高校兼职档案管理工作业务能力提升分析

郑苏红

[摘           要]  高校兼职档案员是档案收集整理的最直接参与者和管理者，随着科学技术的高速发展，档案管理工作也在向数字化、信息化转变，在这种背景下，注重兼职档案员业务能力的培养，是保障档案管理工作规范化的重要前提。高校档案管理是高校的基础性工作。加强高校兼职档案员业务能力培养会为高校档案工作提供保障，所以，建立业务能力高、责任意识强、思想作风正的高质量兼职档案管理人才队伍，是新形势下档案工作的必然要求。鑒于此，介绍关于档案的内涵和档案管理内容，简析高校兼职档案员队伍的现状，分析提升档案管理工作水平的相关策略，从而引导兼职档案工作队伍全面发展，推进高校档案信息化建设。

[关    键   词]  高校;兼职档案管理;工作能力

[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2021）10-0194-02

一、档案的内涵

（一）档案的起源与演变

档案是社会发展和历史活动的真实记录。档案来源于文件，它能够得以产生，其中和文字有着非常大的关系，是人类社会发展到一定阶段的必然产物。随着时代的发展，档案的载体也逐渐发生变化，古代的载体为：甲骨、金石、简牍等;传统的方式，利用纸质保存;新时期由于新型技术的产生，载体变为由感光材料与磁性材料形成，如影片、磁盘、光盘等。

（二）档案的种类

档案的种类多样，可以按照其不同的特性划分。例如，按内容性质分：文书档案、科技档案、专门档案;按形成者划分：机关档案、企业档案、军队档案、个人档案等;按所属时期分：中华人民共和国时期档案、革命历史档案、旧政权档案;按载体分：甲骨、金石、简牍、纸质、胶磁等。

（三）档案的管理

1.档案收集

接收和征集档案，即通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，有计划地分别集中到有关的档案馆，实行集中统一管理。档案收集的主要任务是解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾，使档案由分散保存状态转化为集中保存状态。

2.档案鉴定

档案鉴定就是要对其真伪还有相应的价值进行判断，其中主要包括：档案价值标准、档案的实际价值，并从中挑选出没有价值和保管期已经到了的档案，从而有效解决存量较大与管理资源有限之间的矛盾。

3.档案保管

档案保管就是要保证好档案的安全与完整，简单来说，就是要对已经入库的档案进行日常的保护性工作。其中主要的方式就是要将档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室三者相互分开，从而能够保证好保存档案地方的独立性，并且保存档案的地方，应该要长期保证好通风、干燥，同时要做好防火、防潮的准备。

4.档案编研

档案编研就是要在库存中的档案进行相应的编辑、研究和输出，并且要将从中所获得的信息，向社会展现出来，其中主要的档案编研汇编有大事记汇编、基础数据汇编等。

二、高校档案管理工作的现状

现阶段，仍然有部分高校信息档案主要是纸质档案，通过填写纸质档案去收集整理大学生信息资料，纸质档案的保存和管理就是高校兼职档案管理员的主要工作。然而，多数高校纸质档案信息的收集和管理工作非常容易受到高校档案管理工作者业务能力水平的影响，档案管理工作缺少科学性和规范性，导致纸质档案管理工作的失误率上升，以及档案管理工作效率水平无法得到有效提升，以致难以达成档案管理工作的目标。另外，还有部分高校档案管理工作依然依托传统落后的档案管理模式，遵循传统的档案管理理念方案政策，甚至档案管理设备陈旧，长期未更新换代，导致高校档案管理资源的严重浪费。另外，各高校目前兼职档案员人数较少，真正掌握业务技能的相对来说就比较少，分析其中的原因我们会发现，一是因为在知识结构上，在兼职档案员队伍中只有极少部分的人自身专业与计算机相关，并且由于每个人参与积极性和投入的工作热情及责任心不同，实际意义上真正掌握综合全面性管理技能的不到工作队伍的十分之一。其次就是与兼职人员的年龄有着比较大的关系，其中大多数人员的年龄已经达到了四十五周岁以上，因为年龄的关系，他们对于一些新理论知识的接受能力相对来说就比较弱，从而无法有效掌握其知识，更不必说将其应用于工作之中。再次就是与兼职档案管理人员自己的工作有关，其中大部分人的工作往往是部门秘书、干事等，他们的本职工作就相对较忙，而要想将档案管理数字化，那么其工作量就会变得很大，并且没有很好的激励机制，从而使得兼职人员对这份工作不是非常上心，而这就会使得他们在工作中没有相应的动力。最后就是与该工作的培训方式有关，虽然档案数字化管理有着一定的培训方式，但是当实际应用的时候，往往不能取得好的效果。

三、提升高校兼职档案管理工作成效的策略

迈入新世纪，社会发展更加多元化，而工作的方式也发生了非常大的改变。在这种时代背景下，高校档案管理需顺应时代潮流，创新管理模式。数字化档案管理模式，就是指依托电子信息技术开展高校档案管理工作，使之更为科学合理，变得更高效、更便捷。值得注意的是，在建设推广高校数字化档案管理模式过程中会遇到一些阻碍因素。故此，首先要明确阻碍因素，然后采取相应措施逐一应对，从而能够更好地提高高校档案管理工作的效率，使得从事档案管理工作人员的能力、素质都可以得到进一步提升，让高校的档案管理工作变得越来越科学化，从而能够充分展现出高校数字信息化档案管理模式的优势所在。

（一）提高工作人员的综合素养

要提升高校兼职档案管理工作业务能力，只有加强人才队伍建设，提高综合素质，才能让兼职管理者更好地胜任这份工作。要想高校数字化档案管理模式能够得到有效推行，那么所要做的就是将工作人员的积极性调动起来，发挥档案管理工作队伍的力量。故此，一方面，在高校招聘管理人才时，要提高门槛，考察应聘者综合素质，还要拓宽招聘渠道，争取聘任到优秀人才，提高档案管理工作效率。另一方面，要对员工进行定期培训，从而使他们能够有效地提升档案管理工作能力，让参训人员切实掌握互联网信息技术，学会运用信息技术来进行高校档案管理，增强自身工作实力，从而提升高校档案管理的整体水平和效率。

（二）加强档案管理工作宣传力度

伴随着互联网信息技术的发展，所有事物的发展都在追求更加高效、更加便捷的发展模式。高校档案管理工作更要顺应时代潮流，创新建设更高效、更便捷的管理模式，所以在这个过程中，档案管理人员应该提高自身对这份工作的重视，增强责任意识，从而真正做到从思想上认同数字信息化管理模式对高校档案管理工作的意义，由此提升高校档案管理的水平和效率，为高校学生以后步入社会参加就业起到一定的助力作用。并且应该增大对档案管理工作的宣传力度，比如说可以邀请相关权威人士、专家学者等进行演讲，或者利用两微一端进行广泛宣传，不但要让高校师生都有清晰的认知，还要让其他在校相关人员也有一定的了解，这样才会有利于共同构建高校新型档案管理模式。

（三）健全档案管理体制机制，运用信息技术管理档案

只有建立健全档案管理体制机制，运用互联网信息技术管理档案，才能让档案管理工作更加规范化。拥有一个健全的制度是一项工作能够顺利开展的前提，如果没有相关档案管理制度的支撑，最后相关管理工作获取的成效可能完全不同。所以说，在探索档案管理模式的时候，应当是要完善好其中的责任制度，同时健全档案管理体制机制。而要做的这些，首先应该明确工作中的责任和义务，明确责任范围;其次就是要建立相应的奖惩机制，从而更好地促进工作人员的积极性;最后是加强督查档案管理工作，以此提升档案管理工作的规范性，从而推进构建高校新型档案管理模式。此外，纸质档案管理模式在很大程度上存在着漏洞和缺陷，所以说，高校档案管理人员要很好地利用相关的互联网技术，来完善档案信息库数据，从而有效提高档案管理工作水平和效率。

四、结语

档案管理工作一直是高校日常工作的重要组成部分，不管是对全校师生还是对高校本身都起着不可磨灭的作用。随着社会的不断发展，要想更好地紧跟时代的脚步，其工作方式要有所转变，因此，笔者围绕高校兼职档案管理工作提出了上述论点，希望对实际生活中的高校档案管理工作有借鉴意义。高校档案管理信息数字化顺应了现阶段高校的发展趋势，有利于提高高校管理体系的科学化、现代化，只有提升档案管理人员的综合素养，转变高校档案管理者对新型档案管理模式的抵触心理，建立健全档案管理相关制度，才能有效实现高校档案管理水平与管理效果的同步提升，降低高校对档案管理工作的资金与人力投入力度，从而推动高校档案管理事业的健康持续发展。

参考文献：

[1]刘莎.高校档案管理者产生职业倦怠原因及策略研究[J].太原城市职业技术学院学报，2018（3）.

[2]程迎春.高校档案管理者職业倦怠的原因分析及对策研究[J].黄冈职业技术学院学报，2017（2）.

[3]叶萍.关于构建高校档案工作新模式的探讨[J].课程教育研究，2016（35）.

编辑 鲁翠红