信息数字化在高校学籍档案中的应用研究

荣响逸　米媛　郄昊乾　佘明君　田伟东

摘要：高校学籍档案数字化管理是高校学籍档案管理顺应信息社会发展的必然趋势，也是实现教育改革与发展的关键性措施，对于提升高校管理水平有着非常好的作用。基于此，高校学籍档案数字化管理势在必行。本文重点分析了高校学籍档案数字化管理的优势和档案数字化管理系统创建，总结出创建对策与建议，为促进高校档案数字化建设提供基础条件。

关键词：学籍档案;数字化;建设

高校学籍档案数字化管理的优势分析

传统的纸质档案方式有着一定的缺陷，需要在库房内调取使用，工作效率低，查找或使用中极易造成丢失或遗漏。经数据统计分析，我国高校档案管理中应用频率最高的就是学籍档案，占比超过90%。这种高频率的使用导致纸质档案损坏严重。且随时间的延长，原始纸质档案受到温度、环境、保存方式等不利影响，会有字迹淡化、纸张发黄、结块等问题存在，信息准确性较差，难以达到使用要求。而进行数字化技术管理，纸质学籍档案资料属于电子版形式，可以直接通过网络查询，使用、操作非常的方便，不仅可以减少纸质档案调阅使用的次数，还可以减缓纸质档案的老化速度，且更安全。传统纸质模式不管是管理，还是使用、记录，都是在办公室或者资料室内进行的。而学籍档案数字化管理完全不会受时间、空间的限制，可以随时随地获取信息，使传统的面对面服务方式被淘汰。学籍档案管理人员也不必整天在库房内周旋，可直接利用计算机完成档案的编辑、查询与管理等工作，快速检索出需要处理和使用的档案，工作效率和服务质量都明显提高，让学籍档案管理效率高效。

系统设计

2.1 功能需求。在对原有档案信息管理系统的研究调研和Web的学生档案信息管理功能进行分析时，首先要对系统的用户进行划分，根据拥有的使用权限将用户分为管理员和学生两种角色。根据用户角色的不同，将系统的功能分为管理员系统功能模块和学生子系统功能模块。学生子系统功能模块主要是实现学生的一些查询功能，比如考试成绩、档案信息、校园新闻信息等查询以及个人基本信息的编辑。管理子系统功能主要是对管理员的管理操作功能的设计，比如学生成绩、档案信息、学院班级信息等基本操作功能。

以下是根据用户角色不同，对于档案信息管理系统使用功能的介绍。

管理员系统模块主要是对系统操作和系统维护功能进行设计。管理員能够对学生的个人信息进行查看，删除;对于学院的增加、删除、编辑等管理;对于所属院系的班级的增加、删除、修改管理操作;学生档案信息的添加、修改、删除操作。管理员主要就是实现对系统的管理操作和系统功能的维护。

学生子系统功能模块主要是对学生查询功能进行设计，学生用户能够对个人的基本信息进行编辑，修改;能够对自己的考试成绩进行查询操作;可以查询自己在校期间的奖惩记录等。

2.2 性能需求和运行环境。该档案信息管理系统应当操作简单，界面友好，维护方便。它需要稳定的数据库和操作的快速执行，极高的数据安全性，因而必须采用较高的硬件和软件配置，客户端的配置要求只要是常用的设备即可。学生档案信息管理系统不仅可以在Internet上广泛使用，而且可以在企业内部运行。

2.3 系统设计。应该充分利用现有资源，减少系统开发的时间、降低对人员和物力资源的浪费，提高系统的稳定性和系统应用的效果;设计的系统应该尽可能地满足学校对档案管理系统需求。

高校学籍档案信息数字化科学管理措施

3.1 研发完善的学籍档案数字化管理系统。需要管理者和学籍档案管理人员充分遵守《档案法》等法律文件，了解其中的管理原则和标准，严格落实教育部发布的相关精神、文件，严格做好学籍档案管理工作，保证学籍档案管理科学、合理，促进管理效果的提升;综合分析社会、学校对于学籍档案的使用需求，设置完善的数字化档案管理框架和功能布局，配置符合要求的硬件、软件;发布符合高校管理需要的学籍档案数字化系统，保持各项工作顺利进行。

3.2 建设一支精干的数字化管理队伍。高校不仅应鼓励专业档案管理技术人员进行学籍档案管理，还要重视现有档案管理人员的培训，让其掌握足够的管理技术，完成数据采集与处理工作。同时，学校也要重视高级人才的引进，尽力掌握前沿的档案管理技术，实现高校档案管理水平的全面提升。

3.3 应用多种数据安全与系统防护方式。数字化学籍档案信息管理应严格执行一套封存、一套利用的基本原则，使用符合要求的载体开展定期数据备份。若存在数据异常，要及时做出回复处理;还要做好数字化学籍档案信息载体更新分析，将旧载体数据转移到新载体中。对查询与利用，对不同岗位、不同层级的人员查询档案的范围是不同的，要设置修改权限，发布相关的账号与密码，并且加密保护;还要设置必要的安全防护设置，避免存在网络攻击危害，提高数字化管理系统运行安全性。

3.4 采取电子载体和原始纸质学籍档案材料双套制并存保管。要想全面保证信息档案的完整性与可靠性，不出现泄露、损失等问题，需要加强信息技术安全性防护。根据需要保存备份的数据信息，同时还要保留纸质档案，以防备数字信息损坏后可以及时查询。学籍档案管理工作的重点是提供真实性的原始材料，双套制就是这一处理措施。

结语

综上所述，我国高校学籍档案数字化管理还在起步的阶段，应用计算机、网络技术、数据库技术等进行学籍档案的管理，促进管理效率的提升，对于促进高校管理水平的提升，促进高等教育事业发展有着重要作用。

参考文献

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