应用型本科院校教学档案规范管理评价指标体系构建

胡丽娟

一、引言

在国家发展战略部署的背景下，地方普通本科高校向应用型转变是一种趋势，也是一种必然。档案工作在应用型本科院校转型发展、提升内涵建设过程中必不可少，高校档案工作不仅是管理的基础和条件，也是学校管理的工具和手段。高校教学档案是高等院校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的原始记录，是记录一所学校办学定位、办学优势和办学特色形成过程的重要载体[1]97。

有学者认为，教学档案是高校教学质量保障的基础和体现，应将科学全面的教学档案管理机制纳入重构教学质量保障体系中[2]140。有学者强调，高校教学档案是体现大学文化的重要载体，大学文化积累的重要资源，传承创新大学文化的重要依据和开展大学文化建设的重要素材[3]186。有学者认为对教学档案的充分开发与利用有助于促进教学改革，帮助教师丰富教学内容并提高教学水平，从而推动高校整体教学质量的提升[4]98。

可以看出，教学档案在传承校园文化、提升教学质量、服务人才培养方面都起着不可忽视的作用，但教学档案要发挥其功能作用，必须建立在规范管理的基础上。教学档案管理是否规范，需要有科学、规范的指标体系作为衡量的标准。对于高校档案指标体系的研究并不多，主要从档案网站和利用服务的角度进行研究，如解素芳、王朋、焦淑静等从信息构建的角度论述了高校档案馆网站评价指标体系[5]53；寇冰、陈彤以山西省高校为例对高校档案利用服务评价指标体系进行了研究[6]103，马仁杰教授以安徽省为例对高校档案工作规范管理评价进行了系统研究，并给出了具体的评价指标内容。

综上，学者们虽然从不同的角度对高校档案工作进行了研究，但对教学档案规范管理研究还较为薄弱，应用型本科院校还缺乏一个系统的评价指标体系来监督和引导教学档案规范管理。虽然马仁杰教授以安徽省为例对高校档案规范管理进行了研究，也给本研究指标体系的设置提供了有益的参考，但应用型本科院校是高等院校体系中的一个重要类型，教学档案的规范有着特殊意义。笔者以贵州省11 所应用型本科院校为对象，通过问卷调查、实地走访等形式对教学档案的基本情况进行了调研，通过构建应用型本科院校教学档案规范管理评价指标体系，以期丰富应用型本科院校教学档案规范管理研究，为应用型本科院校教学档案的规范管理提供理论依据和引导目标。最终为提升教学质量、服务人才培养，提供材料支撑和基础数据。

二、指标体系构建原则

1.系统性。教学档案规范管理涉及多个方面，既包括教学档案自身的规范，也包括教学档案外部条件保障，比如档案机构设置是否合理、制度是否健全、档案库房是否符合档案管理的标准等等。因此，教学档案规范管理指标体系的构建应遵循系统性原则。

2.导向性。应用型本科院校教学档案管理有自身的特点，评价指标是为了使应用型本科院校教学档案管理朝着更加规范的方向发展，是改进和完善的依据，因此指标的设置应考虑到影响规范管理的重要因素，对突出的问题在权重设置时有所侧重，使最终构建的指标体系能够检查出一些主要的问题，为下一步工作方向提供指导性意见。

3.可操作性。指标体系的构建针对的是应用型本科院校的教学档案，而不是其他类型的高校，因此指标体系的构建具有一定的针对性。结合应用型本科院校教学档案工作实际，制定的指标体系是为应用型本科院校教学档案规范管理提供切实可行的依据，通过指标体系有利于发现目前教学档案管理存在的不足，有针对性地进行改善，为应用型本科院校教学档案未来发展指明方向。因此，指标体系的构建必须具有一定的可行性、可操作性。

4.前瞻性。随着社会的发展进步，不同时期对教学档案管理工作也会提出不同的要求，教学档案规范管理评价指标的构建既要满足当前需要解决的问题，也要考虑到未来数年内的需要。因此，指标体系的构建要体现出一定的前瞻性。

三、评价指标的选取

教学档案规范管理评价指标的选取，主要通过对调研结果的分析，对《高等学校档案管理办法》的研究，参考评价指标体系相关的研究，以及笔者在高校档案机构工作的实践经验。

1.机构设置与人员配备。建立与办学规模相匹配的档案机构，配备满足档案工作开展需求的人员，是有效确保教学档案规范管理的前提和基础，是影响教学档案规范管理的重要保障性因素。通过调研笔者发现，应用型本科院校档案机构设置与办学规模不匹配的现象非常严重，应用型本科院校都已达到了建立档案馆的要求，但真正已经建馆的只有45%，而这个数据当中有一部分还不是完全独立建馆，有的是合署办公，有的只是行政级别为处级建制，却没有真正在履行档案馆的职责，因此机构设置是评价指标体系中必不可少的指标。在机构设置中，机构职责是不可或缺的一项，因为只有履行相应的职责才能确保档案机构职能的发挥。同时，任何一项档案工作的开展都离不开档案人员，明确档案人员数量和档案人员待遇是解决档案人员问题的关键因素，因此档案人员也需作为一项考核指标。

2.条件保障。教学档案是高校档案的一部分，教学档案规范管理，除自身基础管理规范外，还需要一定的条件为规范管理提供保障，如管理体制、经费保障、设备保障，因此在条件保障一级指标下，需将以上几个指标纳入考核项目。首先，档案工作应由校长负责，并需明确一名分管档案工作的校领导。只有明确职责，档案工作才能引起重视；领导重视，档案工作才能纳入学校整体发展规划，划拨经费，购买档案管理所需要设施设备。教学档案管理工作的开展离不开固定的经费作为保障，如教学档案的编研、教学档案的信息化等都需要一定的经费支持，如无经费很多工作将无法开展，同时教学档案的保管需要有一定的设施设备来保障教学档案的安全和长期可用。

3.教学档案基础工作。教学档案基础工作，是相对教学档案外部条件来说的，指的是教学档案自身的规范，是教学档案指标体系的重中之重，主要包括教学档案的管理制度，教学档案的收集、整理、保管、鉴定、统计与销毁等各方面。

制度是具有一定的指导性、约束性、规范性和稳定性的，因此教学档案的规范管理离不开健全的管理制度。档案的收集是确保档案齐全完整的重要环节，优质的教学档案利用服务离不开丰富的教学档案资源，而制定科学、完整的《教学档案归档范围和保管期限表》能够有效确保教学档案资源的丰富。教学档案的规范整理，是为了日后的利用，因此档案的整理必须符合一定的标准，不管时间或人员如何变化，都能确保按照一定规律快速查找到所需档案。教学档案的保管、鉴定、统计与销毁，是为了有效保障教学档案的安全，通过鉴定销毁，使教学档案在有限的人力物力下能够得到更好的管理。因此，需将以上几个指标作为教学档案基础工作的考核项目。

4.教学档案服务。教学档案的保管最终是为了提供档案利用服务，教学档案服务质量的高低是检验教学档案规范管理的尺子，因此需将教学档案服务纳入考核指标。教学档案的利用、教学档案信息化、教学档案编研等是衡量教学档案服务质量的几个关键因素。教学档案的利用主要是指教学档案提供利用的方式，随着信息化社会的发展，在大数据背景下，档案的利用也要符合人们对信息获取方式的要求，单一的线下服务无法满足现阶段用户的需求，因此教学档案信息化，是实现教学档案利用服务多元化的前提。教学档案编研是积极主动提供利用的一种方式，优质的教学档案利用服务，绝不仅仅只停留在复印原件的基础上，更多的是对信息的挖掘和研究，提供有价值的编研成果。因此，以上几个指标需纳入考核项目。

四、评价指标体系的赋值

指标体系通过权重来说明指标的相对重要性，本研究主要以贵州省11 所应用型本科院校教学档案管理为研究对象，考虑到研究对象的数量，不宜采用定量分析法来确定指标的权重。根据实际调研结果，结合笔者的档案学专业背景，以及八年的档案工作经验，选择了定性分析的优序对比法来初步计算权重，然后根据实际情况进行微调，最终得出指标的分值。优序对比法是通过各项指标两两进行对比，通过指标之间的联系与相对重要性，确定其权重。优序对比法在某一判定上由于主观因素，可能会出现一定的偏差，但可以通过与其他指标的比较得到弥补，因此具有较大的客观科学性。优序对比法，一般情况下用1、2、3、4、5 来表示重要程度，数字越大，表示越重要。例如A、B 两个指标相比较，A 比B重要，按照重要程度，如果A 为4，则B 为1，如果A 为3，则B 为2；反之如果B 比A 重要，按照重要程度，如果B 为4，则A 为1，如果B 为3，则A 为2；总之A、B 指标赋予重要程度的值和为5。

1.一级指标权重。为了便于统计，将一级指标中的机构设置与人员配备设置为A，条件保障设置为B，教学档案管理设置为C, 教学档案服务设置为D，将这些指标，作两两比较，最终通过所占比例得出最终权重，如下表所示。

一级指标权重

2.二级指标权重。同理，利用优序对比法算出二级指标具体权重，如下表所示：

一级指标机构设置与人员配备条件保障教学档案基础工作教学档案服务二级指标机构设置机构职责人员配备管理体制经费保障设施设备管理制度档案的收集档案的整理档案的保管、鉴定、统计与销毁档案的信息化档案的编研提供利用的方式权重0.47 0.13 0.4 0.14 0.53 0.33 0.33 0.27 0.23 0.17 0.47 0.33 0.2

3.指标体系分值的设置。通过优序对比法，算出了各项指标权重后，笔者将总的分值设置为100 分，通过权重算出分值后，根据实际情况再做一定的微调，最终得出每级指标的具体分值，具体如下表所示。

一级指标机构设置与人员配备条件保障分值30分值12 6 12 18教学档案基础工作30教学档案服务22二级指标机构设置机构职责人员配备管理体制经费保障设施设备管理制度档案的收集档案的整理档案的保管、鉴定、统计与销毁档案的信息化档案的编研提供利用的方式5 8 5 9 8 8 5 1 0 8 4

4.评分细则的设定。

（1）机构设置与人员配备（30 分）。机构设置与人员配备是整个档案工作规范与否的基础和前提，主要通过以下观测点来衡量机构设置、机构职责、人员配备情况。

①机构设置（12 分）。机构设置主要针对是否建立处级建制的档案馆来进行考核。档案机构的行政级别会影响到人员职数的配备、经费的多少、库房的面积等等，因此会直接影响到教学档案工作的开展。目前应用型本科院校建立独立档案馆的高校较少，也是比较突出的问题，因此机构设置12 分中，建立了独立的正处级档案馆得12 分，其中档案馆为合署办公或附属于其他某一部门的处级建制机构得10 分，建立了综合档案室得8 分，档案室若为某一部门的内部科室得5 分。

②机构职责（6 分）。机构职责涉及的内容比较多：负责拟订学校档案工作规章制度；负责各类档案的接收（征集）、整理、保管、利用工作；负责编制档案检索工具，挖掘档案信息，开展档案编研；负责检查、总结、表彰档案工作。这几点同等重要，因此各为1 分。其次，每年至少开展一次全校性的档案业务培训，推动档案信息化建设工作；开展档案宣传；参加档案学术交流活动，各项为0.5 分。

③人员配备（12）。人员配备中最重要的是档案人员的数量，因此配置专职档案人员3 名及以上的得6 分，1—2 人得3 分，事实证明兼职档案人员在档案工作中也起着非常重要的作用，因此各部门配有兼职档案人员得2 分；其次负责人的专业技术职称对档案工作的开展会起到很大的引领作用，因此档案机构负责人具有副高及以上职称的得4 分。

（2）条件保障（18 分）。档案工作的开展，离不开领导的重视，将档案工作纳入学校规划，由校长负责档案工作，使档案工作成为学校重要的基础性工作。教学档案规范管理需要一定的经费来支撑档案工作的开展，需要有固定、安全的场所为教学档案提供长期保存。这些指标都为教学档案的规范管理提供了一定的条件保障，具体应从以下几点进行考核。

①管理体制（5 分）。在实践中，对档案推动最大，最能体现档案工作是否纳入学校整体规划是档案工作是否纳入年终目标考核，因此在管理体制中，这一点最重要，设置为4 分，其中档案纳入目标考核得2 分，独立考核增加1 分，能够严格执行考核制度再增加1 分；其次，档案工作由校长负责并明确一名分管校领导增加1 分。

②经费保障（8 分）。只有将经费纳入学校预算，才能保证档案工作有固定经费来源，因此将档案工作经费纳入学校预算设置为4 分，实际工作中真正用于档案工作的开展得1 分，经费预算中包含了档案信息化得1 分，包含了档案编研得1 分，包含了档案宣传得1 分；同时档案工作经费的多少，是衡量档案工作是否能够正常运行的先决条件，根据调研和实际工作经验，档案机构一年最低需要3 万元才能保证档案工作的基本运转，因此档案机构每年有3 万元及以上的运行经费得4 分，1—2万元得2 分。

③设施设备（5 分）。设施设备主要是保护档案的长期可用性，因此库房的“八防”措施是最重要的，“八防”设施设备齐全得2 分，缺一项扣0.5 分，直到此项分值扣完；其次，档案机构应提供专用的符合档案管理要求的档案库房得1 分；档案装具（档案柜、档案盒）符合要求，特殊载体档案配备了专门的存放设备，得1 分；最后，档案机构能够达到“三室分开”得0.5 分；档案库房能够满足未来30 年及以上的档案保管需求，得0.5 分。

（3）教学档案基础工作（30 分）。教学管理规范主要体现在，制度是否健全，档案收集是否齐全，档案整理是否规范，是否按照要求开展档案的保管、鉴定、统计与销毁工作。具体从以下几点进行考核。

①教学档案管理制度（9 分）。教学档案管理规范离不开制度的保障：首先，应建立档案工作的检查、考核与评估制度，因此此项设为2 分；其次，需建立教学档案管理实施细则，此项设为1 分，制定了教学档案归档范围和保管期限加1 分；最后应建立档案库房管理制度、档案统计制度、档案利用制度、部门立卷制度、档案的鉴定销毁制度，每项各为1 分。

②教学档案的收集（8 分）。教学档案收集目前主要存在的问题是收集不齐全、不完整，而教学档案的齐全完整对后续档案工作服务质量影响非常大，因此按照《教学档案归档范围和保管期限表》，归档文件齐全完整设为5 分；教学档案在次学年寒假前按时归档，无积存零散文件，是确保教学档案完整的一种方式，此项设置为3 分。

③教学档案的整理（8 分）。教学档案整理的规范，主要体现在以下几个方面：按照重要程度首先是档案分类科学（1 分），组卷合理（1 分），案卷与卷内文件排列合理有序（1 分）；其次是教学档案归档材料质地优良，签章完备、材料字迹工整，用字规范、无模糊不清的现象（2 分），本单位形成的归档原件（1 分），制作规范的目录（1 分）；最后是编制页号（0.5 分），装订规范（0.5 分）。

④档案的保管、鉴定、统计与销毁（5 分）。档案的保管、鉴定、统计与销毁，是为了在有限的财力物力下，档案得到更好的管理，因此严格执行档案库房管理制度，做好教学档案统计工作，定期对教学档案进行检查，对老旧档案进行修复，各为1 分；其次是为了保证有足够的空间存放有价值的档案，开展档案鉴定销毁工作，因此成立学校档案鉴定工作组织，定期开展档案鉴定与销毁工作各为0.5 分。

（4）教学档案服务（22 分）。教学档案的价值是通过服务来实现的，教学档案信息化是服务的基础，教学档案编研是积极主动提供服务的一种方式，提供教学档案利用是教学档案服务的常规工作。教学档案服务具体从以下几点进行考核。

①教学档案的信息化（10 分）。建立馆藏教学档案数据库是教学档案信息化的基础也是最重要的工作。目前，应用型本科院校在这一点上需要进一步加强，因此这一点总分为5.5 分。由于应用型本科院校档案信息化工作处于刚刚起步的阶段，建立教学档案全文数据库还需要一段时间，但是建立目录数据库应是现阶段信息化必须完成的工作，因此建立纸质档案全文数据库得2分，建立教学档案目录数据库得2 分，建立教学工作相关的声像档案全文数据库得1 分，收集毕业生合影照片得0.5 分。其次，档案工作网站或网页是档案宣传和了解档案工作的窗口，设置为2 分。最后档案信息化还需要购买档案管理软件，实现文档一体化管理（1 分）；建立教学档案数据库备份，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性（1 分）；教学档案纸质与电子档案材料同步归档设为0.5 分。

②教学档案编研（8 分）。教学档案编研是衡量教学档案服务质量的一项重要指标，由于档案编研是对档案信息的挖掘和开发，此项工作重在编辑和研究，需要对馆藏档案的内容、对利用者的需求有一定的了解，对档案编研人员有一定的要求。因此需要有固定的编研人员专门从事编研工作，此项设置为4 分。档案编研需要制订一定的计划，定期开展，才能使编研工作逐步开展起来，设置为4 分。

③教学档案的利用（4 分）。教学档案利用需要编制检索工具，才能快速地在数量众多的档案中查找到需要的档案，此项设置为1 分；随着时代的进步，获取信息的手段发生了变化，因此开展网上教学档案利用服务也成为教学档案利用的一个考核指标，开展网上教学档案利用服务，开通了微信或微博服务，各设置为1 分；利用档案有审批与登记手续，为1 分。

5.应用型本科院校教学档案规范管理评价指标体系表（见下页）。

五、结语

应用型本科高校是大学的一种类型，有别于其他类型的高校，具有自身独特的特点[7]。应用转型实质就是进行一种改革和创新，涉及学科专业设置、人才培养模式、师资队伍建设等改革，高校教学档案是高等学校在教学活动中形成的具有保存价值的各类材料汇总，生动再现了教育教学的全过程[8]。教学档案作用的发挥，需要建立在规范管理工作的基础上，教学档案是否规范需要有相应的指标体系作为检验的尺子。本研究以贵州省11 所应用型本科院校教学档案规范管理为调查研究对象，构建了“应用型本科院校教学档案规范管理评价指标体系”。该指标体系涵盖了4 个一级指标、13 个二级指标、49 个观测点，通过优序对比法，对每个指标都赋予了权重，直观体现了各个指标在教学档案规范管理中的重要性，同时为应用型本科院校教学档案规范管理评价提供了科学依据，强化了教学档案规范管理建设的可操作性，能够有效地规范教学档案管理，同时也为高校教学档案规范管理提供了有益的参考。