疫情防控常态化下医院突发公共卫生事件档案的管理与应用

杨洋

摘  要：随着新冠肺炎防控工作的规范化、常态化，医院档案管理备受关注，突发公共卫生事件档案是医院档案不可或缺的一部分，直接影响医院应对突发事件的能力，具有突出的参考价值和利用价值。根据医院发展的实际情况，详细阐述了医院突发公共卫生事件档案的基本特征，分析了突发公共卫生事件档案管理的现实意义，探讨了医院应对突发公共卫生事件档案管理的策略，以促进医院档案管理水平的有效提高，为医院的健康发展创造有利条件。

关键词：疫情防控  突发公共卫生事件  医院  档案管理

中图分类号：G271           文献标识码：A                  文章编号：1674-098X（2021）02（c）-0164-04

Management and Application of Hospital Archives of Public Health Emergencies under The Normalization of Epidemic Prevention and Control

YANG Yang

（Hengshui People's Hospital Quality Management Office， Hengshui， Hebei Province， 053000 China）

Abstract： With the standardization and normalization of the prevention and control of COVID-19 pneumonia， the management of hospital archives has attracted much attention. Public health emergency archives are an indispensable part of hospital archives， which directly affect the ability of hospitals to deal with emergencies and have outstanding reference value and utilization value. According to the actual situation of hospital development， public health emergencies in detail elaborated the hospital archives the basic characteristics of emergent public health events are analyzed the practical significance of the archives management， probes into the hospital to deal with public health emergencies of archives management strategy， in order to promote the hospital effectively improve the level of file management， for the healthy development of the hospital to create favorable conditions.

Key Words： Epidemic prevention and control; Public health emergency; Hospital; Records management

自2019年12月以來，全国正在开展一场遏制新冠肺炎疫情的攻坚战，新冠肺炎对全球公共卫生构成巨大威胁[1]。新冠肺炎疫情是新中国成立以来发生在我国的重大突发公共卫生事件[2]，传染性强、群发性高、涉及地域广、连锁反应快、防控难度大[3]。疫情发生后，许多公立医院、疾控部门的档案工作者第一时间向医院领导和有关部门提供了“非典”时期的专题档案，为疫情防控工作提供了信息支撑[4]。做好大型公立医院突发公共卫生事件的档案管理，对医院疫情科学防控的全过程进行详细、全面的记录，不仅可以丰富医院档案的收集，还可以为正在进行的新冠肺炎疫情防控和未来突发公共卫生事件、临床诊疗、公共卫生体系建设提供重要的档案[5-7]。

1  突发公共卫生事件档案管理的重要作用

1.1 为制定应急方案提供科学依据

对于医院来说，突发公共卫生事件档案可以为医院快速高效地应对突发事件提供参考，是科学决策的依据，从而有效消除信息不对称带来的不利影响。

在突发公共卫生事件期间，医院可以整合信息，关注当前事件的相关信息，结合过去类似事件的相关处理方法，预测整个事件的发展情况，整合各种影响因素，预测各种可能的情况，保证科学的处理方案，有效降低处理错误率。突发公共卫生事件后，根据档案，有助于总结工作经验，使档案更加系统和完善，为今后处理类似事件提供有价值的参考。比如武汉在建方舱医院时，参考了2003年抗击非典疫情时北京小汤山医院的相关图纸，帮助设计团队在24h内绘制了火神山医院的设计图，大大缩短了设计时间[8]。

1.2 记录历史资料

突发公共卫生事件档案真实记录了党和政府领导人民抗击疫情等应对突发公共卫生事件的全过程。医院管理部门可以对这些档案进行总结和分析，从中吸取经验教训，并应用到工作中[8]。比如，21世纪美国发生“9.11”事件和“卡特里娜”事件后，及时建立了“9.11”数字档案馆和“飓风数字记忆库”[9]，并以电子媒体的形式收集和保存了相关领域的第一手资料，为我国建立突发公共卫生事件档案提供了思路和参考。新冠肺炎爆发后，各地档案馆立即提供了非典疫情防控专项档案，供有关部门参考。这些关键时刻档案发挥着极其重要的参考价值，而其前提是有效收集历史记录。

1.3 服务社会大众

突发公共卫生事件档案以真实性为基础，对整个事件的信息进行客观的收录，集中反馈了整个突发公共卫生事件产生与发展流程，对医院处理经验进行总结。这些材料在突发公共卫生事件的宣传教育中发挥了重要作用，可以系统地向公众传递各种信息，对群众起到警示和教育作用，增强他们的预防观念，形成良好的心理素质，提高他们应对突发公共卫生事件的能力[10]。

1.4 丰富与深化医院医学研究资料

突发公共卫生事件档案具有突出的医院参考和研究价值[11]。借助档案资源，可以系统研究突发公共卫生事件，了解其具体诱因，收集预兆信息，进行专业判断，优化完善应急预案，规范处理方法，为科学防控提供更有力、更科学的依据。此外，借助突发公共卫生事件档案，可以完善医院档案工作体系，丰富资源，更好地为医院医学研究服务。

2  突发公共卫生事件管理特点分析

2.1 专业性

对于突发公共卫生事件的档案管理，它涵盖了多个领域的知识和内容，具有很强的专业性。需要根据事件的类型，在整理信息资源的全过程中进行专业渗透，以预防措施、处理方法、应对方案为主要内容，需要综合分类，做到区别对待，包括处理突发公共卫生事件的全过程，力求科学有效。基于此，医院档案管理人员需要具备较高的专业判断能力，能够在突发公共卫生事件档案管理中实施规范化管理，从而更好地为决策制定和危机预警服务。

2.2 復杂性

突发公共卫生事件的主要特征是突发性和不可预测性，给医院的处理行为带来麻烦，很难在短时间内准确预测突发事件的影响范围和危害程度。在这种情况下，突发公共卫生事件的档案管理也不同于正常状态。管理人员处于一个全新的工作环境中，需要执行差异化的任务，传统的档案管理模式完全不适合，不能满足突发公共卫生事件的管理要求，管理方法、手段、环节、流程都是非程序性的。因此，在紧急状态下，需要调整档案管理收集和管理模式，从根本上增加了整体管理难度。例如伴随着新冠肺炎疫情的发展阶段变化以及不同阶段工作任务的变化，在抗击疫情的物资保障、方案制定以及组织领导等方面也都会发生一些调整，各种档案也随之产生，因此其具有比较复杂的特点。

2.3 多样性

结合医院的发展，针对突发公共卫生事件，将事件全过程形成的数据作为对象进行收集，档案记录富有丰富性。从内容上看，包括相关机构形成的政策和文件，如各种应急预案、相关处理技术、现场控制策略、设备设施等常见信息;根据载体分析，它是以纸质文件、物理载体和多媒体载体的形式存在的。纸质档案多为文献资料、报告等。实体载体包括证书和奖杯。多媒体资料主要是视听、电子、数据和音频资料。由此可见，突发公共卫生事件档案资源渠道多样化，载体更加多样化。

3  新冠疫情背景下做好突发公共卫生事件档案管理工作的思考

3.1 高度重视突发公共卫生事件档案管理工作

档案管理部门应从思想层面高度重视档案管理。抗击新冠肺炎疫情过程中形成的档案，是全国人民在党的领导下共同抗击疫情的宝贵财富和真实记录，充分体现了社会主义制度的优越性[2，6]。档案的全面收集和妥善管理对疫情防控的进一步发展具有重要意义，也可以为今后类似突发事件提供历史借鉴。

3.2 积极构建全方位的档案工作应急管理机制，强化制度性保障作用的发挥

对于医院来说，一旦面临突发公共卫生事件，就必须积极制定档案工作的应急机制，以实现应急条件下档案管理的有序发展，落实规范性原则。首先，要结合突发公共卫生事件类型[12]，明确档案收集、整理和保管方法，准确界定范围，实行问责机制，建立档案管理制度，以确保科学管理。其次，针对公共卫生突发事件类型[13]，形成专题档案，以档案特殊性为基础，形成有效的档案整理分类手段，积极构建专题信息资源库。再次，明确档案收集管理规范和范围，将法律规定、技术适用、检查等资料全部包括在内，追求载体的多样性。

3.3 加强档案分类管理，建立系统的档案管理体系

对于突发公共卫生事件档案管理，在收集阶段，力求最大限度地扩大范围和内容广泛化，目的是保障文件完整性。另外，考虑到档案类型的复杂性和多样性，要做好分类处理。首先，针对档案实物进行登记与分类，以一物一卷为基础进行立卷，编号，明确数量，加盖印章，合理摆放与保管。其次，对于音频和视频等声像档案，多涉及突发公卫生事件的会议、交流等，要进行价值分析，做好筛选，结合类型进行编号的统一处理。另外，针对上级看望一线医护人员的声像资料，需要合理区分内容，大事件照片资料的保管要按时间顺序进行。再次，在突发公共卫生事件中收集的文书档案也要系统地分类，并以时间为基准划分期限。针对永久性资料，需要分清性质，主要涵盖应急机构的组建、参与人员、会议记录等。一般情况下，长期保持的档案多为有关突发公共卫生事件的文件，需要进行妥善保管，重点包含医疗救治资料、应急护理等。除此之外，病理是突发公共卫生事件档案收集的重点，其原始性较强，十分珍贵，是进行系统研究的基础，需要对病人的基本情况、治理手段、病人反应等信息进行全面收录，对病理装订成册[14]。

3.4 全面推进档案信息化建设，建立档案信息资源库

为了适应新时代的发展，医院突发公共卫生事件档案管理也需要引进信息技术。要以信息化建设为方向，特别是公共卫生事件网络直接报告系统为基础，加快数字化电子档案建设，使信息化档案建设模式和标准落到实处。另外，加快公共卫生事件档案信息资源库建设，重视与相关医疗机构的合作，以信息整合为目标，实现医院档案资源的丰富和完善。此外，还可以发挥信息资源库的作用，总结公共卫生突发事件的特点和规律，进行广泛的预防和控制工作，建立危机预警机制，更好地满足公众对卫生信息的需求。

3.5 加大档案开发利用力度，发挥信息的强大支撑

对于医院而言，突发公共卫生事件档案的开发与利用是根本，可以有效地改善档案利用机制，更好地为行业决策制定服务。医院要构建疫情案例库，深入研究突发公共卫生事件的应急预案实施、防治举措，以提供更具指导意义的经验。重视对类似事件进行对比分析，研究内在联系，寻找共性，为预警工作提供依据。此外，全面做好突发公共卫生事件档案编制研究工作，采取分级处理方式，多方面梳理，力求为医院公共卫生事件处理提供更加有力的信息支撑[15]。

4  结语

档案是一个单位、一个部门重要的基础信息资源。档案管理记录了单位和部门的重要基本信息，包含了单位和部门的重要原始数据。医院档案记录了医院的日常工作和发展过程，为医院的稳定发展提供科学的评价资料。随着医疗卫生领域的迅速发展，医院档案管理成为不可忽视的管理内容，而突发公共卫生事件档案管理更是重中之重。因此，医院要准确掌握突发公共卫生事件档案的特点，正视档案管理的价值，形成有效的应对战略，发挥科学应急机构的作用，以信息化为导向，全面提高突发公共卫生事件文件的管理效率，将开发与利用落到实处，为决策服务，切实增强医院应对突发公共卫生事件的能力。

参考文献

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