高职院党政公文处理工作的思考

董林珏

摘   要： 新形势下，学校党政办公室作为党政公文处理工作的主要负责部门，承担公文流转、审核、督办等相关任务。如何提高办公室公文处理水平是重点和难点。本文基于提高高职院党政公文处理工作水平的重要意义，从处理工作现状、特点与不足出发，思考并提出相应的优化策略。

关键词： 高职院校   公文处理   现状分析

一、引言

《党政机关公文处理工作条例》（下文简称《条例》）第三条对党政公文作出了明确的定义，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具体特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题、报告、通报和交流情况等的重要工具。党政公文处理工作包括收文办理、发文办理、整理归档三大要素。本文从高校党政公文处理的现状和面临的问题出发，进一步剖析，提出建议和策略，推进高校党政公文处理工作的开展。

二、高校党政公文处理工作的现状与特点

（一）接收党政公文范围广，数量多。

高校作为基层党政机关单位，具有接收上级来文的职责。以南京科技职业学院为例，学校每年接收公文的机关单位包括中央部属级的中共中央办公厅和教育部，省级的江苏省委、江苏省教育厅，地市级的南京市委及江北新区管委会。表1是该校2010年—2019年接收的党政机关公文（包含涉密件）统计表。

表1

（二）党政公文接收渠道多，形式多样。

随着信息化时代的高速发展，公文管理的信息化建设与办公自动化的大力推广，在“互联网+”的背影下，公文的接收从单一的通过邮局或者机要局寄送发展到除传统的邮寄形式外，还包含传真文件、通过电子政务平台发送等。传统的公文均以纸质为载体进行流转，当今的党政公文已经转变为纸质公文与电子公文并存，并且在《“十三五”国家信息化规划》明确提出“推进党政机关电子公文系统安全可靠应用是重要任务之一”的背景下，党政机关公文以电子公文形式呈现将成为主导，在多媒体技术日益成熟的条件下，“多媒体文档”将很快应用到公文中。我校日常接收的公文除纸质文件外，还有江苏省委电子公文交换系统、江苏省委电子政务内网信息交换系统（涉密）和江蘇省教育系统公文交换平台三种渠道。

（三）电子公文格式不统一，稳定性不强。

现行的电子公文文件据统计格式大概有20余种，比如DOC、XML、PDF、JPEG等。南京科技职业技术学院接受的上级党政公文就包含AIP、DOC、PDF、JPGE等多种格式。电子公文信息必须依附于系统或者应用程序，一旦感染病毒或者其他技术问题时，可能公文就会被损坏。

（四）办公自动化给校内党政公文制发与流转带来变化。

高校同时具有向校内印发党政公文的职责。随着“无纸化办公”的普遍化，高校非涉密发文已经完全在办公系统里实现。电子公文系统将公文拟稿、办理、审核、签发、拟办、流转、归档等相关流程环节电子化，信息的载体发生了变化，信息的传播从纸质等有接触媒介转化为网络中传播的无形电子码流。校内党政公文的制发突破了时间与地域的限制，可通过个人电脑、手机、移动电子设备进行操作，在一定程度上提高了工作效率，保证了工作实效，同时无纸化办公节约了办公耗材。

三、高校党政公文处理工作面临的问题

（一）收文办理方面。

1.责任监督催办力度薄弱。

《条例》第六章第二十四条指出收文办理的主要程序包括接收、登记、初审、承办、传阅、催办及答复。高校党政办公室党政公文处理工作的顺利展开关系到学校管理工作的开展情况。收文办理过程中每一个环节都要落实到位，不允许出现过失与差错，否则会造成对上级单位制定的政策和部署的规范传达不到位，甚至会给学校正常党政工作带来损失。部分高校缺乏对收文办理工作的监督与管理制度，公文催办制度不健全，存在“安排了就等于落实了”的现象，对相关承办部门完成质量不进行监察，存在相关工作进度缓慢，或者已到完成期限，只能上报了事等现象，无法高质量完成上级交办的事宜。

2.主动办理意识缺乏。

高校各部门按照工作流程，将浏览工作事务流程作为第一任务，根据各自的职能职责，对涉及本部门的公文进行学习，提前做好工作思考，做好办理准备。但是个别部门仍然存在“等”的思想，尤其当文件涉及多部门共同完成时，不主动落实、等着牵头部门布置任务后才开始行动。

3.党政公文批示意见不具体。

南京科技职业技术学院在上级下达的党政公文流转过程中，需相关领导批示时，时常出现“请某某部门阅处”“请某某人阅处”，在批示中不提出具体要求，不细化任务，任务完成目标不明确，造成工作反馈不及时，完成质量得不到保障。

4.缺乏督办机制。

当单位领导批示了落实意见后，承办部门领导阅知签字后，公文即可归档，文件的运转告一段落。但是由于缺乏相应的规范和督办机制，缺少严格的相应的规范，对于批示意见是否落实到位，往往无人跟踪督办，造成办文和办事脱节的情况。

（二）发文办理方面。

1.公文起草不规范，部门审核不严谨。

《条例》第五章第十九条第三点提出公文起草应当做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表达准确和文字精练。高校公文的拟稿一般均由各职能部门起草后提交，各部门没有专职文书，经常存在公文提交质量不高，内容研究不深入，依照上级文件“依葫芦画瓢”，用词不严谨等现象，部门审批不认真，认为只要将初稿提交，后续工作就是校办公室的责任的想法。

2.公文种类使用不当。

《条例》及《江苏省党政公文党政机关公文处理工作条例实施细则》将公文种类分为十五种，在日常发文办理工作中，对公文种类概念模糊，将“请示”与“报告”混为一谈，根据行文习惯，错用“决定”。在《条例》第八章中规定：决定适用于政府机关对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。从《条例》中得知只有政府机关才有权限发布“决定”，高校作为基层机关单位，是不可以使用“决定”文种的。南京科技职业学院各类表彰均用“决定”文种，通报只用于批评错误，理解错误、混淆了“决定”与“通报”的定义。

3.党政公文混用。

在一些较大的单位，党委办公室和行政办公室公开办公，鸽子制发本系统的公文，但规模相对较小的单位往往党政合署办公，行文过程中就会面临党政公文在用纸、格式及文件种类等方面的区别对待。公文中的格式、标识位置出现不系统、不全面、不规范的情况，有损公文的庄重性和严肃性。

（三）党政公文办理工作认识不全面，工作人员得不到重视。

党政公文是指在组织管理工作中形成的规范性文件，具有一定的法律效力，是机关单位规范管理的有效手段和途径。高校党政公文主要起到传达高校领导政策和上级工作部署的作用，用于学校办公管理工作，服务于学校教学、科研等各个环节，保障高校各方面秩序顺畅，提高办公效率和执行力。高校往往更注重教学质量的提高和科研能力的提高，出现“重党政、钻科研、轻内勤、淡文书”的做法，认为党政公文处理工作就是简单的收发工作，没有技术含量，工作人员只是文件的操作者。在这样的情况下，文书人员在工作中缺乏“主人翁”意识，看不清自己，只会机械地完成日常工作，缺乏思考和创新精神，无法高效完成工作。

四、优化高校党政公文处理工作的策略

（一）提高政治思想理论高度，积淀政治修养。

行政公文处理工作对政治、思想性要求很高，没有较高的政治觉悟很难高质量完成该项工作。文秘人员要充分认识工作的重要性，意识到这是承办工作重要的依据和凭证。公文处理工作经常被认为一项简单的事务性工作。曾有人提出要发挥公文处理者的工匠精神。我认为这是一个片面的观点，只是工作技术层面的一种表现，没有体现出该项工作的战略性。公文处理工作要求站在较高的角度，以全面的视域处理公文。公文处理工作人员需要有“大格局、大思想、大气魄”，要与单位的规划发展同频共振。人们的固定思维是“以文辅政”，这是远远不够的，高质量的公文处理工作更可以起到促政、辅政作用。公文处理工作者需要不断自觉加强政治学习，提高政治站位，做好业务学习和培训，提高相关人员的业务素质。

（二）加强制度体系建设，理清公文处理工作流程。

完善的制度體系是任何工作顺利开展的基本保障，学校应该根据自身特点及发展情况，制定相应的党政公文处理制度，使工作有章可循、按章办事。我校于2019年重新制定了《南京科技职业学院公文处理办法（试行）》（下文简称《办法》），《办法》中第五章十八条和第六章二十一条分别规定了学校发文办理和收文办理的流程，细化步骤，规范流程。公文处理批阅实行首批负责制，首批人是负责文件落实的第一责任人。行政文件一般由行政主管力道首批，党内文件由党委书记首批。根基具体情况和工作需要，对党政联合发文、重要来文及业务关联单位重要文函应互批对方阅示或阅知。在公文处理过程中，办公室根据党政主要负责人的审批意见进行流转，主要领导应根据党政公文内容做出指导性批示，承办部门负责人签收后进行办理，明确责任主体、具体任务和完成时限，及时办理，相关部门要及时反馈落实情况。涉密文件由党委书记首批，再根据批示传阅办理。

（三）明确公文处理职能。

党政公文处理具有连贯性和紧凑性的特点，为了保证工作高质量开展，必须细化工作，将每个环节详细说明，将公文处理工作落实到人。党政公文在送至党政主要负责人审批、签发之前，要由办公室审核，把好公文的入口关，坚持“一个公文入口”，

1.收文办理方面。

由专人签收、登记、建立台账，才能避免公文的“体外循环”。要做好这一点，各相关部门应配备兼职文书，负责将参加会议或者活动由校外带回来的文件、讲话、纸质资料交由校党政办公室登记，由办公室根据相关规定负责进行流转、传达。

2.发文办理方面。

严把行文关，把好政治关。校内发文在签发前，首先应由拟稿部门负责人初步审阅，审阅的内容包括行文内容是否正确、格式是否正确。《办法》第三章规范了发文格式，规范的发文格式可以很好地形成统一输出管理，方便各相关职能部门进行阅读，提高工作效率。再由党政办公室主任审核，审核的内容包括是否需要行文、行文文体是否正确。在制发前，党政办公室文书应该确保发文程序规范、完整，是否有签发人，附件材料是否准确、规范等。

（四）实行公文督办催办工作，量化考核，提高公文处理效率。

党政公文具有时效性，党政公文处理工作具有及时性的特点。一直推行的“马上就办”是公文及时处理速度和效率一种体现，意味着责任和担当。在实际工作中，公文处理人员应该根据公文具体内容的要求，对文件进行分类，规定办理时间。校领导应每天登录校办公系统，及时签收、办理各类公文，明确公文责任，掌握落实情况，各职能部门负责人每天至少登录一次系统，及时签收主管院领导下达的各项公文办理任务，按照公文要求及主管领导批示，高质量完成落实，及时反馈落实情况。对于涉及上级单位布置的重要任务、学校重点事项、领带做重点批示的公文进行流程督办跟踪。及时与相关部门沟通、协调，及时向领导反馈，随时跟进公文办理流程跟踪，加大督查力度，以督办促进提高公文办理效率。学校应将各职能部门发文质量、收文速度、任务落实情况等列入年底目标考核中，加大全校对公文工作的重视，以考核促提高。

催办的公文要讲究方式方法，阅文领导无法及时阅看时，比如非密级别的文件可以复印后下发阅办，也可以电话请示确保不耽误不延误，催办对象为领导时，利用公文传阅的机会询问上次的情况，及时跟进，及时反馈。

（五）利用数据库，提高公文处理水平和工作效率。

利用数据库进行来文登记，科学录入相关信息，夯实公文处理基础，利用公文处理系统或者组建公文管理数据库对公文进行科学的处理和翔实的记录，不管纪要、邮寄、会议还是其他收文，将时间、印制、录入编号、紧急程度、发文单位等相关信息全部录入系统，节省工作量，优化文件处理效率，大大提高检索和处理速度，为文档一体化奠定基础。

（六）加大电子信息化建设，加快学校数字化进程，做好归档工作。

在信息化高速发展的背景下，继续推行“无纸化”办公，完善电子公文网络传输体系，实现网络传输内外、横纵畅通，不受时间、地点限制对公文进行流转、签批、会签。在全校范围内继续普及电子政务系统的应用，实现校内党政公文电子化管理，优化网上办理流程，合理简化办文环节。我校现在电子不涉密公文实行“双套存档”，首先电子公文管理部门与电子公文归档部门应当共同制定电子公文归档办法，合作完成电子文件的管理及歸档。其次，加大数字档案室的创建投入。我校档案工作并没有真正做到“数字化”，自动化办公系统没有与我校电子档案系统对接，在存档过程中，需要将纸质文件扫面成电子文件后再归档，降低工作效率。在电子公文存档过程中通过相应技术手段，保证安全性和真实性，同时对传统纸质文件加快数字化转化进程，为规范电子公文管理奠定基础。

（七）注重相关人员专业学习，提高整体素质。

校党政办公室牵头，组织各职能部门相关工作人员（行文拟稿人、收文办理人）进行业务专业知识培训，认真学习《党政机关公文处理工作条例》《江苏省党政机关公文处理工作实施细则》《电子公文文件管理要求》和《电子公文归档管理暂行办法》等相关条例文件，邀请校外专家来校开展讲座，熟练掌握各种文种的使用，理清行文关系，明了行文格式，同时强化公文处理工作的服务与实效意识，提高工作质量。

五、结语

党政公文处理是一项基础性、长期性和系统性的工作，主要用于高职院办公管理工作，服务于行政、教学、科研等各个环节，提高办公效率和学校党政执行力，节约办公成本。学校必须不断完善公文处理制度，完善处理流程，重视公文督办、归档，加强信息化建设，运用好自动化办公系统，加大工作人员培训力度，提高认识，克服难题，加速发展我校党政公文处理工作，助推我校高质量发展。

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