浅谈中学学籍档案数字化建设

张晨

“中学学籍档案”作为中学生们在中学教育阶段学习成长的真实记录，是培养中学生人才过程中重要的参考资料，是学校教育管理教学研究成果的具体体现，也是学校珍贵的文化资产。中学学籍档案包含学生的基本信息、家庭信息、综合素质评价、毕业情况等重要文件。对学籍档案实行数字化建设管理，是大数据应用时代加速实现教育管理现代化的重要途径。

一、学籍档案数字化建设管理现状

随着教育教学改革的不断深化，中学学籍档案涉及的信息也越来越丰富。传统的档案管理模式已无法完全适应信息时代快速发展的需求。“全国中小学生学籍信息管理系统”及“天津市中学生综合索质评价信息管理平台”的使用，给中学学籍档案管理信息化建设提供了极大的便利，创造了良好的基础，使档案人员在学籍档案管理上得心应手。

（一）“全国中小学生学籍信息管理系统”对学生基本信息的管理

随着科学技术日新月异的高速发展，数字化形成的各项技术已经在人们的生活中广泛使用，中学学籍档案管理已进入了全新的数字化时代。“全国中小学生学籍信息管理系统”的创建及全国联网运行，充分说明了这一点。该系统收集了：学生基本信息、户籍信息、家庭成员信息、奖惩信息、毕业信息、就读状态、学籍所在地、学籍变动轨迹等信息。“全国学籍号”是系统为每一个学生自动生成的学籍号编码，全国唯一，实行“籍随人走”的管理办法，有效避免了重复学籍、空挂学籍等问题。系统对学生学籍档案管理、学籍异动等进行全程数字化管理，对全国范围内学生流动情况进行实时监控。学籍管理员可以通过“综合查询”提供的学生学籍查询（全国）、在校生查询、异动查询、毕业生查询、学生信息查询、全国学籍查询等功能，及时掌握学生学籍动向，既精准又便捷。

（二）“天津市中学生综合索质评价信息管理平台”对学生综合素质信息的管理

综合索质评价信息是我国新一轮基础课程改革提出的新的教育评价内容。它是学生学籍档案的重要组成部分，从德、智、体、美、能等各方面详细记录中学生的成长经历。我市“天津市中学生综合索质评价信息管理平台”的创建，充分发挥了综合素质评价的导向和激励作用，促进学生全面而有个性的发展。每学期通过学生自评互评、家长评价、教师评价三方面，系统形成一份《学生综合素质评价表》。该表对学生成长过程中的主要经历和典型事例做客观记录和写实性描述，内容包括基本情况、思想品德、学业修习、身心健康、艺术素养、社会实践六大类。其中又分为思想品德类（相关活动、日常表现）、任职情况、个人荣誉、社团活动、研究性学习、优势学科、社会实践、课外体育修习、体育比赛、心理素质展示、艺术实践活动、等18小项。真实反映学生中学阶段的发展状况，为高一级学校选拔人才提供真实有效依据。

二、学籍档案数字化建设势在必行

（一）有助于信息收集和管理

传统的学籍档案收集管理方式主要靠人工操作，手续繁琐工作量巨大。在以往的招生工作中，各级教育管理部门和各学校要投入很多的人力物力进行学籍信息核对，影响了招生的工作效率。另外，由于部分教师档案意识薄弱，往往出现注册学号错误、学籍档案信息遗漏、归档不及时、档案丢失等问题，给学籍管理工作带来了极大不便。现在，随着全新的数字化时代的来临，给学籍档案的收集和管理带来了巨大的变革。我们可以使用“学籍系统”进行数字化管理，例如，中学学生的招生录取工作，新学生的学籍档案可直接从学籍系统中调取，学生的基本信息无需再录入，实现转入和转出网上无缝对接。学籍管理员只需设置年级班级信息，将新学生分班导入系统，即可直接生成“中学学生学籍卡片”，极大简化了程序，提高工作了效率。使用“综评系统”进行中学生综合素质信息管理，可实现多人异地同时操作。学生可随时随地上传个人材料，教师可随时随地课管理成绩等第信息，教务管理员可以随时随地监控课程信息和档案信息，学校领导可以及时精准的掌握考相关资料。

（二）有助于信息整合和利用

学籍档案数字化给中学学籍档案的信息整合和利用带来了极大的便利。教师可以利用学籍管理系统导出的学生基本信息，通过使用Excel批量填报所需要的各种表格。此外，教师能准确掌握学生的档案信息，如家庭成员的姓名、电话、身份证号、户籍地址、家庭住址、工作单位、是否为监护人等信息，极大的方便了家校的交流与合作。学校领导也可以通过学籍信息掌握全校教育教学情况，全面统筹学校工作。“学籍系统”不仅对学校内的管理有所帮助，并且对协助我市其他部门如税务、公安开展工作也有所帮助。比如，为配合《个人所得税专项附加扣除暂行办法》实施，每学期进行的学籍系统学生信息核查工作。是具有高政治站位，配合个人所得税政策落地的重要工作。

三、学籍档案数字化建设的提升

总之，近年来，中学学籍档案数字化管理经历了从无到有的快速发展，并且取得了显著的成效，但从整体来看，数字化水平仍处于初级阶段，效果明显低于预期，还需不断努力改进，以适应大数据时代教育现代化管理的要求。

（一）重视档案工作，规范管理制度

完善的管理制度是各项工作有效开展的有效保证。为促进中学学籍档案数字化管理，学校领导和教师应当转变观念，提高学籍档案数字化管理意识，建立有效可行的管理制度，对学籍档案的归档内容、归档时间以及相关责任人等要做明确规定。学校要对师生进行大力宣传，使档案数字化管理意识深入人心。

（二）加強队伍建设，强化业务能力

学籍档案管理工作水平的高低，取决于工作人员的素质高低。中学生学籍档案的数字化建设离不开高素质专业人才的支撑和保障。为适应大数据时代档案工作的需求，学校应加大对档案管理专业人才的聘任，提供足够的上升空间，定期对学籍档案管理人员开展相应的信息技术培训，提高从业人员的技术水平，进而实现对教育现代化更深层次的探究，并提供更好地服务。

天津经济技术开发区第一中学 张 晨