高校档案可信化共享服务设计与探索

张 楠，姜 琳，苟煜林

（青岛大学 档案馆，山东 青岛 266071）

引言

档案工作是一项非常重要的工作。习总书记指出，档案工作要走向依法管理，走向开放，走向现代化。在国家实施大数据战略、建设数字中国的大环境下，各级档案馆正积极参与到数字政府建设和公共服务提升的进程中，作为全国档案系统的重要一员，高校档案馆也在加快信息化建设的步伐和推进资源共享。数字化档案资源日益丰富，电子档案大量生成，档案数据的存储量由TB级向PB、EB级存储不断递增，海量档案数据正在成为高校大数据的重要来源。网络的高效便捷加速了档案信息资源的交流进程，缩短了信息交互时间，档案信息资源能够被大量、快速地汇集在一起，从而实现实时传输和共享。［1］目前各高校对档案数据的管理和利用多局限于本校内，高校间的互联互通尚未实现。要改善这一现状，需要进一步强化高校档案馆间的协调合作，以档案共享服务平台建设为基础，建立高校档案信息共享中心，打破信息孤岛，让档案数据流通起来，促进高校间的档案数据共享和业务联动，实现校际间档案资源共享和服务利用。［2］建设档案数据共享中心对于推动新时代档案事业改革发展具有全局性、战略性意义，符合习近平总书记重要讲话精神，也代表着档案事业前进方向。［3］

一、高校档案共享服务的发展与分析

（一）新形势下档案服务利用发展方向

2020年6月修订的《中华人民共和国档案法》第四十一条：“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”，从立法角度指明了档案信息资源共享的合法性和重要性，信息共享成为档案信息化建设的更高发展目标。2020年10月29日，中国共产党第十九届中央委员会第五次全体会议通过了《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》，明确提出要“加强数字社会、数字政府建设，提升公共服务、社会治理等数字化智能化水平”，为新时期档案资源开放共享、服务创新带来了战略契机。［4］就全球范围而言，2020年是联合国成员国电子政务发展基准制订的第20年，诸多国家和政府正在推行数字政府战略，各国政府在数字政府转型过程中采用的方法包括：将电子政务作为一个平台来传送消息，整合在线和离线多渠道来提供服务，扩大电子参与以及伙伴关系等，在智慧城市发展中，以数据为中心，加强以人为本的数字服务能力，利用人工智能和区块链等新技术实现城市的智慧化。［5］智慧档案作为智慧城市发展的重要部分，目前也正在向数字化转型和数据整合综合服务平台的方向发展。建立区域间和区域内合作互通是应对新形势下挑战的最佳途径，通过对档案信息资源的网络化管理，实现分层次、多渠道的档案信息资源利用和共享服务，更好地促进双向互动，节省时间和成本。

（二）高校档案数据资源的同构特性

标准统一的高校档案数据资源是建立档案共享服务的重要保障。与全国其他各级各类档案馆相比，高校档案馆是一类较为独立的档案馆，具有很多共性。它们的归档种类、存档方法、服务利用等都有统一的标准，纸质档案的数字化均依照国家档案行业标准《纸质档案数字化规范》，形成的档案数据类型、格式基本一致，高校间在档案信息沟通、数据交流和提供利用等方面毫无障碍。按照国家档案局《数字档案馆建设指南》中的馆藏档案资源数字化、增量档案资源电子化的要求，目前大多数高校档案馆正在实施“两步走，两手抓”战略：做好新生档案逐步电子化，同时对库存档案资源进行数字化扫描和数据库的建设。［6］这些档案数据资源构成高校档案信息共享中心的数据基础，为创建共享中心提供数据保障，各高校可在进行数字档案资源建设的基础上提供越来越多的可共享信息。

（三）高校档案服务利用模式共性分析

各高校对档案的利用方式大同小异，最大的服务群体是校内师生和广大校友，对外服务利用率最高的是教学类档案，如学生成绩单、新生学籍和学历证明等档案材料，科研、行政、财务等种类的档案校内利用率较高。［7］校内的档案服务可以通过现场或校园网查询等简便方式实现，但是面向更大服务范围和更多社会群体以及高校之间的档案利用还存在壁垒，不够高效。在高校档案工作中我们发现，在一些共同的时间段学生对某一类或几类档案的利用具明显的共性，例如研究生考试阶段所需的成绩单，每年本科毕业生在研究生考试中都需要提取原本科院校的成绩单用于考研的报名或复试，由于全国考试时间基本一致，所以每年报名或复试阶段就会出现考研的学生集中打印成绩单的现象。学生需要把从档案部门获取的成绩单递交到报考院校，这一过程中需要与两个或多个高校联系，过程复杂且费时费力，效率极低。若高校建立档案信息共享中心，报考院校就能直接从学生的本科毕业院校调取电子成绩单，这样就可以实现“数据多走路，学生少跑腿”。当然这只是高校档案利用中一个小小的实例，由点及面，高校档案信息共享利用远远不止这些。

通过对高校档案数据构成和利用模式的分析，建立高校间档案共享中心以实现信息共享，具有极高的可行性和极强的必要性。构建高校档案共享服务模式能够推进线上和线下融合，进一步实现服务创新、简化优化办事流程，提高为师生服务的主动性、精准性和便利性。

二、高校可信化档案共享服务实现策略

档案机构作为重要的信息资源管理和服务机构，要想在“互联网＋”时代保持经久不衰的发展势头，就必须与时俱进，树立开放共享的服务目标，把开放共享档案信息资源列为加强档案机构自身建设的重要工作内容之一。要实现安全、高效、实用的高校档案共享服务，需要重点关注以下三个方面：建立档案共享服务应用体系标准、制定档案数据治理方法和建设档案信息资源库。

（一）建立规范的档案共享服务应用体系标准

国家档案局在数字化档案、电子档案的存储、管理、利用、安全等领域规定了一系列相关的国家标准和行业标准，如：DA／T 31—2017《纸质档案数字化规范》、DA／T 56—2014《档案信息系统运行维护规范》、GB／T 18894－2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA／T 82—2019《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》、GB／T 39362－2020《党政机关电子公文归档规范》等，这些规范标准在档案数字化、信息化管理方面起到了重要的指导和规范作用。但是在数据安全、信息共享等方面还缺少相应的统一法规规范，应根据档案数据采集、管理、应用安全的管理方法和标准，建立起严格的档案数据共享机制、体系框架和规范标准，用于档案共享机制建立，安全审查和应用规范。

（二）高校档案数据治理方法

数字技术的发展正在推动世界前进，在全球范围内，数据的总量将从2018年的33ZB增加到2025年的175ZB，增加了5倍以上。［9］数据是现代化管理的关键资源，也是档案信息化发展重中之重。档案数据的迅速增长，对数据的使用提出新的要求，如何高效、精确、安全地管理海量档案数据并从中获取公共价值，不仅需要技术的支持，还要考虑各高校档案机构数据发展成熟度的不均衡情况，我们必须采取全面、综合的治理方法，在国家数据战略和档案数字生态系统的支持下，制定档案数据治理总体框架（图1），推动档案行业在数字资源管理方面的发展，为信息资源的有效利用提供高效节能的解决方案。以数据为中心的管理模式为档案领域的可持续发展提供关键支撑，通过数据共享服务模式向其他档案机构和公众提供档案数据，拓宽管理对象，提升档案治理能力，完善档案治理体系，［10］最大限度地发挥档案数据的社会效益。

图1 档案数据治理总体框架

（三）高校档案信息资源库建设

高校档案共享服务的信息资源库建设高度依赖于高校档案数字资源的不断积累和完善。近年来，随着信息技术的不断发展，电子档案逐渐成为高校重要的信息资源。电子档案作为高校的社会记忆和核心战略资源，具有永久保存价值，也是档案信息重要来源之一。数据技术的革命和各种类型数据的激增，使归档数据的创建和使用发生了巨大变化，档案数据已成为档案工作链上的关键资源和战略资产。承载这些档案资源的高校档案数据平台不断发展成熟，不仅支撑起对原有纸质档案、实体档案与电子档案的信息收集，还通过电子化方式扩充现有的收集范围，彻底打破物理保存空间对档案收集工作的制约，在可信业务环境的支撑下，形成安全可靠的高校档案信息资源库，解决大规模档案数据集合多重数据种类带来的挑战，优化档案数据存储，推动档案数据科学管理。档案信息共享服务平台建成后，随着高校存量档案的持续数字化和新生电子档案的不断增强，平台中可查询的档案数据将不断增长，及时进行信息资源的更新，支撑平台持久发挥作用。

三、高校档案共享服务平台总体设计

（一）档案信息资源共享模式

一般来说，信息资源共享有以下三种模式：模式一，采取信息资源的集中供给；模式二，采取信息资源的分布共享；模式三，采取信息资源共同参与建设共同享有的方式。［11］档案资源共享服务平台建设采用模式二：信息资源采用分布共享的方式。依据档案信息共享服务流程，构建促进档案信息资源共享服务实现的基础软件平台，［12］实现高校档案信息资源传输、储存和共享的全覆盖，进而实现档案资源的有效利用和档案资源数据化后的产出最大化，并为档案数据的有效利用提供硬件支持。［13］档案信息资源共享平台拟采用虚拟服务大厅模式，提供涵盖开放档案和非开放档案（需预约审批）的利用服务，支持非开放档案预约。该平台的建设可以覆盖校园网络环境，充分利用高校信息技术中心现有的信息安全保护措施，在保障档案信息安全的条件下提供利用服务。

（二）可信化高校档案共享服务平台功能综述

在统一的安全平台上实现对高校档案信息的互访互查互证，通过建立与各高校档案数据中心互联互通的安全接口，不仅可以提供纸质档案的副本，而且针对具有易更改性的电子档案，具备妥善的安全利用机制，为电子档案流通创造良好的载体保护环境，提供安全方便的档案信息查询模式。特别是报考研究生、毕业、参加国家公务员考试等，档案都是重要的政治审查材料，此时的档案查询率会特别高，高校档案信息共享中心就可以发挥巨大作用，打破校际和地区档案利用工作的壁垒，减少冗余的手续和不必要的人员奔波，提高升学、就业等重要环节的工作效率，降低查询利用成本。我们在平台上建立电子化预约机制，为广大毕业生和单位机构提供更广泛档案信息资源服务，为用户提供更加便捷的查询服务。利用外部智慧提升高校档案工作的创新能力和服务水平，不同高校的档案数据和信息资源借助信息互享功能得以有效融合，有利于高校间互联互通，提升高校管理和决策的效率和科学性，促进高校间数据引进及共享交流，为跨区域档案共享服务打下良好的技术基础，开创档案信息资源开发利用的新局面。

（三）档案信息资源共享服务平台的总体架构

档案共享服务平台架构可以分为：系统层、数据支撑层、应用基础层、数据交换层和档案信息资源库，它以法规标准体系为基础，安全保护体系为保障。如图2。

图2 档案信息资源共享服务平台的总体架构

1．系统层

系统层是整个档案信息资源共享中心的底层支撑平台，包括网络、主机、存储、备份等系统运行的物理设备以及信息资源建设的软件环境，是共享平台正常运行所必需的基础条件。

2．数据支撑层

海量数据对数据库产生的性能问题不容小觑，数据支撑层采用Oracle Data Integrator综合数据集成平台，具备较好的数据保密性和强大的数据管理能力，可满足所有数据集成需求，是档案数据管理的核心，［14］可以支撑从大容量、高性能的批处理负载到事件驱动、延续少量的集成流程再到SOA的数据服务。整个档案信息共享中心的运转都由数据驱动，可以通过增加执行数据进程的并行度和全面的大数据支持打造出灵活、高性能的架构。另外，还可以使用解决方案监视ODI及其他Oracle技术和应用。

3．应用基础层

这是实现档案资源共享的关键环节。通过建立统一的应用标准和接口协议，实现统一的虚拟大厅窗口服务。高校用户需要实名注册单位和个人信息，并进行身份验证。经认证的注册高校用户具有查询文件访问申请的功能，管理员对申请人进行审核并授予临时权限，使其可以在一定时间内或有限次数内浏览或打印已授权的文件。在应用基础层采用PKI技术（公钥基础设施）实现可信化处理，满足高校档案利用人员对档案资源共享平台建设的服务需求。采用以现代密码学为基础的数字签名技术对文件进行可信化处理，用以解决电子档案和数字化档案在原始性、真实性、完整性、安全性等诸多方面面临的问题，确保档案业务参与者身份凭证性、业务流程凭证性以及电子文件凭证性得到妥善保障。通过应用层的功能实现将各高校档案数据与信息集成和资源服务相联合，整合各高校的档案信息资源，设置授权用户访问权限，向各种服务类型以及成员提供数据资源的信息共享。

4．数据交换层

档案信息接收与利用服务平台可以连接高校档案数据中心，根据查询信息随时向对应高校发送请求，并接收和暂存高校回应的档案数据。外部档案管理部门也可以将开放的档案信息和数据上传到档案资源共享中心，方便统一管理、信息公开。查询请求得到批准后，相应的查询结果由综合管理平台进行可信化处理后经数据交换平台到达需求用户。

5．安全防护体系

为应对新时期档案工作面临的数据安全方面的挑战，［15］新《档案法》新增了“档案信息化建设”专章，其中安全问题备受关注。技术制度方面，要求各级人民政府将档案信息化纳入信息化发展规划，以保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案信息资源的安全保存和有效利用。［16］具体实施时，须采用先进的技术手段解决共享过程中可能出现的安全和隐私问题。为了防止潜在黑客获取或利用数据，共享服务平台必须具备强大的安全保护体系，为档案信息开放、安全传递提供可靠保障。共享平台使用加密授权管理，档案信息服务平台访问和使用都需要经管理部门的授权，根据不同人员的不同需求分配相应权限，确保授权管理和共享使用的档案特别是电子档案的安全利用。在具体应用过程中采用防扩散和数字水印技术，获得的电子原文在查看时，须由专用控件打开，没有权限的用户无法查看、下载、复制、打印，同时存放在用户电脑缓存中档案信息也是加密的，查看打印后自动清除。［17］采用数字水印技术，用信号处理的方法在数字化的多媒体数据中嵌入隐蔽的标记，实现档案数据资料不可替换、不可更改、版权归属和离线控制等效果。针对保密档案利用的特殊情况，采用隐秘数据保护策略，运用数据脱敏、数据加密、标记化等技术，与平台应用层相配合，为保密档案数据的传输、处理、访问、利用提供保护，屏蔽泄露风险，重点加强对档案信息的安全管理，从制度规范到技术保障层层把关，妥善解决高校档案用户共享数据的利用难点，确保数据管控的安全性、合规性。建立一套自上而下全生命周期的信息安全共享管理体系，为档案信息资源的共享提供可靠安全保障。

四、高校档案共享服务探索过程中的问题及应对措施

高校间档案资源共享的服务机制是信息资源价值的有益开发和充分利用。共享服务模式在具体建设和使用过程中会面临各种各样的新情况和新问题，档案部门需从顶层设计、技术与管理标准规范建设、人才培养、安全体系等多方面着力，加强自身数据管理能力，并积极寻求与政府各职能部门的合作，［18］实现数据资源合理配置和科学使用。因此，在实施档案信息资源共享服务时，需要根据我国现行的法律，严格参照有关法律条文和制度标准，制定适用于档案共享服务的相应法规标准，明确各级工作人员的职责与任务，加强档案专职人员的数据素养和能力的培养，提高对档案数据采集、分析、处理以及应用能力，［19］打造具备档案管理知识和数据科学知识的专业人才体系。共享平台的责任方严密跟进档案信息资源的交换、查询、利用等过程，严格设置相应的工作权限，建立安全应急管理制度。

档案信息共享资源库的建设不能一蹴而就，需要根据各高校的档案信息化建设水平和参与程度逐步推进。可以先选择条件成熟的高校档案馆先行先试，分阶段分步骤实施，形成区域性高校档案信息中心后，连点成面，逐步建立国家级高校档案信息共享中心，提供档案信息资源的查询利用和共享服务也会相应的分批次、分阶段推进，有步骤实现。要通过不断加强制度建设、管理保障和数据治理，真正做好安全保护体系覆盖下的档案服务利用。

党的十八大以来，党中央、国务院对做好新时代档案工作作出了重要部署，提出要以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，要求抓紧清理修改相关法律法规，着力解决由于法规不健全而造成的一些地方推行电子档案认定使用难、跨地区办理难等问题。［20］这有利于我们从档案工作的地位和作用视角深度审视档案资源开放共享的重大意义，并更加积极主动地做好新时期数字档案资源开放共享工作。［21］建设高校档案信息共享中心是适应信息社会发展，拓宽档案信息利用渠道的必然选择。通过构建一个灵活、方便、安全、有效的档案信息共享平台，实现高校间档案数据信息资源的集中共享和跨校（馆）查档，开启档案业务办理直通车，提高档案查询利用效率，为用户提供更加开放、高效的服务。同时，在合法和安全的基础上开放、融合和利用高校档案数据，有利于释放档案数据的能量，创造新的公共价值，为教育部门和高校的科学决策提供更加准确的科学依据。建立以数据为中心的高校档案公共服务新模式，可以促进档案的深度开发和广泛利用，实现档案管理模式和档案价值的全面提升。未来，有望通过国家战略监督发展数字跨界公共服务，为数字社会的发展奠定坚实的基础，以应对全球挑战和实现可持续发展的新“数字常态”。