新时代背景下高校干部人事档案信息化建设路径研究

马菲菲

（黄河水利职业技术学院，河南 开封 475004）

0 引言

当前， 我国高等教育事业快速发展， 数字化校园、智能办公系统都已初步建立，改变了传统的教学和工作模式。 高校干部队伍建设是高等教育事业高质量发展的关键， 高校干部人事档案管理工作也应进入新的历史发展时期。 传统的管理模式已不能满足现代办公的需要， 高重复性使得干部人事档案管理这项重要的工作变得越来越枯燥。 当前干部人事档案管理工作除应重视制度化建设、 管理人员政治素养和良好职业操守的提升之外， 更应当以新时代信息技术发展为契机，改进和创新管理手段，形成以纸质档案为窗口、以数字档案为核心的信息系统，对干部人事档案相关信息实施动态管理［1］，从而提升干部人事档案服务广大教职工、 服务学校发展的效能。

1 新时代高校干部人事档案信息化建设的价值与必然性

1.1 新时代高校干部人事档案信息化建设的价值

干部人事档案是组织人事等有关部门按照党的干部政策， 在培养、 选拔和任用干部等工作中形成的，记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察干部的重要依据［2］。干部人事档案对组织人事部门选人、用人，优化干部队伍结构，建设忠诚、干净、担当的高素质干部队伍具有重要作用［3］。目前， 干部人事档案管理工作普遍存在着重复性工作多、信息不准确、干部人事档案信息利用率低等突出问题。 干部人事档案信息化是在规范和制度等软环境建设保障下，利用数字化技术、图文识别技术、数据库技术等信息技术， 对干部人事档案进行信息化管理，实现干部人事档案信息资料的存储、利用和安全共享的系统工程［4］。 信息化管理将重要的人事档案材料和信息保存在电脑和网络中， 可实现对干部人事档案信息的便捷查阅和全面掌握， 缩短干部人事档案审查时间， 提高干部人事档案信息的利用率和干部人事工作的效率， 为拓宽选人用人留人途径、 选拔任用优秀干部渠道等提供更先进的技术支持， 是适应当前我国干部队伍建设重大决策部署的一项积极举措。

2017 年，中共十九大报告提出，“中国特色社会主义进入新时代”［5］。 新时代背景下，干部人事档案管理工作应以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，主动适应干部人事档案管理的新常态，积极贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的新理念和新实践。随着企事业单位养老保险制度并轨，协调发展和信息共享成为新时代经济社会发展的重要特征。 公办高校干部的退休待遇将移交社保部门进行社会化发放和调整，在2014～2024 年十年过渡期内，出生时间、工作时间、干部身份等重要信息的佐证材料和数字化建档是高校干部人事档案工作的重点， 信息化将极大地提高数据核算和移交工作的效率。此外，在高等院校进行“双一流”“双高”建设的过程中，干部人事档案信息化建设也成为智能办公系统的重要组成部分，在提升人事档案管理工作效率的同时，也将为高等学校各项事业高质量发展奠定更加坚实的基础。

1.2 新时代高校干部人事档案信息化建设的必然性

“十二五”期间，《全国干部、人事管理信息系统指标体系与数据结构》《档案信息系统运行维护规范》《电子档案管理基本术语》 等十几项档案行业标准相继颁布，档案事业在档案法制、管库、信息化和资源建设等方面取得了新的进展。2015 年开展的全国干部人事档案专项审核工作也体现出党对国家干部人事档案管理工作的重视。 2016 年，国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，主动适应经济发展新常态，积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合；加快提升电子档案管理水平； 加快档案信息资源共享服务平台建设［6］。 2019 年，《中国教育现代化2035》重点部署教育现代化的十大战略任务时提出， 要加快信息化时代教育变革，统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台［7］。因此，在各高校大力建设智慧校园、数字校园的背景下，干部人事档案信息化建设是干部人事档案管理工作发展的必然趋势。

2 新时代背景下高校干部人事档案信息化建设现状

2.1 专业人才缺乏，管理方式落后

近年来，各高校对信息化建设的认识逐步提高，但干部人事档案信息化管理仅停留在打印档案目录的阶段，未能与工资管理系统、干部任免信息采集、养老保险信息采集等数据系统进行有效对接。 作者走访了所在地人才交流中心和周边7 所高校， 发现63%的单位都面临着档案管理人员短缺的情形。 究其原因，一方面，此类岗位对工作人员的政治素养、政治敏感度和职业技能要求相对较高， 专业人才较为缺乏。干部人事档案涉及干部的个人隐私，人事档案管理人员必须具备过硬的政治素养、 良好的职业操守和职业胜任能力， 以确保干部人事档案材料的准确性、安全性和连续性。而一所高校的干部人事档案日常管理工作通常只配备1～2 名管理人员，仅能勉强应付日常工作，若遇到材料归档、干部提拔等阶段性工作时，人员数量往往捉襟见肘。 另一方面，干部人事档案管理人才培养方式落后， 一般采用在日常工作中边干边学和“传帮带”的方式，这样培育出来的档案管理人才，工作经验往往缺乏系统性。那种既懂业务、 有经验又懂信息化的专业管理人才十分稀缺。

2.2 硬件设施配备不足，资金投入有限

部分高校干部人事档案管理工作条件相对较差。 调研结果显示，50%的高校受限于办公区域面积，没有独立的阅档室；86%的高校仍使用传统的档案柜， 以计算机辅助方式完成干部人事档案的信息采集、 整理和归档工作， 没有专门的信息化管理系统，空有研发干部人事档案管理信息系统的想法。究其原因，一是重视程度不足，档案管理主管者及相关领导在干部选拔和人事考核等方面都愿意付出人力、物力，但对干部人事档案信息化建设工作的重视程度却相对较弱；二是资金投入有限，滞后的基础设施建设阻碍着干部人事档案信息化建设的进程。

2.3 档案信息化基础工作量大，建设进程缓慢

随着工资管理系统、 干部任免数据采集程序、养老保险信息采集软件等的相继出现，干部人事档案查询阅览服务需求急剧增加。 但由于基础工作量庞大、耗时较长等原因，高校干部人事档案信息化建设进程普遍滞后。 例如，逐页扫描原始档案、手动录入干部基本人事信息等，工作程序繁琐、复杂，需要花费大量的人力、物力和时间成本，短期内很难全部完成。 而且，随着当前高校扩招和办学规模不断扩大，师资队伍人数持续攀升，干部人事档案信息采集与整理工作量也持续增加，减缓了信息化建设的进程。

3 高校干部人事档案信息化建设的路径

3.1 组建专业的干部人事档案管理队伍

高校想要提升干部人事档案管理信息化水平，创新干部人事档案管理方式方法， 首先需要一支具有一定干部人事档案管理专业知识、 熟悉干部人事档案信息化建设方针和政策、 政治素质过硬的专业人才队伍。 这支专业队伍要党性强、作风正、忠于职守，热爱干部人事档案管理工作，并能快速接受信息化建设理念，熟练使用新的信息化技术设备。这样的专业队伍可以通过干部人事档案管理同行研讨交流或参加业务培训等方式快速培育。 专业的人才队伍有助于实现重点信息的准确审核， 干部人事档案高效整理和科学分类，快速扫描、录入和新增干部人事档案信息的归档存储， 有助于建立与纸质重点档案材料对应的数字档案， 熟练调控干部人事档案智能柜各分区。 专业管理人员的加入也将为高校建立干部人事档案信息化管理系统提供人才支持。

3.2 设立专项经费，完善硬件设施

高校想要加快干部人事档案信息化建设的进程，可设立专项经费，或在编制年度预算时，将用于干部人事档案管理工作的资金列为专项资金进行经费申请，以确保信息化建设的必要开支，完善硬件设施配备。高校干部人事档案信息化建设硬件设施配备主要包括：加强档案室基础设施建设，档案室、阅档室和办公室相互独立，确保档案资料的安全性［8］；建立一套操作简单、智能安全的温湿度调控系统，最大限度地减缓纸质档案的老化，延长档案寿命［9］；配备干部人事档案信息化工作所需的计算机、扫描仪、打印机、碎纸机等办公设备，确保信息化管理系统开发应用之后，档案材料的安全、快速归位；委托软件开发公司开发出能够满足自身档案管理需要的信息化管理系统。

3.3 明确系统架构，积极构建信息化管理系统

应当通过对干部任免信息系统、 工资管理系统、教师发展中心等干部人事档案相关系统的整体架构进行分析， 兼顾全局性和干部人事档案信息化管理系统的专业性。 要在明确干部人事档案管理工作实际需要的前提下进行系统化设计，开发出方便快捷、简单实用的干部人事档案信息化管理系统。 通过对目前通用人事管理系统的调研了解， 笔者建议高校采用模块化方式，开发干部人事档案信息化管理系统，具体可以涵盖干部人事档案信息、数据维护、报表统计与输出、干部任免及其他自定义操作模块等（如图1 所示）。

图1 干部人事档案信息化管理系统构建框架Fig.1 Construction framework of informationization management system of cadre personnel archives

建议干部人事档案信息化管理系统应包括四个功能模块。一是干部人事档案信息模块，此模块可涵盖干部人事基本信息数据库、 档案材料和借阅返还登记等内容。其中，“在职干部基本信息”可通过对其他相关系统中的信息进行汇总整理后由模板导入批量获得，以提高系统构建的效率，也可逐一新增；“档案材料” 是通过扫描设备扫描将纸质档案电子化存档；“借阅返还登记” 可记录干部人事档案的借出查阅和返还信息。二是数据维护模块，该模块可以实现对干部人事档案资料的修改、增加、删除等信息变动处理功能，并可随时查询档案存储更新进程，进行数据备份与恢复。三是报表统计与信息输出模块，报表统计模块可以实现对干部的“三龄两历”、政治面貌、文化程度、职称职务等信息的查询统计，并可自动生成符合教育部、省教育厅、省人社厅等相关主管部门需要的各类人事报表，此外，还可实现对干部人事档案目录名册的自动生成和打印； 信息输出模块可为移交干部人事档案信息提供便利，比如，在干部退休待遇移交社会化发放时，可将此信息输出、转交至社保部门使用。四是干部任免模块，该模块下设拟提拔干部、现任干部和免职干部三个二级子模块，记录干部的提拔和经组织选拔任用的历史过程。 在干部提拔的过程中， 可通过干部人事档案信息化管理系统迅速调出干部提拔信息审核所需材料［10］，完成拟提拔干部档案信息的审查工作。

4 结语

在新时代， 随着干部人事档案制度改革向纵深推进、 干部队伍的壮大和干部人事档案专项审核工作的多次开展，高校应积极将智慧校园、数字校园建设与干部人事档案信息化建设结合起来， 积极培育干部人事档案管理专业人才， 探索并构建人事档案信息化管理系统， 切实有效地解决干部人事档案管理工作中重复性工作多、 干部人事档案信息利用率不高等突出问题。 干部人事档案信息化管理系统将在提升高校干部人事档案管理工作效率的同时，为干部队伍和教师队伍的高质量发展提供信息技术支持，进一步促进高校各项事业的信息化、科学化和规范化发展。