基于智能财务的存货管理平台构建

□文/ 李琳琳 戴 昕

（徐州工程学院金融学院 江苏·徐州）

［提要］ 从企业长期财务发展来看，业务与财务融合能为企业创造出更大价值，是企业财务发展的必然趋势。在信息经济的今天，传统制造型企业也要进行数字化改革。智能财务作为基于互联网、云计算等技术而产生的新兴财务平台对财务数据和业务数据进行信息化处理，最大限度地使业务流程、会计核算、管理流程有机结合，为管理者的决策过程提供智能化支撑。本文针对智能财务在存货管理方面的应用进行研究，构建集数据采集、处理、共享、库存管理以及存货管理效果评估为一体的存货管理体系，并分析生产经营活动各个环节存货管理的影响，旨在为传统存货管理模式的转变提供参考。

一、引言

首先，存货往往因采购、生产、销售三大部门的目标不一致而自我扩张；其次，库存的增加通常要增加一定的购买成本、仓库管理等费用，企业的资金成本因此而增加。此外，市场瞬息万变和产品更新换代容易给存货带来贬值风险。智能财务的核心工作是在业财融合的基础上进行管理分析、风险监测控制等。存货管理是智能财务进行管理分析的一个重要方面，智能财务通过顾客对产品需求分析、订单预测、库存调配等方面优化存货管理。

基于智能财务的存货管理平台使企业保持一定规模的存货数量，维持供求平衡，为企业保持良好的信誉，同时降低存货积压给企业带来的资金成本和财务风险。基于智能财务的存货管理并非是对传统存货管理模式的颠覆，而是与企业自身发展相适应，使得存货管理更加合理化。

二、体系构建

图1 基于智能财务的存货管理平台数据共享流程图

（一）智能财务对数据的采集、处理与共享。智能财务系统运作的基础环节是对各方面的数据进行收集，其中最基本的数据来自销售终端。运用智能财务所依托的大数据技术，企业下游的经销商或电商平台可将销售产品的数量、类型以及相关订单信息反馈给企业销售部门和财务部门，智能财务系统对采集到的消费者的购买力、产品偏好等标签性数据进行挖掘，根据顾客购买产品的总量、频率划分出不同时间、空间的客流，由此创建不同的产品销售分区。存货管理平台可根据不同分区的客流特点，初步制订有针对性的存货管理方案。结合财务部门上传的仓储和物流成本数据，存货管理平台据此规划最优化仓储地址和运输路径。

智能财务系统横向整合企业上游供应商、下游经销商、第三方物流公司的数据资源，下游经销商实时将产品的销售量、销售价格、季节波动等数据上传至智能财务系统，为企业生产决策提供决策的数据支撑，优化存货管理水平，使得企业的存货管理更加具有针对性、准确性。

各个环节的存货管理信息可依托智能财务实现实时共享。企业生产经营的各个环节可打破独立性与分散性，建立整体、统一、智能的需求预测系统，使得采购、生产、运输销售实现匹配，提高存货管理的效率。（图 1）

图2 存货管理层各部门协调方案图

（二）库存管理。仓储部门和财务部门使用系统的不同加大存货盘点的难度。智能财务系统下存货盘点采用统一的存货管理平台，财务部门实时掌握存货盘点的具体情况，财务数据更加精确。传统的库存管理依赖于仓储人员，仓储人员职责划分不明确或是工作懈怠等因素容易导致账实不符的问题。在智能财务基础上构建的存货管理平台在入库、盘点、出库等环节可有效避免此类问题。

智能财务系统分析生产经营活动中采购、制造、物流和销售各个环节的库存管理信息，在进行存货管理的同时进行账务处理以达到业财融合的财务目标。库存管理层可根据财务信息的反馈制订出各个环节对应的存货管理方案。（图2）

1、采购

（1）供应商选择与采购策略制定。在采购环节，智能财务平台对企业的历史采购计划、存货水平、现有生产能力等因素进行分析，做出成本预算、生产预算、销售预算，并由此预测出采购数量、时间；根据企业历史采购数据以及往来供应商的信用程度、支付期限、产品价格、质量等构建出的供应商评价体系，智能财务平台可推荐出最佳采购策略和最优供应商。采购部门可根据智能财务数据制定采购计划，供应商也可提前接收到采购订单，这一过程不仅提高订单流程准确性和及时性，保证供货效率。由于采购过程中可能出现不可控因素，财务人员需利用平台实时更新的数据对采购计划不断进行修改完善。

（2）采购清单发出。财务处理上，采购人员可通过SAP 系统等智能财务系统自动审批在采购成本预算之内的采购申请单，将采购订单及时反馈给供应商，供应商发货验收合格后，各个部门通过平台提交入库单、银行回执单、付款单、发票单等凭证给财务部门。智能财务系统根据其他会计期间应付账款、预付账款等往来账项制定采购资金预警，当采购资金超出预算时，财务部门通过智能财务系统及时将采购资金预警反馈给采购部门，存货管理平台再一次结合采购部门给出的数据制定采购计划。由此，采购部门可在实现业财融合的同时保质保量地完成任务，在采购这一环节保证存货管理水平，避免缺货断货风险，为接下来的制造环节提供原材料支撑。

（3）进料检验及入库。存货管理平台根据不同原材料特点设置对应的合格率，质检员盘点将数据录入智能财务系统之后，若产品合格率不在范围之内，企业可将数据实时反馈给供应商，及时制定补货或换货策略。财务部门运用智能财务系统对入库环节的每一项记录进行记录，作为日后建立供应商评价体系的依据。

2、制造

（1）制定生产计划。从消费者偏好角度来看，制造部门通过对销售终端数据的收集、处理可明确消费者对产品满意度以及消费者对产品的偏好，消费者偏好是制造部门进行设计和生产的基本依据；从市场需求角度来看，随着市场繁荣发展，客户不断呈现个性化、多元化的需求，为使产品迎合市场需求的发展趋势，制造部门根据客户历史订单不断研发改善产品，以获得更高的市场认可度；从采购来看，智能财务下的存货管理平台实时检测和原材料库存水平，制造部门以此判断是否需要向采购部门发出预警。

（2）原材料以及库存量预警。制造环节最重要的问题是确定最佳安全库存量。根据产成品的特点，存货管理平台自动匹配相应的安全库存量确定方法。当存货管理平台发出安全库存量预警，制造部门投入生产以保证销售活动的正常进行。为减小制造环节与销售环节之间物流运输带来的时间偏差，智能财务根据不同情景下的引入在途运输天数和备货周期。建立最佳安全库存量时，智能财务结合销售数据的同时，考虑安全库存量的产成品和库存耗竭成本，整个生产计划更加智能化和严谨化。

3、物流

（1）发出调配指令。供应商与企业之间、企业与消费者之间买卖活动进行的过程中物流运输发挥至关重要的作用，物流运输环节使得生产经营的存货管理形成一个相辅相成的智能财务系统。智能财务平台实时监测各个仓库的存货数量和质量，当库存不足或出现质量问题时，运输部门按照最小费用策略填写领料单，按照智能财务系统给定的最佳调配策略向仓库发出调配消息，在企业仓库内部之间实现相互补给。

（2）调配计划调整。当前，大多数企业仓库运用EPC 码掌握存货动态，在智能财务下货物运输位置和预计到达时间都可通过存货管理平台展示，运输过程中一旦出现运输异常，存货管理平台可再度发出调配指令确保产品及时运达，避免企业的信誉因此受到影响。经过财务部门核算的数据发现在调拨成本预算之内各仓库存货不足以满足销售需求时，及时向制造部门发出指令，制造部门依据仓库反馈的数据及时调整生产计划。通过销售部门反馈的数据协调配货，保证商品顺利运到消费者手中。

（3）制定最小运输费用策略。物流运输效率的提高除了依赖智能财务系统制定出的最佳仓库调配策略，第三方物流运输公司的效率也不可忽视。企业智能财务系统根据以往合作的物流公司的运输时间、支付期限、运输成本等因素建立评价体系，针对每次运输的产品特点选择最合适的物流公司，在保证运输效率的同时控制运输成本。

4、销售

（1）发出需求信息。智能财务平台通过采集消费者需求信息推动企业所有生产经营活动。销售部门接到客户订单并将数据上传至智能财务平台，通过后台数据运算向最佳仓库下达调货配货指令。在财务处理上，当销售部门发生销售活动，财务人员直接将发货单通过智能财务系统反馈给仓储部门，仓储人员和质检员检验产品无误后将出库单上传系统，并将出库单随货发出。收到客户回执后，财务部对此开具发票并处理账务。

（2）库存预警与计划调整。当订单量过大，库存商品不足以提供订单需求时，可自动向制造部门发出预警。此外，智能财务平台通过收集到的消费者数据，经过对顾客、客群、客流特点以及历史销售数据进行分析，预测未来一段时间内商品需求量变化和存货管理水平变化，适时调整企业的商品定价策略，并制定相应的营销、促销策略。

（3）产成品配货出库。销售部门接到物流部门的配货指令，完成配货。产成品出库环节在智能财务系统的处理下公开透明，有效规避各部门人员贪图私利的行为。例如，目前已有部分公司引进德国SAP 系统，材料查验、销售人员合同审核完出库产品之后，均确认无误后，SAP录入扫描出库的产品信息，客户收到商品将信息反馈给企业，在整个存货出库流程依托SAP 系统实现信息共享，一定程度上推动了公司的业财融合。

（三）存货管理效果评估。智能财务建立的存货管理体系包含效果评估层，通过库存模拟、销量预测、财务指标分析等发现存货管理中的问题并制定应对策略。智能财务根据历史数据预测分析各环节存货管理中的可能出现的状况。通过采购、调拨、分销、退货等有关存货管理的模拟检测企业的库存管理策略是否合理有效，进而根据模拟结果对存货管理做出修正完善。存货管理平台实时监控企业各类存货在生产经营各个环节的库存数据，财务部门根据存货管理平台提供的数据分析采购、物流运输、分销活动对存货管理成本的影响程度，并结合预算成本设置最佳存货预警值，降低存货管理成本。存货管理平台预测出未来存货的现货率、周转率、周转天数等财务数据，帮助企业找出滞销商品，企业在经营过程中可及时制定促销、减产、停产等决策。（图3）

三、总结

企业普遍采用的ABC 分类法和经济批量订货模型已不适应数字化时代的需要。智能财务在存货管理方面的应用有效克服了传统存货管理模式存在的问题，基于智能财务构建的存货管理平台根据不同标准对数据进行分类汇总，使得企业与外部的供应商、消费者建立联系，财务数据更加清晰直观，上下游企业的信息共享更加快捷，企业存货管理效率因此提升。从企业内部管理来看，智能财务下的存货管理实现信息在各个环节的共享，有效规避人为数据登记失误，同时降低存货积压的潜在风险。基于智能财务的存货管理模式更加精准化、智能化，使企业生产经营的整体能力通过存货管理水平的提高得以改善。