基于内部治理视角下的高职院校办公室管理思路探讨

邓稀元 重庆财经职业学院

引言：由于高等职业技术学院的教育发展迅速，高职院校办公室的办学环境也随之发生改变。因此，高职院校需要努力强化内部管理，而高职院校办公室作为高职管理系统的核心，高职院校要着重注意提升管其理能力。那么如何找准高职院校办公室的定位，通过内部管理将办公室中内部矛盾转化为动力，有效地提升高职院校办公室管理水平，可以有效地帮助高职院校进行迅速合理的改革发展，是当前高职院校急需解决的实际问题。

一、高职院校办公室的管理现状

高职院校办公室是高职学校的综合管理部门，具备着设计教学方案、解决高职院校内部事件、开展各项高职院校大会的主要任务，同时还要协调学校与教师之间、教师与学生之间、教师与家长之间的利害关系，高职院校的管理能力直接影响着高职学校的正常运作。其在高职院校的重要性是十分巨大的。因此需要高职院校高度重视办公室的管理能力。但高职院校在与普通本科相比，高职院校的办公室内部机构设施设备相对简单，管理人员的设备比较少，但是高职院校的办公室处理日常事务的能力并不比普通本科能力弱，并且随着高职教育被社会的重视程度增加，高职院校学生与社会企业接触更为密切，导致高职院校的办公室工作范围变大，促使高职院校办公室疲于奔波，应付性工作，使工作效率大幅度的降低。而由于高职院校成立大部分是因高校扩招而从中专学院升格上来的，导致办公室的管理办法还是会被原来中职专校的管理模式所影响。使高职院校办公室的管理工作模式没有创新能力，达不到管理工作的标准，严重缺乏办公室管理的系统思考，使高职院校办公室的管理能力很难完成高职院校发展的需要。

二、高职院校办公室的治理措施

（一）针对性管理，提高办公效率

在高职院校进行改革发展的关键时期，高职院校需要加强办公室的决策管理能力和协调服务能力用以保重高职院校平稳地进行改革发展。要求高职院校办公室可以在提供优秀专业的管理服务同时，可以做到可有有效处理啊高职院校突发的各项事件。可以做到既能设计教学方案，还能熟知高职院校大大小小的所有事，同时兼顾与社会企业的公关协调。其次，由于高职院校办公室的日常工作大多是服务于承办领导，导致工作突发性强，充满了不可预见的临时性。因此，要加强高职院校办公室对工作的积极性，自主做好时间的管理，努力加强管理能力的工作态度。与此同时，高职院校办公室要严格遵守求真务实的工作精神，在做好教学科研工作和为院校领导学生服务的基础上，严格落实管理工作深度任务实施的全过程，积极开展对高职学院的监督工作。要求高职院校办公室对高职院校的重点发展工作进行严格贯彻落实，积极及时地进行总结，增加高职院校办公室的管理工作经验，为高职院校领导的决策提供有效可靠的意见建议。

（二）积极创新管理机制

完善高职院校办公室管理工作可以通过建设合理的管理制度。可以有效的引领高职院校办公室工作更加规范。这就需要高职院方在注重工作管理的同时，合理融合科学化的管理方式，严格要求高职院校办公室管理工作的规范各项工作行为准则，可以合理明确地进行办公的具体要求和步骤，让高职院校办公室的工作可以严谨地按照工作规程运转下去，这样就能避免了重复工作、处理事件慌乱无序的现象发生，还可以使高职院校办公室能够根据实际工作任务来作出合理有效的安排措施，使其能够灵活快速的完成高职院校领导布置的任务。同时高职院校可以通过定岗定责，来强化高职院校办公室工作岗位的责任制。首先要合理科学的确定高职院校办公室管理工作的定位，要根据高职院校办公室的工作性质来进行科学合理的分类，以确保权责分明。其次要根据办公室人员的办公能力来进行针对性的岗位分配，确保发挥办公人员的能力最大化，这次之中还要做好办公人员互补模式，将办公人员分为两人一组，促进彼此熟悉对方的工作内容，确保在办公人员因请假或离职等原因造成的工作停滞时，可以及时的进行替补，从而带动办公室内部的团结合作，提高整体办公效率。最后高职院校需要建立科学有效的办公室工作考评制度，根据办公室人员的工作完成情况，以及学校家长对该办公人员的评价进行考评和奖罚。

（三）深化管理措施

为了能够调动办公室人员的积极自主性，高职院校可以应用合理的管理措施，来使办公室人员减轻压力和负担，从而激发办公人员的积极性。因此高职院校可以通过纠正办公人员比教职员工的工作量大而获利少的观念，提高办公人员对自身价值的认同感觉，通过适当的开展院校活动或者职业培训来舒缓办公人员的工作压力。在考核制度上可以完善评价机制，让办公人员可以自我管理和自我激励，从而促进了高职院校办公室管理工作的高质高量。与此同时，高职院校鼓励办公室人员充分的利用互联网技术进行网络办公，在通过建立网络交流平台，为高职院校办公室提供智能系统的科学管理服务。再通过这样的智能交流平台，有效的规范了高职院校办公室的管理工作，可以做到及时的将学校的实际运行情况反馈给高职院校领导，帮助高职院校领导科学合理的进行决策。

三、结束语

综上所述，在高职院校进行全面发展过程中，高职院校办公室在其中有着不可或缺的重要作用。因此高职院校要着重培养办公室的管理工作能力，树立其合理的服务意识，严格遵守工作规章制度，为高职院校的平稳发展打好坚实的基础。