论电子档案管理在银行档案管理中的应用

陈星

[摘 要]电子档案管理是信息化社会下银行的常规工作内容，切实做好该项工作可以促进各业务板块、各部门规范、健康发展。文章结合档案管理工作经验总结，对电子档案管理在银行档案管理中的常见问题进行简要介绍，并对具体应用展开分析，以期使档案管理工作更加完善。

[关键词]银行；电子档案管理；搜集与归档

中图分类号：G270.7 文献标志码：A 文章编号：1674-1722（2021）03-0070-02

银行电子档案管理是指借助视频或图片等方式对银行的业务单据、通告和工作计划等进行存档管理。细致的档案管理工作可以使银行内部实现有效的沟通和业务开展，促进银行工作的规范化和精细化。因此，要深刻认识到电子档案管理的重要性，不断提高银行业务管理水平和服务能力。

一、电子档案管理在银行档案管理中的问题

现阶段，在大数据背景下，电子档案管理得到良好发展，可有效保障信息资资料的安全，并对有关数据信息进行充分整合，提高信息资源的利用率。目前，银行档案管理采用电子档案管理方式。由于银行的工作内容相对较多，档案查询的过程耗时费力，档案的保管过程也较为复杂。为此，使用傳统档案管理方式，则会降低工作人员的工作效率，促使其在数据的应用中，容易出现失误，其工作质量也逐渐下降。同时，传统档案管理方式容易造成数据信息的泄露，严重影响银行的相关业务，甚至会危害人们的财产安全。基于此，银行在档案的管理中，应当采用电子管理的方式，提高工作人员的效率，使其在业务信息查询中，能够省时省力，并实现信息资料共享。利用信息数据库，可对信息资源全面详细的了解，并掌握具体的内容，为工作人员提供便利，有效促进银行业务的发展，并逐渐提高其社会形象。

目前，由于管理习惯的积累，银行在进行档案管理时存在一定的问题，其中最主要的是自身业务特点和期限管理之间存在矛盾。二者的不协调，造成了档案保管的不合理现象发生。首先，根据有关的银行业务规范说明，多数的凭证、单据及冻结账户信息需要永久保存，但事实上，权责部门的查询文件并没有实现财务管理的连贯性，甚至只能作为相关业务往来的单一性凭证，这样一来是否永久保存没有具体意义。其次，挂失登记和补发的银行凭证都明确注明其保管时间为15年，因此无法通过电子档案进行永久保存。最后，大客户记录及货贷业务由于流转性较强，所以保管期限受到多重限制。综上，各项因素共同导致了银行在进行档案管理时，需要按照传统的方式实施，以确保档案的实用性和有效性，这也在一定程度上阻碍了电子档案管理的推广[1]。

二、电子档案管理在银行档案管理中的应用与发展

（一）降低银行档案管理的强度

首先，电子档案管理采用信息管理系统。可以借助于可靠性软件等辅助工具搭建档案信息管理平台，实行档案信息收集整合、分类编号、传输储存等一体化管理模式，减少书面信息传递，降低人为失误的发生概率。由人工进行档案的收集工作时，其长时间工作条件下，发生误差的概率要更大，使用计算机系统和信息技术对档案进行整理、编号等工作能够有效提升工作的精确度，减少出现差错的概率。其次，将银行内部的文件档案按照类别或发文部门扫描上传，并建立编号，形成电子档案库，不仅有助于分类管理，也为银行工作人员查询和调用档案信息提供了便捷。目前人们的生活节奏不断加快，这使得人们在银行等待的时间变少，为使客户的满意度得以提升，将银行档案电子化，能够大大提升整体的工作运行效率。工作人员在计算机上直接进行搜索，便可得到想要的数据文档，使其办事效率得到提升。另外，经过分类的文档，其后期的维护更加便捷，有利于节省人力。再次，增强信息系统数据更新的时效性。为体现程序管控，相关人员要及时将档案处理进展录入信息系统之中，通过完善责任人信息，便于责任追查，同时，依据形势变化，不断完善档案信息内容，也提高了档案管理的时效性，也使得工作人员的工作能够减少误差，避免误用无效文件办理相关事项。最后，设置警报提醒系统。对于超期审阅或逾期未归档的档案，系统要具备报警能力，通过声音或弹窗提示相关人员有待办事项，以免出现工作漏洞。值得注意的是，电子档案为档案销毁提供了便利性，但由于信息系统的存储特殊性以及管理体制的问题，容易造成档案信息的泄露，档案管理人员若未能严格按照保密法规办理，甚至没有形成保密意识，将密级档案公布在社交软件上，会造成较为严重的后果，有时还会对国家利益造成威胁[2]。

（二）符合会计电算化的要求

科技发展助力银行系统数字化已成为发展趋势。随着各类技术及应用的快速发展，以网络化、线上化为基础的数据采集、分析、应用日益深入，数字化、智能化浪潮势不可挡，渗透服务、经营和管理的方方面面。银行与国家金融市场和经济变化有着密切关系的行业，其面临着日新月异的市场变化，如不能采取良好的措施来进行应对，仍选择传统的档案管理使用方式，必将无法跟上时代发展的节奏，使银行被替代。因此，应将信息化和数据化等先进技术与银行内部工作进行结合，有效提升银行内部工作的效率和服务水平。一方面，实施电算化转型是落实国家战略的必然要求。信息化时代发展下，档案管理模式必然也会发生变化，在银行档案管理工作中，推行档案信息化管理，做好档案信息管理工作，能够提高银行档案管理效率，为跟紧国家发展的速度，银行企业在发展的过程中，应积极利用高科技技术，结合自身的业务类型，使银行的发展更加符合现阶段国家战略实施要求。另一方面，实施电算化转型是提升客户满意度的必要保障。以往银行档案管理多是采用人工管理方式，给工作人员查询和调用档案信息增加了一定的难度，也降低了银行业务办理效率，无法达到客户满意程度，而实行档案信息化管理，能够在短时间内查询相关信息，加快银行业务办理速度，为客户提供满意的服务。电子档案管理是科学技术发展的产物，是在这种大的社会背景之下践行电算化的一种体现，其一改传统的文字档案管理的低效，扩大了作用范围。但由于还未得到全范围的实施，因此自身作用还没有得到较好的体现。

（三）在银行系统中的应用

随着信息化社会的建成，传统的档案管理方法已显示出一些弊端，例如客户账户信息及业务进展查询不便利、档案库存积累量较大等，这些都迫使档案管理方向需要做出时代性的调整。与此同时，结合银行管理的要求和法律规定，除特殊业务之外，留存电子档案基本可以满足管理要求。而建立大数据共享，也方便客户在移动终端进行相关业务的查询和凭证提取，简化了系统流程。在银行档案管理实际应用中，构建电子档案管理系统，利用现代信息技术和网络技术，不断完善银行系统功能，能够改变传统人工档案管理模式，通过科学化、信息化的手段进行档案信息收集、分类、处理、储存等工作，不仅细化了工作流程，也使档案管理更加规范化，减轻了银行档案管理人员的工作压力，有效提高了银行档案管理效率。技术人员可以根据银行的实际情况来设计相应的电子档案数据库，将内部的数据按照科学的存储方式排列储存，使内部档案的归档较为明确。设立相配套的数据使用流程，工作人员需要憑借其权限来对内部文档进行调取使用。同时，设计信息收集系统，将智能识别技术进行组合使用，在智能系统的辅助下将文件分类保存，最后由人工进行审核，优化档案的处理方式，使银行内部工作更加便利。此外，建立数据库系统，扩大档案信息储存量，做好档案信息管理加密工作。可以采用云计算对电子档案信息进行备份，在发生档案信息丢失情况时，能够在有效时间内找回信息，增强档案信息管理的安全性，防止影响到银行工作顺利进行，减少银行的风险损失。

（四）增加档案信息的备份

近年来，随着我国信息技术的发展，互联网、大数据、人工智能等技术的应用不断加强，在各行各业中体现其存在的价值。目前，银行档案管理也逐渐引进电子档案管理模式，加强对大数据技术的应用，采用计算机数据，对银行档案信息进行严格的管理，以此可取得良好的保存效果。利用传统档案管理方式，存在着较多的问题，若保管不当，容易造成数据的丢失等现象，形成严重的损失，对人们的生活造成影响。为此，在银行的档案管理中，应当采用信息技术，加强对电子档案管理的应用。在电子档案出现问题时，可对银行业务的信息资料进行有效的备份，其中包括硬件、软件等备份。同时，在备份的过程中，利用驱动、系统软件等，将其保存在硬盘中，其恢复的速度相对较快，使银行在可充分对信息内容进行有效利用，避免造成较大的影响，为银行带来相应的损失。通过电子档案管理的应用，进一步提高银行的业务水平，促使其得到良好发展。

（五）电子档案管理在银行档案管理中的发展方向

电子档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。因此，在未来银行档案管理的过程中，首先，要完善体制建设，补强电子档案的管理规范，杜绝管理漏洞的发生。同时应与业务部门加强联合使用，提高档案利用率，根据业务发展的倾向性来对档案管理和使用当时进行调整，充分配合银行业务，使银行内部的各部门之间合作更加紧密。其次，针对具体业务，制定针对性的电子档案管理方案，力求事事有对策。加强档案与自动化技术和智能管理技术等的融合使用，使档案管理过程更加现代化，在高科技技术的帮助下，能在降低发生漏洞风险的同时，提高应对风险的能力，使档案管理程序更加智能化。最后，加强电子档案的保密管理，防止信息通过网络平台外泄。银行要指定专人负责密级档案的收发、登记、传递及清退工作，凡需传输上网的有关材料要严格实行审批制度，并定期对上网信息进行保密检查，及时填补漏洞，防止泄密。同时可以在计算机中装置防火墙，以免发生银行电子档案信息盗用、泄露等问题。针对不同类型的对档案应设置相应的等级，以便后续根据调用者的使用权限来进行管理和使用。

目前电子档案的推广还处于发展阶段，未来还有很多途径可以进行探索，例如专项档案APP的开发、云端储存、智能化档案管理程序等。总而言之，要充分利用现有信息技术的稳定性和空间性，加强与先进更高科技的融合使用，降低档案工作的困难性，简化其中的步骤。未来档案管理的发展方向，应从实际出发，以银行内部工作人员的实际工作内部为基础，不断降低档案管理的复杂性和难度，使其在简单的操作下，能够高效的完成档案的分类管理工作，确保银行档案管理更加便捷、安全。

三、结语

银行档案管理工作涉及的环节较多，不仅需要银行职员高度负责，同时还要求结合信息化的管理策略，以便通过完善的档案管理制度和实际操作方法为银行的市场业务提供有力支撑，缓解人员管理压力，保证各项工作的顺利进行。与此同时，还要加大宣传力度，使电子档案管理全范围的应用。

参考文献：

[1]丁文.电子档案管理在工作中的应用[J].兰台内外，2020（17）：22-24.

[2]杨实尧.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].科技与创新，2020（16）：109-110.