精细化视角下的档案管理

施晓平

摘  要：将精细化管理理念渗透到档案管理工作当中，意在推动档案管理工作的进一步改革和创新，全面优化新时期下档案管理工作质量，全面展现档案服务功能。本文简要分析了影响档案精细化管理的因素以及档案精细化管理现状，针对如何实现有效的档案精细化管理提出了一些可行对策。

关键词：精细化视角;档案管理;策略

档案精细化管理是现代社会不断发展和进步对当前各项管理工作效率和质量提升所提出的要求，是提升档案服务质量的需要。通过渗透精细化管理理念、健全相关规章制度、创新方法和技术手段来实现全方位、全过程、全局的档案精细化管理，最大程度地发挥档案管理工作的价值，由此创造更多社会效益。

1.档案精细化管理影响因素

档案管理无疑是一项庞杂的工作，其涉及的环节和流程众多，参与人员也非常复杂。从档案资料的形成、收集、储存、利用，都需要各个部门和相关人员的参与，这一过程也是一个耗时较长的过程，所以人员的流动性也会影响档案资料在收集过程中的完整性以及整体的规范性。我国目前针对档案出台了各项方案和规定，为档案管理提供了比较健全的法律保障和技术标准，但是要想真正实现精细化管理，无论是在机制还是在体制的建设上，还需要进一步完善。档案涉及到各种各样的信息资料，并且从收集到储存的过程周期长，流程复杂，其收集和管理难度不言而喻，这一过程很难保证所有的档案资料内容完整、正确或是规范。针对档案管理这项工作，必然需要有关部门投入大量经费，物质基础可谓是根本因素。档案管理并不是简单地将档案资料收集储存下来，后期还需要根据不同部门、不同人员的需求进行反复利用，而因为档案收集和储存的难度较大，致使档案内容的完整性和规范性得不到保障，很多档案很难真正被利用，以获取更多的效益，彰显其服务质量。

2.档案精细化管理现状

2.1认识有待加强

随着信息时代的到来，档案资料的重要性愈加受到重视，各行各业都针对档案管理进行了改革和优化，但是对于更加深层次、全方位的档案精细化管理却没有落实到位，在意识形态上要么不够重视，要么认识不够全面，缺乏新的方法和手段，依旧遵循着传统的管理理念和模式。

2.2制度有待健全

很多单位虽然针对档案管理设立了一些基本制度，比如保密制度、借阅制度，但是制度建设还不够精细化，如从行政方面考虑，相关责任机制、奖惩机制、考核机制还需要进一步完善，才能为档案精细化管理提供切实保障。

2.3资料缺失错误

要想推动档案资料的精细化管理，就必须要确保档案资料的完整性和真实性，这是基础和前提，然而在实践中，由于很多单位并不能够从始至终地坚持全面把控的管理理念，在档案资料的收集阶段，尚不能保证其规范性，后期整理和利用的过程中出现遗漏或者损坏，安保措施不到位，档案内容的分类整理就是一大难题。

2.4需求不够明确

追求档案资料的精细化管理，最终目的是为了提升档案的服务质量，使现存档案资料可以在现实生活中得到最大程度地利用，能够为大众提供更加有针对性的优质服务，那么档案的精细化管理过程，就必须要充分考虑到档案的利用目的、服务对象和其具体需求。但在现实情况中，档案资料的管理和服务并没有衔接。

伴随着社会的发展，科技的进步和信息爆炸对档案资料管理提出了更新更高的要求，相应地，档案资料的精细化管理就必须要有扎实的物质基础，也就意味着应当投入更多的经费，经费投入的不足会极大的影响档案精细化管理的水平。

3.精细化视角下档案管理策略

3.1收集整理的精细化

可以说，很多工作都离不开档案资料，档案资料及其管理的重要性不言而喻，因此，实现档案资料的精细化管理就必须坚持全过程的管理，从档案资料的收集分析到档案资料的储存利用，相关部门需要对此提起重视，制定一个完整的计划方案，提高全员对档案管理的重视与认识，明确各方职责，保证计划的科学性、规范性和可行性。有关部门需要编制科学的规划与标准，安排专门的工作人员来负责档案资料的收集、分析和整理，全程记录档案的移交，由此保证档案资料的真实性和完整性。科学的规划和具体的执行移不开制度保障，有关单位必须要建立健全针对档案精细化管理的机制体制，明确各项指标，确定科学合理的管理办法。此外，还需要保证档案精细化管理有足够的经费投入。

3.2归档管理的精细化

在档案资料的收集、分析和整理阶段来做好各项工作是实现档案精细化管理的首要任务，档案资料移交至管理部门后，实现档案资料的分类、归档、管理是关键环节。在这一阶段，相关单位就必须要保证管理人员自身有着较高的专业素养，管理人员不仅需要熟练掌握有关档案分类整理的各项细则，更应当保证自身所负责的档案业务的规范性，依照单位所制定的各项机制标准，全程执行精细化管理流程。最重要的是，管理人员必须严格把握归档质量，始终确保档案资料的准确性、完整性。并且单位应当组织质量监管小组，定期针对档案的归档整理工作进行监督指导，一旦发现质量问题，立即进行整改。

3.3储存服务的精细化

做好了档案资料的归档整理工作，将档案资料储存到档案馆或者档案室时，并不意味着档案工作已经结束，很多档案资料后期会展现其服务价值，为此单位必须要保障好自身所储存的档案资料的安全，还应当针对档案服务来制定计划、機制和标准。如今在信息时代下，很多单位愈加重视档案管理的数字化和智能化，网络安全是不可忽视的一个重要问题。单位一方面要积极推进档案资料精细化管理的信息化建设进程，另一方面更应当做好相关电子档案资源数据的备份，并且加强网络安全防护，兼顾实体档案资料和档案数据资源的安全。对于档案资料后期的查询和利用，单位有必要加大编研力度，选择多样化的编研主题，结合对档案利用的实际需求的分析，不断丰富其服务，提升其服务水平。

4.结语

总而言之，在现实生活中，档案管理是一项非常重要的工作，在各行各业中都会涉及。相关单位必须要对此提高重视，加强认识，创新理念，创新技术手段与方式方法，在实践中不断研究和探寻档案精细化管理路径，同时还要夯实物质基础，加大经费投入，健全机制体制，明确科学标准，提升人员素养，关注信息安全，由此才能够推动档案管理工作的优化，提升档案管理工作效率和质量，彰显相关单位的管理水平和能力。

参考文献：

[1]陈漫翔.档案管理中精细化管理的应用实践研究[J].办公室业务，2021（22）：129-130+133.

[2]谢霜.精细化管理在企业档案管理中的运用分析[J].城建档案，2021（06）：95-96.