码号、馆藏地、书刊状态和还书位置，这些信息分别汇文系统与图书智能管理系统的某些个模块有关系，能说明双系统的功能交叉与重叠的关系。因此，以OPAC 查询到的书刊馆藏信息为例（图3），图4 说明了这些信息分别由哪个系统功能实现。例如，遇到读者欲借图书书刊状态呈“在编”状态，工作人员需要到典藏模块中的新书分配功能重新送交流通（中国农业大学图书馆在引进RFID 技术的过渡时期，因工作流程的问题导致有些图书在编目部完成编目工作送到流通部后，未进行典藏送交流通就定位上架了，书刊状态虽然定位上架但仍“在编”，无法外借）。再比如遇到读者欲借图书的书刊状态呈“保存本”无法外借，一般如不是特别贵重的图书，工作人员则通过汇文系统典藏模块的书刊状态特别处理改为“可借”。保存本是以前遗留下来的问题，现在大多图书已不再单独收藏保存本，但也没有将所有保存本统一改为可借。中国农业大学图书馆的做法是遇到有需要借阅保存本图书的读者，则改成“可借”。

由图3、图4 可知，引入RFID 技术后，对于读者来说提供了更便捷的查询和精准服务。但是对于工作人员来说强化系统操作很重要且十分必要。每一位馆员应该理解每一项操作对应哪个字段的修改，对应哪项工作，会造成什么影响。如果出现问题工作人员才能快速地判断出问题出自哪里、通过哪个系统操作来进行修正。

图3 OPAC 系统中馆藏信息显示Fig.3 Inventory information in the OPAC system

3.2 数据调用频繁易使双系统运行缓慢及解决方案

读者在OPAC 进行书目检索时，可能需要同时调用书目信息、借阅信息与层架信息等，若大量读者同时调用这些信息，将会造成系统运行缓慢。

另外，图书借还时手工借还采用条形码进行识别并在汇文系统中完成，自助设备借还采用的EMID 标签进行识别并在EMID 图书智能管理系统中完成，借还信息的存取需要两个系统实时通信。这两种方式的前端读取设备是不同的，两个系统的链接和数据的读取如果不能实时实现或由于读取信息量过大导致系统运行速度变慢，会造成借还操作时电子标签的错误借还状态产生，易与读者产生矛盾。

解决方案：①为了防止两个系统之间因为反复的信息读取造成读取信息量过大导致系统瘫痪，技术人员限制了某些信息的读取，保证两个系统之间数据的正常调用。例如，读者在查询图书定位信息时，层架标信息并不是直接展示的，只有读者需要时点击“查看层架标”才展示层架具体信息（图3）。②在使用汇文系统对图书借还时，工作人员要对图书RFID 标签进行检验，保证图书借还信息的正确写入。

3.3 业务流程问题及解决方案

流通业务主要涉及文献资源、排架、读者三大块内容。引入RFID 技术后，提高了图书馆传统服务效率，加快了图书的流通，大大地提高了读者的满意度。但是双系统使流通业务面临着如何避免重复操作，提高工作效率，全面提升流通服务质量等问题。因此，只有通过流通业务重组，调整规划好工作流程，找到适合现在工作模式，才能全面地提高图书馆的自动化程度和服务水平，具体解决方案如下。

（1）重新调整了典藏工作流程（图5）。引入RFID技术后，在编目部先完成新书电子标签的粘贴、条形码粘贴及编目工作并送典，然后在汇文系统的典藏模块中按编目批次预分配到“总馆”并送交流通。在流通部接收新书后直接在全功能馆员工作站中进行标签转换，完成标签转换的同时，即完成了图书定位。

图5 RFID 引进前后典藏工作流程的变化Fig.5 Workflow before and after introducing RFID

（2）简化图书定位流程。中国农业大学图书馆技术人员在EMID 图书智能管理系统的基础上，又进行了二次开发，依据要定位图书的索书号自动到数据库中寻找该索书号前后5 本书的层架信息并自动分配给该图书，使得新上架图书在进行标签转换时能根据其索书号自动比对、判断其所在层架标位置，不需要到架前就实现层架位置的分配，图书直接按索书号上架即可，从而大大提高了工作效率。

但此程序只适合图书的定位上架，不适合期刊上架。期刊上架必须使用盘点系统的图书上架功能，到欲上架的书架位置，先扫描层架标，再扫描欲上架的期刊以完成定位，再上架。

（3）简化了盘点工作流程。引入RFID 技术后，可以使用手持RFID 阅读器或利用盘点机器人逐一扫描书架图书的标签，获取图书信息完成图书错架检查和图书清点工作。同时盘点结果还可形成报告，利于馆藏遗失统计和馆藏的分析等业务统计。不必使用费时又费力的汇文系统的条码扫描方式逐一进行清点，大大提高了工作效率，降低了劳动强度。中国农业大学图书馆的盘点机器人正处于设备调试阶段，利用其进行盘点工作还在摸索中。

3.4 人员问题及应对措施

RFID 技术引入后，对流通部人员冲击很大，表现在：一方面，新技术的出现提高服务质量的同时对流通工作人员的工作技能和业务水平有了更高的要求；另一方面，由图书定位导致流通部工作人员的日常工作量并没有减少，反而是有所增加，比如新书上架前增加了定位操作，架位调整时每本调整的图书需要重新定位等。

针对这种情况，流通工作人员需要转变角色，强化服务理念，提升服务技能，投入更多的时间和精力创新服务方式，从而提高服务质量。中国农业大学图书馆主要采取了以下方法。

（1）加强服务意识培养，把读者至上的服务理念深化，克服工作量暂时增加的困难，进一步理顺和改进工作流程，提高工作效率。

（2）加强流通业务培训，让全体人员参与到对新设备新软件进行系统性、有针对性的学习培训中。中国农业大学图书馆请系统公司的工程师对工作人员进行全功能馆员工作站和盘点系统等的培训。

（3）增进本部门工作人员业务交流，尽快提升服务技能。流通部在组内业务小组人员之间增强交流，遇到各种问题大家交流心得，共同探讨解决办法，遇到好的方法再全部门推广。

（4）实行重点突破，以点带面。鼓励业务能力强的工作人员深入钻研，首先掌握各种软硬件使用方法，采用师傅带徒弟的方法，使全部门展开新设备、新技术学习热潮。

4 结语

在RFID 技术应用过程中，各图书馆还有一些问题无法找到很好的解决办法，应引起广大图书馆工作者的关注。如自助设备的使用，对图书损坏无法监控，造成图书损坏率加大，工作人员无法在第一时间了解还回图书情况，对于污损、涂抹和损坏的图书无法判断是哪个读者的行为；还有RFID 对健康的影响问题，超高频是否对人体健康有影响有待研究；智能设备使用过程中，在读取或调用信息时，如何保护读者隐私的问题等。

随着网络技术和RFID 技术的不断进步、完善和成熟，一些因技术不成熟带来的运行问题会逐步解决，比如EMID 标签的体积会越来越小，其抗信号干扰能力逐渐加强[16]。相信在不久的将来，随着图书馆工作人员服务理念的加强、服务意识的深化，不断探索、改进工作中出现的问题和不足，能够突破图书馆管理服务的瓶颈，使流通服务工作不断创新，为读者提供更好的服务。