高校政府采购信息化管理中的实践

杜云翔 陈学辉

摘 要：政府采购是一种以政府为主体的经济行为，对高校来说，财政性资金支持下的政府采購是一种非常重要的采购方式，高校中政府采购的合理合法性直接关乎财政资金的使用效率，并在一定程度上影响着高校教学科研工作的发展。文章以广东工业大学近年来在政府采购信息化管理中的实践为例，总结亮点，分析不足，并就完善高校政府采购信息化流程给出建议。

关键字：高校 政府采购 信息化管理

中图分类号：F250

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2021）10-215-04

作为高校重要的采购方式之一，政府采购长期以来主要采用根据实际需要，由用户自行联系供应商购买的方式进行。这种传统的采购方式有着沟通便利、直观性强的优点，但由于采购过程中人为干预度高，难免出现审批不严、监管缺位的现象，后期无法验收的情况时有发生，极易产生法律风险和廉政风险，也在一定程度上降低了财政资金的使用效率。近年来，在深化推进“放管服”的改革过程中[1]，高校以政策支持为依托，在对过往政府采购过程进行反思和总结的基础上，积极引入“互联网+政府采购”的融合创新模式，脚踏实地落实政策，对校内现行的政府采购体系进行优化和流程再造，精简审批流程，下放权限，优化服务，提高政府采购效率和质量，为高校教学科研工作的持续发展提供保障。

一、广东省政府采购信息化管理的发展历程

广东省自2014年开始启动批量集中采购试点，省财政厅又在2015年继续推进批量集中采购，针对办公设备等品目，推出了网上竞价、电商直购两种模式，于当年四季度上线，试水全流程电子化采购，为采购人提供更为快捷的采购服务[2]。2017年，随着定点采购模式的推出，全省政府采购目录中的通用类品目实现了电子化采购全覆盖。所有通用类品目的采购活动，采购人可根据项目情况自由选择传统采购方式或电子化采购模式，灵活度大幅提高，形成了以批量集中采购、电商直购、网上竞价和定点采购的“四位一体”、全省政府采购“一盘棋”的广东模式，成为全国政府采购电子化的典范[3]。2018年底，为适应新形势，省财政厅根据实际情况，对电子化采购相关政策进行了更新，进一步突出“放管服”的特点，同时伴随着省财政厅采购管理制度的不断创新与完善，全省电子化采购业务得到了持续的升级、优化与完善。2020年广东财政厅出台的《广东省深化政府采购制度改革工作方案》，聚焦采购质量和绩效，强化采购人主体责任，选取部分省直单位以及广州、深圳、东莞作为采购意向公开试点地区，自2021年起率先在全国范围内实现全省各级预算单位采购意向全公开。结合省财政厅“数字财政”建设工作，积极推进智慧政采云平台建设。充分运用“互联网+政府采购”、大数据管理等技术手段，加快推进综合采购管理系统建设，推动实现政府采购活动的智能监测和预警[4]。

二、高校政府采购信息化管理发展现状

由于采购包含前期的市场调研、项目立项论证、招标管理部门审批、标书编制、开标到后来的合同签订审批供货验收，最后付款等环节，工作程序复杂，涉及相关业务部门多，一定程度上存在采购效率低，采购周期较长等问题。很多高校意识到需要借助信息化手段来规范采购流程，提高采购效率，但信息化建设多集中于采购流程的前半段，对于合同签订，供货验收和付款则不太重视，没有形成完善的规模化采购全流程线上管理模式，有导致合同逾期，增加高校出现财务风险的可能。

三、广东工业大学在实施政府采购信息化管理中的探索与实践

2019年，教育部在“高校采购信息化与数字招标研讨会”上确定了政府采购工作重点是“提质增效、防范风险”，同时指出，实现高校采购提质增效和风险防范的最有效措施就是推进信息化建设[5]。广东工业大学设招投标中心，专职负责校内各项采购业务;在落实国家“放管服”改革精神的同时，充分发挥政府采购的规模效应，严把廉政关口，积极利用互联网技术和信息化手段，不断优化、简化采购流程，实现对招标采购全生命周期的管理，并在各项法律法规的框架内，提高采购效率、提升服务水平，不断探索完善校内采购工作流程，提升用户体验，高效服务于学校的教学科研工作。期间进行的各项具体实践如下：

（一）完善职能分工及制度体系建设

一个部门的规范运作离不开合理的内部机构设置和健全规章制度。建立职责明晰的组织机构和完善的制度体系，规范的工作内容与职责，有利于强化内控与风险防控，提高采购效率。

广东工业大学招投标中心成立于2015年，分为计划科与业务科，负责全校的招标采购管理工作，提升招标采购工作的合法性与规范性。中心以《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》及广东省财政厅发布的相关省级采购法规为依据，对学校采购业务进行梳理，在成立后迅速更新制定了《广东工业大学采购管理办法》《广东工业大学对外经济合同管理办法》《广东工业大学用户部门零散采购实施细则》《广东工业大学集中采购评审专家库管理办法》等规章制度，明确各部门岗位职责，实施归口管理，规范校内采购行为，充分发挥归口部门的技术特性与管理职责，完善中心内部管理规定和采购操作制度。同时，紧跟国家和省的采购政策变化，及时修订相关政策，增强制度的针对性和可操作性，在校内逐步建立起采管分离的采购氛围，形成相互监督、相互制约的内控体系，保证校内各项采购业务的顺利开展。

（二）根据实际，及时更新采购标准

学校招投标中心成立以来，秉承“抓大放小”的工作思路，根据学校的实际情况，逐步提高各类采购的标准。目前，全校货物及服务类项目部门集中采购限额为50万元，公开招标金额标准按国家标准执行，学校不另设公开招标限额;除必须通过集中采购的货物、服务类项目和工程类项目以外，总额5万元以下的项目用户可自行采购，相应地，采购合同的签订金额起点也提升至5万元，为校内用户自行采购实现了一定程度上的“松绑”，使采购过程更加便捷。

（三）重视采购流程的梳理、固化与再造

随着高校肩负的社会责任逐渐增加，高校采购工作也日益复杂，这种复杂性主要表现在采购对象范围广、采购金额跨度大、采购项目专业性强，且采购项目资金来源渠道多元化，采购政策变化快，使得高校采购工作的时效性、常规性、突发性并存[6]，因此，高校采购流程的梳理固化对于高校采购工作意义重大。

广东工业大学招投标中心在完善校内采购制度建设的同时，秉持做好信息公开和内外部监督的工作要求，根据政府采购政策及相应信息系统的不断升级，结合校内实际情况，及时开展对政府采购内部制度规定、操作程序、与其他部门对接标准等工作流程的梳理，按照采购金额标准的不同划分业务流程，同时明确权责划分，将工作程序和办理时间等内容通过流程图的形式予以展示和固化，使各类不同物资的采购流程一目了然。

采购项目以预算金额20万元为分水岭，对于预算在5万元以上20万元以下的货物、服务可采用用户部门零散采购。对于预算在20万元以上至政府采购限额标准以下、政府集中采购目录外的货物、服务和工程类项目，则由招标中心组织采购，可采用电子竞价、自主询价或自主招标的方式进行;如果使用财政性资金采购政府集中采购目录以内的采购限额标准以上的货物、服务和工程的采购项目，则需要委托招标公司依法进行政府集中采购。

在明确采购形式的同时，标明各步骤所需时间，例如，需要进行政府集中采购的项目在招投标中心网站申报后，招投标中心需在3个工作日内完成政策性审查;采用公开招标等采购方式采购的项目，收到招标文件初稿后需要在5个工作日内完成招标文件审核完毕返回用户修改。

同时按照有利于项目实施的原则，实行项目分类及归口管理，各业务归口管理部门负责相应项目的立项审批、委托采购和合同签署实施等工作。例如，实验室与设备管理处是学校实验室建设、货物、服务采购项目及实验室装修修缮工程的归口管理部门;后勤管理处是学校综合类货物、服务、自营食堂、零星水电和土木维修工程材料采购项目的业务归口管理部门;保卫处是学校消防和安防类采购项目的业务归口部门。同时为方便校内采购人申报，对于预算金额在20万元以上的项目，招投标中心统一简化流程，采购人只需准备好立项材料，根据申报流程，在“项目及采购管理信息系统”中进行网上进行委托申报即可。

（四）有效利用信息化技术进行线上审批

随着广东省电子化采购业务的逐步开展，广东省财政厅也在不断探索更加便利合理的采购方式从而更好地服务于省内用户，采购政策从初期的相对紧缩逐步放开，在现行法律框架下，随着采购人的采购自由度大幅度提升，不可避免地会出现在较短时间内政策出现相对较大变动的情况。

广东工业大学招投标中心在中心建立初期就建成了“广东工业大学招投标中心”门户网站，根据采购类型设置项目委托窗口，及时公开各类采购政策信息，定期组织中心工作人员学习最新采购政策，并根据政策变化，及时出台应对措施，修改网站流程，为校内师生解释政策，解答因政策变化而新出现的各类采购问题。

在2019年，广东省放宽了自行采购的限制，对于公开招标限额以下的、通过政府集中采购的通用类品目商品，可采用批量集采、网上竞价或定点竞价的采购方式，若采購失败或在电子化执行平台以外渠道同款同型号商品采购价低于电子化执行平台时，允许采购人自主采购。政策出台后，中心立即调整网络平台系统设置，落实相关政策，同时更新采购流程图，制作相应的比价表模板，并相应修改网上备案程序，用电子化手段固化采购流程。用户只需要填写比价表上传中心网站，由工作人员审核通过后系统会自动生成备案回执，商品到货后凭发票和备案回执即可去财务报账，不但压缩了用户的采购时间，提高了采购效率还在一定程度上节约了财政资金，使有限的财政资金使用效率得以提高。

在2021年，按照深化政府采购制度改革要求，广东省作为政府采购采购意向公开的试点地区，率先开展了采购意向公开工作，中心除按要求在广东省政府采购智慧云平台上按要求公开采购需求之外，已在2020年底提前更新主页，设置专门的采供意向公开栏目，方便供应商统一查看。

（五）探索使用网络平台与新媒体手段，全流程监管政府采购行为

首先，为规范校内政府采购全流程信息公开的政策要求，中心设专岗对政府采购项目进行全流程跟踪，按照《中华人民共和国政府采购法条例》和财政部的有关规定，在中心网站及时发布采购项目公告、预算金额、用户需求、中标结果等各类信息与公告，并进一步拓展信息公开的范围和内容（涉及国家机密和商业机密的采购信息除外）。

其次，中心网站按照项目采购流程时间线精细设置项目采购时间节点，实时针对合同履约行为实施全流程的监督，用户可通过校内统一认证方式登录后查看自己负责的项目进度，这一举措推进了明确采购各环节相关人员的责任和推进限时办结制度的有效落地实施。

再次，全程跟进政府采购合同执行情况，在中心网站公开包括采购合同、供货时间、验收情况和付款情况等信息，设立专门岗位对逾期未执行的政府采购合同进行督办，通过发送工作联系单、查询函、督办函督办逾期项目进展。同时中心网站开通的短信平台的功能，项目经办人可根据合同执行的实际情况，按要求回复短信，系统即可自动记录相应的到货、验收与付款日期与情况，期间无需人工干预，提高了工作效率。对于因非不可抗力原因造成的合同逾期，定期下发书面督办通知，要求限期整改，对于整改不力又无实际证据证明合同无法执行的项目，将报送学校纪委处理。短信平台催办功能增强政府采购信息公开的预见性、主动性和实效性，避免由于合同逾期产生的法律纠纷使学校蒙受损失。同时，中心还开设了“广东工业大学招投标中心”微信公众号，及时向用户发送学校政府采购招标公告和成交信息，同时正在加紧升级微信的查询功能，以期尽快实现校内采购人通过微信即可查询项目状态，更新项目进展的功能。

最后，为保证政府采购文件资料的真实完整，中心设置专人负责采购档案的整理与归档，对各类档案及时编号登记，保证档案管理的规范化和制度化。在每个自然年结束后，会集中扫描当年政府采购档案，形成电子档案后上报学校档案馆，做到信息完整可查;纸质档案也存放于专门的资料室，保证所有采购行为有据可查。

（六）重视采购信息公开与政策培训

为了使校内教师尽快适应采购政策的变化，从2016年起，学校招投标中心会定期组织面向校内采购人员的相关法规培训和制度的宣讲活动，编制印刷了《采购手册》供各单位和采购人取用学习，同时及时整理各类政策文件与校内采购流程上传中心网站。积极利用新媒体手段，申请了微信订阅号，每天定时发布学校招投标相关信息，方便用户在移动端阅览。在校内组建“设备处项目与采购窗口”QQ群，目前群内有校内师生1700余人，采购过程中出现的问题可以随时在群内咨询，中心工作人员会及时解答全校师生在采购方面出现的问题，同时收集相关意见、宣传相关政策、上传学习资料和采购文件。中心网站开通的短信平台的功能，项目经办人可根据合同执行的实际情况，按要求回复短信，系统即可自动记录相应的到货、验收与付款日期与情况，期间无需人工干预，提高了工作效率。对于非因不可抗力原因造成的合同逾期，定期下发书面督办通知，要求限期整改，对于整改不力又无实际证据证明合同无法执行的项目，将报送学校纪委处理。

四、政府采购信息化管理流程中改进的建议

在信息化管理中，理顺高校政府采购中的问题，实现采购各环节顺畅有序的推进是一项复杂的系统工程，并不是一项能够一蹴而就的工作，虽然广东工业大学招投标中心在政府采购信息化管理过程中做出了很多有益的探索，也取得了一些成绩，但不可否认的是，随着社会经济水平的进步，政府采购过程也会不断出现新的问题。针对高校如何在信息化的大背景下完善与改进采购管理制度，进一步提高财政资金的使用效益，提出以下建议。

（一）持续推进互联网信息平台建设

广东工业大学招投标中心网站是用户实行政府采购的最主要平台。对于规定限额以下的部分政府通用类品目商品和服务，已经能够实现用户线上委托、中心工作人员线上审批的全电子化流程管理，微信客户端和短信平台也能够及时发布相关采购信息和合同执行情况。下一步将继续开发微信公众号功能，使用户能够直接登录微信查看自己负责的采购项目情况，接收催办信息并填报关键时间节点数据。同时，在综合考虑各类品目特点的基础上，结合采购方式，逐步使校内政府采购相关文件模板标准化，尽量做到客观全面，减少采购人的自由裁量权，强化政府采购的刚性。

（二）提高采购执行力和采购人专业水平

高校中的采购管理部门应及时了解政策，调整业务流程和管理要求，根据本单位的实际情况建立合适的政府采购内部控制制度，注重政策的落实，避免仅满足于“写在纸上、贴在墙上”[7]。明确采购活动的执行程序和各步骤的负责人，强化采购人主体责任，不断地优化明确内部控制机制中不同岗位之间的分离制度，相互监督相互制约，提升采购人的法律意识，加强监管，不能为了“赶进度花钱”而违规采购，更应杜绝“先斩后奏”“化整为零”、用“时间紧迫、技术复杂”等片面条件规避政府采购的行为，提前防范政府采购过程中可能出现的风险，促进政府采購工作进一步制度化、规范化。

（三）建立线上指标评价体系，完善内部审计制度

政府采购业务政策性强、工作量大、工作环节复杂，容易产生漏洞，每个环节都需要严格决策与监督，使采购业务规范化。建立线上政府采购评价制度和评价体系，与现行采购系统对接后，及时从采购的可行性、必要性、采购金额的合理性等几方面对政府采购做全面的效益评价，促进政府采购的经济效益及在高校中产生的教学科研效益最大化[8]。高校还应注重内部审计，由审计部门独立评价政府采购活动中相关政策、制度是否得到有效执行，资金是否得到有效利用，采购目标是否实现。内部审计也可以看作是采购内部控制的一个重要环节，高校应重视审计中发现的问题，政府采购相关部门应对问题加以分析，找出原因及应对方法，降低未来政府采购中可能出现的风险。

五、结语

广东工业大学招投标中心在政府采购过程中推行的信息化管理方式，适应了“大数据”时代的发展需求，使政府采购工作更加透明、便利，使校内财政性资金的使用效益更加凸显，切实提高了校内政府采购的信息化管理水平，是规范政府采购行为的有益探索。当前政府采购信息化管理工作中仍存在一些不足，必将会在今后的工作和实践中得到持续改进，更好发挥政府采购信息化管理带来的社会效益和经济效益，进而实现学校教学科研事业持续健康稳步发展。

[项目来源：广东省高等教育学会实验室管理专业委员会2019年度基金项目（GDJ2019027）;广东省教育部门集中采购现状及对策研究子课题。]

参考文献：

[1] 彭忠祥，陈琳，覃汉，等.放出活力 管住风险 服出效率——高校采购“放管服”改革的探索与实践[J].中国政府采购，2018，20（8）：30-33.

[2] 谢庆裕.粤省级政府采购全流程电子化[N].南方日报，2016，1，24（007）

[3] 广东“三统一、三强化”推进政府采购信息公开[J].中国政府采购，2018（12）：13.

[4] 开创政采改革新局面 助力构建新发展格局[EB/OL].（2021-03-11）.https：//gdgpo.czt.gd.gov.cn/freecms/site/guangdong/xwzx/info/

2021/71369.html

[5] 赵文伟.浅谈“双平台”驱动下的政府采购信息化管理新模式——以湖南省A市为例[J].政府采购，2019，398（12）：34-36，41.

[6] 王春燕.新形势下高校政府采购管理的实践与分析——以江苏卫生健康职业学院为例[J].高校后勤研究，2020，219（6）：44-47.

[7] 支琴，王彦文，黄继红，等.“互联网+”视角下高校招标采购信息化建设策略探析[J].实验技术与管理，2019，36（11）：277-281.

[8] 陈靖，董达，贾丽娟，等.推进高校设备采购的信息化建设[J].实验室研究与探索，2017，36（5）：275-277，294.

（作者单位：广东工业大学招投标中心 广东广州 510006）

[作者简介：杜云翔，工学硕士，广东工业大学招投标中心科员，经济师，助理研究员，主要从事政府采购管理研究工作。]

（责编：贾伟）