档案管理信息化视角下的档案管理研究

周晓芹

摘  要：当前社会生产力也在迅猛的发展，信息技术带来的信息化时代更是对各行各业都产生了巨大的影响，档案管理工作也因此进入到一个全新的发展阶段，档案管理工作是以各种形式储存社会有价值的信息，对促进社会进步有着重大意义，所以要不断创新管理模式与方法，提高管理的效率。数字化技术的发展和通信技术的应用，使得档案实现了远程传输和共享体系，为了促进档案的信息化建设，要加强档案管理工作，本文简述了信息化档案管理內容，并对档案管理信息化视角下档案管理的有效措施进行了研究，希望可以为提升档案的管理水平提供一份参考。

关键词：档案管理信息化;提升;工作效率

随着社会的不断发展，网络技术的日新月异，档案管理信息化已经成为必然的产物，而对于档案管理部门而言，必须要顺应时代的发展趋势，做好档案管理的相关工作，档案管理现代化与信息化是并存的，在实际工作中，必须要处理好两者之间的管理，实现两者之间的共赢，为档案事业的发展奠定坚实的基础。档案管理工作信息化，能够有效提高档案管理工作效率，解决传统档案管理中的诸多问题。我国已经明确指出了“信息化带动工业化”发展的具体发展要求，国家档案局也将“信息化”作为了档案管理工作的重要发展目标。因此，探讨档案管理信息化建设的必要性，具有极其重要的现实意义。

一.信息化档案管理内容与作用

1.档案管理信息化提升了工作效率

以往，档案管理主要是以纸质档案管理为主，档案管理人員要归档、查询，都需要以“翻阅”的方式来寻找纸质档案，在这一过程中，就有可能导致档案被损坏，导致信息遗漏。而档案管理信息化，将纸质文档直接转化为了电子文档，档案信息传输不会受到空间、时间的束缚，档案管理工作人员通过电子设备就可完成对档案的归类、整理、查阅，这就有效提高了档案管理工作的安全性以及效率。另外，纸质档案在存放的过程中，极其容易受到高温、高湿度、高酸性环境所影响，纸张也会逐渐老化，档案在存放的过程中，不可避免的会遭受一定的损伤，而电子档案的储存则相对比较安全，通过“云储存、热备份”等方式，即便是储存设备损坏，也不会导致档案损坏、丢失。

2.信息化档案资源技术

是指在进行档案管理的过程中采用信息技术将档案转为信息资源，包括档案的传输、分类以及储存等，传统的管理方式是将档案呈现于不同载体之上，而信息化档案资源技术是利用科技手段将档案进行分类，从而使得档案资源能够准确、有序的进行储存，也方便日后的查找以及使用。在这一过程中，信息技术起到了一定的促进和支撑作用，能够根据档案的具体情况及时、准确的建立相关目录，在管理时具有一定的便捷性，并且还可以通过建设相应的平台对档案资源进行有效的储存，其相应的输出技术手段在一定程度上促进了档案管理行业的发展。

3.科学的档案管理方法

是指在当今信息化社会环境下，根据实际的档案管理情况进行科学的规划和设计，既要保证档案能够被有效的保管和应用，又要使社会新技术、新研究成果能够及时的得到录入，为实践工作和业务提供一定的参考、借鉴。另外，除了可以利用专业化管理手段之外，还可以使用行政手段以及经济手段，适当的选择行政手段、经济手段能够对档案管理发展产生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推广和应用，从这个层面出发，科学化的档案管理方式是发展档案事业的关键环节。

二.档案管理信息化视角下档案管理的有效措施

1.做好基础工作，创造信息化条件

在档案管理信息化视角下有效的进行档案管理需要得到一定的信息化条件作为支撑，所以一定要做好基础性工作。基础性工作主要包括以下几个方面：一是建立相应的管理制度，管理制度是保证管理工作能够顺利开展的重要基础，所以要建立和完善相应的档案管理制度，并且不断的创新管理方法，在保证不影响工作顺利进行的情况下，进行程序简单化，但要有原则的简化，而且要严格控制档案资源的质量。二是要注重档案管理重点环节的把控，在改善档案管理涉及的硬件环境基础上，加大对新增设施设备的管理和更新力度，保证档案室的建设标准符合要求，还要重点关注档案审核审批的管理工作。

2.建立数字档案馆

互联网技术、人工智能技术和自动化技术的发展与完善，使得各企业的电子文档变得越来越多，所以建立数字档案馆会是未来进行档案管理的发展趋势。首先，需要从统一管理、统一规划的角度出发，进行系统性的思考，企业可以将纸质的档案扫描处理，然后运用相关的软件将电子档案进行统一处理，要使纸质档案与电子档案的格式相统一，建立相应的数字档案。其次，要根据企业的具体生产和运行状况，制定档案管理的管理要求与管理目的，以此为依据选取相应的档案管理软件，为建立数字档案馆奠定坚实的基础。最后，档案管理部门要能充分的了解自身特点，根据优势制定出比较全面的管理机制，建立管理系统，在最大程度上为档案管理者提供帮助，让档案管理工作能够稳定的进行，也能推动档案管理工作向着更加标准化、更加智能化以及更加规范化的方向发展。

3.完善管理制度

必须建立起完善的档案管理信息化制度，才能够让各项工作做到有法可依。单位、企业要针对档案管理信息化的主要内容，结合单位实际情况，构建完善的信息化制度。如：资料、文档、数据等必须有效组织、整理和归档备案;档案信息必须在xx日内转化为电子档，并整理、归档等。另外，还要建立起完善的保密制度、奖惩制度，通过刚性管理以及柔性管理，提高档案管理人员的责任心以及保密意识。所谓刚性管理主要是利用制度来约束档案管理人员的行为，柔性管理主要是指通过内部文化风气，来让档案管理人员树立起正确的保密意识。

三.结束语

总而言之，档案作为重要的信息资源，涵盖了各种珍贵的经验，在信息化时代背景下，传统的档案管理模式已经无法满足管理需求，所以为了使档案管理工作得到更优的效果，要从转变管理理念开始，不断的创新管理方式和管理技术，使档案管理在信息化视角下实现最大价值、发挥出最大作用。

参考文献：

[1]黄黎黎.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].企业改革与管理，2017，（8）.

[2]周童影.档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].中外企业家，2017，（15）.