文件材料的平时收集在档案管理工作中的作用探讨

张晓

摘  要：该文主要针对文件材料的平时收集在档案管理工作中的作用展开深入研究，先阐述了文件材料收集工作的重要性，如其是开展各项工作最真实的记录、是提高档案质量的重要前提、可反映单位的管理水平、作为考察干部工作的一个参考等。然后该文又提出了几点切实可行的措施，如工作人员必须要端正正确的工作态度、收集好处理完毕的文件资料、主动从文件材料形成部门工作中收集、各部门之间需要积极进行配合、通过网络信息化手段来收集加工有限资源。通过以上的措施，使得工作人员意识到文件材料收集的重要性，为文件材料的完整性提供重要保障，使得档案整理效率获得提高。

关键词：文件材料  平时收集  档案管理工作  作用

中图分类号：G271           文献标识码：A             文章编号：1672-3791（2021）02（c）-0110-03

Discussion on the Role of Document Collection in Archives Management

ZHANG Xiao

（China Railway 18th Bureau No.4 Engineering Co.， Ltd.， Tianjin， 300300 China）

Abstract： This paper mainly focuses on the in-depth study of the role of the usual collection of document materials in the archives management work. First， it expounds the importance of the collection of document materials， such as the most authentic record of various work， the important premise of improving the quality of archives， reflecting the management level of the unit， as a reference for investigating the work of cadres， and so on， and then puts forward some suggestions and practical measures， such as the staff must correct the working attitude， collect the processed documents and materials， actively collect from the work of the document forming department， actively cooperate with each department， and collect the processing limited resources by means of network information， make the staff aware of the importance of document collection. Through the above measures to provide an important guarantee for the integrity of documents and materials， and improve the efficiency of file collation.

Key Words： Documents and materials; Peacetime collection; Archives management; Role

對于机关和企业的档案部门来说，每年都要收集和整理以及归档上年度的文件材料。但是在实际整理和归档这些文件材料的过程中，发现了有的材料还存在一定的问题，如文件材料内容不够完整，而且有的文件材料办理完毕之后，其收集不够及时就进行了保存，一定程度上，这直接关系到档案工作的进度，这对档案整理和归档工作会产生直接的影响。基于此，必须要注重平时收集文件材料的作用。

1  文件材料收集工作的重要性

1.1 开展各项工作最真实的记录

文件材料形成在各项工作中，记载了各种工作的起因和结果，其中这也是经验和教训动力阻碍的所在。为了将某项工作落实到位并做好，必须要进行计划和组织，适当地进行调控并总结。在这一环节中，必然形成大量的文件材料，而且还具有一定的保存价值。例如：对于企业来说，其重大机构改革调整和大型技术改造项目等方面都可形成专门的文件材料。为了更好地回顾和总结这项工作，还要对此文件材料进行收集和整理，并在其中总结相应的经验。如果一个企业每年的工作没有痕迹留下，那么这从某种程度上来看，会直接影响到企业的发展。

1.2 提高档案质量的重要前提

企业在工作和生产经营的过程中的建设形成的大量文件材料，主要就是对以上过程真实记录，而且还能起到凭证的作用，为以后各项工作的开展提供一定参考。文件材料的档案转化需要进行鉴定和筛选，如果文件材料收集的不够齐全的话，所鉴定和筛选出来文件很难保证有一定价值，进而也不能为档案的质量提供重要保障，直接影响到其利用的效率。基于此，为了确保档案的质量，为了将文件收集工作做好，必须要从“数量齐全”入手，而且应当作为确保档案质量的前提条件。

在办公自动化系统不断普及的今天，企业文件收集的对象不仅包括纸质档案，还有电子档案和实物档案等。而且在现代化管理制度下，对于档案收集工作来说，也增加了一些内容，为其收集和整合工作提供了更多的空间。在收集齐全文件后，还要对文件进行鉴定和筛选，转化为档案，以上这些工作流程为企业留下来珍贵的财富。

1.3 可反映单位的管理水平

对于文件材料收集归档工作来说，从侧面上来看，可以直接反映出单位的管理水平。管理水平高的单位，其宏观方面，应是相关步骤运转正常，如决策、计划、实施和调整等;其微观上，应是规章制度具有一定的执行性，人员合理分配，工作有秩序化，而且在每项工作中，都能形成完整文件资料。而如果单位管理水平比较薄弱的话，由于在各个方面要求得不够严格，所形成的文件很容易存在一定的缺陷，每年的文件材料归档工作也只是流于形式，收到的文件保存价值不大。基于此，档案工作与单位管理水平有直接的关系。

1.4 作为考察干部工作的一个参考

一个合格的领导对部署的相关工作在实际考察的过程中，不仅要听本人对各项工作汇报情况，还要注重部署在平常工作中其文件材料的形成。一个有作为的干部不仅要具有一定审时度势的能力，在工作中要有创见、有计划和安排，还应具备一个重要的工作能力，就是能形成文件材料，特别是数量齐全并且有价值的材料，还能够对材料进行整理和保存。所以，对于一个领导干部来说，在工作中，如果认为文件资料没有保存的意义，这就说明此部门工作一直缺乏有效的管理。基于此，收集的企业文件材料可从某种程度上来看，能将一个干部的工作业绩充分反映出来。

2  文件材料的平时收集在档案管理工作中的作用

2.1 提高对企业文件材料收集工作的认识

企业文件材料能充分反映出企业整体活动，作为此活动记载的原始记录。与此同时，在企业中心工作中，企业文件材料作为重要依据，是维护企业权益的证据，还是企业经济效益提升的前提。而且在企业档案的建设方面，文件材料的收集工作作为主要的来源。基于此，还要加大宣传力度，针对《档案法》《企业档案管理规定》展开相应的宣传，让企业意识到企业文件材料收集工作的重要性，并给予高度重视，使得企业领导对企业文件资料收集工作原有的想法有所改变，进而针对企业文件材料收集展开工作，并明确此工作的责任[1]。并通过一定的宣传来提高领导和相关人员对档案的意识，在实际行动中进行落实，并对文件材料收集工作严抓。与此同时，归档这项工作具有一定的综合性，还要使领导和工作人员认识到，这项工作不只是企业档案部门的事情，只有企业内部各职能部门合理地进行分工，对文件材料归档做出一定的规定，才能将归档工作落实到位。

2.2 工作人员必须要端正正确的工作态度

在平常工作中，对于单位办公室而言，承担着文字材料的相关任务，如起草任务、打印任务和装订任务以及下发任务。当印刷完文件材料之后，从工作人员的角度上来看，就需要及时来筛选文件材料，来收集需要归档的文件材料，进而来留存，还为来年对上年度文件材料归档带来了便利，促使其更好地利用[2]。如果收集得不够及时，在实际归档时，很容易发生遗忘，难以快速将其找到，但如果现查现找的话，不仅仅消耗时间，还消耗精力，这从某种程度上来看，直接关系到文件材料的整理和归档。基于此，工作人员在平时工作的过程中，一定要端正正确的态度，做到工作的仔细化和细致化，进而确保文件收集工作顺利完成。

2.3 收集好处理完毕的文件资料

单位的办公室每天都需要签收和批办以及传阅文件资料，对于这些文件材料来说，其处理完以后，还需要进行保存，而且此保存工作由办公室来负责。从办公室工作人员的角度上来看，要具有一定的责任意识，要从处理完的文件材料入手，来开展筛选工作，哪部分材料需要日常进行保管，哪些材料来年要整理，都需要将其区分开，保管好，注重文件材料的完整，为能有效处理好文件材料提供重要保障，确保此文件材料的完整性[3]。基于此，在档案整理和归档工作中，文件材料收集齐全化起着重要的作用。

2.4 主动从文件材料形成部门工作中收集

对于文件材料收集工作来说，不仅仅局限于从办公室文印工作入手展开文件材料的获取和收集，还应与各部门日常业务工作进行沟通，才能更好地获得第一手材料。通常情况下，在实际工作中，其文件材料的形成主要根据所开展的业务工作，与单位大局有一定联系。从办公室工作人员的角度上来看，在平时与业务部门沟通和交往时，要多进行观察，进而发现归档文件材料，尤其是重要的材料，对于各部门人员进行交流，与各部门之间要得到支持，尽量在多种渠道下，从各个部门入手来收集，针对缺失的文件材料，还能更好地完善和补充。由此可以看出，在档案整理和归档工作中，其获取材料方面，从文件材料形成部门入手来收集材料是最重要環节[4]。

2.5 各部门之间需要积极进行配合

对于每个单位来说，在实际工作中，针对所形成的文件资料，除了注重随办随归之外，与此同时，还需要各个部门之间的相互配合。可以和基层工作者进行沟通，使得他们对工作开展的情况能给予充分了解，进而意识到档案工作的重要性，更好地理解文件收集工作，并给予高度重视。在实际工作中，各部门才可以提炼出有价值性数据，进而在经过一定加工作为档案资料，并移交给单位的档案部门，做到资料移交的及时化。只有各部门相互配合下，才能确保文件材料收集工作，对此工作提供重要保障[5]。

2.6 通过网络信息化手段来收集加工有限资源

在当今社会，随着网络信息化的不断发展，对于办公室的办公，也逐步实现了无纸化办公，从单位内部各个部门来说，在信息化平台下，其资源可实现共享，一定程度上为材料收集工作带来了便利。在信息化时代背景下，相关工作人员可利用现代化技术手段，来收集大量信息资料，并开展整理工作，再进一步加工信息资料，进而作为可利用的文件材料，使得文件材料收集的渠道变得更加丰富化[6]。

2.7 规范单位文件材料整理

企业文件材料应由企业文件材料形成部门负责，进而来按照归档相关要求下，来整理立卷和装订成册以及编制目录等。具体来说，在整理企业文件资料时，归档单位应当以件为单位来装订和分类以及排列等;其中在整理企业科技文件材料时，需要按照科学技术档案卷构成的要求，进而按部件和结构以及阶段下，来对产品和科研课题以及基建项目等分别进行组卷。并将产品和科研课题以及基建项目等管理文件也列入其中;在整理会计文件材料时，要按照《会计档案管理办法》，尤其会计凭证，在实际整体时，要按月来整理，并装订成册。到了年终应将每个月和季度的会计报表合并，并装订成册。其中文字分析单独装订成册为年度财务报告主要内容[7]。

3  结语

总而言之，在对文件资料在开展收集工作时，只有意识到材料收集工作的重要性，在平常工作中才能做到随时收集和整理，养成良好的习惯。这样以来每个单位的档案部门在整理和归档文件材料时，才能确保文件材料的完整性，使得材料保持连贯，促使档案整理和归档工作效果获得提升，进一步推进企业的发展。

参考文献

[1] 聂上博.个人数字档案管理研究[D].湘潭大学，2020.

[2] 吴永红.浅析企业文件材料收集归档质量控制策略[J].机电兵船档案，2017（1）：30-32.

[3] 卜娟娟.文件材料的平时收集在档案管理工作中的作用[J].办公室业务，2017（22）：115.

[4] 李晓鹤.怎样做好档案管理中的材料收集工作[J].常州教育学院学报，2018（3）：29-30.

[5] 季敏芳.企业如何搞好文件材料收集工作[J].机电兵船档案，2019（4）：22-24.

[6] 刘萍萍.如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2019（10）：139.

[7] 刘艾婧.高校校友档案形成与管理研究[D].天津师范大学，2018.