浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊

龙飞

摘 要：在我國信息技术水平全面发展的现代社会背景下，档案管理工作水平也得到了前所未有的发展，其中电子档案管理形式的出现不仅实现了对传统档案管理质量和效率的提升，同时还有效解决了传统工作中的问题。需要注意的是，电子档案管理同样也存在很多问题，比如现代信息技术的发展迅速，使得信息安全问题的突出性越发显著。鉴于此，本文就将对详细论述电子档案管理和传统档案管理的利弊，以期为我国档案管理水平的全面提升提供必要帮助和指导。

关键词：电子档案管理;传统档案管理;利弊

受到传统档案管理方式的影响较为深远，过去档案管理和存储主要采用的方法就是纸质存档，而现代电子档案管理主要以硬盘和计算机作为主要存储形式。和电子档案管理相比，传统纸质管理很容易发生信息遗漏或是信息被篡改等问题，并且信息调取花费的时间较长，工作效率低。因此在现代信息技术发展过程中，人们对电子存储的关注程度不断提升，档案管理工作也逐渐加强了对电子技术的应用。但是在实际工作中应该了解，无论是传统档案管理还是现代化电子档案管理都各有利弊，对此，本文就将展开详细论述，希望能帮助相关工作人员更准确的认识二者利弊。

一、传统档案管理和电子档案管理的共性特点

虽然当前我国电子档案管理已经实现了迅速发展，但是在档案管理的本质意义上说，传统方法和电子手段仍然存在明显共通性，电子档案管理在某种程度而言只是对传统档案管理方式的优化，是现代社会发展的重要产物。在目前社会发展水平全面提升背景下，电子档案技术和传统档案管理相比，其优势性特点更为显著，能实现档案管理质量和说平的提升，这也是传统档案管理方法难以企及的目标。但是这并不意味着传统档案管理就一无是处，因为不论如何，电子档案管理都不能独立存在，在电子档案管理中，管理工作一旦出现安全问题，影响往往更为亚种，即便当前我国电子技术已经实现了较大发现，但是相关的档案内容仍然需要在工作中进行数据备份和存储，且最好的存储形式仍然是纸质形式，尤其是对于重要性较强的电子文件，在网络安全和计算机使用风险影响下，纸质版档案管理方式的安全性特点就更为显著。

同样，和传统档案管理形式相比，电子档案管理可以存储庞大的数据和信息，在计算机技术的帮助下，信息的存储和调取方式都十分便捷，是对档案信息资源共享性的提升，这也是传统档案管理无法达到的目标。但是在对电子档案进行调取的过程中由于风险性较大，所以在电子档案管理环节中，无论是信息调取还是内容修改都需要进行及时记录，只有这样才能保证档案管理工作安全性和机密性。

二、传统档案管理和电子档案管理的差异性特点

（一）两种档案管理形式对档案归档时间要求存在差异

通过对两种档案管理方式共通性的分析应该知道，既然存在共同点就意味着二者之间存在差异：其一，传统档案管理在应用档案资料的过程中，需要工作人员对相关资料进行梳理，之后档案管理人员才能按照规定要求进行档案规划，所以在档案资料归档的时候只能在档案管理人员工作时推进，工作效率低下，工作方式存在较强的单一性。而电子档案管理则不会出现这种问题，因为电子档案管理的资料归档可以随时进行，电子版本可以多次复制，这不仅能切实提升阅读效率，还能推进档案归类工作的有效开展，只要调阅过程中进行信息登记，就能根据后续操作有效进行查阅，工作质量和效率比较高。

（二）两种档案管理方式的保护手段存在差异

对于两种档案管理方式来说，最关键的就是资料管理和保护差异较大，因为传统档案管理主要为纸质存储，这也意味着存储难度更大，对保存环境的温度、湿度等都有严格要求，日常管理中，工作人员还要加强对防火、防虫等工作的关注。此外，在资料借阅环节中还很可能出现内容丢失或是纸张受损等问题，所以传统档案管理过程更关注档案管理完整性。而电子档案在调阅信息的过程中不会发生损坏或是信息丢失。但是以电子编码器存在的电子档案如果在不安全的网络环境下很可能被有心人进行修改，这就要求在档子档案访问权限设定过程中加强对安全性的关注，只有这样才能确保电子档案管理安全性和有效性的全面提升。

（三）两种档案管理方式中资料保存方式的差异

除了上述管理差别之外，还要加强对两种档案资料保存方式差异性的认知。传统档案管理工作主要集中在档案室，因此资料保存也在档案室进行，并且需要专业人员进行针对性管理。电子档案管理则需要以计算机为载体，进行硬盘保存，所以在档案资料调用过程中，传统档案资料需要到档案资料室进行，而电子档案只要在对应的信息媒介平台下进行即可，方便性更强。

（四）两种档案管理方式的归档方式存在差异

两种档案管理方式不仅对归档时限有差异性要求，还对归档方式存在显著差异。传统档案管理方式更注重档案完整性和有序性，如果档案资料出现杂乱性，工作人员必然需要耗费大量时间和精力进行整理，当整理工作完成后才能进行归档处理。在此过程中，档案管理人员需要提前进行档案统计，同时严格按照编排顺序进行档案规制，不能随意进行打乱顺序。电子档案管理工作主要是依靠电子编码进行处理，在信息录入过程中只要设置不同的电子编码在调阅后就不会出现档案混乱情况，工作效率更高，这也是传统档案管理不具备的优势。

三、应用电子档案中对风险进行规避的措施

（一）加强对电子文件的保存

和传统档案管理方式相比，电子档案管理作为新兴管理模式，发展时间比较短，实践过程中仍然会存在很多问题，特别是网络中存在较大的安全隐患，所以在实际应用中，要定期进行资料备份，并在目录中进行备注，在确保档案管理效率得到提升的基础上，有效加强和传统档案管理方式的结合，这不仅是对档案管理安全性和有效性进行提升的重要基础，也能有效预防电子档案管理中出现的各种问题。

（二）加强对归档电子文件的技术处理

为有效预防电子文件在应用中发生安全问题，可以在文件设定的过程中进行隐形条码设置，此种方式可以保证文件在归档中的准确性，避免出现信息伪造的问题，此外，还可以进行电子文件可读性设置，避免在借阅过程中出现电子文件被更改问题的发生。

四、结束语

综上所述，和传统档案管理方式对比可知，电子档案管理模式作为现代社会的全新管理方式，不仅能实现档案资料借阅效率和水平的提升，还能切实加强对档案安全性的提高，尤其是对纸质资料的优化，更是全方位促进了环保工作的发展。但是需要引起注意的是，电子档案管理起源于传统档案管理，因此也不能全面否定传统档案管理，在某种情况下，传统档案管理仍然具备显著优点，所以只有加强对两种管理方式的有机结合，才能真正实现扬长避短，为我国档案管理综合质量和效率提升奠定良好基础。

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