人事档案信息化管理的瓶颈及应对措施探讨

文/刘思含

当今，在以人为本、崇尚科学发展的时代，人事档案信息化管理具有重要的意义。本文通过分析目前人事档案信息化管理工作存在的问题，结合人事档案信息化管理工作的一些作法，提出了有针对性的解决办法与措施，以便与同行业者交流与切磋

现代高科技手段赋予人类社会生产、生活、工作许多简单、快捷、高效，人事档案的信息化管理也不例外，它借助计算机、扫描仪、网络等各种现代信息技术在很短的时间内就能实现档案信息的接收、审核、录入、存储、转递和查阅、借阅服务等一系列事项。但人事档案的信息化管理不仅仅局限于此，还在于将这些高科技现代信息技术贯穿于整个人事档案管理工作的全过程，如，提高人事档案的安全性、扩大了档案的使用功能、降低人事档案管理成本、实现档案的存在价值等方面。本文结合日常的人事档案信息化管理工作，认为目前在人事档案管理工作中，还存在一定的问题，有待于进一步改进与提高，并通过分析研究解决办法与措施。

一、制约人事档案信息化管理的瓶颈问题

制约人事档案人事信息化管理的瓶颈问题，主要有以下几点：

一是档案信息化管理工作未得到重视。在我国，一些企事业单位认为人事档案管理工作不重要，认为人事档案工作不重要，因此，在人事档案管理中人员大多都是行政人事部的人员兼职，没有专业的人事档案管理者。这样会导致人事档案管理不规范、档案资料缺失遗漏、甚至丢失等等。而人事档案又是记录着单位人才成长的重要佐证，不管是对单位还是对个人来讲，人事档案对评价人才、薪资提升、人才利用等方面都发挥着巨大作用，有很大的存在价值。近年来，人事档案管理工作虽然引入了初步的信息化管理模式，但是还局限于最原始的数据录入，不能发挥人事档案信息化管理的简单、快捷、便利等作用。因此，要想普及人事档案信息化管理，首先要从提高思想观念入手，充分认识到人事档案信息化管理的重要性。

二是人事档案信息化管理系统建设资金投入不足。目前，人事档案信息化管理建设离不开计算机和网络，而这些需要不断地升级改造，包括软硬件的升级，提升基础设备的优良性。而目前的人事档案信息化管理工作中，由于资金投入的严重不足，使得人事档案信息化管理建设中，没有专业特定的应用程序支撑完成，软件之间不能有效地兼容，如兼容数码相机、扫描仪，或者其他管理系统模块，最常见的就是厂家、型号、格式之间不相互兼容，使得人事档案管理工作信息化程度大打折扣。

三是人事档案信息化管理制度建设不完善。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，维护人事档案材料完整，防止材料损坏。在人事档案管理信息化的日常工作中，由于是电子存贮信息，没有有效的监管制度，使得人事档案管理制度不完善，主要体现在三个方面：其一，人事档案的收集要及时。人事档案的资料收集是伴随人事档案的周期的，是一个漫长的过程，需要随时收集并整理的。而往往在工作中，只是对最初的人事档案进行收集，并未对后续的待收集资料进行收集，造成资料的缺失或遗漏，无法弥补。其二，人事档案资料的规范性不够。好多人事档案中收集的资料不能满足人事档案的要求，不规范地存在于人事档案中。其三，人事档案中资料的真实性有待于提高，存在随意改动或造假行为。在日常的人事档案管理过程中，相关管理人员未对人事档案资料内容的真实性、准确性进行及时核对，出现错误或者伪造信息。

二、应对措施

针对存在问题，特提出以下改进措施：

一是高度重视人事档案信息化管理工作。在单位的管理中，要以人为本，为单位全心全意做好服务工作。那么，做好人事档案信息化管理就首当其冲，这将便于单位领导能更好地优化人员配置，人尽其才，发挥单位的最大人才资源优势，充分体现出人事档案信息化的存在价值。这种重视也能构建出优良的人事档案信息化建设环境，同时，也能激发人事档案管理人员的工作积极性和主动性。

二是制定完善人事档案管理制度。单位应当紧跟时代发展的脚步，逐步构建出多元化信息管理制度，以单位人事档案实际情况作为依据，编制出可操作、适用性强的人事档案管理制度。这样，才能满足单位人事档案整理原则当中提出的各项要求，才能保证人事档案的收集、归档、鉴定等各项工作的规范化和标准化；才能构建人事档案信息完整性和准确性；才能便于人事档案管理工作的统一性。同时，在该管理制度中要明确人事档案信息化系统的使用注意事项、访问权限、界限，要建立责权惩罚制度、追究制度，确保人事档案信息安全性。不按照相关制度使用该系统，如使用不被允许的存储器与安装有人事档案信息化系统的计算机连接，谁出错谁负责。对装人事档案信息化系统的计算机采用独立的局域网，应与单位其他网络隔离。

三是投入足够的能支撑人事档案信息化管理的系统建设及运行资金。人事档案信息化系统建设需要足够的资金才能保障基础设施的建设，比如硬件设施费用、网络和软件费用，才能构建本单位的人事档案信息化管理系统。随着科技发展要与时俱进，在基础建设上，还需要定期地对该系统进行检查、维护、升级，确保人事档案信息化管理系统正常运行。该系统的维护升级包括两部分，一部分是网络及软件的维护升级，有助于人事档案信息化管理系统空间更宽广、更强大；另一部分是人事档案信息的维护更新，这有助于人事档案信息资料能够及时得到收集、补充、完善，在使用人事档案信息时才能更准确、全面地了解档案内容，这个升级更新一直将伴随着人员调动、成长的漫长过程。

四是提升人事档案信息化管理人员的综合管理力度，提高人事档案的利用效率。人事档案信息化程度越高，对相关的管理人员要求就越高。这种人员要既懂人事档案专业知识，又懂计算机信息化专业知识，这样的人才才能在人事档案信息化管理工作中发挥专业知识、游刃有余。当前，单方面的人事档案管理人员或计算机信息化人员都不能很好地发挥作用。要发挥人事档案信息化管理的最佳效能，就要提升人事档案信息化管理人员的综合管理力度，对人事档案管理人员要定期地进行计算机信息化方面的专业培训，节约人事档案信息化管理成本。同时，在单位的职称评定、组织任用、组织培养等方面也要加强人事档案信息化管理系统的利用，通过大数据信息化对比择优而取。在职工办理退休人员手续时，能一次性地提供更全面详细的个人信息资料。从而真正做到服务于单位，服务于员工，服务于社会，不断提高人事档案的使用效率。

毋庸置疑，人事档案信息化管理工作是一项很重要的工作。人事档案信息化管理为人事档案管理提供了更简单、快捷、准确的方式，为人员的优化配置、人尽其才发挥了很大的优势，扩大了人事档案的使用功能，实现了人事档案的存在价值。但是，时下人事档案信息化管理建设发展缓慢，只有不断地提升思想观念，加大资金投入，健全人事档案信息化管理制度，推进人事档案管理信息化进程，方能使其更好地服务于社会、服务于经济建设、服务于广大民众。