基于数字化校园背景简析高校档案集中管理要点

赵淑英

【摘  要】高校档案是一个高校历史见证的凭证，同时也是对高校发展进行研究的重要资源，对于高校发展是极为重要的。基于数字化校园背景，高校在日常生活中产生了大量的电子版档案，需要专门的高校档案管理部门进行整理，分类，保存，利用和管理。所以，如果要确保高校档案管理的质量，势必要摆脱传统的档案管理模式，创新高校档案管理模式，加速推进高校的档案信息化管理。

【关键词】数字化校园;高校档案;管理要点

1.数字化校园对高校档案管理的积极影响

1.1数字化校园的建设提高了高校管理效率

在数字化校园的背景下，高校管理信息化稳步推进，档案管理也毫不例外。现在的档案管理不再是用一个图书馆般大的房间，用书柜对各类档案进行分类，全部由人工进行操作;而是通过网络技术的运用，将高校的档案存入电子档，档案管理者只需要通过电脑便可以对档案进行分类与整理，不仅节省了时间成本，更节约了人力资源。信息化档案管理其实表现在两方面：一方面由传统的人工管理记录模式向电子化管理转变，提高了档案管理的效率;另一方面是数字化校园背景下高校档案管理模式发生了根本变化，不再需要大量的储存空间，同时还减少了外界不可控的因素，保证了档案的安全管理。通过这样的信息化管理，能够对档案文字快速提取，大大提高了档案的利用率。

1.2数字化校园推动了高校档案事业的发展

档案管理是校园组织管理工作中的重要组成部分，数字化校园从根本上推动了档案事业的发展。一方面，通过数字化校园，学校各个部门的信息能够实现互通，在出现新情况的第一时间便可以进行交流，快速地对问题进行处理与解决，不仅加强了各部门之间的联系，还提高了各部门的办事效率与准确度，实现了档案工作的数字化和网络化;另一方面，因为数字化校园，学校就会引进高科技技术产品，而这些产品也就确保了学校档案管理的质量，从而推动了高校档案事业的发展。

1.3数字化校园推动变革高校档案管理模式

数字化校园的建设，也就是从传统的管理模式中走出来，向新颖的科学管理模式转变。科学合理的档案管理模式能够提升学校档案管理的效率，更好的学校档案资源进行分类整理，促进高校档案事业的发展。在此背景下，校园档案管理实现了信息化和网络化，利用校园网建立档案管理信息系统，将校园推动走入了高科技的新时代。这样，信息化网络技术应用的更为广泛，信息化管理模式也将会走入更多的企业和组织，不仅推动了科学技术的发展，也大大提升了社会资源的利用率，使信息化管理模式走入大众的视野。

2.校园数字化背景下高校档案集中管理要点

2.1高校档案管理模式的选择

虽然校园数字化已经在实施建设中，但很多高校对于档案管理的模式仍然比较模糊，没有确定的规章制度与管理措施，以至于产生了文件分类不到位，文件不齐全等问题。所以，为了更好地推进高校档案管理工作，必须对高校档案管理模式进行严苛的选择，结合高校自身的管理模式和实际情况，寻找并建立属于自己高校的档案管理模式。有些学校已经对比进行了尝试，主要有三种类型：一、文件生成机构管理模式：电子档案由高校各个部门等生成机构保管，各个部门成立自己的档案管理机构，并按照档案管理的法律法规和相关政策要求，制定相应的管理办法，然后将生成的数字档案保存到档案数据库中。这种模式程序较为复杂，输出的档案部门较多，且对各个部门的要求很高，此外，对设施配件的质量要求也很高，不仅难度大，而且成本高，很难达到要求。二、档案管理机构保管模式：高校档案管理机构对高校各个部门生成的档案进行筛选和鉴别，然后将符合标准的档案进行分类整理，保存。这类管理模式，一般高校会有专门的档案管理机构负责，并且在上级领导指导下，制定合理的管理方法。三、联合管理模式：需要学校各个部门的共同参与，文件生成机构遵循档案管理机构制定的管理方法和相关制度，将有价值的档案上传的档案数据库，而档案管理机构则负责档案后期的运营和维护，以及档案资源的利用。相比较前面两种模式而言，这种模式充分利用了两者的优势，是一般高校都会采用的办法，不仅全校各个部门都参与到档案管理工作中，且运营效率高，可行性强。

2.2高校档案管理模式转变的途径与措施

在校园数字化的背景下，高校的档案管理模式转型升级已经成为势在必行的一步，在这过程中就必须注重结合档案管理的实际需要，明确档案管理模式的途径与措施。首先是明确高校档案管理模式转变的途径：提升高校档案信息化程度，将档案管理系统与高校数字化进行有效的对接，将网络技术运用到档案管理工作中去，大力提升高校档案管理的信息化水平，完善高校档案管理信息化系统;优化档案管理流程，使档案收集，分类，整理，储存，后续开发同步进行，达到最大化的使用效率;加强高校档案信息来源建设，加大档案信息的收集范围，可以将纸质版的资源转化为电子版，将口头版的资源转为电子版，以及学校里的教学成果和教学方法数字化;另外要重视到档案信息库的后续开发，配齐所有的高素质专业人才，结合高校的教学要求，形成新的教学资源;要加强档案管理制度，加大对专业人才的培养力度，招收专业人才，将档案管理制度充分落实到位;最后，要加强档案管理工作人员的审核，要物尽其用，人尽其才，充分发挥人的作用和价值。推动数字化档案管理模式变革，促进高校档案管理事业的发展。

2.3高校档案管理的理念和创新

虽然校园数字化已经提上了日程，但是不存在很多人仍然有传统的档案管理思想，管理思想观念落后，管理创新意识不强。另外，还有些高校的管理手段仍然比较落后，管理手段有待进一步加强。所以，要构建高校档案管理服务创新体系，让在校生或者其他教职员工对高校档案管理系统的不同需求以及当前信息管理系统所存在的问题提出指导性的意见，并对档案管理工作人员，档案管理体系，档案管理制度，人事档案管理等给出相应的评价，从而根据实际需要对档案管理信息系统进行创新与改变。另外，要在思想上灌输新理念，打破固有的传统管理思想，为校园数字化拓宽基础，推动高校档案管理模式的创新与应用。

3.总结

在校园数字化背景下，高校档案管理模式得到了重大的变革，高校档案管理的效率越来越高，不仅很大程度上节省了时间成本，还节省了很多人力成本与占地成本，极大地推动了高校档案管理事业的发展。在推进高校档案管理信息系统的同时，不仅要注重网络技术的充分运用，还要从学校自身的实际需求出发，响应大多数人的需求，还要重视全校各个部门的充分参与，将档案管理落实到校园的每个角落，以确保高校档案的质量和保存力度。总而言之，基于校园数字化，高校的档案管理工作进行的很好，高校档案事业也在不断发展着，这对于一个高校来说无疑是极好的创新。

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