平阴县档案馆搬迁工作纪实

宋明皎

（济南市平阴县档案馆，山东 济南 250400）

1 搬迁前的准备工作

档案馆搬迁是一项专业性强、业务量大、安全要求高的系统工程，充分的准备工作则显得尤为重要。平阴县档案馆提前半年时间对搬迁工作进行谋划安排。

1）加强组织领导，制定搬迁方案。平阴县档案馆成立了由馆长任组长、副馆长任副组长、各科室为成员的档案馆搬迁工作领导小组。明确分管副馆长为搬迁总指挥，统筹整个搬迁工作。制定《平阴县档案馆搬迁工作实施方案》《平阴县档案馆新馆搬迁人员分工及责任》《平阴县档案馆搬迁出入库顺序》，要求全馆上下团结协作、全力以赴打赢搬迁这场硬仗，严格按照时间进度组织实施，确保搬迁工作规范、有序开展。

2）全面盘点档案、固定资产。一是对库房档案进行清点摸排。首先由工作人员对库房全部档案资料进行一次全面排查，对错放位置的档案进行调整，确保各类档案与密集架标识一致，按序排放并制定《馆藏档案资料清点统计表》。然后安排三个科室分别负责三个库房的清点工作，对责任库房进行第二次全面排查，并与《馆藏档案资料清点统计表》进行核对，通过两遍的清点摸排，彻底摸清了家底，防止档案漏记、错记、重记等现象的发生。二是对固定资产的清点。由责任科室对科室内固定资产进行清点登记，填写《平阴县档案馆固定资产登记表》。

3）提前着手整理报纸、杂志。平阴县档案馆报纸、杂志数量庞大、种类多样，同时年代跨度大，有一些报纸、杂志出现的脆黄、破损、霉变等现象，为搬迁工作带来一定的难度。为了最大程度的保护报纸、杂志等资料，平阴县档案馆定制了报纸盒、杂志盒，历时一个月的时间对馆藏全部的报纸杂志进行消毒、整理、分类、装盒、编目工作，共整理报纸26类近千盒、杂志150类500余盒，实现了报纸杂志的科学化管理。

4）确定搬家公司。通过多方对比，确定搬家公司，并对公司资质进行审核，同时与搬家公司签订保密协议，确保整个搬迁过程信息安全。多次召开联合会议，与搬迁公司对接搬迁事宜，并对参与搬迁的人员进行分工，明确职责，确定在库房中工作的搬家公司人员，其他人员原则上不得进入库房，整个搬迁过程需要搬家公司工作人员做好全程配合工作，听从档案馆工作人员安排，确保搬迁顺利进行。

5）科学进行新馆定位。新馆定位是一项重要工作，科学的定位可以最大程度的利用库房空间，防止资源闲置。前期对新馆的各个库房重新布局，明确各个库房的功能。下发了《关于报送未进馆档案情况的通知》，对各全宗单位未进馆档案情况进行摸底，同时结合馆藏各全宗单位的档案情况，预估出未来30年的档案排架长度。我们采用档案与资料分别存放、按照档案类别分别存放、按照全宗顺序依次存放的原则进行存放。

6）开展模拟演练。在正式搬迁的前一天，平阴县档案馆与搬迁公司进行一次搬迁模拟演练，明确搬迁路线，计算沿途所需的时间，考虑搬迁过程中可能出现的问题，比如天气变化、交通事故、汽车故障、人员调整等，对搬迁方案再次完善。通过此次演练，所有工作人员更加清楚了自己的职能，也加深了档案馆与搬迁公司的默契程度。

2 搬迁实施阶段

为了保障搬迁工作的顺利实施，平阴县档案馆将搬迁任务分解为三个阶段，分别是办公用品的搬迁、机房数据的迁移、档案库房的搬迁。库房搬迁主要为下架、打包、老馆库房门口监管、上车、跟车、接车、新馆库房门口监管、上架等8个步骤。

1）下架：按照《平阴县档案馆搬迁出入库顺序》指导搬家公司下架，掌握下架节奏，确保三个库房档案资料依次、完整下架，不遗漏。

2）打包：指导搬家公司人员按序装箱，以全宗为单位进行打包，全宗间不混装。在箱体统一明显位置粘贴标识卡，不同的库房使用不同颜色的标识卡，具体要求：标识卡左上方标注大流水号（如：123），在中间位置注“门类+全宗**+目录号*+小流水号（如：①②③”，各门类的最后一箱标注上“已完结”。

3）老馆库房口监管：组织搬运人员在库房门口等候，不得进入库房；理顺出库档案箱顺序，确保搬运人员按序依次搬运。

4）上车：负责监管上车档案的延续性，核对档案箱数及流水号顺序，防止档案遗漏；上车完毕，与跟车人员进行交接，填写《平阴县档案馆库房搬迁交接单》。

5）跟车：装车完毕后，关闭车厢门、上锁、贴封条。驾驶办公用车全程跟车至新馆，揭封条、开锁，监督搬家公司人员搬运下车，清点记录下车箱数。

6）接车：提醒、监督搬家公司人员按箱体标识卡左上角流水号科学装车，以便正序入库，小号在先，大号在后的顺序将档案搬至小车。小车档案放满后，全程跟小车至库房门口。

7）新馆库房口监管：严格进出库房人员，无关人等不得进出库房，监督库房内工作人员与库房外工作人员进行档案交接，按照流水号顺序，先进小号，后进大号。

8）上架：指导搬家公司工作人员对档案拆包，并按照流水号顺序依定位位置进行上架。

9）后勤保障：协调县治安大队，利用警车开道，确保运输过程中的安全。与融媒体中心和摄影家协会进行沟通，对整个搬迁工程进行全程录像。面对档案馆人手不足的情况，协调部分单位的档案员参与到搬迁工程中来，充实搬迁队伍，增强搬迁力量。

10）及时复盘：每天对搬迁工作进行复盘，对于发现的问题进行调整。比如在第一天的搬迁工程中，发现上架的人手不够，影响了整个搬运速度，县档案馆及时与搬家公司进行协调，立即增加了人手，提高了上架速度。

历时5天，平阴县档案馆完成了86个全宗、5万多卷档案以及3万多册资料的搬迁。期间未发生档案和设备设施损坏或丢失现象，未造成现场固定资产破损或丢失，顺利地完成了搬迁工作。

3 搬迁后的几点体会

平阴县档案馆在查档服务未中断的情况下，顺利完成搬迁工作，我认为依赖于以下几个方面：

1）领导重视：县委县政府高度重视档案馆搬迁工作，县委办公室主任在搬迁第一天就来到搬迁现场对搬迁工作提出要求，全程关注档案馆的搬迁进度。

2）准备充分：平阴县档案馆提前半年就开始谋划档案馆的搬迁工作，多次外出学习搬迁经验、提前整理报纸杂志、科学制定搬迁方案、准确标识新馆定位等等都为档案馆搬迁奠定了坚实的基础。

3）指挥有方：档案馆的搬迁是一项高强度、多头绪的系统性工作，全面的统筹、科学的谋划是打赢这场硬仗的重要保障。在此次搬迁过程中，馆长为总协调，副馆长为总指挥，他们率先垂范、身先士卒，及时应对突发状况，保障了搬迁工作顺利进行。

4）团结协作：平阴县档案馆工作人员面对人员少、任务重、时间紧的搬迁现实，充分发挥主人翁意识，丝毫没有怨言，5天的搬迁过程中没有一个人请假，每天加班加点参与其中，大家既是指挥员、监督员又是战斗员，每个人都为参与到搬迁工作而感到自豪。

5）社会支持：融媒体中心、治安大队、摄影家协会以及部分单位的档案员都为此次搬迁工作付出了很大的努力，正是由于各部门的通力协作，平阴县档案馆的搬迁才得以顺利进行。