关于在新时代如何做好电子档案管理保密工作的建议

李晓东

摘要：档案涵盖各类事业发展的关键信息，因此加强保密管理甚为重要。档案管理工作中，新时代大数据背景下，档案管理工作受到高度重视;信息技术在给档案管理提供便利的同时，也给电子档案保密工作带来压力。本文就如何做好电子档案管理工作谈几点看法。

关键词：电子档案管理  保密

在大数据和信息化时代成为主流发展趋势的背景下，加强电子档案保密工作必须提上日程。电子档案，即以数字编码为主要方式将信息存储于磁盘、磁带和光介质之中，以数字代码序列完成网络传输，具有较强的机读性特征，面临的保密压力急剧增大。

大数据背景下电子档案管理面临的挑战

一是管理便捷与泄露风险并存。电子档案经压缩技术处理后，数据信息大幅压缩，传输速率快，便于查阅与调用。旦随着互联网的高速发展杂，数据信息极易遭黑客攻击或被窃取。倘若泄露，必然会给企业造成难以估量的损失。另外，电子档案的加密程度直接决定了数据信息的安全程度。由于技术方面的限制，增加了数据信息的安全隐患。

二是理念陈旧和保密意识薄弱。档案管理人员都具备应有的则热意识，能够做到习惯上的保密，对电子档案做到物理保密，即能做到设置密码、封存电脑。但信息时代背景下，网络环境已经出现开放化与数據信息共享化的局面，传统的保密方式已经无法适应新时代的需求。

二、大数据背景下加强档案管理保密工作的建议

“档案管理员有保护档案完整与安全的职责，做到档案保管完好、不因工作疏忽大意而使档案遗失或不丢失，不仅要保证档案实体安全，还要保证档案内容的安全。”在大数据背景下做好电子信息档案管理保密工作，作为档案管理人员和使用人员应该强化“三个意识”，做到“两个防范”。

强化“三个意识”，即强化电子档案管理人员的学习意识、法律意识和自律意识。

强化学习意识。要抓好保密教育，在日常工作过程中采用多种方式不断做好新时代新形势下电子档案保密工作意识和理念的普及与教育，使其在档案利用中严守既定规范和制度，准确把握自身需要承担的法律责任，严格要求自己，使其成为规范和约束管理人员行为的准则。

强化法律意识。要采取多种举措，强化法律常识宣传，引导使用者增强保密意识，增强法制观念，最大限度地避免电子档案信息泄露。电子档案信息的使用者也应充分了解和掌握档案使用及处理程序，熟练掌握电子档案保密及防护的有效途径。

强化自律意识。在档案保密工作中，档案管理人员作用十分重要，影响很大。在大数据背景下，作为档案管理人员尤其需要做好管理及保密监督工作，以自律促保密。作为档案管理人员，要在不断提升保密防范意识的同时，不断提升工作的缜密性，保证超高的职业素养和超强的业务能力，并不断强化风险防范，规范日常工作中的自身行为，坚决防止秘密信息可能出现的泄露。与之配套的是，作为相关单位，要依据法律制度的要求建立体系完善的奖惩机制，将保密工作渗透到管理工作全过程，做到无缝隙、零漏洞，全方位保障电子档案信息的安全。

做到“两个防范”，即做到制度防范和软硬件防范齐抓并重。

首先，建立体系完备的电子信息档案保密管理制度。在大数据、信息化背景下，以电子载体作为存储形式的档案已经成为所有企业和国家职能管理部门存储档案的主要形式。体系完善的制度可以保证保密工作的有序进行，也能够让工作人员增强警觉和内化责任。因此，作为单位的主要负责人和分管人员要督促相关人员立足工作实际，加强国家政策和制度的学习，在此基础上建立体系完善的电子信息档案保密机制，让所有人员都能明确要求，遵循规范。要建立细到骨子里的监督管理机制，确保把保密工作落到细处、实处。

其次，要配备完善档案保密管理工作必须的硬件。软件和硬件是构成计算机系统的两大核心要素，在任何一个环节出现数据录入错误、分级不合理和误删等操作失误等问题，都可能导致泄密。一方面，要配齐配好保密工作所必须的硬件设施。在档案管理过程中，如果某些电脑硬件设备存在“超期服役”的问题，必然会影响相关软件的运行质量和工作效率，也因而会导致数据的丢失、信息的泄露等严重问题。因此，必须按照高标准、严要求配好硬件设施，确保在硬件建设尚不出纰漏，为电子档案保密工作提供良好的运行环境。为保证硬件设施配齐配全配好，还要邀请第三方机构做好监督和配套监测工作，全方位、立体化保证档案信息安全。还要“采取物理隔离的方法将档案管理系统的内部网络与外网断开”[1]。另一方面，要根据形势发展要求和技术革新趋势持续做好软件建设，积极应用先进的网络安全技术。如必备的防火墙技术、点子加密技术、设置访问权限技术、备份技术等等，最大限度保障信息安全，确保不出问题。

总而言之，在大数据、信息化背景下，在互联网技术高速发展、网络环境持续开放的条件下，必须通过持续的努力，采取有效的措施，从细处、小处入手做好电子档案的保密工作，不断提升电子信息档案管理水平，给人们提供安心、贴心、舒心的服务。

参考文献：

【1】栾维亚.企业档案保密工作的几点思考[J].工作指导，2018（10）

【2】李欢.如何做好企业档案的保密工作[J].现代国企研究，2019（4）

【3】企业档案保密工作思考[J]. 中小企业管理与科技，2021（8）