新冠疫情下医院考勤管理策略探索

贺菲菲 苏锦霞 潘习龙

2020年，新冠疫情在中国及全球范围内大面积爆发。随着疫情的蔓延，国家卫生健康委将其纳入法定传染病乙类管理，采取甲类传染病的预防、控制措施。北京地坛医院是一所三级甲等传染病专科医院，主要承担除结核病以外的39种法定传染病的诊治、研究和培训任务，是北京市新冠肺炎患者的定点接收医院。自2020年1月12日到2020年6月30日，本院875名医务工作者投入一线抗疫工作，接收新冠患者628名。突如其来的疫情不但给医院临床诊疗工作带来考验，也给医院人力资源管理工作带来新的问题与挑战。

考勤管理是医院人力资源管理的重要内容之一，是医院对员工出勤进行考察管理的一种管理制度，包括是否迟到早退，有无旷工请假等，包括排班管理、请假管理（带薪年假管理）、加班申请管理、日出勤管理、月出勤报表汇总等等［1］。考勤管理是员工进行考核评优、薪资绩效、职称晋升的重要依据，也是医院管理秩序和疫情防控工作有效实施的基本前提，对于医院管理者而言有着重要的意义和价值。2020年3月《国务院应对新型冠状病毒感染肺炎疫情联防联控机制关于聚焦一线贯彻落实保护关心爱护医务人员措施的通知》（国发明电［2020］10号）等一系列文件发布，为疫情期间考勤管理工作提出新的要求，如何在疫情环境下做好医院考勤管理工作是人力资源管理者需要解决的问题。

1 资料与方法

1.1 资料来源

在传统考勤管理中，医院根据《劳动法》规定执行每周工作40个小时的工时制度。因特殊需要延长工作时间，一般每月不超过36个小时。考勤规则以记录员工是否出勤、请假、迟到、早退、旷工等为主要内容。考勤申报方式采用人工考勤、纸版上报的方式完成。

本院经历了“非典”、“甲流”、“鼠疫”等多起突发公共卫生事件，获取了一些考勤应急管理方面的经验与教训。在以往疫情考勤过程中，医院传染病防治人员划分为一线工作人员和其他辅助人员。一线工作人员指直接接触排查、待排查病例或确诊病例，参与诊断、治疗、护理、院感、病例标本采集和病原检测、尸体和污染物无害化处理等工作的人员。辅助人员指医院间接参加疫情防控的人员。考勤核算按实际接触时间为准，以半天或1天为计量单位上报考勤。其中，大于4小时的核算为1天，小于4小时的核算为半天。

新冠疫情传播速度快、传播途径多样化、感染人员数量多、持续时间长，其在危害程度及防控形势严峻程度上，远远大于以往的疫情，急需人事部门借鉴以往疫情防控的管理经验，结合此次疫情的特点及医院整体应急管理工作部署安排，提出新的考勤管理制度和措施。

本研究提取医院1 530名工作人员疫情前后，即2019年与2020年两年考勤数据作为研究对象。

1.2 研究方法

将2019年、2020年医院考勤数据中考勤人员、考勤科室、人员变动频次、排班情况、加班数量进行对比分析，运用Excel统计、计算两年度数据对比值，发现疫情下医院考勤管理存在的问题，以问题为导向，探索医院考勤管理策略，以期为加强医院考勤管理工作建设提供参考意见。

2 结果与讨论

2.1 新冠疫情环境下，医院传统考勤管理存在的问题

2.1.1 新冠疫情考勤制度缺失，执行依据不明确 考勤科室对比数据显示，2020年，医院新设新冠疫情科室25个，其中新增新冠科室6个，调整原有科室19个，用以接收确诊或疑似新冠病人。科室具体分布为临床科室16个，医技科室5个，行政科室3个，其他附属机构科室1个，如表1。与2019年相比，医院人员数量及人员类别呈增长趋势，新增外院支援工作人员86人，援鄂专家2人，如表2。传统考勤制度缺少人员适用范围、考勤规则等新冠疫情考勤规定的内容，考勤工作执行依据不明确，无法对一线抗疫人员进行有效考勤，无法体现广大一线抗疫医务人员的工作量与工作价值。

表1 2019年与2020年考勤科室数量对比表

表2 2019年与2020年员工总数与调动人数对比表

根据《国务院应对新型冠状病毒感染肺炎疫情联防联控机制关于聚焦一线贯彻落实保护关心爱护医务人员措施的通知》（国发明电［2020］10号）及《关于建立传染病疫情防治人员临时性工作补助的通知》（人社部规［2016］4号）等文件规定，疫情出勤天数成为一线医疗卫生专业技术人员享受工作补助的重要依据，疫情出勤天数是直接接触确诊或疑似病例的天数。医院临床科室日常出勤申报多采用白班、夜班、24小时班等形式，员工上满每日排班即为出勤，但此种考勤申报规则既不体现具体工作性质与内容是否与疫情工作相关，也不体现每个班次具体工作时长，人事考勤专员无法将疫情出勤进行剥离，无法计算出准确的疫情出勤天数。以往疫情中，医护人员统一申报疫情考勤，采用统一排班规则，每日工作4 h记为出勤一天，便于执行。此次新冠疫情期间，医院对医务人员排班规则未作统一规定，科室可根据承担业务工作的性质与特点，自行安排每班工作时长，班次频率等事宜，以往考勤规则或过于笼统或与实际工作安排不相适，可操作性差，一度出现科室间出勤天数申报不公平的现象。

2.1.2 业务流程不科学，数据采集难度大 疫情期间，防控工作形势严峻，人员变动频繁，据统计，2020年医院人员变动频次小计2 528人次，月均变动频次210人次，是2019年的15倍。2020年2～8月，人员变动频次达到峰值，是疫情初期的近6倍，如表3。

表3 2019年与2020年科室人员变动频次对比表

日常考勤管理中，科室考勤工作通常由员工兼职完成，考勤员采集月末所在科室每位员工全月考勤信息，人力资源处依据各科室、各病区每月上报的考勤信息进行监控。以往人员变动频次不高，考勤信息采集难度不大，而疫情期间频繁的人员调动，使科室考勤员无法及时、全面的掌握员工在其他科室的出勤状况，逐个询问员工本人或是其他科室考勤员虽然可以获取考勤信息，但费时费力。频繁的人员变动导致考勤员不固定，造成考勤工作不连续。部分考勤员不了解考勤政策内容，对考勤申报流程不清晰，导致考勤数据质量无法保证。据不完全统计，近1/5的考勤员发生过错报、漏报考勤记录情况，甚至出现虚报、瞒报、迟报等现象，反复核对、校对考勤数据消耗大量时间，严重影响考勤申报效率。

通过电子考勤方式上报日常考勤数据得到医院认可，因疫情期间存在较多不确定性因素，出于谨慎原则考虑，疫情考勤申报仍沿用纸版考勤申报模式，由考勤员、科室负责人分别签字确认后，上交至人事处。电子、纸版两种业务流程并行，不但低效重复，还易使考勤员发生混淆，一方面致使考勤制度无法严格落实，一方面给面临巨大工作压力的一线人员增加负担，甚至挤占其正常休息时间。

2.1.3 信息化程度低，数据统计不高效 新冠疫情发生后，北京市市属各医院陆续派出医务人员到我院支援工作，医院工作人员数量上涨到1530人，比2019年增加了12.33%，如表2，人力资源处每月需要采集、统计的考勤信息数据由一万条增长到几万条，加之疫情期间班次种类繁多，采用梯队排班规则，医务人员随时调配、调整频繁等因素影响，考勤数据呈现出庞杂、动态的特点［2］。是否申报疫情考勤，因所从事工作是否接触确诊或疑似新冠病例而不同，例如应急病区中既有为新冠病人诊疗而申报疫情考勤的情形，也存在申报非疫情考勤的情形，新冠科室与非新冠科室、医护人员与行政后勤人员的班次规则与工作时长规定也不尽相同。不同的人员类别、班次类型、出勤时间三个因素有机结合，动态变化，这样的考勤统计过程复杂，核算工作量巨大，传统的人工考勤方式耗费人力物力，时间成本高，且重结果不重过程，易发生错误，无法满足考勤数据统计的动态化要求［3］。

2020年，医院本部、分部交替工作人员数量由34人增加至276人，增长了7倍。异地考勤频率增加，而两院区暂未实现网络协同办公，考勤信息仍需通过微信手工汇总，耗费人力与时间，无法提供实时、精准的考勤数据。医院考勤数据采集工作落后，无法满足疫情对考勤管理工作提出的精准化、数字化的新要求，更无法高效地将数据转化成分析支持应对决策。

2.2 新冠疫情下医院考勤管理策略探索

2.2.1 以E-HR人力资源信息系统为核心，构建医院一体化考勤制度 针对考勤管理存在的问题，医院人力资源处树立整合理念，不分身份类别、不分医院隶属关系，对本部人员、分部人员以及外院支援人员进行整合，全部纳入考勤管理范围。根据《国务院应对新型冠状病毒感染肺炎疫情联防联控机制关于聚焦一线贯彻落实保护关心爱护医务人员措施的通知》（国发明电［2020］10号）及医院战疫期医疗工作的分类救治原则，即疑似病例、确诊的普通型病例和危重症病例分开收治，独立设置发热门诊进行新冠肺炎病例筛查的原则，将全部人员重新进行考勤分类［4］。规定凡在医院新冠病区、应急病区、重症监护病区、筛查区、超声科、检验科、放射科、病理科等收治新冠疑似、确诊病例区域从事医疗救治工作的人员为一线人员，上报疫情考勤；其余部门工作人员或上述科室未接触新冠疑似、确诊病例工作人员，上报非疫情考勤。为了缓解因各科室班次不统一，出勤时间统计上出现科室间不公平、不平等现象的问题，调整细化考勤规则，确定依据出勤小时数计算出勤天数的规则，每日零时至24时内出勤小时数多于4 h记为出勤一天，出勤小时数等于或小于4 h记为出勤半天。

人力资源处根据疫情考勤规则更新E-HR信息系统中的考勤管理模块的班次设置，设置疫情班次、非疫情班次等班次信息，将节假日、带薪休假、补休、轮休、强制隔离等休息休假类型，外出学习、学术会议、规培等学习培训类型以及考勤规则进行灵活组合，将疫情考勤与平时考勤有机结合，搭建一体化的考勤申报制度［5］。确定考勤员-科室-人事处三级考勤申报流程，以及每一层级的网络权限及职责，考勤员应掌握医院考勤相关政策，依据政策核对员工出勤、休假等情况，按月定期在系统中申报科室员工考勤信息，科室负责人在系统中审批员工考勤，人力资源处考勤专员同步获取全体人员考勤信息并进行政策层面核对，通过计算机技术高速处理，精准的统计出每名员工的考勤结果。

优化请假流程，利用E-HR信息系统的流程功能，制定网络请假制度，实行线上审批流程，规定员工办理入离调转、出差、加班业务需提前在网上申请，员工请假时，需在考勤管理模块中对请假原因、请假时间进行填写，经预设的审批流程，即由科室负责人、职能科室层层报批至人事处方生效。网络审批缩短了审批时间，避免了后补请假手续和不请假等情形发生，请假流程发挥了应有的监管效果。实现审批过程可视化，员工可查询了解自己流程审批情况，包括具体的审批环节、审批人、审批意见等，实现审批权力真正下放给各层管理者，工作更加透明，责任更加明确。

2.2.2 分阶段分类施策，建立刚柔并施的弹性工时制度 医院诊疗工作贯穿疫情防控工作始终，针对不同阶段疫情防控工作的特殊性，在工时制度管理问题上，医院人力资源部门制定分阶段分类施策，以轮班和灵活统筹休假为主要措施的弹性工时制度［6］。

为便于工作，轮班制度成为当前医疗机构在工时制度实践中采用的较常规的形态，即员工在一般性正常上班时间之外进行工作，其加班时间可抵消常规上班时间，但总体上仍满足每周工作40个小时的标准工时制度要求［7］。疫情初期形势严峻，医院依据《关于印发进一步加强对一线医务人员身心健康关心关爱具体措施的通知》以及各省市关于在新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间灵活安排工作时间的相关通知，针对疫情工作突发情况多，临床诊疗工作内容不尽相同，在保障每周休息两天的原则下，允许各临床一线科室不固定工作时间，不固定排班班次，不固定班次时长，根据科室业务特点安排排班与休息，轮岗轮班，实行更为灵活的弹性工时制度。对于个别一线医务人员因疫情期间医疗任务量大，造成无法正常休息的情形，医院人事处突破标准工时制度的限制，不拘泥于每周40个小时的工时要求，在疫情结束后或疫情缓解时统筹合理安排轮休、调休、补休，一线医护人员离开隔离病房保证休息不少于两周的时间，护理人员在2020年6月份疫情取得阶段性胜利后统一安排休息。安排危重症病房等长时间超负荷工作科室的工作人员强制休息，并适当增加带薪休假时间。行政、后勤等非一线人员严格执行标准工时制度。

2.2.3 线上、线下并行，积极构建全过程考勤监管模式 疫情考勤数据规模大，特殊情况不断涌现，而医院管理人员配置有限，数据的正确性与真实性监管存在困难，医院采取线上、线下监管并行的方式，从考勤前、考勤中、考勤结果三个方面构建全过程的考勤监管模式［8］。

考勤前，扎紧考勤制度的篱笆，提前防范问题的发生。人力资源处针对考勤管理风险提前预判可能产生的问题，针对性地组织考勤员线下培训四场次，建立微信考勤群，随时进行线上考勤制度答疑，明确考勤员职责，强调考勤规则、工作流程等内容，重申违规惩罚措施；要求科室管理者重视考勤管理工作，严抓政策执行、数据校核等环节。考勤过程中，医疗机构引入科技管理理念，充分利用现代高科技优势，实时进行人员变动调整，日日进行考勤数据采集，并对数据进行信息化处理，实现考勤数据采集、统计的过程监管，减少人为错误，考勤数据不准确的现象，实现监管工作质的提升与飞跃。然而，员工考勤实时监管仍存在诸多掣肘，管理者不能实时了解到不同的医务工作者在什么时间、什么地点，从事什么工作内容，以及是否与考勤上报的内容相符合，考勤监管工作需要继续挖掘与深化。考勤结果是考勤管理工作的最终呈现方式，人力资源处在系统中增加休息休假核算功能，对员工带薪休假以及轮休、补休等休假完成情况进行月度及年度监测与预警，确保医务人员享受到应有的休假待遇。出勤天数与员工工资、绩效、工作补助等薪酬待遇密切相连，针对这个数据，医院实行员工、科室、人事处、职能处室四重监管，建立人事处抽查和员工申诉相结合，党委、纪检监察科等部门联防联动的监管机制，保障疫情期间员工薪酬待遇落实到位。

3 政策建议

疫情的发生具有不可预测性，目前我国虽取得了疫情防控工作的胜利，步入疫情防控常态化状态，但仍面临着疫情风险，建立科学合理、“平疫结合”的医院考勤制度将是做好疫情环境下考勤管理工作的基石［9］。医院人力资源管理人员应整体考虑考勤管理工作，随时做好应对疫情的准备，平时注重考勤制度的梳理与完善，用以规范医务人员日常出勤、请假等行为，疫情期迅速启用考勤应急管理预案，对突破法律规定的工时安排、工作模式、班次安排、出勤规则等做出调整，保证考勤信息的准确性，肯定一线医务工作者救死扶伤的无私奉献精神，进而保障疫情防控工作有序开展。

新冠疫情期间，大数据、云计算、人工智能等技术全面引入人力资源行业，E-HR、网络考勤等信息技术被医院管理者广泛关注［10］。后疫情时代是一个复杂多变的时代，对医院考勤管理工作提出了数字化、移动化、智能化的要求与发展方向，人力资源管理者应顺应时代潮流，继续挖掘网络考勤潜力，将移动考勤等具有高科技含量的信息技术赋能于考勤管理工作中，打造数据实时采集、信息共建共享的智慧考勤管理模式，为科学、精准统计抗疫人员考勤信息提供助力，为疫情期人力调配、绩效考核等问题提供数据决策支持［11］。

应急人才是医院抵抗风险的重要资源，医院层面应着重培养建设人力资源应急人才队伍，培训内容应涉及心理素质、管理技能和人力资源应急预案等方面，同时注重培训内容的实操性［12］。人力资源管理者也要在工作中培养危机意识，注重总结结核病、肝炎等传染病科室的临床业务特点、排班规则、出勤管理等日常管理经验，将每一次管理实践视作培训与练兵，为未来应对疫情做好充分的备战工作［13］。