试论企业电子文件与电子档案管理

陈雪妮

【摘  要】进入21世纪以来，我国的信息技术变得越来越成熟，在人们生活、工作和学习中起到的作用也变得越来越大，我国也因此迈入了信息时代。信息技术的越发成熟对企业文件和档案管理带来了很大冲击，传统纸质的人工管理模式已经出现了落后性，电子文件和电子档案已经成为企业管理中必不可少的设施，为此，就要积极探索加强企业电子文件和电子档案管理的措施，以便可以对企业管理水平进行提升，为企业发展创造更好的条件。

【Abstract】Since entering the 21st century， China's information technology has become more and more mature， and its role in people's life， work and study has become more and more important. Therefore， China has stepped into the information age. The growing maturity of information technology has brought great impact on the management of enterprise documents and archives， and the traditional paper-based manual management mode has fallen behind， the electronic documents and the electronic archives have already become the essential facility in the enterprise management. Therefore， it is necessary to actively explore the measures to strengthen the enterprise electronic documents and electronic archives management， so as to improve the level of enterprise management and create better conditions for the development of enterprises.

【关键词】电子文件;电子档案;管理

【Keywords】electronic documents; electronic archives; management

【中图分类号】F272;G276                                              【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）04-0024-02

1 引言

计算机信息技术的不断普及推动了电子文件的发展。在企业管理中，电子文化的重要性变得越发凸显。电子档案在很多企业实现了广泛应用，如何对这些电子文化、电子档案进行管理和利用，如何避免其出现损坏和丢失，是企业接下来需要研究的重要问题。

2 电子文件和电子档案的异同

企业经营管理中最为常用的两种电子文件就是doc文档和xls文档，这两种电子文件给纸质文件带来了很大冲击。电子文化可以在文稿上直接进行修改，我们只需要对最终稿件进行保存即可。从广义上对电子文件进行解释就是在企业电脑中以文档形式存在的文件，或是在企业内部网络流传的文件。各个部门将收集到的电子文件移交给档案部门，由档案部门对这些电子文件进行审核和判定合格后，就可以进行归档，归档电子文件就可以被称作电子档案。

和电子文化相比，电子档案不能随意进行更改，而且不能随意地选择位置进行保存，也不能随意地进行传递，其具有保密性和机要性，通常只能在特定的网络系统上进行查阅，还需要在存储库中进行保存，还要尽量避免档案出现失真、损坏和丢失等情况。而且电子档案中还包括一些和人事、财务相关的内容，对于这部分档案的管理尤其需要慎重，对于泄露问题一定要做好预防措施。

3 电子文件管理

3.1 对组织管理进行强化，对管理职责进行明确

企业想要提高电子文件管理有效性，让管理人员的管理意识得到提升，就要针对管理情况制定组织管理制度，在制度中对各个管理人员的职责进行明确划分。为了对编写、归档和管理电子文件过程中存在的问题进行及时发现和解决，企业应成立由负责档案管理领导带头，整个档案部门员工为基础，企业信息部门提供技术保障的工作网络。档案部门需要担负起制定和完善电子文件管理制度，并对和电子文件相关的各个环节进行监控的任务，如形成电子文件的环节、鉴定电子文件的环节以及对文件进行归档的环节等，同时还要加强办公自动化软件和管理系统的连接紧密性，从而可以更有效地管理整个电子文件生命周期，对于电子文件是否存在失真、损坏和丢失问题也能进行及时发现和处理。

3.2 加强对电子文件收集、资料积累的重视

电子文件收集在电子档案管理工作中占据重要地位，和传统的纸质文件相比，电子文件的收集更加快捷，覆盖的范围也变得更加广泛，收集方法和要求也有很大的不同。企业应将电子文件收集、整理工作交由编写电子文件的部门承担，正式电子公文包括对文件进行发送還包括接收文件。电子文件编写部门发送文件之后需要归档的内容涉及很多方面，如文件内容、文件修改后的内容、分发记录等。接收文件之后需要归档的内容也包括很多方面，具体有：文件内容、接收文件处理单和分发记录等。还有一些文件虽然不是正式文件，但是也具有一定的价值，因此也要进行归档，对这类文件进行收集时需要更加小心，如记录重要文件办理情况的文件、记录要紧文件修改过程的文件等。另外，如果处理公务时只编写了电子文件，这种电子文件也要进行真实、完整保存，避免文件被其他人改动。为了防止电子文件丢失，还要做好备份工作，也就是在独立的载体上进行保存。

4 电子档案管理

4.1 对电子档案移交工作进行规范

电子文件编写部门肩负着对电子文件进行移交和归档的任务，现在比较常用的归档方法就是逻辑和物理两种。逻辑归档依托于OA办公平台，可以对完成的电子文件进行实时归档;物理归档不需要借助OA办公平台，但是需要借助办公自动化系统在下一年的特定时间将电子文件移交给同级档案部门，也可以利用一些存储工具对电子文件进行移交。对于由各部门移交的电子文件，档案部门肩负着审核和判定职责，从而可以及时发现内容不真实、存在缺失的电子文件，并制定处理方案，或是要求移交部门重新进行整理。对于内容真实完整，而且不存在安全隐患的电子文件，档案部门经过审核后就要对其价值进行确定，对其保管期限进行明确，之后就是和移交部门办理移交手续，一起对移交清册进行审查，审查没有问题后双方就可以签字盖章，至于移交清册应交给双方各自保存。档案部门整理归档电子文件时，需要将“件”作为基础单位，同时还要遵守相关规范要求，将其归入合适的分类。如果归档电子文件属于公文类别，档案部门就要更加重视审核工作，需要审核的著录项目也要适当地进行增添，现在比较常用的几个著录项目分别为：负责人、保管期限、完成日期、归档日期等，对于其他类型电子文件的审核只需要按照相关规定进行操作即可，从而可以对该文件是否存在文件背景信息虛假、缺失和无效等情况进行及时发现。如果归档电子文件的保存价值比较大，不仅要采用电子档案方式进行保存，还需要用纸质档案方式进行保存，并将两者联系起来，这样能够对归档电子文件的安全性进行有效提升。

4.2 提高对电子档案保管的重视程度，做好安全备份工作

所谓的电子档案保管也就是使用专用、可靠的服务器对电子档案进行存储，并采用专库或专柜作为归档载体，而且归档载体应具备防写处理功能，这样才能防止发生人为修改情况，如果载体属于单片形式就要将一定数量的载体竖起来放置到盒中存放，并注意不能将重物放置到盒子上面以免压坏载体，还要注意不能和磁场距离太近，同时要防止有害气体、尘土、老鼠和虫害的侵害，对于保管环境的温度、湿度和光照也要进行严格控制。电子文件收集格式最好采用doc、docx、txt、xml、xls等，因为这些格式具有很好的可读性，不同类别电子文件的存储应采用不同的格式，如图像类存储适合采用jpeg、tiff等格式，视频类适合采用MPEG、AVI、DVD等格式，音频类适合采用WAV、MP3等格式。档案部门每年都要检查一次电子文件是否能够读取，处理设备是否运行正常，每两年还要随机从磁性载体中抽取不少于总量的10%作为样本进行检测，光盘的检测间隔则是4年，在检测中如果发现载体出现问题就要及时进行处理。为了确保电子档案存储的完整性和安全性，需要定期对这些资料进行备份，企业信息部门还需要提供技术支持。现在比较常用的备份方式有每天都需要进行一次的增量备份，还有每周进行一次的全盘备份。如果电子档案具有很大的存储价值，还需要在间隔一定距离的异地进行备份。

4.3 对电子档案进行充分利用

利用电子档案不能违反企业保密制度，而且不同阶层的工作人员拥有的权限也是不同的，例如，企业领导具有调阅公司各类电子档案的权限，还可以对资料收发记录进行查阅，应上述两点的基础上实现对电子档案的充分利用，促使电子档案发挥出最大价值。电子档案只能在本单位内部流传和使用，例如，一些规章制度和通报等文件就可以在企业内部进行传递，但是如果电子档案涉及一些企业机密就只能在企业内网上传递，而且需要和外部网络进行隔离，至于一些和企业财务、战略发展计划、经营开发策略等相关的电子档案则只能在一定阶层进行流传，领导对于企业发展计划的批示和批复、企业科技研发成果等也属于这个范围。如果有员工需要用到一些电子档案，但是自己并没有相关权限，就要将自己的需要报给本级档案管理部门进行审批，通过审批后才能进行调阅。档案管理部门只能将复印的纸质文件借给借阅人。存储载体是不能出借的，借阅人只需要按照纸质档案借阅规定办理手续即可。借阅人查阅电子档案期间担负着保护档案安全的责任，一定要看管好档案，防止有人更改或泄露电子档案内信息。档案管理部门对于每一个借阅人都要进行详细记录，并将这些记录制作为台账。

5 结语

总而言之，电子文件和电子档案管理是企业实现更好发展的重要助力，而且还能对档案管理效率和质量进行提升。目前我国对于电子文化和电子档案管理方面的研究还比较浅显。在今后的发展中，企业应按照现代管理理念，更加重视电子文化和电子文档管理，推动二者走向更高的层次，为企业实现长远发展奠定良好基础。

【参考文献】

【1】冯静.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策[J].兰台内外，2020（36）：57-58.

【2】张雅丽.企业档案数据信息化建设的思考[J].无线互联科技，2020，17（21）：73-74.

【3】侯培培.档案管理工作中电子档案管理的重要性[J].办公室业务，2020（20）：115-116.