提升企业办公室行政管理实效性的方法

张笑吟

摘要：经济发展形势下，企业之间所面临的竞争也变得越来越激烈。企业各项工作是否可以顺利开展与办公室行政管理水平有着相当重要联系和影响。企业办公室行政管理工作中主要包含：企业内部和外部事情的联与系沟通;企业内部各类信息和文件传递与发放;各种工作、事情的牵头和汇总;组织和承办各项会议。本文就提升企业办公室行政管理实效性的方法展开探讨。

关键词：新时代;办公室行政管理;策略

引言

新常态下企业在经济发展过程中更加注重行政管理方式的创新改革，通过创新行政管理方式提升经济效益，满足企业的经济发展需求，提高管理水平。

1针对企业办公室行政管理的作用分析

1.1具备策划作用

与企业当中的领导层相比，办公室當中的行政管理人员所能够接触到企业基层的机会更多，所以行政管理人员对企业当中各项信息以及资料的了解和掌握也相对更为全面一些，从而能够更好地辅助企业领导层做出更多更为准确科学的决策，进而能够充分发挥出出谋划策的作用。不过这种策划作用并不是取代领导层而擅自做出某种决定，其主要凸显在辅助性作用方面，能够为领导层做出各项决策提供相应的信息以及建议作为参考，进而促使企业领导层做出的各项决策能够贴合企业实际情况，保证各项决策的适用性以及有效性。

1.2协调职能

办公室企业里是重要的信息中转站，需要将单位内部中的信息及时地传递，做好下情上报、上情下传任务。做好上下协调、横向协调、内外协调、应急协调四个方面的协调工作。上下协调工作是指要及时准确地掌握单位的工作重点和领导的决策方向，做到“身处兵位、心为将谋”，对单位内部基层部门的沟通对接要及时，能全面了解基层的工作情况，及时准确地向上级领导反馈信息。横向协调面向企业内部的每一个部门，由办公室负责牵头，使得各单位及每个部门在协调方面加强合作。内部和外部的协调是办公室要发挥的窗日作用，既要了解企业外部的发展需求，又要展现良好的企业形象和实力。应急协调是在突发事件或突发事件信息的跟踪、报告、各方面资源的协调以及各类突发事件的适当处理中发挥积极作用。

2提升企业办公室行政管理实效性的方法

2.1制定完善的企业激励机制

在企业开展行政管理工作过程中，制定相对公平的员工激励机制是非常重要的。激励机制能够有效激发员工工作的积极性。公平合理的激励机制不但能够最大限度上激发员工的斗志，促进企业内部的团结协作，而且可以帮助企业提高生产效率，降低成本。而不合理的激励机制可能会带来员工之间的恶意竞争，甚至给企业带来不必要的损失。因此，企业一定要重视激励机制的建立和不断完善。首先，激励制度的设置要建立在公平合理的原则上。通过制定多元化的考核方式对员工综合能力进行评估;同时设立有效的可以衡量的目标，准确评估员工的工作成效，避免评估过程的主观性。其次，在制定激励制度的过程中，也要从员工发展的角度出发，充分尊重员工的需求，制定完善合理的晋升和奖励机制。新时代背景下，员工在企业中更加重视个人的职业发展，所以企业在制定激励机制中务必充分考虑员工的成长需求，为员工制定合理的发展之路，充分调动员工工作的积极性。最后，制定激励机制能够充分发挥员工在工作中的主观能动性，不断进行工作方法的改进。例如，员工日常工作中通过积极思考，改进和创新工作方法，有效降低生产成本或提高产品质量，都可以申请相关的奖励。

2.2注重提高行政管理人员素质

（1）企业要重视行政管理队伍专业化、规范化建设，在提高企业行政管理质量、效率的同时，为企业经营管理、效益提升夯实基础。（2）要提高行政管理人员的准入门槛，没有相关职业证书的一律不能进入该岗位工作。同时，通过科学严谨的招聘，以薪资福利待遇、晋升空间等优势，将具备丰富管理经验、专业能力高的人才吸引到企业，为其才华施展创造平台，为企业发展贡献出全部力量。（3）可以与高校进行合作，定期将企业行政管理人员送到高校进行专业的学习培训;也可邀请行政管理专家到企业开展讲座，派遣优秀管理人员到其他企业学习，相互交流，借鉴管理经验

2.3注重运用现代化信息技术

伴随着科学技术的不断发展进步，从现状来看，各种现代化信息技术以及人工智能技术等都已经越发成熟，而且功能方面也越发强大，其能够对一个企业的健康发展以及有效运营产生良好的推动作用。因此，企业应该注重将各种先进的现代化信息技术应用到企业办公室行政管理工作中来，以此来提升行政管理的精细化程度，促使行政管理工作效率以及工作质量能够不断提高，进而有效推动企业实现健康长远的发展。

2.4提升办公室行政管理部门对企业风险的防范能力

企业在发展过程中，也会遇到多种风险，如工程项目执行风险、项目经理监督管理能力不足风险、承包合同风险、建设项目施工风险等。因此，有必要通过开展以下工作。首先，加强法律意识，在熟悉国家制定的有关法律法规具体规定的基础上办理各项事务，在受到侵犯自己利益时，使用法律武器来维护自身权益。其次，重视企业证件和印章的使用管理，有利于证件和印章使用的合理性和规范化，不允许随意借用。因此，应要求文件和印章用户签署随附表格，明确文件和印章的使用时间、用途、退还时间、用户个人信息等。再其次，加强行政管理人员预判和预防企业风险的能力的培养，对管理人员的风险识别和管理意识要持续增强，完善风险管理体系和一些处理策略。

结语

在新时代背景下，企业的行政管理工作已经越来越受到企业管理者的重视，企业行政管理工作不仅是企业稳定发展的保障，也为企业健康发展提供了源源不断的动力。因此，企业管理者在不断改进生产提高效率的同时，也要兼顾行政管理工作的改革创新，只有这样才能保证企业在发展过程中稳步前进，在激烈的市场竞争中占据有利位置。

参考文献

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[2]李艳明.如何做好新时代企业行政管理工作[J].办公室业务，2019（22）：105-106.

[3]张雅欣.新时代下企业行政管理的创新思路[J].现代营销，2020（9）：108-109.

（枣庄市汇泉污水处理厂  山东  枣庄  277101）