事业单位档案信息化建设管理的探析

摘要：当今，信息技术以超除人们预料的速度迅猛发展，各个事业单位基本都形成了局域网、广域网、有的已与大数据中心网相联。事业单位为了提高工作质量和工作效率，先后开展了档案信息化建设和管理的新思路，逐步完善和提高优化集中管理，从而达到实现事业单位档案信息化管理。由于事业单位档案管理所涉及的内容和领域广泛，并且是多学科和多领域，加之各单位人事档案和业务档案等不同内容的因素，就对档案管理人员提出了非常高的业务素质要求。因而，建立信息档案，做好档案开发利用，维护和保护好本单位和个人合法权益，特别是维护好事业单位历史真实面貌具有非常重大和深远的意义。

2021年是实施“十四五”规划，开启全面建设社会主义现代化国家新征程的第一年，也是我们党成立100周年，中国特色社会主义事业进入了历史发展的新时代，在这个特殊的历史时期，我们党的光辉历程和优良传统文化以及新时期的发展规划中，需要大力发展档案事业，也为档案发展开启了新纪元。在这伟大历史发展契机中，如何保护、开发、利用好档案，做好档案信息化建设和科学化管理，是应该值得我们认真思考的课题。我通过实际工作，分析略述。

一、要建立健全事业单位档案信息化管理的相关法律法规

1 、充分发挥体制优势。

档案管理是机关事业单位工作的重要组成部分，充分发挥好党管档案的体制优势。建立档案管理领导小组，使档案工作的领导体制具体化，“一把手”亲自抓，是对档案管理工作的重视。新修订的《档案法》旗帜鲜明把坚持中国共产党对档案工作的领导写入法律，把党的领导落实到档案工作全过程和各方面，明确了政治属性，确保了发展方向。

2、依法治档，积极开展法制宣贯活动。

虽然国家档案局颁布了相应的法律来对事业单位档案进行管理和制约，但是在实际的管理过程中，仍然会出现许多的问题。需要积极开展依法治档的宣传教育活动，邀请档案专家或档案员对单位全体职工培训、讲解档案法律法规，提高依法治档的理念。

3、科学管理，要根据不同的行业领域的工作属性，建立档案信息管理标准规范，进行有效的管理。

每个事业单位对档案信息化管理所呈现的态度和实施标准都不同。并且事业单位档案管理所涵盖的内容都是与本单位内部建设和发展，以及员工个人信息等内容，它们具有保密性。因此，在实际的事业单位档案信息化管理的过程中，应建立健全事业单位档案信息化管理的相关法律法规和标准，对档案管理工作进行制约，同时能够实现档案规范化管理，从而进行有效的管理。

二、完善事业单位档案信息化管理责任制

首先要建立事业单位档案信息化管理的相关法律法规和档案管理标准及管理责任制，其次要按规定设立综合性档案室，有专门的库房、工作间和办公室。建立和健全六项防护措施和五项管理责任制度。档案室专职人员不仅专门收缴各部门的文件资料和档案，还要接受和维护网络信息管理资料及档案，按照档案信息化管理责任制做好各项工作。要不断完善档案信息化管理责任制，因人员变动时，要做好相关资料的交接手续，还要交接系统操作和各种软件操作的使用方法等，从而能够持续稳定地进行下去。在实际的建设过程中，不仅要依照国家的发展趋势和事业单位内部的实际需求加以推进，还要明确各个管理人员的工作岗位和基本职责。档案室专职人员对各部门兼职档案人员的工作要进行检查，并赋予监督检查指导的权利，从而对其起到有效的监督和制约。

三、加强基础业務建设，提高信息化管理水平

做好档案的基础业务建设是做好信息化管理的前提和保障。要从几个方面下工夫。1、丰富馆藏。加大征集和宣传力度，增强培训和教育辐射面，主动收集和接收档案资料。2、从结构上、内容上、名人上、历史事件上、周年上、专题上、业务科研上、重大会议上等等，丰富档案室资料。3、不仅接受文书档案，还有接受会计档案、科技档案、人事档案、声像档案、设备档案、业务档案、案件档案、实物档案等，征集名人、实物档案同时也要征集光盘、影像视频档案等，优化结构，丰厚内容。4、在质量上夯实业务水准。 档案案卷质量是一切的基础，打好基础才能实现开发利用和信息化资源的共享。5、实现全部的档案计算机检索目录，做好系统的规划和分阶段实施，最终全部实现目标信息化管理。

四、最终实现纸质与无纸化信息档案融合

随着信息技术的开发利用和“两网两化”的发展，许多事业单位已经开始利用各种办公软件和音视频技术进行制作和记录，这就能够从档案繁重的体力劳动中解放出来，提高了工作效率和工作质量。能够将各项工作内容及时高效地进行传递，实现集约化和平台共享，实时能够减少各项工作信息偏差问题，提高时效性和提升工作的精确度和准确度，并将实现最终的融合。

五、加大事业单位档案信息化管理力度

首先，要从稳妥有效地对电子文件进行归档和归档后的管理，就要从电子文件的特征上、管理上加以研究。

一、电子文件的特征主要有八个方面：

1、电子文件数字化信息形态。2、电子文件对设备和标准的依赖性。3、电子文件载体的非直读性。4、电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性。5电子文件的学习与主题相分离性。6、电子文件的信息共享性及不安全性。7、电子文件的易改性。8、电子文件非实体归档的可能性。虽然能够实现非实体归档，但从档案的规定考虑，也必须要有实体归档，这是必不可缺的工作。

二、电子档案的管理主要有六个方面：

1、制定档案归档制度。建立纸质档案管理和信息档案管理并加以保护。2、保管环境：按照光盘、磁盘等管理的规定加以妥善管理。3、检测与维护：即使拷贝也按3-5年进行有效性和安全性检查。4、服务和利用：归档的光盘不能外借，只能以拷贝、文件复印等形式提供利用。5、统计：档案部门应及时并按规定时间如季度、年度加以归档后情况进行统计，并纳入档案统计项目。6、鉴定与销毁：对已到保管期限的档案进行鉴定检测和做销毁登记，申请上报方能组织鉴定和销毁。

其次，业务档案管理是事业单位档案管理的重要组成部分，它的管理好与坏，很大程度反映了单位专业技术人员的管理水平高低，也是衡量单位科学化管理水平的标准，搞好事业单位各项工作的保障。

再其次，档案信息化管理的过程中要加强宣教和编研。使全体员工意识到档案信息化管理的重要性，建立部门信息档案检查系统，积极配合档案部门做好收集、移交和监督工作，充分利用现代化手段，保护和支持档案的开发，也是档案信息开发利用的关键所在并能够起到促进全局工作的作用。同时还有加强档案材料编研，不断提高档案编制的业务水平，按标准形成，按标准编制，要有历史观，给后人留下宝贵财富。

五、不断提升档案管理人员的专业素质

要高度重视，档案工作管理人员的专业性。事业单位档案涉及领域愈来愈宽、专业性越来越强和分科越来越精细及信息化程度更加高，导致无论从经验上、能力和结构上，在档案信息的管理工作中都会出现这样那样的问题。我们了解到，许多事业单位档案管理人员专业素养高低不同，并且对档案信息化管理没有达到高度统一的认识，从而影响了工作效率和工作质量的提升。因此，建设一支政治素质过硬，业务素质强的高素质档案队伍，就显得尤为迫切和重要。档案工作是一项专业性非常强的工作，不仅精通档案专业还要掌握事业单位所属行业性的档案，而且还要具备扎实的语文功底和历史知识，以及与档案相关的科学知识，并能熟练掌握计算机和相关信息网络操作维护工作能力，需要复合性人才。实时学习、更新、提高专业知识，以适应岗位工作要求，使其能够积极、高效地参与到档案信息化管理工作中去。

综上所述，事业单位逐步实现档案信息化管理，是符合时代发展的趋势，同时也能够满足事业单位发展的需求。各级领导和部门要给予其大力的支持和帮助，加强档案人员培训交流和自身建设，努力提高知识素养和业务能力。要将信息化管理过程中所存在的问题加以解决和优化，加强网络安全的管理，从而能够持续稳定健康地发展下去。为实现事业单位档案信息化管理打下堅实的基础。

实时学习、更新、提高专业知识，以适应岗位工作要求。

参考文献

[1]郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].环渤海经济瞭望，2020，（01）：97.

[2]杨金明.事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J].办公室业务，2020，（01）：150+152.

作者简介：王英俊、女、1964.11、蒙古族、哲盟、本科、副高、研究方向：档案管理。

（内蒙古自治区药品检验研究院  内蒙古  呼和浩特  010050）