企业档案管理工作规范化路径探讨

杨淑

摘 要：档案管理在企业的经营运作中有着重要的作用，它是确保企业信息有效利用的基础，对于企业来说，它包括生产、人力、经营等不同的工作项目，需要通过档案信息管理的方式为决策、财务以及技术创新提供保障。对于企业档案的类型和数量来说，与企业的规模有着密切的关系，在市场竞争激烈性提升的前提下，需要进一步促进企业档案管理的规范化发展。本篇文章通过对企业档案管理工作规范化的重要性进行阐述，分析企业档案管理工作规范化实施中存在的问题，从而探讨加强企业档案管理工作规范化实施路径的具体措施。

关键词：企业档案;管理工作;规范化;

引言

企业档案的内容具有一定的复杂性，而且随着企业经营时间的增加，它的档案数量以及类型也在逐年递增，它包括各项重要会议记录自己相关资料、企业的人事以及重要信息、企业的经营计划以及各项决策、财务报表等内容，在档案管理中，需要按照它的作用、来源等进行分类和编号，便于储存、查找以及整合等后续的管理工作，对其进行规范化管理有利于企业的未来发展进程，有关人员可以就此进行研究。

1、企业档案管理工作规范化的重要性

1.1为企业的经营决策提供保障

企业档案包含文书档案、人事档案以及技术档案等不同的内容，它是企业在多年发展中的经验和信息总结，涉及到的内容较多，与企业的经营方向有着密切的关系。对于企业本身来说，受市场经济影响，在决策制定中有着较多的影响因素，除了外界环境以及政策外，还需要考虑到企业本身的情况，而企业档案管理规范化有助于企业信息的准确性，避免企业档案中存在的漏洞问题，为经营决策提供更有效的保障和依据。

1.2确保企业档案管理的效率和质量

在企业档案管理工作的执行过程中，它的管理内容较为繁琐，需要对不同类别的档案信息进行整理，而且它的档案数量也在随着企业发展不断增加，很容易导致管理效率上的滞后。在这种情况下，企业档案管理工作的规范化发展可以确保管理工作的有序性，按照标准要求进行操作，及时发现管理中存在的不规范问题，为管理人员指明管理方向，确保工作与工作之间的有效交接，从不同的角度上提高管理效率。另一方面来说，在规范化管理理念下，企业档案管理工作中的隐患问题也得到有效的处理，避免细节漏洞的发生。

2、企业档案管理工作规范化实施中存在的问题

2.1缺乏完善的档案管理机制

对于企业管理工作的规范化发展来说，制度和体系有着重要的作用，也是管理工作的前提，规范化是依赖档案管理机制展开的各项操作。但是就现阶段来说，有关部门在档案管理机制的设置上存在多方面的漏洞，没有就档案收集、档案保管、档案借阅等环节进行统筹管理，各个环节之间缺乏有效的连接，导致企业档案信息在共享上存在一定的滞后性，不能确保规范化工作的有序展开。

2.2管理方法的问题

在企业档案管理工作的规范化展开中，当前的管理方法过于落后，并没有将信息技术应用到其中，缺乏计算机管理系统的支持，没有就当前的企业档案信息进行备份，使得规范化工作在执行中达不到预期的目的，不能确保工作的高效性，不利于企业的长期发展。

2.3管理人员的问题

在企业档案管理工作的规范化实施过程中，管理人员起到了重要的作用，他们的能力水平是决定规范化工作应用效果的重要保障。但是就现阶段来说，管理人员在能力水平上有着一定的欠缺，没有经过系统的培训工作，对于企业档案管理工作的重视程度不够，没有严格执行规范化标准下的管理措施，導致企业档案的完整性和真实性受到一定的影响。

3、加强企业档案管理工作规范化实施的措施

3.1完善现有的档案管理机制

为了确保档案管理规范化的有效落实，强化对档案信息的合理利用，有关部门需要结合实际情况，对现有的档案管理机制进行完善，从不同的角度上增强它的防范机制。企业经营过程中必须从法律的角度高度重视企业档案规范化管理，加强档案管理组织体系建设，建立以经营层领导为主要领导，档案部门为核心，所有业务部门共同参与的档案工作体系，使企业档案管理工作适应企业发展新局面。对于集团型企业来说，还应该建立以资产为纽带的档案工作体系，实现对所属企业档案管理工作的监督指导。另外，还应该强化档案收集、档案存储等阶段的整体性，做好信息的有效传递和共通。

3.2加强档案管理的信息化建设

在科学技术的发展下，为了保证企业档案管理工作的规范化和有序性，有关部门可以将信息技术与档案管理整合到一起，通过数字化管理的方式，在计算机系统中建立网络管理体系，实现对于企业档案的数字化备份。针对档案管理工作实际制定符合企业经营实践的档案工作信息化发展规划，配备先进的管理软件和硬件系统，及时收集各种系统电子文件，建设电子阅览室、信息共享平台，实时高效管理。通过建立档案信息化平台，能够缩短检索与查阅时间，全面提升档案资料的利用率，优化完善电子档案内容，通过网络化、现代化方式提升档案管理效果，全面提高档案管理的信息化水平。

3.3提高管理人员的综合素质

在企业档案管理工作中，有关部门需要强化管理人员的能力和素质，提高他们对于企业档案管理工作的重视程度，对规范化管理的概念和作用进行深入的了解，为管理工作的落实提供保障。首先，需要为管理人员提供专业知识学习的平台，就档案管理工作中的技能以及理论进行学习，明确企业档案管理规范化工作展开中的重点和难点。其次，还应该将先进的理念和技术进行传授，尤其是针对数字化档案管理来说，需要对计算机系统等相关知识进行学习，熟练操作管理设备。此外，为了提高员工的积极性，还可以将奖惩措施应用到其中。

4、结语

综上所述，在企业档案管理工作中，规范化路径的实施有利于企业的未来发展，可以提高档案管理的效率和质量，有关人员需要就档案管理规范化实施中存在的问题进行分析，从而完善现有的档案管理机制，加强档案管理的信息化建设，提高管理人员的综合能力和素质，确保企业档案管理规范化可以充分发挥它的作用。

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