Excel VBA与科研档案目录生成融合研究

常兰会

摘 要：首先分析现有科研档案目录生成方式和问题，然后提出在Excel中融入 VBA程序研发的融合思想，并从该思想的理念创新、思路创新、细节创新、拓展创新等4个融合创新点进行论述，以点带面展示所研发编目工具的目标定位、功能思路、实施过程等方面的思路设计，最后总结融合应用效果，旨在提高科研档案目录编制的工作效率。

关键词： Excel VBA;科研档案;目录编制;生成方式;融合研究

档案目录生成方式是档案编目的关键，采用什么样的科研目录生成方式就决定了科研档案工作人员的工作流程、任务和效能，只有创新研究快速、精准、智能的档案目录生成方式，才能改变档案编目的工作模式，才能形成高质量档案目录数据，才能更好地发挥档案的价值。本文基于VBA在档案整理、著录、系统等档案管理中的应用实践，利用其Excel表数据一键更新到数据库，体现计算机高速、准确进行数据运算和逻辑运算的特点，批量提取Word表格信息等成熟功能。在现有科研档案目录生成方式和问题的基础上，剖析科研档案目录在Excel中融入VBA生成的创新点、思路设计和应用效果，以展示其融合思想的目录生成方式和应用价值。

一、现有科研档案目录生成方式和问题

科研档案是科技档案的一种，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）进行整理，采用“立卷”整理方式，按科技档案的组卷原则、要求和方法编排，其目录编制有卷内文件目录（9项）、案卷目录（8项）、案卷封面（6项）、案卷脊背（3项）、卷内备考表（6项）等内容，为便于计算机管理，还需形成卷内文件和案卷的两个机读目录（≥15项），机读目录比目录多全宗号、项目号、年度、分类号、分类名称、项目名称、案卷级别档号、文件级档号、起止日期等著录项目，且两种目录的表格样式、数据格式等都有所不同，如卷内文件目录中序号为“1”，其机读目录序号为“0001”，由此可见，科研档案编目工作本身具有任务重、数量大、专业强的特点，然现有两种目录生成方式即由系统或Excel表格生成，决定了编目的速度和效率，现分析如下：

1.在系统中生成

科研档案目录在系统中生成步骤为：（1）纯手动著录：每1件档案条目需著录≥15项的著录项目，著录完毕后按保存按钮，等待系统生成，然后通过打印按钮去选择文件目录报表，执行打印;（2）半手动著录：可在系统未归档模块补充添加著录档号、全宗号、类别、保管期限、机构（问题）、年度等6项，选中按归档生成，其他操作同上。

因档案管理系统著录局限性，导致档案著录需要逐条处理，等待系统运行才能生成数据，或一旦遇到人工著录错误，需要关闭当前窗口，找到修改窗口再进行修改和保存，或条目数据著录时不能进行相互比对，需要反复的审核、纠错和统计，增加很多后续延伸工作量等情况，故产生科研档案目录编制速度慢、耗时久、重复率和错误率高等系列问题。

2.在Excel中生成

科研档案目录在Excel中生成步骤为：（1）设置好规范的5个目录表格;（2）进行卷内文件目录著录;（3）复制粘贴到其他表格，然后补充著录;（4）著录完成后将机读目录导入档案管理系统。

由此可见，使用电子表格编制比在系统中操作灵活、可视、快速，如可批量复制粘贴，可批量比对著录项目，可无障碍纠错等。但机读目录依然需要在前表格的基础上增加补充著录项目;虽然可以进行批量复制处理，但重复性操作频次太多，容易造成档案员操作失误，故产生著录条目数据与档案实体数量不一致等系列问题。

二、Excel、VBA 与科研档案目录编制融合创新点

在大数据背景下，科研档案目录数据成几何式增长，在现有两种档案目录生成方式选最优的在Excel中生成的基础上，笔者提出融入 VBA（Visual Basic for Applications：是依附于Excel 程序的一种自动化语言，可以使程序自动执行、批量执行、定时执行……），嵌入科研档案业务规则，找到档案著录项目的内在关系，研发科研档案编目工具的融合思想，实现科研档案编目工作的快速、高效，其融合创新点如下：

1.理念创新。在科研档案编目中体现“以人为本”的理念，让VBA程序代替档案员完成科研档案目录的编制，如程序智能自动生成卷内文件机读目录、案卷目录、案卷机读目录的编制、著录、起止时间找寻以及档案实体数据的统计等工作，且保证数据100%正确，从而使档案员无需对部分著录项目进行著录、校对、纠错等，从而从繁重的科研档案编目中解脱出来。

2.思路创新。该科研档案目录生成思路根据辩证的、联系的观点，结合卷件融合管理思想，如设计科研档案编目一键生成功能流程图（详见表1），实现在卷内文件目录中人工著录（提取）项目仅为档号+形式特征著录项目（序号、题名、文号、责任者、形成日期、保管期限、页数、备注）共9项后，即可通过程序智能生成卷内文件机读目录（N≥15）、案卷目录（N≥9）、案卷机读目录（N≥15）、卷内备考表、脊背、封面等表格和条目数据。

3.细节创新。注重档案著录细节，设置智能提醒、批量任务服务功能，如为保证档案条目数据的精准度和完整度，对档号格式、著录项目等著录错误进行智能提醒;如可增设“智能赋值”“复制到底”和“删除到底”“本页另存”等辅助功能，自动完成科研档案目录的著录和挂接等;如在现有数据条件下，可实现档案目录间执行逆向思维的“一键互生”功能等。

4.拓展创新。运用发散思维，拓展该方式的应用领域，可从档案编目延伸到档案统计、档案收集、档案整理、档案鉴定等环节，如找到档案编目与统计的内在联系，进一步生成档案数量统计表，精确到“页”的统计，从而检验档案编目的准确性;也可在档案管理系统中通过功能升级实现該方式，也可延伸到基建档案、文书档案、会计、录音录像等档案的编目之中，进而可拓展到档案培训、档案教学之中等。

三、Excel、VBA 与科研档案目录生成融合思路设计

基于档案室专职档案员和业务部门兼职档案员熟悉Excel的办公环境，融入VBA程序研发档案编目工具，达到科研档案编目由卷内文件目录“一键生成”卷内文件机读目录、案卷目录和案卷机读目录、卷内备考表、统计表的“秒杀”功能，根据科研档案的特点，对档号进行分解，以科研档案（综合类和课题类）的卷内文件目录和案卷目录以及两个机读目录共4个Excel表格为例，实施如下：

1.目标定位

实现科研档案目录编制的智能化，工作效率提高2-3倍，以著录项少、批量执行、界面简单、数据准确、智能提取为突破点。

2.功能思路

档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。基于 Excel工作环境，运用VBA程序开发，在标准卷内文件目录表中，将档案形式特征所表现的档号、文件编号、文件题名、责任者、日期、页数、密级、页数、备注等9个著录项目设置为固定著录项目，将著录项目规整为5项必录项目既“文件编号、文件题名、责任者、日期、页数”设置为必录项目，将档号、备注、顺序号、保管期限等设置为4个固定项目，设置按钮，通过VBA代码编制，实现自动一键生成≥15项的卷内文件机读目录和案卷目录（生成7项，1项修改，或直接形成）和档案盒脊背、封面信息表和卷内备考表，同理，案卷目录的案卷题名修改完善后（或规范卷内文件著录项目，此处可以免予著录，自动生成），再自动一键生成案卷机读目录，同时再研发微修改小工具，如复制到底、智能统计、纠错提醒、本页另存等。

3.实施过程

分别从制作工作簿和工作表、目录样式和命令按钮、分析著录项目关联性、配备智能辅助小功能分析等4个方面进行具体实施。

（1）建立工作簿和工作表

在 Excel中，建立1个命名为“科研档案目录一键生成”的工作簿，在此工作簿中新建6个工作表，分别命名为“卷内文件目录”“卷内文件机读目录”“案卷目录”“案卷机读目录”“案卷脊背”“卷内备考表”。

（2）制作目录样式和命令按钮

分别在6个工作表中制作规范的目录样式，根据科研档案的档案管理系统的必录项目制作机读目录样式。在卷内文件目录和案卷目录右上角制作命令按钮，分别为：生成卷内文件机读目录、生成案卷目录、生成案卷机读目录、生成案卷脊背、生成卷内备考表、复制到底、删除到底、本页另存等8个按钮。

（3）分析著录项目关联性

①档号解析

按照《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》（教办〔1993〕429号）要求，科研档案分为科研综合类（类别代号：KY11）和科研课题类（类别代号：KY12）两个小类。

档号结构为：全宗号-年度-类别（项目）代号-案卷号（盒号）-顺序号。上、下位代码之间用“—”连接。

档案管理系统档号命名设置为：全宗号-年度-案卷（盒）号-顺序号

例如：X026-2018-KY11-0001-0001

②工作表赋值关联图

构建6个表格的著录项目赋关系图，如科研档案卷内文件目录、卷内文件机读目录、案卷目录的工作表赋值关联图（详见表2和表3）

（4）配备智能小功能分析

根据科研档案著录特点，和档案著录项目的共性和个性，如设置以下小功能：

①智能纠错提醒。在卷内文件目录中的9项著录项目中，5项为必须著录项目，4项为固定著录，在必须著录中若人工著录为空值，则在生成机读目录前智能纠错提醒：某行某列为空值，请前往修改，规避人工著录错误;当档号著录错误或者不规范时，则在生成机读目录前智能纠错提醒：档号格式著录错误，請前往修改。

②智能赋值。根据案卷目录需要著录文件开始时间和文件结束时间要求，程序自动将卷内文件机读目录中的每一卷的文件最早时间和文件最晚时间自动赋值给案卷目录的文件开始时间和文件结束时间;针对科研档案的科研课题类，运用补充著录规则增补“[]”作为案卷题名的赋值依据，可从卷内文件目录直接生成成案卷目录，免予著录的功能，且程序自动将整个案卷的所有卷内文件目录的页数智能统计后，赋值给案卷总页数。

③批量操作。智能复制到底：在案卷机读目录中，有些著录项目为同一内容，如课题负责人、立档单位、编制单位等，可以著录一次后，点击复制到底，1秒完成所有条目的著录;智能删除到底：若发现著录的复制错误，则可启用删除到底，选中第1个著录项目后，1秒完成此著录项目的所有条目的删除功能。

四、Excel、VBA与科研档案目录编制融合应用效果

Excel、VBA 与科研档案目录编制融合的最大优点为只要保障档案形式特征的著录项目所包含的文件编号、文件题名、责任者、日期、页数、密级、页数等和内容特征的档号的准确性，其他著录项目甚至表格式样都无须档案员来完成，程序可以自动生成，降低了人工出错率，且能保障条目数据的准确性，程序运行环境简单，数据处理速度快，从源头解决科研档案编目耗时、耗力以及数据错误等问题。

Excel、VBA 与科研档案目录编制融合可实现科研档案目录智能化转换，且档案目录数据的转换精准度为100%，若批量处理档案条目数据功能强大，该思想融合研发工具可作为档案管理培训的可视化、动态教程，可用于外包整理成果检测，可用于档案移交进馆数据验收、检测、纠错等，实现档案工作人员可参与编程、无障碍调试、修改程序、增加功能等扩展工作。

参考文献：

[1]李红萍.浅谈VBA在档案信息化管理中的应用[J].电脑知识与技术，2013

[2]李进旭，晁素红.VBA在Excel中应用的研究与实践[J].河南科学，2019

[3]郑培寅，曹艳杰，余志远.Excel VBA技术在批量提取Word表格信息中的应用[J].河南科技

[4]罗刚军.Excel VBA程序开发自学宝典[M].北京：电子工业出版社， VBA入门经典之作，2014

（作者单位：中共广西区委党校 广西行政学院）