企业档案材料资源开发利用效率的提升路径

张立萍

海南省三亚市烟草专卖局

现阶段，档案开发利用工作受到了越来越多的关注与重视，作为企业经营管理活动形成的客观材料，档案材料资源对企业未来的发展表现出非常大的价值与作用。互联网时代的来临也让企业档案的价值得以进一步挖掘，唯有真正从思想认识上重视档案开发利用工作，才可以让档案真正成为企业发展的重要助推力量。

一、企业档案材料资源开发利用的重要意义

第一，基于企业经营决策的角度而言。促进档案材料资源开发利用效率的提升能够确保企业经营管理水平的提升。在各项经营活动过程中，管理人员进行决策时必须要参考大量信息资料，档案材料属于其中非常重要的内容，企业管理者能够借助于档案材料来全面掌握企业的发展历程，能够对企业未来的经营目标予以准确把控。通过对档案资源的有效开发利用，可以给企业管理人员进行各项决策带来充分依据，确保企业战略发展目标和发展规划的科学性。第二，档案资源的开发利用有助于促进企业文化建设工作。企业所参与的各项经营活动，在发展过程中的相关情况都被客观记录于档案材料之内，从而形成了企业知识体系，对文化建设工作带来有力支持。现代企业要得以持续健康发展必须要依靠优秀的企业文化作为基础，档案资源的开发利用有助于企业文化的形成与完善，促进企业市场竞争力的提升。第三，档案资源开发利用效率的提升可以在很大程度上促进企业经济效益的提高。档案材料中囊括了方方面面的内容，可以真正反映出企业的现实情况，深入推进档案资源的开发利用，可以为投标竞标、科研生产等各项工作带来更多支持，促进企业经营管理水平的不断提升，内控管理机制的日益完善。能够看出，档案资源开发利用工作对企业未来的持续健康发展表现出非常重要的意义[1]。

二、企业档案材料资源开发利用效率的提升路径

（一）明确开发利用方向

档案材料资源的开发利用工作必须要依靠更加完善的开发利用服务机制，应当结合企业经营发展的实际情况，紧紧抓住档案开发利用工作重点，明确工作目标和开发利用方向，主动探寻新的出路。如借助于档案资源开发利用来促进企业经营效益提升，为企业经营管理服务作为主要目标，基于档案信息化建设，推动档案资源开发利用的创新与转型，另外依托于网络建设、优化创新和流程再造等活动来探索档案开发利用的新渠道。现阶段已经有越来越多的企业开始重视档案资源的开发利用工作，也相继取得了显著成绩，利用现代化技术来推进构建档案管理+开发利用+档案服务的一体化工作模式，该模式的构建不但能够能够助力企业档案管理科学化水平的提升，还可以对数字化档案信息资源予以标准化、规范化收集归档，确保档案材料资源可以更加完整地保存下来，为档案开发利用工作打下坚实基础。

（二）强化主动服务意识

企业档案管理工作人员必须要强化主动服务意识，真正挖掘出档案资源的开发利用价值，为企业各项经营管理活动服务。我们知道，过去的档案管理模式难以适应新形势下企业发展的需求，因此应当尽快把档案开发利用工作的重心放在服务上。一是应当不断提升服务意识，真正做到档案开发利用工作支持企业经营管理决策，服务各部门各岗位，面向基层一线，要能够做到企业需要什么，档案就可以带来什么，促进档案资源有效传输与共享，为管理决策、生产经营带来更大的保障和更优质的服务；二是要积极朝着信息化服务迈进，转变传统意义上的纸质档案管理服务模式，依托于云计算、大数据等相关技术，对企业档案资源实施数字化转型与大数据分析，推动档案管理的创新与转型；三是应当积极提供主动服务，转变过去那种被动式服务，档案管理人员应当主动和企业各部门进行沟通联系，了解其实际需求，为他们带来更加主动的服务，不断扩展档案开发利用的广度与深度，促进档案服务效率的不断提高[2]。

（三）优化档案开发方式

首先，打造多元化档案材料收集平台。过去在企业档案管理工作中，档案材料资源的获取渠道较为有限，互联网的飞速发展让信息技术在企业经营管理的各个环节得以普及应用，数字化文件的接收与管理逐渐演变为常态。基于档案管理的角度着手，打造档案信息收集平台，对企业在参与各项经营活动过程中形成的信息数据予以全面收集整理并实现自动归档，能够有效处理好档案资源分散的问题。其次，应当不断创新档案材料资源开发利用方式，借助于信息技术和网络技术，促进企业档案材料资源的有效传输和共享，在很大程度上提升档案材料的开发利用效率。另外依靠大数据技术对用户档案需求展开深入分析，掌握档案利用规律，指导档案开发服务工作创新，促进档案开发利用效率的提升。再次，应当不断丰富档案材料资源的开发利用类型，比如说为管理决策服务，能够依靠对历史档案的分析，形成完善信息为管理者带来参考，为企业经营业务服务，能够对档案材料实施挖掘形成数据库，为各项业务的开展带来有力支持，为企业员工服务，能够发挥出档案资源在员工培训、知识检索等方面的作用。最后，应当重视档案编研工作。企业档案编研必须要以战略发展目标为中心，紧密结合经营管理、生产研发、战略决策等方面对档案资源实施挖掘分析，不断提升档案编研的针对性与实用性。对档案材料资源实施加工编排，最终得到系统化的成果，以更加客观、准确、全面的数据信息，为企业发展带来更加高层次的开发利用服务。

（四）创新服务形式载体

推进档案信息化建设是新时期下企业档案管理的客观要求，借助于现代信息技术，不断推进企业档案管理科学化水平的提升，确保档案材料资源开发利用工作的高效开展。一是要尽快打造档案自助服务平台，合理运用网络信息技术，打造能够提供主动智能服务的多功能平台，打破时间和空间的局限，为档案使用者带来实时档案查询和利用服务，促进档案服务便捷性的提升；二是打造网络档案资源论坛，企业建立档案资源论坛能够为使用者带来更加细致的专题研讨服务，有助于开展档案服务需求调研，同时可以实现在线意见反馈，在线咨询等功能，不但能够帮助档案管理人员全面掌握档案服务需求，提升档案开发利用工作的针对性和实效性，还有助于拓展档案服务形式；三是尽快构建档案资源信息化检索系统，借助于设置档案数据库，依靠大数据、超文本等技术，形成一个覆盖企业所有档案资源且具备高效检索功能的系统，为档案使用者带来更加优质便捷的档案查询、检索服务，真正做到了档案资源检索的智能化，促进档案开发利用效率的提高；四是可以建立档案展厅，针对企业经营发展过程中形成的一部分较为珍贵的档案材料，应当借助于设置档案展厅的方式来深入挖掘其利用价值，可以有效提升企业文化宣传效果，提高企业的市场竞争力[3]。

（五）夯实开发利用基础

首先应当加大对档案开发利用工作的软硬件设施投入。在组织推进档案材料资源开发利用的过程中，必须要有更加完善的软硬件设施作为支撑，比如说信息化管理所需要的计算机、扫描仪等设备，软件方面要尽快研发数字化档案资源信息管理系统平台，从而实现对企业档案的全面高效收集归档，对数字档案实施科学管理。另外企业还应当增加资金投入，做好软硬件设备设施的维护工作。其次应当推进构建完善安全与标准体系，应当基于国家和行业相关标准，积极建立一套符合企业实际情况的，从企业档案材料资源采集、传输、归档、存储到开发利用全过程的统一规范标准。同时还需要通过各种技术手段来确保档案信息资源的安全，构建完善的档案安全管理体系，促进管理人员安全责任意识的提升。最后必须要加强档案管理人员队伍建设，通过定期培训学习、内部人才培养、社会招聘等各种渠道来促进企业档案管理队伍整体素质能力的提升，以适应新时期对档案资源开发利用工作的要求。

三、结语

总而言之，在信息时代下企业各类档案资源更加丰富，要求档案管理人员必须要积极树立较强的服务意识，对档案资源开发利用工作引起充分重视，进一步推动档案开发利用模式的创新，不断优化完善服务方式与载体，促进档案管理活动朝着主动开发、主动服务的方向迈进，更加深入地挖掘和利用好档案资源的价值，为企业管理者做出科学决策，实现企业的长远健康发展带来更多支持。