智能化办公家具特征的推演研究

■田云飞，李光耀 Tian Yunfei & Li Guangyao

(浙江农林大学工程学院，浙江杭州 311300）

1 基于办公条件下未来办公形态的变化

办公形态是指事物在一定办公条件下的表现形式。其中条件可以理解为环境、技术、人因、政治、社会、生态等因素下产生的现象。在条件的限制下随着时代的变化导致相应的办公形式发生变化，从而归纳出未来办公形态的特点。关于办公形态的条件主要分为外部条件、组织形态、人为意识三方面，其影响办公行为的程度层层递进，并由此可以总结出具有代表性的具体条件。

办公的外部条件是影响办公形态的重要载体，包括办公设备、办公位置与空间及办公环境。办公的组织形态由办公中的等级关系、工作框架和企业管理组成，主要包括组织形式、基本工作单位、内部交流方式、外部交流方式、信息传递方式、工作重点、工作模式与流程、工作时间、工作内容和公司价值观。办公中的人为意识是以办公人员为行为主体，并随着其内心需求而变的行为，最为典型的就是自我价值观与办公理念，且其他条件都会受到人为意识的变化而变化。

办公形态是在以上归纳的具体条件下的表现形式，由于自身带有时间性，所以会造成新旧办公形式的变化，导致办公形态的需求更新。根据这些新的需求，可以总结出未来办公形态的指向，分别为以下几点。

办公结构扁平化：现代社会的开放环境下，办公人员需要脱离传统的管理模式与交流规则，转变为扁平式的平级关系从而满足自我价值。信息快速地流动下，办公人员需要组团来应对突如其来的变故与问题。在网络不断的延伸下，为了提高快捷与便利的工作交流方式，虚拟办公团队成为时代的产物。因此扁平化是在自我价值下，办公效率下，信息交流下必然产生的办公结构。

办公模式虚拟化：由于办公理念的变化，越来越多的工作开始实行办公时间和办公地点不受管理者限制的办公管理模式。由于网络的快速发展，办公开始依赖于电子设备，所以交流、打卡、通知、会议等办公行为也开始使用信息化模式。因此虚拟化包含办公管理模式和办公行为模式两个方面。

办公职位细分化：在信息智能化的背景下，工业社会到服务业为主的经济结构社会的转型期间，社会分工更加明确，工作种类更加宽泛。在网络化与外部交流的影响下，新形式的职位也开始出现。因此细分化是在工作种类不断增加与明确的基础上形成的。

办公空间灵活化：在以人为本的背景下，办公人员需要自己的空间但是又不能脱离群体。由于新的办公职位的出现（如联合办公），导致办公空间需要适应不同职业的转变。因此灵活化是以满足个人、团队、职业等不同条件形成下的办公空间。

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■图1 交互模块置入办公家具

■图2 交互模块在团队交流中的应用

■图3 采集模块置入办公家具

■图4 交互模块进行久坐提醒功能

■图5 传动模块内部结构调节

■图6 传动模块外部结构调节

办公生活一体化：在智能化的背景下，通过相关技术实现在物理空间中办公的健康与舒适。由于新形式办公的出现（如SOHO办公），可以通过网络满足在家办公，是工作与生活场景的融合。因此一体化有两种表现方式，一种是通过智能化将生活化的事物实现在工作中，另一种是在其他生活化的场景空间中可以办公。

通过对未来办公形态特点的归纳，交代办公的背景与具体变化，为推演过程找到连接点，为智能化办公家具特征奠定基础。

2 智能化办公家具交互化特征的推演过程

智能化办公家具的交互化是指办公人员之间、办公人员与办公家具、办公家具之间通过网络的环境进行互联的行为，其中办公家具作为互动媒介来实现交互化的特征。

2.1 通过智能化办公家具实现办公人员之间的交互化

根据自我价值观、办公理念、组织形式、基本工作单位、内部交流方式、外部交流方式、信息传递方式、工作重点、工作模式与流程、工作时间、工作内容、工作地点、办公设备13个办公条件，归纳得到办公结构扁平化、办公职位细分化、办公生活一体化的未来办公形态特点下的5个细分，分别为自我价值下的扁平化、办公效率下的扁平化、信息交流下的扁平化、新型职位引起的细分化、信息服务下生活场景办公化，并由此总结出人与人通过办公家具进行交互化的特征，从而完成推演过程。

从办公人员的价值角度出发，办公人员渴望跨过管理者直接交流参与决策。因此办公交流的规则发生了变化，从传统的直线型交流模式到扁平化的平级交流模式，使得办公人员之间的交流没有隔阂。在信息社会快速发展下，面对突如其来的办公任务与决策变化，需要团队化或其他更加高效率的形式来应对，因此传统办公中的内部与外部交流方式开始变化，办公地点与办公时间也变得更加灵活，SOHO等新的办公形式也开始涌现。并且在网络的连接下，云团队的形式解决了这些无障碍交流。所以未来的办公家具要满足这种虚拟团队即时交互的需求，办公家具如果可以代替常规虚拟通信作为终端进行交互，就可以从根本上解决相关的问题。而智能化下的语音系统实现了人与人之间的语音互动，嵌入式系统完成了人对产品的控制，所以智能化办公家具需要内置交互模块与控制模块，如办公桌本体内嵌入控制系统且桌面置入电脑显示屏（图1），然后在网络下与其他办公人员进行会议开展、方案探讨等虚拟交流（图2）。

2.2 办公人员与智能化办公家具之间的交互化

根据自我价值观、办公理念、组织形式、基本工作单位、内部交流方式、外部交流方式、信息传递方式、工作重点、工作模式与流程、工作时间、工作内容、工作地点、公司价值观、办公设备14个办公条件，归纳得到办公结构扁平化、办公模式虚拟化、办公职位细分化的未来办公形态特点下的5个细分，分别为自我价值下的扁平化、办公效率下的扁平化、办公管理模式与交流规则的虚拟化、办公行为模式的虚拟化、职位多样性引起的细分化，并由此总结出办公家具与人进行交互化的特征，从而完成推演过程。

在时代的开放下，办公人员与管理者的办公理念发生了变化，办公中更加关注办公人员的身心健康。现代社会的工作模式与流程、工作内容、公司价值观和个人工作价值观的变化，导致了职位的多样性。在网络的大环境下，虚拟已经融入办公行为的各个方面，处理相关工作都开始依赖于网络技术以及电子设施。现实世界的社会网与虚拟世界的信息网开始融为一体，办公人员可以直接应用网络进行打卡、参加会议、传递信息等行为。这与传统办公的交互空间截然不同，无线网络和信息技术改变了办公人员与家具的交互方式，给办公人员极大的便利。因此办公人员需要与办公家具建立联系[2]。办公人员不应该再适应办公家具，而是满足人性化下办公家具适应人的需求。智能化更加成熟后其适应性成为了关键。这种适应性在从单纯的数据采集到提取有用信息的关键跨越中起到了重要作用[3]。智能化意味着赋予产品视觉能力，让其可以对目标进行识别、跟踪和测量[4]。也就是通过智能化让办公家具认识人、了解人，然后站在人的角度替人思考，实现多元的办公理念。因此智能化办公家具可以通过采集与控制模块实现对人的适应，如办公桌侧置入的相关传感器与微型摄像头（图3）检测办公人员的健康状况、距离位置以及身份职位等信息，然后桌内的嵌入式系统根据采集的相关信息给每个办公人员建立个人数据库并发出指令，使办公家具的交互模块和传动模块实现办公人员所需所想，如交互模块实现功能提醒（图4），传动模块实现结构调节等（图5-图6）。

2.3 智能化办公家具之间的交互化

■图7 适应于团队间交流的办公场景

■图8 适应于团队中个人的办公场景

■图9 传动模块角度调节

根据办公理念、内部交流方式、外部交流方式、工作重点、工作模式与流程、工作时间、工作地点、公司价值观、办公设备9个办公条件，归纳得到办公模式虚拟化的未来办公形态特点细分，分别为办公管理模式与交流规则的虚拟化和办公行为模式的虚拟化，并由此总结出办公家具之间进行交互化的特征，从而完成推演过程。

万物互联是信息化时代下的重要成果，并且在管理模式的虚拟化中，一切办公事务智能化不再受制约。因此网络可以应用到每个办公家具中，让每一件办公家具都有自己的智慧并且可以像人一样相互交流。智能化最高级的形式是自动、自学习和自感知，也就是可脱离人为控制进行活动并且带有情感。因此产品需兼具“智商”与“情商”，这是设计发展的重要趋势[5]。将冰冷的数据赋予人的温度与情感，使智能化在办公家具中更有趣味性，并且在这个过程中办公家具可以进行自我学习与自主创新[6-7]。办公家具通过自身的采集模块发现其他办公家具的行为模式，并进行分析模块的判断与实施，由控制模块发出指令进行相关的行为模式变化来适应其家具的变化，使得办公更加高效与便利，并且这些行为会自动更新在办公家具内置控制系统的数据库中，从而实现自我学习。

3 智能化办公家具弹性化特征的推演过程

智能化办公家具的弹性化是通过智能化手段让办公家具适应团体与个人对办公空间的要求以及满足职业带来的办公空间变化，其中办公家具通过变换、组合、分割的形式达到弹性化的特征。

3.1 智能化办公家具适应团队空间的弹性化

根据自我价值观、办公理念、组织形式、基本工作单位、信息传递方式、工作模式与流程、工作内容、办公位置与空间8个办公条件，归纳得到办公结构扁平化与办公空间灵活化的未来办公形态特点下的3个细分，分别为自我价值下的扁平化、办公效率下的扁平化、保证空间私密与共享的灵活化，并由此总结出办公家具需要适应团队空间的弹性化特征，从而实现推演过程。

在新时代背景下与新工作理念下，与传统的固定和无分割形式的办公空间不同，办公的位置与空间需要适应办公人员。办公人员希望的办公模式是在认真思考时有一个封闭空间，在休息时又可以与他人互动互联。这就需要空间的分割更为科学与合理，实现空间的灵活性。在扁平化结构成为未来方向的情况下，让大的空间开放、小的空间独立是需求之一，小的空间需要互通是需求之二。办公结构的扁平化将取代上下级的管理制度，空间内的交流在办公中的重要性越来越显著，导致传统办公家具不能满足团队化的办公需求。智能化使得产品从静态变为动态，则需要通过控制系统的指令调控传动系统实现产品的变换，也就是说在智能化进行“思考”后让它的“肢体”可以在情境下满足不同的行为。因此需要智能化办公家具具有空间分割与组合的能力，满足同一空间中同团队在面对不同状态时的适应。即在智能化的驱动下办公家具模块进行快速重组，使办公人员快速进入自己的工作状态[8]。这需要办公家具内置的传动模块满足场景交互，如办公桌的内置控制模块会发出指令使桌脚滑轮旋转和桌面相关结构旋转，进行组合，且合并成为一个桌面（图7），然后进行团队间的无障碍讨论交流。会议或讨论结束后通过传动模块满足团队中个人办公的需要（图8）。

3.2 智能化办公家具适应职业的弹性化

根据自我价值观、内部交流方式、外部交流方式、工作重点、工作模式与流程、工作时间、工作内容、工作地点、公司价值观、办公设备、办公位置与空间11个办公条件，归纳得到办公职位细分化与办公空间灵活化的未来办公形态特点下的3个细分，分别为职位多样性产生的细分化、新型职位引起的细分化、保证空间适应职业需求的灵活化，并由此总结出办公家具需要适应职业转换的弹性化特征，从而完成推演过程。

在传统的大环境下，工作内容单一，职位相似，工作理念缺乏，这些都是由于办公人员对工作职位认识的不清晰。在信息智能化的背景下，经济结构社会的转型期间，工作职位的细分成为必然趋势。在网络化的环境下，外部交流的方式发生变化，旧的职业已经不能满足人们的需求，需要借助智能化来进行职位的创新，许多新兴行业开始延伸。在智能化与网络化的背景下，出现了共享办公与联合办公的新模式。这种模式是对空间与时间的一种设想，所服务的是来自不同公司或组织团体[9]。多个企业对各自的员工安排弹性的办公位置、办公设备以及办公时间。其工作自由度和休闲度较高[10]。不同企业员工间或者相同企业不同部门按照时间的不同共享一个位置或一个办公空间。因此办公家具应该细分化，即最理想的一对一设计，但这样虽然很高效却不够灵活，且只能满足单一职位的需求，这与未来办公需求是相矛盾的。智能化赋予产品后，意味着产品可控，即智能化是多种形式可变换的前提，在无法解决多个单一问题时，智能化的手段刚好可以智能匹配来进行解决。可以加入智能化来实现办公家具面对不同职业时的变换，通过传动模块实现办公家具与办公人员职业信息的匹配。办公桌面内置的控制系统发出指令，让安装在智能化办公家具上的传动装置进行结构上的升降与角度的变化满足职业的要求（图9）。

4 智能化办公家具复合化特征的推演过程

智能化办公家具的复合化是通过智能化的手段让办公人员可以感受到办公、生活、娱乐的融合，其中办公家具通过智能化的手段对家具结构的变化和家具功能的赋予实现复合化特征。

■图10 休闲办公空间

■图11 办公座椅的座面内置传感器

4.1 智能化办公家具满足网络下的复合化

根据自我价值观、办公理念、组织形式、基本工作单位、内部交流方式、外部交流方式、信息传递方式、工作重点、工作模式与流程、工作地点、办公设备、办公位置与空间、办公环境13个办公条件，归纳得到办公结构扁平化、办公模式虚拟化、办公生活一体化的未来办公形态特点下的3个细分，分别为自我价值下的扁平化、办公行为模式的虚拟化、办公场景生活化，并由此总结出在网络中办公家具需要满足生活与工作融合的复合化特征，从而完成推演过程。

在信息化背景下，网络技术给人带来一种虚无感，虽工作效率变高，但使办公人员之间的关系变得疏远。另一方面，科技化的设备加入导致人与自然的脱节，让办公人员产生抵触心理。因此设计的目的是让人回归大自然，在智能技术的大环境下，将光照、色彩、温度和湿度等自然因素融入办公环境中。智能化具有物体分析和模拟事物的能力，即智能化通过传感与控制系统进行采集与分析，察觉到人的需求，并通过现在的电子设备植入解决相应的生态感觉问题。办公家具可以通过一些仿生态的手段让整个空间具有生机感，在智能化的帮助下可以调节湿度、温度、光照等。同时整合视觉、触觉等多通道交互方式能更好地满足办公人员的情感需求，使互动更自然[11]。与此同时智能化办公家具可通过环境交互模块实现局部感觉自调节。以光照条件为例，将光敏传感器加入办公桌的桌面与桌面挡板等多个区域，满足充分感光的条件，并在挡板上端置入智能灯。光敏传感器接收周围的环境光线进行分析，从而判断人的视觉感受，然后控制系统发出指令让智能灯产生相应的变化。

4.2 智能化办公家具满足空间内的复

合化根据自我价值观、办公理念、组织形式、基本工作单位、信息传递方式、工作重点、办公位置与空间、办公环境8个办公条件，归纳得到办公结构扁平化、办公空间灵活化、办公生活一体化的未来办公形态特点下的3个细分，分别为自我价值下的扁平化、保证空间私密与共享的灵活化、办公场景生活化，并由此总结出在空间内办公家具需要满足生活与工作融合的复合化特征，从而实现推演过程。

办公人员需要舒适休闲的环境，释放压力，张扬个性。它是一种休闲与办公相结合的形式，具有开放式的公位、配备娱乐设施、运动健身设施、走廊沙发等各种休闲的摆放，也可以在区域内交流等，营造一种愉悦的氛围[12]（图10）。在开放的办公时代，办公家具需要保障员工的隐私、舒适、健康以及日常生活时的习惯。而智能化就是一种贴合人的行为，通过控制系统使传动装置在不同情况下产生不同的应对，其形式是无感且无缝衔接的。在办公疲劳时，办公家具通过内置的控制系统使相关的运动结构从隐藏变为显现，如隐藏在办公椅内部的脚踏结构，在办公椅内部控制系统的指令下通过传动模块完成显现然后进行身心的锻炼，达到放松的目的。在日常生活中通过桌面、椅面等位置内置的感应器（图11）采集办公人员的生理健康状况，然后办公家具内置的控制系统完成对人体的科学评估，并下达指令调节座面高度、桌面倾角等，从而实现健康办公[13]。

5 结语

从办公形态的概念出发，将其条件归为外部条件、组织形态、人为意识三方面，从中具体分出16种具有代表性的条件，并通过时间的推移得出新旧办公形式的变化，其指向了未来办公形态。依据办公条件、办公形态、办公家具的层层推演可以得出智能化办公家具的特征，包括交互化、弹性化、复合化三方面以及分支下的7个具体的推演过程和解释。从而肯定了未来办公形态的特点与指向是完成智能化办公家具特征研究的关键，其特征的推演方式也为以后智能化办公家具的设计提供了新思路和新形式。