大数据势态下事业单位文书档案信息化建设策略分析

付婷

[摘 要] 文章从大数据势态下事业单位文书档案信息化管理的现状出发，阐述了事业单位文书档案信息化管理的优点，依照事业单位文书档案信息化管理原则，提出大数据势态下的事业单位文书档案信息化建设策略，包括健全管理制度、促进信息化建设、提升管理人員素质、营造良好管理氛围、丰富文档信息建设资源以及创建多元形式等内容，以供相关研究人员参考。

[关键词] 大数据势态；事业单位；文书档案；信息化建设

中图分类号：F276.1 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）04-0067-03

文书档案管理工作在一定程度上促进着事业单位的发展。大数据势态下事业单位面临着大量数据信息，数目庞大的文书档案为工作人员造成工作上的困扰。资料不断增加，致使文书档案管理效率下降，严重阻碍事业单位的发展进程。因此，事业单位还需更加重视文书档案信息化建设，全面提升大数据背景下文档管理效率。

一、大数据态势下事业单位文书档案信息化管理的现状

传统工作模式下的事业单位文书档案管理，不但工作人员的劳动量大并且每天的工作效率比较低。随着时代的不断发展，信息化技术逐渐应用于文书档案管理，推动事业单位文书档案管理工作的开展。繁多的数据只需要简单的录入操作就可以完成后续的使用。与此同时，文书档案的录入可以实现资源共享，增加事业单位相关资源的利用率。

原本的事业单位文书档案管理工作查找过程比较困难，一定程度上导致工作效率比较低。当文书档案管理信息化模式建立后，事业单位的文书档案查找方式更加简便。借助互联网技术可以实现档案的检索，可采取检索的方式比较多包括分类查找、组合查找、模糊搜索等。将此类方式运用在事业单位文书档案管理实际工作中，文书档案管理人员可根据自身需求查找到所需要的信息。进行此过程时，事业文书档案管理人员可以根据自己的权限实现档案查询，减轻原本繁重的工作量。

文书档案管理信息化模式建立之前的文书档案借阅程序烦琐，凭借文书档案管理工作人员的操作很容易出现失误。不仅费时费力，难以保证准确率，而且同时降低了文书档案的使用次数和应用频率。当前建设信息化管理很好地解决了此问题，计算机借阅程序可自动生成借阅记录。这样就实现了文书档案的高效管理，全面提升了文书档案管理的效率。

二、大数据态势下事业单位文书档案信息化管理的优点

经过与事业单位传统文书档案管理方式的对比，发现信息化建设对文书档案管理工作的开展做出深刻转变。对文书档案管理涉及的各个领域都产生了积极影响，做好文书档案管理的信息化建设具有现实意义和长远价值。

（一）提升办公效率

将文书档案管理与计算机技术有效结合起来，可对事业单位的日常工作内容进行及时的文档收集、传输以及存储。减轻传统人工信息收集模式对工作人员造成的压力，使管理工作与文书档案整理同步进行。比如，传统文书档案管理模式中需要对整理完成的文档进行修改和完善。拆卷重新整理装订，大量消耗工作人员的精力、物力，还会因为工作进度缓慢而造成整个部门工作进度达不到单位规定标准。大数据背景下计算机的广泛应用，给文档管理工作带来优化新途径。工作人员进行资料的修改和完善只需要对电子文档进行更改后打印即可，明显提升了工作效率。与此同时，实施信息化建设后，各类档案的编目和后期查询都更加方便。管理工作与之前相比，也更加高效和便捷[1]。

（二）实现信息共享

随着科技的发展，市场竞争日益激烈。传统文书管理模式时常因事业单位的管理部门的单方面掌控，造成信息阻断的现象。其中重要的资料很难跨部门查阅，大量文书档案资料的共享性不高。当信息化建设融入互联网技术后，使原本的纸质资料以电子文档的形式存在。纸质档案中的信息经过不断加工和优化形成当前的文献讯息，相关宝贵资料突破了外界环境的限制。通过信息档案管理平台就可以查询到所需要的文书档案资料，实现不同部门之间的信息共享。最大限度地发挥出文书档案的利用价值，提升相关资料的利用率。

（三）安全保存文件

纸质的文书档案很容易受到外因的影响而产生损失，如高温、潮湿、火灾、蛀虫以及氧化等。另外，经过长时间的使用也很容易造成纸质文书档案的损坏，文书档案的安全性难以得到保障。经过信息化管理后，纸质文书档案以Word、Excel、图片等电子形式出现。随着远程查阅、下载的形式出现，借阅和存储都更加安全。比如，工作人员在日常工作中需要利用某档案，进行查询的过程，只需要登录管理平台调阅所需的电子文件即可。电子文档的稳定保存，使文档利用的过程不会对原始档案造成影响。侧面对传统文档进行保护，使该项工作不受外部因素的影响，保持的时间更长、应用更稳定。

（四）符合高效利用

事业单位文书档案管理的意义就是保证文书档案的利用价值，为当前的社会发展和事业单位日常管理提供资料和依据。事业单位日常活动管理中形成具有保存价值的信息资料就是文书档案。事业单位文书档案管理以档案信息资料的查询和利用实现指导人员、物品、财务以及其他重要管理工作。用科学合理的方式，完善相关工作。传统的文书档案管理模式中查询和利用档案受到时间和空间的限制，需要工作人员到事业单位进行现场阅览。由于一些原因，某些工作人员可能无法及时赶到事业单位，导致文书档案的利用效率比较低。文书档案应用信息管理模式后，档案利用人可以直接在管理平台上发起申请。事业单位的文档管理工作人员收到借阅申请后，及时审核档案利用人是否满足借阅条件。通过在线服务的形式提供借阅服务，实现一对一的咨询模式。促使当前文书档案的利用率得到明显提升，事业文书档案应用价值得到最大限度的施展。

三、大数据态势下事业单位文书档案信息化管理的原则

为更好地适应并服务社会，促进事业单位的发展，需要有效提升事业单位的文书档案管理工作信息化建设进程。事业单位稳定增强文书档案管理信息水平，需遵守以下几方面基本原则。

（一）保护文档安全

安全问题贯彻文书档案管理工作的始终。当前事业单位的文书档案管理，不再面临传统的外部因素影响。信息时代文书档案管理需要采取先进技术，保证电子文书档案的安全性和保密性。一方面，需要保证电子文档的可靠性。计算机软件面临着更新和发展，大量的文书档案资料以电子文档的形式保存更加需要加强管理。另一方面，提升网络平台的安全性。若在资料传输的过程中出现故障就会造成部分文书档案文件的泄漏，因此需要确保信息平台的安全性和稳定性。

（二）遵守管理规范

事业单位的文书档案管理，需要按照国家档案监督管理局颁布的文件格式、技术标准和应用平台进行统一管理。建立电子文书档案期间需做好文档收集和利用，形成完善且适用的文书档案管理方式。

（三）坚持服务效益

当前事业单位文书档案管理的考核标准，主要是依照一段时间内文书档案的使用效率和效益。信息化管理作为最新的文书档案管理模式，应坚持优化效益和效率的原则。做好事业单位文书档案管理服务工作，充分发挥电子文书档案的社会效用。

四、大数据态势下事业单位文书档案信息化管理建设策略

当前大数据态势下事业单位文书档案信息化管理工作，需要结合文书档案管理的实际情况以及事业单位的实际情况，创新信息化管理模式，朝着正确的文书档案管理方向发展。

（一）健全文书档案管理制度

管理制度是提升管理标准的参考，结合当前事业单位的文书档案管理工作的实际，需要健全与文书档案管理相关的管理制度。完善文书档案管理制度之前应提升事业单位领导对文书档案管理的重视程度，结合当前单位发展的实际情况转变其传统观念。让其充分意识到当前时代发展对文档管理模式的挑战，进而对文书档案管理模式不断进行整体创新。为加快大数据背景下文书档案管理模式的转变进度，事业单位需要健全以下几项工作制度。首先，应完善文书档案管理部门内部硬件设施的建设。改变传统文书档案管理模式在工作效率上体现出的落后性，借助互联网技术和数据管理模式轻简工作内容。尤其需要做好计算机配置升级、网络线路更改以及单位局域网的加密工作。其次，积极完成原有资源整合工作。借助当前的信息化技术，对相应数据资源的保存进行进一步完善。最后，强化与其他部门之间的交流。定期举办文书档案交流研讨会，保证信息化系统中文书档案的完整程度，进而不断完善文书档案管理制度，为之后的数据档案建设做好铺垫、提供标准流程[2]。

（二）促进文书档案信息建设

大数据背景下的事業单位文书档案管理还需要凭借现代技术的力量，提升管理水平为之后的文书档案资料查阅提供更加便利的条件。因此，还需要加快文书档案管理信息化建设的进度。信息化平台建设的核心工作就是文书档案资料的网络化数据存储，以完善系统平台的形式为信息的保存、传输以及共享拓展空间。要逐渐完善对平台的建设，组建专门的管理团队完成监管工作。及时将之前的资源进行更新和整理，注重扫描、摄录和云存储工作，定期对数据管理系统进行加密和监管。将计算机技术人员加入文书档案管理部门，以保证信息化建设指导工作的顺利完成，尽早实现文书档案的系统化管理。充分利用科学技术进行文书档案数据管理，不断提升事业单位领导对文书档案相关工作的重视。互联网技术在文书档案管理的应用过程中，要不断加强安全尤其是防火墙技术的应用，深化内网和外网的隔离工作，在日常工作中提升档案管理的安全性。在建设文书档案信息化管理模式提升工作效率的同时，降低成本为相关工作带来全新的发展模式。在网络科技不断强化文书档案管理的过程中，应重视大数据势态下的安全保密工作。

（三）提升文档管理人员素质

文书档案管理人员的专业水平和综合素养，直接决定文书档案管理信息化建设工作的成败。信息化文书档案管理工作的实际操作性比较强，需要有针对性地对管理人员进行信息技术操作能力的培训。若不在先进设备购置之前及时开展相关工作，那么就算事业单位购入了先进的设备也无法发挥出文书档案管理信息化建设的效用。因此，相关部门需要加强对管理人员培训工作的重视程度。促使管理人员在日常工作中，能够掌握最新的信息技术的应用方向和应用模式。结合当前信息软件日新月异的实际情况，事业单位的管理人员应紧跟时代脚步。通过浏览阅读最新的信息技术知识，不断提升自身信息化技术的知识面和操作形式。管理人员只有增强自身知识水准和职业素养，才能更加从容地面对大数据背景对事业单位文书档案管理提出的新要求。

（四）营造良好文档管理氛围

信息化建设将原本复杂的事业单位文书档案管理，转变得更加简单，也是将本来的内部管理模式，更改为社会服务的形式，结合当前文书档案信息资源增加和交流频率上涨的势态，事业单位的文档管理工作应顺应时代的变化，积极引入先进的现代管理理念，创新文书档案信息化管理方式。从基层管理人员做起，强化文书档案信息化建设的法律法规意识，树立符合时代标准的法律观念。不断完善文书档案内部管理制度，学习最新的法律以规范管理人员自身行为。要更新传统观念和意识，文书档案管理部门的领导人员完善意识的转化后才能做好整个部门的改变。文书档案管理工作过程中要将一体化的观点贯彻落实，并将其作为管理人员的工作准则和标准。营造出良好的工作氛围，逐步提升事业单位的档案管理效率。

（五）丰富文档信息建设资源

一方面，应将现有的文书档案管理系统与自动化办公软件进行结合，实现办公进度和档案信息同步的管理状态，自动进行电子文件的生成和备份。另一方面，加快对原始存储文字资料的信息化管理进度，使用扫描、打印、拍照等方式，对具有历史的文书档案实时数字化扫描。将具有历史气息的传统文档转化为电子文档，建立不同类型的数据库，为之后的文献研究和利用提供完整的信息资源保障。

（六）创建多元文书档案形式

大数据势态下的事业单位文书档案资料讯息已经从纸质资料，转化为电子形式的文档、视频或者音频的形式。因此，进行文书档案工作的信息化建设过程中对于多元的文书档案资料，创新管理方式以多元化的模式组织工作。整理出当前存在的多元化类型，根据分类进行数据扫描以及备份处理。将文书档案相关信息以数字化的形式储存在信息平台上，做好原始数据的保护和管理，避免相关数据出现不慎丢失和人为损坏的情况。

（七）重视文档信息规划建设

事业单位管理部门根据信息化文书档案的建设实际情况，制定相应的管理制度和措施并不断提出新要求、新标准，促使文书档案信息化建设可以更加规范和有效。文书档案信息化的规范和标准，主要包括档案录入、储存、系统维护以及平台开发等内容。其中档案录入在信息化建设过程中比较重要，不可以出现错误。文书档案涉及文件条目著录和计算机录入时，若未进行相关工作的规范就会造成信息无法匹配的情况。需要严格遵守相关规定，以规范工作方式。根据文书档案信息管理实际情况，统一储存方式和储存平台。保证数据的安全性，并为之后的查阅提供便利。规范文书档案信息化平台开发，使用相同的信息化档案录入系统保证信息安全，逐渐提升文书档案管理人员的工作效率，保持档案信息资料的完整程度。

五、结语

综上所述，大数据背景下事业单位的文书管理工作面临挑战，应跟随时代发展步伐，改变传统的文书档案管理模式，积极引入先进技术、完善信息化建设，不断提升文书档案管理工作的效率和质量。面对文书档案管理工作中见的问题，加强管理举措，为日后的事业单位文书档案管理工作夯实基础。

参考文献：

[1]魏琰.大数据环境下文书档案管理及其信息化利用路径探析[J].各界，2020（02）：45.

[2]张驰.大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析[J].中外企业家，2020（16）：125.