高等院校管理中借助信息技术提高档案管理效率的途径

高淑琴

[摘要]档案管理是高等院校行政管理中重要组成部分。随着信息技术在高校各方面工作中的广泛应用，越来越多的教职工看到了信息技术为其工作带来的便利性，将相关技术作为得力助手，这促使信息技术同样在档案管理工作中得到了应用，实现了档案信息化管理模式的应用发展。通过信息技术在档案管理中的应用，改变了过去传统手工操作的管理方式，有效提高了这项管理工作的效率，由此可见实施档案信息化管理手段的重要性和必要性。

[关键词]高等院校；信息技术；档案管理；提高途径

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章編号：1674-1722（2021）08-0077-02

高等院校档案记载着高校在各方面发展的信息，为院校教育教学、科学研究等工作领域的发展提供了重要的信息支持，加强档案管理工作能够对高校各方面工作的有序开展起到重要的作用，由此可见做好档案管理工作的重要性。在以往的高等院校档案管理工作中管理模式多是以传统手工操作方式为主，而现在传统的档案管理方式被信息化管理方式所取代，信息技术在高校档案管理工作中发挥了重要作用，为高校可持续发展提供了重要的信息支持。

一、推进高等院校档案信息化管理的客观基础

（一）社会发展基础

高等院校档案信息化管理是信息化市场发展的结果，也是高校基础设施及管理体系与时俱进发展的要求，在不断发展进步中办公室事务处理越加呈现出自动化的特点，并加快了发展进程，这是对现代科学技术发展应用的重要反映[1]。在这样的背景下高等院校档案管理工作应该跟得上时代发展步伐，要对传统纸质档案手工操作方式进行变革，加快档案管理信息化建设的步伐，提升档案管理效率和水平，进而推进高等院校的可持续发展。

（二）档案管理基础

高等院校在开展档案管理工作中信息化建设管理是档案管理和现代信息网络技术相结合的重要体现，是智能化档案管理体系的重要组成部分，是取代传统纸质档案手工操作管理方式的重要体现。高校在完成信息化档案建设之后可利用管理系统来开展档案管理工作，这使得管理人员的角色发生了改变，档案的搜集整理、统计存储周期被缩短，这对改革创新档案管理工作具有促进作用。

（三）档案服务基础

高等院校档案信息化管理对信息服务这项职能具有强化作用，是将基础公共信息提供给信息化社会的需要，高校要将真实数据用于各领域研究工作当中，使档案信息共享性得以实现，为信息化发展提供重要的支撑。在高等院校自身发展层面上来看信息化建设能够使档案信息更加真实，更具实效性，使对信息的收集更加及时，为发展战略与管理决策的制定实施奠定了信息基础。与此同时通过现代管理手段能够将档案信息利用率提高上来，这对信息服务范围具有拓展作用[2]。

二、借助信息技术提高高等院校档案管理效率的重要意义

高等院校档案信息是对教育教学、科学研究活动及教职人员、学生情况的重要反映，是对学科领域最前沿动态的反映，不管是对高校自身，还是对师生发展都起到了重要作用。在国家档案体系中高校档案是重要的组成部分，对于国家经济和文化等方面的建设都具有必不可少的作用。新时代背景下高校自身得到了快速的发展，规模迅速扩大，这促进了档案数量的增加，但这也使得档案信息工作量和管理难度都在加大。

在收集和整理、保存档案过程中需要很多人员的参与，也会使用到很多物质资源，造成工作效率较低下，而且信息很容易出现错误，使其信息质量受到影响，另外在后期管理中还会投入很多资源，导致资源的浪费。信息技术的应用能够提高档案管理工作的效率和质量。信息技术在高等院校档案管理工作实践中的应用能够促进档案管理信息化方式的实现，这对以上问题和不足的地方具有缓解作用，对档案管理任务量和工作难度也具有降低作用，能够将管理效率和质量提高上来，避免出现错误的信息。档案信息化管理还能够使高校各方资源得到优化配置，有利于改变档案载体形式，在这样的变化影响下传统档案管理在环境上发生了变革，档案存储空间大为缩小，也使得对档案信息的查询检索速度越来越快，为开发利用其信息提供了很大的方便，管理系统的应用使各工作环节更高效，使管理效率和质量的提升更加明显。

三、借助信息技术提高高等院校档案管理效率的途径

（一）提高档案信息化管理意识

在现代科技的快速发展和大力支持之下政府部门、事业单位相继实现了档案工作的自动化管理，在信息技术支撑下现代档案管理工作无论从思想层面上，还是从管理方式层面上对过去档案管理来说都是一种冲击，这是一种变革创新的体现。在此背景下高等院校档案管理工作人员应该认识到信息技术在高校相关管理工作中的应用意义，认识到管理效率提升的作用，从而对这项管理工作进行完善。高等院校档案管理包括很多工作内容，这项管理工作的水平对高校发展具有深刻的影响。在档案管理工作中运用信息技术能够对烦琐的信息内容进行有效的处理，在使管理质量得以保证的前提下避免了更多的人力和物力、财力的投入，对此高校要让这项信息化管理工作成为学校总体发展战略规划的重要内容，引导各部门职工树立档案管理工作意识，借助多样化的宣传方式提高管理人员的工作意识，开展多种活动让更多的员工认识到信息化档案管理工作的重要性；学校要为决策层主动提供档案信息，对高层领导的档案管理意识进行深化，并将这项管理工作纳入个人绩效考核体系之中[3]。

（二）完善信息化设施设备

加强信息化管理需要对信息化基础设施进行完善，要对档案库房保存环境进行优化，从而为资料保存与信息设施设备的管理创造良好的环境。要根据管理标准来改造现有的库房设备，合理把控库房的温湿度，以免破坏到信息化设备；也要对网络机房等设施建设进行完善，对网络环境进行优化，相关人员应该采取措施解决布线混乱等问题，如整合优化布线系统，在硬件配置上加大投入，对消防设施进行完善。

（三）加强对数据库的建设

数据库在高等院校信息化建设管理中占有重要位置，一直影响着档案管理工作质量。在新时期对于建设相关管理系统数据库需要以国际标准为依据，调动一切力量开展数据库建设工作，对信息数据和多媒体数据库进行打造，丰富存储资源，从而为档案信息化管理提供支持。

（四）对信息安全保障体系进行完善

在开展高等院校档案信息化管理工作中一个关键问题是要对安全保障体系进行打造，从实际发展角度来看档案信息所具有的特征比较特殊，主要表现为有些信息可以公开，有些不允许公开，针对这个情况要区别对待不同的信息。在对档案信息进行管理中要考虑到网络会遭到哪些不利因素的威胁，为了有效管理档案信息需要对安全的环境进行营造，将安全保障系统引入进来，并采取有效的应对措施。

（五）对相关工作岗位人才队伍进行优化

管理人员的素质对高等院校档案管理工作具有直接影响。为加强档案信息化管理、提升管理效果，需要打造高素质人才队伍。首先，可对人才进行直接培养，充分发挥在师资力量和科研水平上的优势，利用这个优势加强相关学科建设，对档案管理专业人才进行培养；其次，注重管理人员综合素质的提升，借助继续教育和讲座、培训这些形式向管理人员传授档案管理相关知识，对其管理人员知识结构进行完善；最后，要对管理人员的业务表现进行考核，确保考核结果与工资待遇两者能够紧密结合，从而激发管理人员参与档案信息化管理工作的积极性。

四、结语

从上面的内容能够看出，信息技术在高等院校档案管理工作中发挥了重要作用。这让更多的人看到了高校及其他单位机构档案管理工作的发展趋势，也让各高校看到了在推进档案信息化管理发展上所要承担的任务。因此，加强高等院校档案信息化管理，提高管理效率和质量，需要各高校提高档案管理部门相关职工的信息化建设管理意识，树立科學的工作意识；完善信息化设施设备，对管理环境进行优化；对数据库进行完善，对安全保障体系进行打造，对档案管理相关人才队伍进行优化，提高专业人才综合素质。

参考文献：

[1]吴娟.高校档案管理规范化建设的实现路径探索[J].产业创新研究，2020（20）：193-194.

[2]蒋丽林.浅谈信息时代高校档案管理人才队伍建设新要求[J].兰台内外，2020（32）：34-36.

[3]何小萍.高校新校区基建档案管理的问题和对策[J].城建档案，2020（10）：78-79.