电子档案长期存储存在的问题及策略

电子档案管理是档案信息管理的一种新型方式，其利用现代信息化技术将档案文件信息保存在计算机磁盘、数据库等存储介质上，是档案信息管理电子化形式，其与传统的纸质档案管理相比，具有简单、易于实现等优点。随着信息化建设的日益深入，当前档案工作网络化、信息化水平得到较快发展，档案信息系统已经成为绝大多数公司日常档案工作不可缺少的重要工具。但随着档案信息系统在企业信息化过程中的作用越来越大，对其各项功能的要求也越来越高，公司档案信息系统逐渐暴露出很多问题。主要集中在电子档案存储系统建设比较分散，并且不能充分发挥出电子文件管理功能，电子档案存储系统无法满足数字化电子档案长时间存储需求。电子档案长期存储存在的诸多问题逐渐显露出来，比如电子档案数据的质量难以控制、电子档案数据长期存储的维护成本较高、电子档案的长久性和保密性不足、电子档案存储系统存在安全风险等，为了保证电子档案信息的长期存储，对于存储系统、存储介质以及存储方案的选择成为电子档案最为关注的问题之一，诸如硬盘、磁带等磁性存储方式，由于其介质本身的存储特性，在长期使用时，无法避免数据丢失、介质损坏、环境要求苛刻、能耗过高等一系列问题，不适应电子档案的长期保存，为此提出电子档案的长期存储存在的问题及策略研究，此次针对目前电子档案在长期存储方面存在的问题进行深入分析，并根据问题提出相应的解决策略，保证电子档案长期存储的安全性、真实性和有效性。

一、电子档案长期存储存在的问题

（一）电子档案数据的质量难以控制。电子档案数据的种类繁多，包括以纸质为载体的文件、以胶片为载体的唱片和音频、以磁带为载体的视频影像、以硬盘为载体的电子文档等等，这几种类型的电子档案数据在短时间内能够得到有效保存，但是随着时间的推移，电子档案存储介质在未得到有效保护和管理的情况下，由于其具有易损坏、难维护等特点，因电子档案数据存储介质的老化、消磁、破损或人为破坏等，将会使原有的电子档案数据出现丢失、损坏等现象，并且会造成无法挽回的损失，特别是具有一定收藏价值的历史影像或文件孤本，很难进行控制管理。另外，采用胶片或磁带存储的影像资源存在因播放设备停产或者不兼容等原因，造成电子档案无法读取数据的风险，因此电子档案的长期存储存在数据质量难以控制的问题。

（二）电子档案数据长期存储的维护成本较高。目前，大量的纸质文件、胶片、磁带等档案数据尚未进行数字化转换处理，为了能够延长其使用寿命，需要投入高昂的费用对存放的环境进行维护，以及温湿度的控制，防止存储介质出现受潮、发霉、消磁、掉粉等情况，还需要不定期地对其进行检查和修复保养。另外，存放在磁盘阵列或磁带库的数据也因为存储介质的问题，在3到5年内进行数据的迁移，报废的设备无法再循环使用，造成对环境的破坏，同时还要重新购买新的存储介质，造成存储设备成本和人工成本的重复投入，因此电子档案的长期存储还存在维护成本较高的问题。

（三）电子档案的长久性和保密性不足。电子档案的长期存储对档案信息的保密性和隐私性要求较高，电子档案中存有大量的重要信息，通常情况下，对于重要级别的电子档案信息，需要设定密匙才能对其进行访问，但是目前大部分企业对于电子档案的管理不够严谨，并且电子档案具有易改性特性，再加上互联网络具有开放性特征。致使电子档案在长期存储过程中，给档案信息资源的保密性带来了严重的威胁，电子档案在存储的过程中，很容易遭到网络攻击，并且随着时间的推移，其保密性风险逐渐提高。除此之外，电子档案存储系统还能通过互联网对档案信息实现共享，由于目前互联网是分布式网络，具有开放性特性，电子档案在互联网中容易遭到病毒攻击和黑客入侵，如果不对其采取网络保护措施，随着时间的增长，电子档案中的信息将会被窃取，并在互联网上公开流传，这并不满足电子档案信息长久性和保密性需求，一旦电子档案信息丢失，将会对企业和事业单位造成严重的影响。目前针对该问题，对于保障电子档案存储系统网络信息安全缺少有效方法，这给电子档案长期存储的安全和保密带来很多问题，因此电子档案的长期存储存在电子档案的长久性和保密性不足的问题。

二、策略

随着社会活动快速加强、网络信息化日益普遍，移动互联、社交网络、电子商务大大拓展了网络的疆界和应用领域，大数据时代已经来临。与此同时，档案行业信息化快速发展，海量数据的电子档案快速产生，档案行业面临着新的机遇和挑战，可以说档案大数据时代业已来临。

（一）确保电子档案长期存储的真实性。电子档案存储的原始性是电子档案真实性的基础。保证电子档案真实性的主要策略有以下几点：1.建立规范的制度和工作程序，结合相应技术手段，使电子档案的产生、管理过程符合规范；2.在管理过程中，通过相应技术系统，对数据修改历史以及数据存储的位置等有相应的标识；3.采取安全可靠的存储介质，保证电子档案的真实性；4.制定相关标准和规范进行管理和约束；5.对操作者进行严格的权限控制，确保人为非法操作；6.在迁移过程中，对存储载体进行有效保护，进行封装，避免人为造成划伤，不清洁等。通过以上几点保证电子档案长期存储的真实性。

（二）引进先进的存储介质。合适的存储介质能够为电子档案长期存储提供有力的技术支持，目前国内电子档案存储介质的研发尚处于发展初期，CD、DVD光盘等常用的存储介质存在容量及材料技术等问题，但是随着近年来蓝光技术的发展与成熟，光存储技术在存储密度及物理防护等方面前进了一大步，完全达到了海量数据长期存储的使用要求，国内外档案行业及存储软硬件厂商，纷纷将光存储视作电子档案长期存储的最佳方案，其可以有效保证电子档案的安全性和长久性，所以在对存储介质的选择方面可以考虑先进的技术和介质，实现安全、长期、绿色低能耗的自动化电子档案长期存储方案。

（三）建立电子档案长期存储责任体制。为了有效应对电子档案长期存储存在的问题，需要建立健全电子档案长期存储责任体制。电子档案的生命周期是由概念阶段、形成阶段和维护阶段三个阶段所组成，每个阶段都对电子档案的长期存储具有直接或间接的联系，电子档案的长期存储工作贯穿于电子档案完整的生命周期，此次根据电子档案各个生命周期阶段的特点、目标，建立了一个电子档案长期存储责任体制，具体内容如“表1”所示。

表1 电子档案长期存储责任体制的构建

阶段划分 责任主体 责任内容文件形成部门形成阶段熟练运用电子档案存储系统和平台，规范形成电子档案。文档管理部门主要负责提供电子档案存储业务指导。技术部门 主要负责提供电子档案存储系统或平台维护等技术支持电子档案保管部门维护阶段主要负责接收电子文档，并按照业务要求实施电子档案长期存储工作。电子档案主管部门主要负责制定电子档案长期存储政策、规划，并进行电子档案长期存储的全程监管。技术部门 主要为电子档案长期存储提供技术支持。

“表1”对电子档案各个生命周期阶段的责任主体以及责任内容进行了详细的划分，通过责任体系的建立使企业各个责任主体在电子档案长期存储方面的责任明确，有效保障电子档案存储系统的长期运行稳定，使电子档案长期存储这一系统工程能够从全局和整体的高度对其进行开展和部署，为电子档案的长期存储工作提供体系依据，以此应对电子档案长期存储存在的问题。

三、结语

此次针对电子档案长期存储存在的问题进行了分析，并在问题解决策略上提出了相应的意见和建议，有助于提高电子档案长期存储的安全性、真实性和长久性，降低了电子档案长期存储面临的压力，同时还有助于促进档案信息化建设进入全面推进阶段。