电子档案离线存储介质的选择分析

李隆庚+李秀荣

摘 要：不断增长的电子档案信息需要存储介质对其离线保存，在磁带、光盘、磁盘、微缩品等几种存储介质共存的情况下，哪种介质是最适宜的存储载体，需要对现有技术条件下介质的特点进行总结分析。据此，力求给出满足不同需求的电子档案储存介质的最佳选择方案。

关键词：电子档案；存储介质；长期保存；选择方法

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.29.039

归档的电子文件称之为电子档案，其产生的途径主要包括两方面：一是各个领域应用计算机产生的大量需要留存的电子文件；二是纸质档案、照片档案、声像档案等传统的档案信息经数字化转换而成的电子文件。电子档案以二进制数字代码形式记录和表示，且存储于特定介质上，是计算机网络能够识别的数字信息。

对电子档案的管理工作，GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》给予了很有价值的指导，对于长久保存问题，异质备份是其所倡导的，同时推荐了电子文件存储所采用的几种介质（或称载体），按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。同时《电子文件归档与管理规范》也规定：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。”可见，纸质文件与微缩品也可作为电子档案的存储介质。存储介质之多给电子档案的保存带来了极大的便利，但同时介质的选择却给档案工作者造成了困扰，所以电子档案异质备份的技术和存储介质一直是档案工作者关注的焦点，随着技术的发展，如何选择最适宜的存储介质，更好地保护和利用档案信息资源，是目前值得思考和研究的问题。

1 电子档案存储介质的概述

1.1 纸质文档

纸质文档是以最传统和古老的方式作为记录符号的载体，记录着人类的知识和智慧，对人类文明得以延续和发展做出了不可磨灭的贡献。但是纸质文档手工查阅效率低，使用不方便，而且随着时间的推移纸质文档会发生破坏性改变，如纸张泛黄、脆弱、经不起翻动，字迹退色、变得模糊不清；另外，几十万张A4纸所容纳的信息容量一张光盘即能实现，因此，对于浩如烟海的电子档案信息，纸张也因占用巨大的现实空间使之不能成为理想的存储介质。

1.2 磁带和磁盘

诞生于1952年的磁带，改变了人类记录信息的方式。磁带是一种载有磁层的带状材料，用于记录声音、图像、数字或其他信号，它曾是备份、恢复和归档的首选，也是产量最大和用途最广的磁记录材料。60多年来磁带产业在技术创新上不断突破，最终带来了显著的可靠性、容量和性能上的提升，并突出了价格低廉、使用方便、介质寿命长等等优势。如2012年，日本富士胶片公司和瑞士苏黎世的研究人员研发出了一种新型超密磁带，存储容量可达35TB，而且存储密度高，能耗低，能够取代硬盘。因此，从长期方向而言，磁带在数据存储上具有很明显的优势与潜力。

磁盘是一种类似磁带的装置，即在一个方形的密封盒子里装上圆形的磁性盘片。根据制作材质的不同磁盘可分为软盘和硬盘。软盘由于备份容量小以及USB接口闪存的出现已逐渐被淘汰，而硬盘作为计算机主要存储媒介一直被使用。硬盘大致分为两类，一类是被密封固定在硬盘驱动器中，称为固定硬盘；另一类则是可移动的存储设备，包括基于硬盘的移动硬盘以及基于芯片存储的U盘或闪盘等。从1956年IBM发明磁盘以来，经过60年的发展，硬盘存储器的存储密度、容量和可靠性也得到了极大提高，而且对使用环境的要求不断降低。尤其近些年，硬盘的面密度已经达到每平方英寸100GB以上，称为容量、性价比都很大的一种存储设备。

1.3 光盘

光盘是以光信息作为存储数据的载体，是近些年迅速发展起来的一种密度高的信息存储设备，其基本原理是利用聚焦激光束在存储介质上进行光学读写。第一款光盘于1987年进入市场，存储密度相对较小，而如今，光盘技术已经突飞猛进，存储密度不断提高，已经出现了CD-ROM、DVD、D9、D18、蓝光技术，而且存储容量不断刷新，东京大学的最新光盘容量可达25TB。因此，光盘存储作为一种新兴的信息存储手段，已向磁盘存储提出挑战，从存储容量上看，光盘可能会成为海量信息存储设备的首选。

1.4 微缩胶片

缩微技术作为存储技术在我国档案界的应用已经有50多年的历史，但真正广泛应用于档案部门则是在上世纪80年代之后，当时近90%的省（市）档案馆采用缩微技术拍摄了大量的缩微胶片，在保护和抢救珍贵档案方面发挥了重要作用，特别是在档案长期存储上占有重要地位。

早期的微缩技术是模拟影像记录，即通过摄像技术记录文件的信息内容，而且包括文件的外形特征，甚至立体物品和彩色信息。随着技术的发展，数转模技术即计算机输出缩微技术（COM）的出现改变了微缩品的制作方式，它是把传统的模拟摄影技术与现代的数字影像技术结合起来，将电子档案、已经数字化的档案信息直接打印在缩微胶片上而形成微缩品，而且观看微缩胶片中的内容不再借助于专用的阅读器，应用计算机便可实现，这为数字信息的开发和存储提供了一条有益的途径。因此，缩微胶片的数字化技术与计算机技术的完美结合，既发挥了计算机管理档案的快捷性、逻辑性和便利性，又发挥了缩微技术的永久性、真实性及法律凭证效力，使微缩胶片成为档案领域内最具广阔应用前景的存档方式，尤其在电子档案的长期存储方面优势明显。

2 磁带、磁盘、光盘、微缩胶片作为电子档案存储介质的特点说明

由于纸质介质不宜长期保存，因此成为电子档案长期存储介质目前只是磁带、磁盘、光盘、微缩胶片之间的竞争。在现有技术条件下，这几种存储介质都有其独特的优点，也有其无法回避的缺点，在选择存储介质时需要对其优缺点进行考量。

需要说明的是：（1）就介质本身来说，其组成材料、存放环境等条件使得没有一种介质具有无限期的生命周期，且加强存储介质的日常管理对延长介质寿命相当重要。（2）介质法律凭证效力问题。一些研究者一直强调，微缩品保持了原件的“原汁原味”，其优势是其他具有易修改性特征的磁性介质和光介质无法比拟的。但是，目前的COM一体机已不同于传统拍摄的过程，其“真迹”的效果受制于机器的性能会有所偏差，所以微缩品不应成为法律依据的专属介质，而且《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”从中可以看出，各存储介质的法律效力是从原件再生性机构的法律地位以及存储过程的法律规范等方面来进行约定的。（3）随着时代的发展，存储介质技术的变化日新月异，每一种介质都有可能在下一个时间出现新的特点，例如，磁带曾经是顺序读、顺序写的代表介质，如今已走出这种桎梏。

3 电子档案长期或永久保存其存储介质的选择

电子档案长期或永久保存其存储介质选择的一般标准，如下：

（1）介质的长寿性。为了实现电子档案的长期或永久保存，长寿性往往是优先考虑的选择介质的标准。（2）介质的易管理性。易管理性是指存储介质在收纳时易于管理，费用不高，对物质环境的要求不苛刻，而且不占用较大的现实空间。易管理性同时包含了电子档案存储的经济性和安全性。（3）档案的保真性。无限期保存下来的电子档案能够以原始信息再现、不失真是存储的基本要求，因此在选择存储介质时，要考虑档案信息的保真程度。（4）信息存取的便捷性。电子档案不只是为了信息的存储，同时也是为了信息的使用，因此实现电子档案存储及档案信息再现的技术设备不昂贵，而且信息的存储和读取方便快捷。（5）信息基于技术的相对独立性。为了保证电子档案在不同设备和软件平台下良好的可读性，应选择相对成熟的存储技术，做到一定时间内信息基于技术的相对独立性，而且应按照《电子文件归档与管理规范》的规定在一定期间内进行转存，规避软件和硬件系统升级换代以及原存储格式的改变等技术进步带来的风险。

由于不是每种介质都能满足以上标准中列举的所有功能，因此最终选择什么样的存储介质还要根据不同的外部环境和应用目的有所侧重。例如，需要更长久保存而使用频率较低的电子档案，微缩胶片是最为理想的存储介质。考虑费用，成本较高的介质在大容量数据备份方面不是最佳的选择，如光盘存储和磁带比较，前者的使用成本要昂贵得多，则不必大量使用，而光盘适合用来保存较重要文献资料、视听材料、教育软件、影视节目和游戏等媒体信息存储。对于磁性介质，如从档案信息的开发和利用上考虑，更易检索、自动化程度高、阅读更便捷等特点的存储介质是较为理想的，磁盘介质在这方面的优势凸显，则磁盘较于磁带则是优选对象；如只作备份、远程灾备或离线备份之用，容量大的磁带介质是不错的选择。另外，在条件允许的情况下同时采用两种介质进行存储，会对电子档案的长期保存更加有利。

在多种存储介质并存的条件下，应在各种介质间取长补短、优势互补，并有机结合应用多种存储技术，实现所存储信息在不同介质间的自由转换。

参考文献

[1]何建新.特色数据库的数字资源保存[J].情报探索，2012，（6）：69-71.

[2]刘晓春.“数转模”：优势困惑前景[J].中国档案，2013，（2）：71-73.

[3]尤承彤，李澄.浅谈缩微胶片数字化[J].机电兵船档案，2007，（1）：51-52.