智能报账系统助力公立医院财务管理分析

刘文荣 杨珂

[摘 要]随着医改的不断深入，公立医院改革进入攻坚阶段。财务管理从传统的粗放型向现代精细化管理转型，这一趋势越来越受到医院领导的重视。医院的报账即报销审批管理看似只是财务管理中的一个小部分，却影响着成本管理和预算管理，更影响着员工的福利待遇及满意度，对医院财务管理的高效性起着重要的推动作用。智能报账系统融合了信息化高新技术，优化了报账流程，为医院内控管理提供了支持，推进了公立医院财务管理的精细化进程。

[关键词]公立医院;智能报账;信息化;财务精细化管理;支出内控

1 公立医院报账管理中普遍存在的问题

当前公立医院的报销流多是传统的报销管理，其工作量重复且繁杂。员工报销时需要提供纸质发票或票据，然后根据不同的报销业务找不同的领导签字，整个过程往往周期很长。财务人员手工核对数据，难免容易出现错误，导致报销人员再次前来核对，耗费大量人力。医院经费来源类型多样，业务种类多且繁杂，几十甚至上百的报销流有着不同的签字环节，同时医院工作人员轮转变化频繁，这些都给报销审批带来了一定的困难。医院当前的线下报账审批流程也相当复杂。传统操作报销人员无法及時得知报销进度。支出数据与预算数据脱节，无法实现及时超额预警，也无法进行定额控制。对医院的员工来说，每一笔报账都需要手工填单，然后交到相关部门手中进行审批，整个报账流程对员工来说不透明，员工无法准确地获得报账进度，进而无法及时作出修改或者对报账流起到推动作用，导致报账效率低下。多数时候员工为了交票据还需要排长队或者是为了找领导签字跑断腿，这无疑占用了医院工作人员本该救死扶伤为患者服务的宝贵时间。从这个方面说解决好了公立医院的报账问题是可以从侧面提高职工满意度，提高患者满意度，改善医患关系的。对财务部门来说，现有的多手工处理环节的报账也是让财务人员苦不堪言。报账与预算没有做到全面互联，报账的标准时有改动，额度的落实不能确保准确，发票验重、验真全靠财务人员人工核对，导致财务部门工作程序烦琐、工作效率低下而且控制能力差。对智能部门的负责人来说，工作中往往出现报账人出差回来发现发票超过报销标准了，就来找负责人签字，这个时候负责人如果签字了就违反了财务制度，但如果不签字又会得罪人，所以令职能部门负责人非常头疼。对医院领导来说，领导的工作安排经常会被报账签字给打断。领导更希望能够利用自己的碎片时间来处理这些报账签字工作。

2 智能报账系统为公立医院财务管理带来的助力

医疗卫生体制改革不断深入，对医院财务管理的要求不断加强，医院内部亟须切实落地内控管理制度，实现全面预算管理，建设智慧财务体系。大数据、云计算、物联网、AI、区块链等新的信息技术在公立医院财务管理中的应用已经成为一种趋势。运用现代化信息技术，实现智能预测、预警，已成为医院财务管理工作中不可或缺的保障。公立医院的日常管理中员工的报账周期长短、是否高效会直接影响到医院的运营效率。智能报账系统是财务工作与信息技术的一种融合，更是财务管理上的一种创新。通过智能报账系统的使用，员工的每一笔报账都能够填单顺心，领导对每一笔报账都能管控放心，财务对每一笔报账都能审核省心。智能报账系统使医院的报账业务突破时间与空间的限制，摆脱线下烦琐冗长的流程。运用信息化新技术将财务人员从低效的工作中解脱出来，在管理创新的同时开启了智能报账新时代。

2.1 优化了报账审批流程，提高了报账效率

智能报账系统是一个三位一体的系统，包括一个业务端和两个自助端。一个业务端即报账系统，两个自助端分别为移动APP和报账一体机。整个系统贯穿医院报账业务从信息采集、领导审批、财务审核及自动化账务处理的全流程。报账审批流程优化为报账员工发起报账（可以在业务端也可以在自助端），系统通过图片智能识别进行智能填单，然后通过发票查验进行智能审核，之后相关领导进行业务审核，再由财务会计进行财务审核，通过之后可通过银医直连进行智能付款，最终完成智能记账和自动凭证生成。

智能报账系统的使用节约了各层级用户的工作时间。图片智能识别辅助填单节约了报账员工的填单时间。图片智能识别是系统采用拍照即可识别发票信息。报账员工登录系统后选择需要报销的发票，系统根据发票信息自动完成填单，并对预算、报销标准进行审核及预警，提高了医院财务的整体运营效率。全员可以移动化报账，员工不受地点限制，支持任意地点提交报账。领导通过移动APP可以实现移动审核。财务人员通过系统智能化及标准化的管理可以从低效重复的工作中彻底解放出来。

2.2 融合新技术，推动财务管理精细化

随着“互联网+医疗”政策的颁布实施，先进信息技术的应用对公立医院财务管理起到了极大的推动作用。智能报账系统是先进的管理理念与现代IT技术的结合产物。切中了财务报销管理的痛点，使报销更加智能高效。系统侧重工作流程显示功能和审批提醒功能。实现了便捷的附件上传功能、多种申请清单、多工作流设置、流程自动流转、单据打印等功能，使业务办理及审批流程更快捷、更灵活，打破了地域、空间和时间的限制，实现了工作效率最大化。注重风险管控尤其在附件上传等核心环节进行管控，确保了系统的电子附件和以往线下报账的纸质附件完全一致，以信息化手段保证了凭证的真实、合法和有效，实现了报账文档的电子化。梳理了医院财务管理流程中的各类数据，促进了医院管理数据的结构化改造，融合现代信息化技术从业务串联驱动模式升级为数据驱动模式，促进了医院互联互通、数据同源，提高了财务管理运营效率，提升了财务人员的管理价值。

智能报账系统在满足公立医院基本业务的同时，也满足了员工、领导、供应商不同层级的报账需求。实现的特色功能有智能识别、辅助填单、报账助手、智能审核、全面支出业务、合同支付实时跟踪、多维度多层级查询和报表分析等。支持常规审批、云端审批等多种审批方式。智能识别和辅助填单在上文已叙述。保障助手是根据报账制度、经济事项规则等设置基础数据，据此给予信息提醒，并实现了线上问答机制，帮助员工一起完成报账工作。智能审核是系统根据规则警示错误信息，以减少出错率，这里的规则支持自定义。可以自动审核差旅标准、预算额度及专项经费。针对发票可以自动查重验真，校验抬头税号。针对火车票机票可以自动价税分离。全面支出业务即支撑医院全部支出业务。例如，员工日常报账、劳务报账、项目报账、资产报账、采购报账、合同报账、物资报账等。预设多种常用报账场景，如日常、差旅、出国、培训等。合同支付实时跟踪即与合同管理系统做接口，对供应商物资采购、资产、设备、维修、维保等合同支持无纸化查询调阅，实现合同信息的支出控制及跟踪。

2.3 为医院内控管理提供支持

财务报账工作是财务工作中一项最基本的会计核算工作。随着新会计制度的落实，全面预算管理和成本核算在医院发展中的地位和发挥的内控作用越来越重要。而报销人员的日常工作流程直接影响着预算管理和成本核算在医院管理中的运行。信息技术的介入让这一管理更加智能。这不仅节省了人力，降低了错误率，加强了医院内部控制管理，而且规范了医院财务报销行为，合理的控制了费用支出，更在一定程度上推动了预算管理和成本管理的精细化。同时在智能报账系统的建设过程中，可以督促医院的相关工作人员对医院各科室的业务进行全面梳理，对整个医院的精细化管理起到了积极的推动作用。

智能报账系统的运行助力公立医院实现了支出控制的落地。通过报账系统实现了精准事中控制，实现了事前预算、事中控制、事后分析的闭环管理。有效地控制了医院的经营风险，降低了成本。通过报账管理帮助医院做到了严格按照预算支出，无预算不支出，避免了不必要的费用支出。支持严格按照制度标准支出，避免超标支出。借助医院的信息系统集成为医院开展预算控制、预警、报告及自行调节提供了支持。强化了内部控制，将标准的内控制度置于报账系统中自动判断减少人工复核工作的工作量。对预算的执行、占用数、预算剩余额度进行实时更新，提高了工作效率。缩短了审批流程周期，让职工少跑腿就能及时支付完成职工报销。让职工的报账信息更透明、过程更清楚，报账人对财务工作更加认可，提升了医院内部的服务质量。总的来说，智能报账系统涵盖了对个人付款、对供应商零星付款、对物流采购的大宗付款、按合同付款、科研项目报账等各类支出业务，贯穿了支出业务管理的全过程。

3 结语

医改的不断深入倒逼医院管理改革，同时激发了医院财务精细化管理的内生动力。报账管理作为财务管理中的一个重要环节几乎承载了所有财务信息的流转。一是报账系统、移动APP及报账一体机高效的采集员工的费用报账信息、供应商的采购到付款信息等报账信息;二是纸質票据扫描或拍照的形式上传形成影像文件，经过系统智能识别，形成结构化的数据存储在服务器端;三是根据预先设置的审批规则，自动核对相关的报账标准、预算信息、报账制度、合理合规性检查，将报账单推送给相关领导和财务人员进行审核，并对违规事件进行预警;四是通过审核的报账信息自动流转至会计核算和资金管理系统，完成财务入账和付款。整个报账管理直接影响着医院的成本管理和预算管理。报账管理借助大数据信息化等新技术实现了智能报账，无疑会推动医院财务管理走向精细化模式。也为医院的内控提供了支撑，帮助医院管理者看紧“钱袋子”，尤其是在2020年新冠肺炎疫情的冲击下，支出控制是否有效，关系到医院能否在应对突发公共卫生事件时平稳的过好日子。智能报账系统全方位“三位一体”的线上操作和高效的审批处理大幅度的避免了由于各类报账问题引起的医院内部人员聚集风险。总之，智能报账系统的建设符合新时代医院信息化建设的发展目标，是医院财务管理业务与信息化技术融合的先进产物，推进了医院财务管理的精细化进程。

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[作者简介]刘文荣（1988—），女，汉族，山东济南人，硕士研究生，济南市人民医院信息中心工程师，研究方向：医院财务管理信息化;杨珂（1981—），男，汉族，山东济南人，济南市人民医院信息中心工程师，研究方向：医院财务管理信息化。