关于企业实物档案开发利用的思考

陈思佳

摘要：“实物档案”这一档案学范畴的术语，自产生之日起，就引起了学界各方关注，其导致的争议一直延续至今。理论探讨繁荣背后所隐藏的是企业实物档案开发利用工作的迟滞。对于此，笔者认为应当暂且搁置争议，充分认识到企业实物档案开发利用的必要性，并从树立资产管理意识、健全实物档案管理制度规范、协同利益相关者多方合作、建立实物档案数字展厅四个方面提出建议，共同开发企业实物档案，以最大限度发挥其作用。

关键词：企业档案 实物档案 资产 开发利用

2019年，北京市档案馆在第12届国际档案日期间，举办了“新中国的记忆——市管企业档案联展”。[1]展览展出史料、图片及实物等共计1200余件，其中尤以见证企业发展的车模、排球等实物档案最为引人注目，形象地再现了首都企业在国家改革开放历史大潮中奋勇前进的历史足迹，也引发了笔者对企业实物档案开发利用的思考。企业实物档案是企业档案的重要组成部分，是企业发展的珍贵财富，但是目前的開发利用工作是不均衡、不全面的。根据笔者以往调研经历发现，企业实物档案在管理工作中遭遇冷待，往往被遗忘于档案馆（室）一隅。文献研究中也甚少有牵涉企业实物档案开发利用与价值实现主题的成果，以“企业实物档案”为篇名在中国知网、万方、维普期刊网检索，去除重复文献及不相关文献，仅发现41篇文献，与企业档案体量庞大、内容丰富的研究成果形成较大反差。故而，本文拟从企业实物档案的概念出发，指明企业实物档案开发利用的必要性，在此基础上，分析理论争辩背后为人所忽视的实践现状，探寻其成因，最后提出实现企业实物档案开发利用的建议。

一、企业实物档案的概念界定及历史争议

企业实物档案的概念以实物档案的概念为基石，要弄清企业实物档案的内涵，首先必须明晰实物档案的定义。根据文献检索，我国实物档案概念最早出现于1964年，当时学者对它的认识还仅限于“档案中的实物材料”[2]，并未将其视为独立的档案类型，此后十几年内“实物档案”“档案实物”称谓交错并行，模糊指向这一类以实物形态存在的档案材料。直到1992年，有学者指出，“‘实物档案，一种错误的认识和称谓”[3]，才引起学界对“实物档案”这一颇受争议的事物的反思与探讨。

在漫长的争论中，霍振礼提出修改档案的定义，以“信息载体”属概念涵括档案、资料、文物，以及各种实物样品[4]；王恩汉赋予实物档案以“档案馆（室）保存的某些具有凭证意义的自然物”的解释，并说明其一般情况下只是某种文字材料的补充[5]；郭东升提出“所谓实物档案，是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，由其原始价值为主转化为备以查考价值为主的实物形态的历史记录”[6]，等等。同时，自20世纪90年代起，以陈永斌为首的一批学者，始终坚定地站在否定“实物档案”合理性的阵营一方，坚持为档案概念正名，后期甚至有人走向极端，认为实物档案不应当被收藏。[7]这场争辩长达数年，至今学界尚未达成共识。尽管反实物档案理论支持者的声音不时出现，却不能阻碍实践的脚步，现如今，各个档案馆（室）收藏有不同数量的所谓“实物档案”已成为一种普遍现象。

通过文献梳理，笔者基本赞同黄霄羽教授在围绕企业实物档案商讨时所持的态度，以实现档案价值为第一要务，本文也采纳其概念解读，将企业实物档案定义为“企业在经营管理活动中直接形成的实物形态的历史记录”[8]。

二、企业实物档案开发利用的必要性

作为企业档案的重要组成部分，企业实物档案同样有开发利用的必要，将其遗忘于档案室角落蒙尘，无异于是对资源的浪费。相对于企业其他类型的档案，企业实物档案具有的客观、真实、直观、形象的特点，使其在原始记录与叙事表达方面拥有图像或文字性描述难以比拟的优势。

第一，企业实物档案是企业生产最原始的材料，为文字性成果报告提供最初始的依据。与传统档案不同，实物档案有两点十分显著：一是形态的三维性，二是信息表现形式的非文字性。一篇描写实物档案的文字，写得再详细、再生动，也不如一套实物档案让人眼前一亮，同时描写总有侧重，在未明确使用目的之前，对实物档案的反映也难免有所疏漏，此时，寻找原物对照，无疑是最简便、有效的方式。

第二，企业实物档案真实记载了企业发展的历史过程、发展水平和工艺技术，是企业精神与风貌的固化产物，为企业品牌建设创造了不竭动力。典型案例是，在2017年“东软杯”全国企业档案资源开发利用优秀案例评选中，中国铁路总公司济南铁路局报送的“实物档案——还原百年胶济铁路历史”案例当之无愧地获得二等奖殊荣。这也给企业档案信息资源开发利用创新提供了一种新的思路，企业实物档案仍有很大的开发空间。

第三，企业实物档案易触发员工情感共鸣，刻写社会大众时代记忆。企业实物档案比传统纸质档案更生动、形象、鲜明，让人一目了然，给人留下深刻的印象，更容易被人感受和理解，从而容易引起人的情感共鸣，促使人们对过去进行回忆或再现环境、历史事件。例如，中华人民共和国成立70周年之际，中铁三局集团有限公司办公室以“档案刻录新中国的记忆”为主题，利用照片档案、实物档案回顾了中华人民共和国成立以来公司所取得的优秀建设成果，以此激发当代公司员工的奋斗热情。

三、企业实物档案开发利用问题及其成因分析

基于以上看法，笔者采用文献研究法，对41篇检索出来的文献进行梳理，同时立足实际，简要总结目前我国企业实物档案开发利用中暴露出的问题，并探析造成这些问题的原因。

（一）企业实物档案开发利用意识薄弱

在企业内部，通常的做法是将散落于各处的实物档案集中收集起来，再按照类型、事由等标准，统一存放于档案架柜中，或止步于实物档案目录的编制，对后续的开发利用则缺乏进一步思考。不管是企业领导、普通员工还是档案人员，都不重视企业实物档案开发利用工作。究其原因，笔者认为，这与我国实物档案管理专门规范的缺失脱不开关系。当前，我国有关实物档案管理的规范一般以章节或字句形式出现于其他类型档案管理规定中，分布并不均衡。用以指导企业档案工作的法规标准，如《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）等忽略了企业实物档案的地位；《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）虽然在机关档案所涉及的范围中单列“实物档案”，且第33条提出宜将实物档案（SW）设置为一级门类代码，但无论是国家法规、部门规章还是行业标准，都未对实物档案管理提出一个可供参照的成文规定；各高校执行的《实物档案管理办法》大多参考《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合自身实际制定并实施，对社会的影响范围非常有限。

（二）受企业实物档案管理条件制约

根据企业档案工作实践，企业实物档案收集的范围一般包括印章、奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书、牌匾、书画、题词、产品类实物等。实物档案载体材质的多样性与不固定性决定了实物档案管理要根据材质的属性区别对待。一方面，企业实物档案由于规格、形状、大小具有随意性，因此在实践工作中往往很难管理；另一方面，企业规模、经营领域、战略目标各不相同，经济实力能否为企业实物档案管理营造充分的条件尚不可知，日常管理尚且不能保证，更谈不上深度开发利用了。

（三）与企业档案信息化建设脱节

信息技术的应用加速了企业档案现代化管理进程。企业数字档案馆建设工作自2017年《企业数字档案馆（室）建设指南》（以下简称《指南》）印发后正式启动，到2020年3月已有9家企业完成了企业数字档案馆（室）建设试点工作验收[9]，可以说，近年来，我国企业档案管理水平整体上是突飞猛进的。然而，详细阅读《指南》内容发现，其中并未涉及企业实物档案如何处理，官方文件对这一特殊类型档案信息化建设的忽视，也反映了企业实物档案管理的尴尬处境。值得欣喜的是，2017年7月7日，国家电网公司在北京主持召开《实物档案数字化规范》（以下简称《规范》）启动暨研讨会，此后在《规范》编制过程中听取了国家档案局、故宫博物院、北京市文物局、档案科学技术研究所等单位相关专家的意见和建议，并在其下属供电公司进行试点。可以说，这是我国电力行业企业在实物档案开发利用方面的一次有益尝试，也为今后其他行业企业实物档案数字化实践树立了标杆。

四、企业实物档案开发利用的实现策略

（一）树立资产管理意识

资产是经济学范畴的一个术语，被认可为资产的条件如下：一是被特定权利主体拥有或控制，二是能为其带来经济效益。针对“企业档案是不是企业资产”的问题[10]，曾在20世纪90年代引发了学界的广泛探讨，最终以肯定的观点占据主流。笔者认为企业档案是企业经济活动中形成的历史记录，虽然不能像企业其他有形或无形资产如机器设备、知识产权那样直接以货币单位计量，但其能为企业带来经济收益的价值是无法被磨灭的，因而企业档案属于企业资产，企业实物档案也理应被视为企业资产从而进行保护与开发。之所以强调这点，是因为在许多人的潜意识当中，并未将企业实物档案视为可创造经济效益的资产，否则也不会对其疏于管理与开发利用了。

（二）健全实物档案管理制度规范

企业实物档案的特殊性，决定了这一门类档案的收集与管理不能按部就班，应量身打造符合实际工作的相应制度规范，对实物档案的收集范围、收集要求及管理方法等做出具体规定。特别需要注意的是，以往对于企业实物档案概念的争议点主要在于实物不都具有信息确定性，而该属性是档案必备的特性之一。若能通过规章制度对接收进馆（室）的实物形态及满足条件进行规定，则围绕实物是否应当作为档案收集与管理的争议就迎刃而解了。

（三）协同利益相关者多方合作

利益相关者理论起源于企业管理中，核心思想在于通过平衡考虑各利益相关者的权益要求，谋求企业长远发展。1984年，美国经济学者弗里曼对利益相关者做了一个具体的阐释，即“能够影响一个组织目标的实现，或者在一个组织实现目标过程中会受到影响的个体或群体”[11]。目前，我国企业档案管理主体是企业档案馆（室）、地方各级各类综合档案馆和工商档案管理中心。企业文化的建设既要体现共性需求，同时也要注重其个性的塑造，企业自身生产经营中所产生的实物档案无疑是一张亮眼的名片。为了突破企业自身力量单薄的局限，笔者认为可以联合利益相关方磋商合作，谋求长远发展大计。

（四）建立实物档案数字展厅

为了发挥企业实物档案的最大价值，为企业创造实际效益，还需要对馆（室）藏的实物档案进行集中展示。考虑到各企业自身经济条件限制，未必有能力建立专门的企业档案馆，实物档案数字展厅成了可供替代的选项。在此之前，需要对实物档案进行数字化，根据实物档案载体的不同，可分别采用扫描或拍摄的方式进行。[12]针对纸质载体的实物档案，如奖状、证书等，可根据档案幅面大小选择适当规格的扫描仪进行扫描，或将小幅面扫描后的图像进行拼接；针对非传统纸质载体的实物档案，如奖杯、牌匾等，可利用数码相机进行彩色拍摄及后期处理还原实物档案。最后，可采用Java虚拟技术，对企业实物档案进行三维影像制作，在网络上进行模拟展示，从而实现企业实物档案的三维动态互动展览。

注释及参考文献：

[1]胡菡.档案见证国企辉煌70年北京市档案馆举办“新中国的记忆——市管企业档案联展”[J].北京档案，2019（9）：4-6.

[2]袁吉甫.我馆对档案中实物材料的处理[J].档案工作，1964（3）：17.

[3]陈永斌.“实物档案”，一种错误的认识和称谓[J].湖南档案，1992（1）：16-17.

[4]霍振礼.实物档案的崛起与档案定义的表述——兼与李恕德、陈永斌同志商榷[J].档案学通讯，1993（5）：25-27.

[5]王恩汉.从“实物档案”的爭论引发的思考[J].山西档案，1994（2）：21-22.

[6]郭东升.实物档案矛盾与概念本质[J].档案与建设，2016（9）：13-16.

[7]仝艳锋.档案与文物之辨析——兼论“实物档案”收藏的不合理性[J].档案学研究，2007（4）：33-36.

[8]黄霄羽，宋菁.企业实物档案的价值表现及其实现策略[J].档案与建设，2019（4）：4-8.

[9]国家档案局.国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点、企业数字档案馆（室）建设试点通过验收企业名单的通知[EB/OL].（2020-04-03）[2020-07-01]. http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202004/ a247fac91218468890f370bc266467d4.shtml.

[10]于晓庆.谈谈有关档案资产的几个问题[J].档案学通讯，2011（4）：91-94.

[11]闫鹏.利益相关者视角下档案部门参与科学数据管理的分析[J].档案天地，2019（3）：47-49.

[12]张晓敏.实物档案数字化的方法及成果应用[J].档案管理，2011（1）：90.

作者单位：南京大学信息管理学院