中小企业云财务应用的平台选择与运行机制研究

广东科技学院 喻 喜

一、中小企业云财务软件的现状

目前我国市面上出现了很多财务软件，但是我国中小企业还是以用友、金蝶、速达、管家婆等传统财务软件供应商提供的传统财务软件为主，这些软件运用的时间长也比较稳定，加上它们不断优化，所以吸引了很多的中小企业。金蝶推出了金蝶在线会计平台，用友旗下畅捷通推出了好会计平台，这些传统软件公司利用自己在电算化时代积累的经验和数据资源开发出很多模块化产品，从而适应不同类型企业的核算要求。但随着信息化时代的发展，也涌现了很多新的财务软件，比如基于SaaS平台的云财务软件。下面就传统的财务软件和基于SaaS平台的云财务软件进行对比，具体如下表1：

表1 传统财务软件和SaaS平台云财务软件对比

从表中可以看出，基于SaaS平台的云财务软件对比传统软件有其突出的优点，它是改善中小企业经营管理的一款不二之选的云财务软件。

二、SaaS财务系统在中小企业中应用与推行的优势

基于SaaS平台的云财务软件有移动办公、按需付费、免费升级和服务的优势，具体如下：

（1）移动办公。SaaS财务系统开发了手机APP，使用手机就可以进行账务处理，对于项目不在同一个区域或者像2019年爆发的疫情特殊时期来说，只要手机连接网络就可以解决处理业务问题，对于有分支机构、项目分散在各地的企业来说，只要连接网络就可以使用，满足了中小企业移动办公的需求。

（2）按需付费。SaaS财务系统不像传统的财务软件需要一次性投入大笔资金，它是可以按需付费，可以根据业务管理实际的需要采用租赁的方式使用，按服务的多少和租用的时间进行付费。企业不需要购买硬件也不要聘用专业的技术人员，所以给企业降低了投入的风险和总成本。SaaS财务系统只要通过厂商或自行注册的账号就可以登录服务网址使用其服务。

（3）免费升级和服务。SaaS厂商将应用软件统一部署在自己或公有云的服务器上，在服务器端统一进行产品的升级，且大多的是免费的。只要连接网络就可以享受前期实施和后期维护、升级等一系列服务。

三、SaaS财务系统运行机制

（一）会计核算运行机制

会计核算主要包括资产、收支、资金和报表管理，SaaS财务系统移动端通过影像系统对原始凭证进行智能识别，进行生成记账凭证、总账，最后到生成报表。比如固定资产模块只要输入固定资产的余额、折旧年限和残值就可以记录资产的变化情况；收支模块会通过统一收支管理系统统一对类似的往来账进行综合管理，提供各种分析报表，如账龄分析表、周转分析、坏账分析、回款分析等，帮助企业合理地进行资金的调配，提高资金使用效率。结账后系统自动生成资产负债表、利润表、现金流量表、应交税金报表等财务报表，这些报表可在报表管理模块中进行查看，企业根据图示可以对公司的经营状况以及未来发展趋势一目了然。具体如图1所示：

图1 SaaS系统会计核算运行机制

图3 SaaS系统费用报销运行机制

（二）资金运行机制

SaaS系统管理包括单据整理、凭证管理、支付管理、报表管理等，对于中小企业的资金收付款可以通过其中的凭证管理和支付管理进行，SaaS系统通过API接口跟资金系统和ERP系统打通，实现了OA系统单点登陆SaaS系统就可以进行资金的收付，具体如图2所示：

图2 SaaS系统资金运行机制

（三）费用报销运行机制

传统的费用报销分为事前、事中、事后三个阶段，首先员工要向领导申请，发生费用的时候需要员工先垫付，然后再回公司报销，报销的时候需要领导核对，财务结算。而SaaS财务系统构建了移动化的消费报销一站式平台，不受地域和工作条件的限制，通过手机等移动设备报销人员就可以上传报销单到各领导审批等环节，报销很方便，同时整个报销流程始终受到相关人员与政策的监控与约束，使得整个报销过程更加合理、公正。具体的运行机制如图3所示：

四、SaaS财务系统在中小企业中应用的问题

（一）数据安全性

SaaS财务系统的数据是储存在企业的服务器上，用户对数据不能完全控制，对中小企业等用户而言，数据在网络传输和存储过程中很有可能会出现信息泄露、信息的完整性遭到破坏、对数据资源的合法访问遭到拒绝等信息安全问题。所以，SaaS厂商需要投入很多技术资金来解决系统安全、会计信息安全、内部控制、网络安全等问题。

（二）财务人员的素质

随着企业会计信息化的发展，对于会计人员的素质要求也越来越高。但是目前，一些中小企业会计人员的素质参差不齐，对于新事物、新系统进行办公还是存在一些困难。所以，企业需要为财务及相关人员经常进行关于SaaS财务系统的培训，积极倡导员工掌握最新的动态信息，让他们意识到SaaS财务系统给企业带来的便利，比如能够提高公司的管理效力，员工的工作效率等。

（三）软件对个性化需求的满足

SaaS财务系统是采用标准化的流程进行处理数据，但是每个企业的组织形式和需求是不一样的，所以SaaS财务系统不能满足企业的个性化需求，这就需要企业投入资金进行研发，根据企业的需求进行个性化设计。

（四）服务质量、厂商持续迭代更新的能力

SaaS财务系统在会计信息化快速发展和云会计广泛应用的形势下产生，它面临的竞争压力也比较大。现在市面上涌现很多的财务软件和平台，各有各的优势，而SaaS财务系统作为一种新的模式，需要不断创新更上会计信息化的步伐才能胜出。所以SaaS财务系统在大众创业万众创新的形势下，需要投入更多的资金来聘请专业的研发人员进行产品开发，保障好客服服务，让其拥有更多的用户量，在市场上占据优势。

五、总结

虽然基于SaaS平台的财务软件有很多优势，但是它在中小企业运用的过程中也存在一些问题，比如数据在网络传输和存储过程中的安全问题、不能满足有些企业个性化的需求、对财务人员的素质有较高要求等。所以中小企业还是要具体根据企业的类型、业务流程、企业的管理需要来选择什么样的软件，同时结合企业的资金来选择价格适合企业的平台。同时云会计这种新型模式也会对公司原有的业务流程造成影响，这就需要我们企业积极调整内部管理方式来适应新的工作流程，进而提高企业的工作效率，促进中小企业云财务的健康发展。