论新形势下的档案信息化工作

栾绍强

摘 要：信息化基础建设是新时代档案工作发展的重要方向，档案信息储存和解决的数字化、搜集与传送的数字化已刻不容缓，档案中蕴含的丰富多彩信息将在新时代发展的工作上充分发挥不可替代的作用，我们务必加速档案的现代化管理过程，逐渐完成档案的信息化基础建设。

关键词：新形势;档案;信息化;工作

现如今，信息化建设已经成为社会各方面的广泛用词，工作需要信息化手段，学习生活也需要信息化的支持和应用，这对整个社会的发展和工作生活都产生了深远的影响，人们更多的感受到了信息化带来的便捷和舒适。作为社会事业的档案工作与人们的工作生活息息相关，大量的档案信息需要开发利用，因此档案工作要增强工作责任感，提升现代化管理水平，为社会提供更多未知的知识和信息服务经济发展。

1.档案信息化建设的意义

社会进入信息化发展时代，档案工作必然要适应发展要求，否则必将被社会发展甩在原始起点，最终被社会淘汰和抛弃。相对于现在以传统人工档案管理模式，实施现代信息化管理可以节省大量的人工和时间，减轻工作量，提高查阅利用速度，极大地方便档案管理和利用。拿纸质档案为例，档案中的每张纸、每份文件，只能记载某一方面内容情况，并且彼此之间相互独立，不成体系，关联度不够，在查阅利用过程中需要反复查阅审核、对比，才能找到所需信息，给查找利用带来难度和不确定性。利用信息技术，将所有档案信息纳入数据库管理，这样档案信息系统性将明显加强，当查阅利用信息需求指令发出后，整个数据库的档案信息就成为利用对象，与所需信息相关联的档案信息都将被调阅展现，打通了档案信息之间的原始壁垒，让档案管理利用，信息调阅传输和共享变得轻松简单，扩大了档案信息利用共享的覆盖面，档案的利用价值得到大幅提升。

2.新形势下档案信息化建设的具体方案

2.1完善档案管理机制

档案管理机制的落后会极大地影响整个单位内部的发展，埋下不必要的隐患，因此需要制定一个完善且符合自身发展规律的管理机制，改变传统的管理制度，要具备现代化的战略目光和思维，有效开展档案管理。档案相关管理者务必要敏锐地探索管理制度中出现的缺陷和弊端，进行深入研究与分析，把握好改革的正确方向，从而制定新的档案管理机制，为信息化建设打下基础。另外，档案信息化管理还需要相应的技术水平，信息系统需要不断地更新与完善，有效地保证档案资源的准确性。单位可以在档案管理方面扩大资金投入，实施地购进新型信息化服务设备等，从而保证单位的健康发展。

2.2加强档案人员专业能力的培养

现代信息化技术的发展，档案管理效能得以快速提升，档案管理模式以信息化手段成为主流，档案管理者的信息化技能掌握要求更加严格，单位要高度重视档案人员的业务能力建设，把其作为提升档案工作水平的主要抓手认真落实到位。只有加强对档案管理人员学习教育，让从档人员系统掌握档案管理业务基础知识，熟悉计算机应用操作，懂计算机和网络管理、软件程序等应用新技术，才能够做好信息化形势下的档案管理工作。总之，新形势下做好档案管理工作要切实把人才锻炼培养放在第一位。

2.3展望标准

档案信息化基础建设的最终目标是创建数字化档案馆，将档案资源和档案各类管理方法根据信息系统生产加工和互联网的传送，完成档案信息的合理布局与开发设计利用，最大限度地完成信息资源的社会发展共享资源。它要阶段性、分层级、分流程地井然有序开展，是一项斥资极大、繁杂的自动化控制。基础建设需要的各种硬件配置及网络建设、开发及其开展数字化的资金投入，都要昂贵的花费。因而，在信息化执行过程中，开展调查，科学分析论证，勤奋保障硬件配备、开发规范和网络架构等在各执行环节的一致性，将比较有限的资金用在信息化基础建设的重点部位，保障硬件资源的可传递性，使其既能融入当今信息业的特性和规定，还能合乎将来发展和运用的发展，尽量防止资源的消耗。

2.4信息化条件下的档案管理更要创新发展

信息技术只是一种档案管理的手段，这种手段要赋予其广泛的应用才能更好的发挥其价值。创新作为一种发展途径和方式，在档案管理中的作用不应该被忽视，如利用信息化手段广泛开展档案信息和数据的提炼开发、用信息化手段提供共享和多层次利用服务，通过信息化手段实现档案全方位多视角管理等等都是基于信息化技术下的档案管理利用工作创新。通过创新发展可以更好地助力档案信息化建设的前进步伐，形成信息化条件下档案发展的新模式，更好地发挥信息化在档案管理工作中的应用作用。

2.5强化档案宣传引导

档案的管理和利用工作要有好的环境和条件来支持，一味地闭关自守，深藏库中，档案工作的发展将会走进瓶颈和狭窄的胡同，发展空间将越来越小。为此，档案工作要勇于突破传统，加大开放力度，增强社会档案意识，积极主动接触档案，利用档案。一是加大宣传，利用举办展览，开展座谈交流，编研开发档案资料，拍摄档案专题宣传片等方式提升社会知晓度;二是借助有关媒体平台优势，如档案微信公众号、网站、报刊等媒体，加大宣传力度，提升档案意识。

2.6积极开展档案查阅利用服务

档案保存的目的就是为了更好地查阅利用，及时将已经开放的档案信息提供给社会利用，才能发挥档案的根本作用，让档案在服务中体现自身价值，从而获得更多的社会支持和重视，更加有利于为档案发展创造良好的氛围空间，更好地推动档案工作的发展，实现档案现代化管理开发的科学有效性。

3.结语

总之，随着现代技术的发展，新的档案管理应用也不断普及，要紧紧跟随现代新技术的发展，加强档案基础业务建设，完善档案管理手段措施，把实施档案现代化管理的基础打牢。要充分认识开展档案现代化建设的紧迫感，学习借鉴同行业的经验做法，为我所用，取长补短，优化发展。要抓紧档案人员现代化管理技能提升这个关键问题，多措并举强化提升，加快推进档案管理的現代化发展步伐，迎接更新更高的要求挑战。

参考文献：

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