探析高校学院办公室的角色定位

孙健

摘要：学院办公室是高校内必不可少的一个行政管理部门，主要工作职责是对信息的上传下达、维护学院正常运行等工作，具有举足轻重的作用。作为学院办公室的工作人员，工作质量的好坏、服务意识的优劣，对于学院整体发展，以及学院对外交流都有着直接影响。因此精准的角色定位对开展办公室工作人员的工作是至关重要的。

关键词：学院办公室;行政管理;

新时代下，随着高校规模的快速发展，高校二级学院不仅要配合学校整体步伐，更要独立创新前进。二级学院办公室越显重要，作为学院的综合性管理部门，上传学校及各职能部门信息，下达学院师生，有着整体调度的作用，同时也是学院领导的参谋官，直接影响学院师生的发展。作为二级学院的办公室主任，首先要对学院整体规划做到心中有数，然后在时间节点内落实每项学院工作，做到对学院教学发展、内外宣传、规定实施等各项工作积极统筹。由此，学院办公室作为一个综合服务部门，角色并不单一，不仅是学院的中枢部门、机关窗口还是参谋部门。本文结合笔者自身的工作经验，对自身角色的准确认识和定位，提高高校办公室的工作效率。

一、院办工作人员的角色定位

（一）信息传递者

二级学院办公室是学院的中枢管理部门，不仅要传递学校各职能部门下达的策略方针，还要收集学院内师生的建议反馈给上级部门。承担了进行信息传递互换的功能，承载着传递学校各职能部门工作策略的职能，同时要将从学院收集的民意或诉求反馈给上一级职能部门，从而承担着信息双向传递的工作。作为消息的传达人，首先要透彻理解学院发布的各项策略、计划，还要保证信息的时效性。

（二）服务者

对于学院办公室，中心工作的本质就是服务，服务学校、服务师生、服务领导。为了保证学院的教学、教研工作顺利开展，首先建立服务意识，想他人之需，换位思考。服务学生，使他们有良好的学习氛围，顺利完成学业。服务老师，辅助老师办理琐碎工作，高效传达学校文件及政策，使老师有更多的精力在教研教学上。服务领导，做好领导的左膀右臂，协调好各部门工作，详细了解学习行政工作流程和相关政策。服务校外来访人员，做好接待工作。我们把服务理念贯穿整体工作中，努力做到，領导称心，同事满意，学生安心。

（三）管理者

学院是高校下分的教学独立个体，学院办公室工作量大、繁琐，而且受编制限制，工作人员少，经常会出现一人负责多份工作，人少事多的现象，此时我们只能学会科学的管理工作方法，学会时间管理，避免低效工作，规范日常工作，加强规章制度建设，规范行政管理流程，例如公章使用、公文发布、会议记录、薪酬管理等工作。将这些日常工作流程化，减少处理日常事务时间，更好的为学院、师生进行服务。明确各自分工，做好自身职责内工作，使工作划分细化。学会管理调配资源，用科学的方法，做好学院的管理者。

（四）参谋者。

二级学院领导责任重，工作多，作为院领导的左膀右臂，是学院党政领导的参谋者。参与规划学院发展工作，又不作为决策者。要做到筛选大量信息，进行汇总、整理、分析、归纳，选择出适合本学院特点的，反馈给院党政领导;认真学习国家下发关于高等院校的方针政策、学科发展前沿、兄弟院校的动态情况;了解本院教职工基本情况，整理学院师生的建议，及时反馈于领导;协助领导处理日常工作，辅助学院制定合理制度和发展规划，提出意见想法，供院领导进行参考。

二、学院办公室工作人员应具备的素养

（一）政治思想

办公室工作人员首先要有正确的政治性思想，高的政治理论素养将直接影响工作水平。正确的政治思想不光影响自身的工作风格，还直接影响学院的整体形象。同时作为高等院校的办公室中层干部，必须与国家对高等教育的理念保持一致，深刻理解党中央下发的政策文件，贯彻落实学校的方针。要增长古今知识，丰富自己的知识储备量，学习教育前沿新思想。在工作中，要牢记党的初心和新年，深刻把握正确的政治方向，坚定马克思主义思想。开展创新工作，用科学方法管理工作。刨析问题的表面看本质，正确的开展工作，为学院发展做出贡献。

（二）业务能力素养

一是表达能力，院办公室需要与高校内不同身份的领导、同事，与各年纪学生沟通。在沟通中要讲方式方法，做到条理清晰。二是工作执行力，学院办公室的高校工作执行力，是推进学院改革发展的必然要求，首先要明确自己的工作内容，在落实工作室不讲难处，处理事情不拖拖拉拉，养成高校、快速的工作习惯。三是人际交往处理能力，对内和学院管理层领导，共同协商学院未来发展，对外，要利用学院优势，整合企业资源，进行校企合作，为学院发展创造更好的环境。

三、结语

新时代下，高校行政管理日渐信息化，对办公室管理人员的工作能力要求也越来越多。办公室管理人员作为学院运行重要枢纽，首先要充实自己的能力，在遇到问题时，体现自己的专业素养，为学院不断发展做出贡献，其次要与时俱进，适应新时代的挑战，学习信息化工作才能，提高工作效率。只要不断地学习充实自己，才能为院校做出贡献，陪伴高等院校一同成长。

参考文献

[1]何容.新形势下高校办公室工作的实践与思考[J].新作文：教研，2020，000（001）：P.1-1.

[2]王荣.高校办公室机关服务管理与文化建设[J].启迪与智慧（中），2020（1）：98-98.

（沈阳师范大学  辽宁省  沈阳市  110034）