企业采购成本数据分析与控制*

(三亚学院,海南三亚 572000)

0 引言

在整个经营过程中,企业采购商品的成本是企业经营成本中的关键内容,通过对商品成本价格、不同的商品采购金额占比、不同供货商的报价等数据进行分析,在最适合的时机采购商品、适当调整各类商品的占比、优化企业的货品结构及选择最合适的供货商等,来降低采购商品的成本。通过分析商品生命周期,合理控制商品采购数量,解决商品缺货或者库存积压等问题。本文用Excel软件来对企业对采购成本数据进行分析与控制,是持续企业经营发展和企业利润增加的重要保障,在整个经营过程中发挥着重要的作用。

1 Excel在企业采购成本数据分析与控制的应用函数

Excel作为数据分析的基础工具,主要实现数据读取,数据清洗,数据分析、数据可视化及统计等功能,随着Excel的升级,数据可视化还可以实现动态可视化功能,完全满足数据分析的整体流程,Excel对于数据分析具有很强的实用性且该软件非常易于操作,与大数据相对比,相对小量的数据分析完全可以满足,因此Excel在数据分析起到很大的作用。

1.1 OFFSET函数

该函数属于Excel引用类的函数,该函数的作用是从指定基准位置的引用作为参照,通过给定的移量按照行列返回指定的引用。其语法格式如下:

OFFSET(reference,rows,cols,height,width),Reference作为偏移量参照系的基准位置。Reference必须为对单元格或相连单元格区域的引用,否则,函数OFFSET返回错误值#VALUE!。Rows 相对于基准位置,向下偏移几行。Cols相对于基准位置向右偏移几列。Height引用区域的高度,可以为负,-x表示当前行向上的x行。Width引用区域的宽度,Width可以为负,-x表示当前行向左的x列。本文中使用该函数分析成本价格时,用来引用时间区域和成本价格区域。

1.2 count函数

该函数用于统计个数。COUNT函数在计数时,将把数值型的数字计算进去;但是错误值、空值、逻辑值、文字则被忽略。其语法格式如下:

COUNT(value1,value2,...)value1是必要参数,计算其中数字的个数的第一项、单元格引用或区域,以此类推。本文中使用该函数统计所有成本价格个数。

1.3 sumifs函数

该函数用于计算满足多个条件求和。其语法格式如下:

sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],…),sum_range为条件求和区域,criteria_range1为条件1所在的区域,criteria1为求和条件1,以此类推;本文中条件为各类商品进行求和,故商品种类很多用多条件求和sumifs函数。

图1 预测采购金额分析图Fig.1 Analysis diagram of forecast purchase amount

1.4 average函数

该函数是EXCEL表格中的计算平均值函数(也做算术平均值)。其语法格式如下:

average(number1,number2,...)用于求出所有参数的算术平均值。如果某个单元格是空的或包含文本,它将不用于计算平均数。如果单元格数值为0,将参于计算平均数[1]。例如,如果区域(区域:工作表上的两个或多个单元格。区域中的单元格可以相邻或不相邻)A1:A10包含数字,则函数=AVERAGE(A1:A10)将返回这些数字的平均值。本文中在商品采购时间分析时,使用average函数对每类商品的单价计算算术平均值。

2 企业采购成本分析

企业的采购为企业的生命源泉,对利润有着十分紧密的影响。有效的商品采购计划可以使企业的现金流量得到有效利用,减少企业的资金流出,对采购成本数据进行分析十分重要。

2.1 分析商品成本价格

商品价格会受到很多因素的影响,比如时间、供求关系、商品自身因素、气候、政策和消费者心理等因素,因此企业在采购过程中,要随时关注成本价格,企业采购时需要分析最近一段时间商品成本价格的变动情况,本文通过分析某件商品成本价格在最近十天内成本价格,根据最近十天内成本价格走势,选择合适时机购入商品,减少企业资金的流出、降低企业采购成本,那么,商品成本的价格分析在企业运营成本中十分重要。

2.2 统计各个类别商品采购金额

企业在采购商品时,采购商品类别繁多,各个类别中的产品根据供货商不同、提供的供货价格也不同,需要统计各个类别商品的采购总金额及采购每个商品的平均价格,那么一般先按照几个大的类别进行采购,计算每类商品的总金额及每类商品的均价。本文使用Excel分类汇总的方式,对各个类别之间的不同供货商的商品成本价格进行金额汇总求和及再次汇总求出价格的平均值。

2.3 分析不同商品采购金额占比

企业采购时,可以根据不同商品采购金额占比调整不同商品的库存,且根据不同商品的销售情况及时调整各类商品的占比,优化企业的库存结构,进行合理采购,以企业获得更多的利润。本文使用Excel的sumifs函数对采购数据按每个类别进行数量求和,根据处理后的数据进行可视化分析,得到每类商品采购成本占比情况。

2.4 分析商品采购时间

商品的价格会受到很多因素的影响,而导致价格上下波动,尤其是时间对价格的影响更为重要。本文根据商品价格来计算价格的平均值后,通过采购时间、商品价格与商品价格的平均值对比进行分析,确定商品最适合的采购时间。超过价格平均值部分均为商品价格走势偏高,不适宜采购。企业可以根据分析后的数据,通过一段时间内价格与该时间段平均价格做比较,把握好采购时间,争取最大限度地降低采购成本,进而提升企业销售利润。

2.5 对采购金额进行预测

移动平均法最古老最传统的预测方法,移动平均法是一种简单平滑预测[2],根据一组时间序列数据进行推移,来预测未来数据,以反映长期趋势的方法。本文根据年份和企业投入成本分析,由每年的投入成本数据,使用Excel公式计算出每年成本增减率,通过Excel数据分析工具中的移动平均工具,设置输入区域和输出区域的参数,对数据进行图表输出可视化图,可以观测到企业购入某种商品的趋势,根据这种趋势,合理分配资金采购某种趋势下降的商品,如图1 预测采购金额分析图所示。企业可以使用移动平均法对企业未来一段时间内的采购金额进行预测或推算,以便进行采购资金的准备和规划。

2.6 分析不同供货商商品报价

虽然是同一类商品,不同的供货商提供的供货价格各不相同,企业可以货比三家,收集到各类商品的报价数据,获得的数据根据供货商进行排序,需要对比的是不同供货商提供的每类商品报价数据,利用行列转置的方法,整理出每家供应商的每类商品的报价,通过折线图可视化对比三家供货商的报价,可以选出每种商品的最低报价。通过对各家供货商的商品报价进行分析,选择整体供货更有优势的供应商进行合作,从而降低企业的采购成本。

3 分析商品生命周期控制商品采购

商品的生命周期(PLC),是商品的市场寿命,某种商品进入市场后,会随着时间的变化而发生改变,通常分为四个阶段,即生长期,成长期,成熟期和衰退期,呈现出一个由少到多、由多到少的生命周期曲线表达生命周期的整个过程。那么,用什么数据来判断商品的生命周期呢？本文针对商品的成交量和搜索指数的方式进行生命周期的判断,企业可以根据各个阶段的特点对销售商品的采购数量进行调整,在生长期,成长期,成熟期可以大量采购,在衰退期减少采购的数量或者不采购,减少不合理的采购投入。

3.1 根据成交量分析商品生命周期

每种商品进入市场后,一般情况下,销售量会随之增加,可以根据时间通过销售量的成交数来判断商品的销售情况,因此,需要分析时间数据和成交量数据,通常用单线平滑线折线图来显示某种商品的生命周期,在生长期少量采购,在成长期采购数量较多,在成熟期可以大量采购,在衰退期减少采购的数量或者不采购。

3.2 根据搜索指数分析商品生命周期

搜索指数是一种特定商品被访客搜索次数的一个指标[3],该指标能够反映这个商品目前的被受关注度和竞争程度。根据搜索指数与成交量进行商品生命周期分析类似,同样也需要时间数据及搜索指数数据进行分析,最后用单线折线图显示,根据可视化的显示情况,决策各阶段的时间点,在生长期少量采购,在成长期采购数量较多,在成熟期可以大量采购,在衰退期减少采购的数量或者不采购。使企业根据分析进行决策,更好地控制采购成本。

4 结语

综上所述,企业对商品的采购成本分析的方法有商品成本价格分析、商品采购金额统计分析,不同商品采购金额占比分析,商品采购时间分析,采购金额的预测以及不同供货商商品报价分析等进行企业采购成本的分析;根据成交量或搜索指数,分析商品周期等控制企业商品采购数量进行分析,避免造成缺货和库存积压,更好地控制采购成本。上述方法仅考虑了采购成分数据分析时的一些常用方法,可以再进一步考虑更多的方法进行分析,实现企业运营的精准分析。