中小民营企业存货管理有关问题分析

黄蕾 于祥冉 陈烨霞

摘要：我国制造业中，中小民营企业的占比越来越高，而作为中小民营企业资产重要组成部分的存货显得尤为重要。存货是企业的一项重要流动资产，品种多、数量多、金额大，存在于供产销全过程，是企业运营的物质保障。存货管理水平的高低直接影响中小企业生产经营问题。基于此背景，本文对中小民营企业的存货管理现状进行分析，以苏州KT公司的存货现状为例，对存货管理中存在的问题进行梳理和分析，以期为中小企业提高存货管理提供借鉴。

关键词：存货 存货管理 中小型企业

存货管理是指企业存货采购、生产、存储、使用、销售全过程所进行的管理行为。主要是企业存货信息管理的决策分析。为了保证企业的正常生产运营以及获得商业折扣，企业需要一定量的存货。然而过多的存货购买会消耗大量的资金，同时会增加存货的保险管理费、存储费、人工费等存储成本。因此，如何平衡成本与利润成为存货管理的最终目标。

中小民营企业存货管理的特点是品种多、数量多，流动性相对较强，不断处于采购、生产、销售的过程中。因此，企业在存货的采购、验收、保管和发出等环节是否规范，存货确认、计量和记录是否准确，直接关系到企业的经营业绩和财务状况。存货管理水平的高低已经成为衡量企业管理制度是否完善，资金占用是否合理的重要标志。

一、KT公司存货管理现状分析

（一）企业缺乏统一有效的产品物料清单

产品物料清单又称BOM，是ERP系统内库存管理模块的主导档。KT公司对于某些原材料或是库存商品虽然实行了BOM表管理，但是并未全部普及，这就造成了ERP系统无法录入全部的材料产品，一些未施行BOM表管理的材料和产品只能用其他的名称代替，最终的结果就是全部的材料产品无法做到账实相符。例如原材料4355#钢材就是没有实施BOM表管理而是用4395#钢材代替，结果4355#钢材和4395#钢材都账实不符，这种差异无法在后期的盘点工作中减少。但像润滑油、催化剂等主要是产品损耗的差异，这种差异在后续的BOM重新核对时就可以减小差异。

（二）存货管理模式不够科学合理

KT公司原材料在2019年第一季度盘点时，4356#钢材盘亏的主要原因就是生产部和质检部都已经将产品上传系统报完工，而原材料还未报完工，造成仓库管理人员无法在ERP系统内扣减4356#钢材，于是出现盘亏的现象。有时研发部在研发零件时，会产生新的生产方式，可能会改变使用的原材料种类，当生产部不及时地更改系统内产品对应的原材料时，仓库发出的原材料就会与生产线上使用的原材料不符，也会造成原材料的盘亏或盘盈。库存商品中，公司第一季度2台进气系统由于生产部未将加工单录入系统，造成产成品未报完工，还有质检部未对燃喷系统报合格，这都会导致账实不符的情况发生。上述的种种情况都是由于各部门未完成自己的基本工作造成的，也说明了公司整个存货管理系统存在极大的问题。

（三）存货管理信息无法做到共享

目前，KT公司內部有自己的一套ERP信息管理系统，系统也分了很多模块，但是各个模块信息化程度较低，使得各部门之间无法做到信息共享，这就降低了公司内部各部门处理事务的工作效率，也会产生很多错误导致额外成本的增加。例如，仓库内部的存货数据只能通过纸质档在部门之间传达，采购部门就无法及时获得采购信息，可能会造成采购不及时，原材料跟不上生产线;仓库发出产品的数量、名称、单价、购买商等资料无法及时传送到财务部，就会造成财务部不能及时地开具发票寄给购买商，货款就可能无法及时收回，长此以往会造成资产的运转出现问题。

（四）存货管理缺乏内部监督

在上述的三个存货管理问题中，部分问题是由于各部门工作人员的操作不规范或者未完成自己的基本工作造成的。例如，仓库管理人员在对公司内的存货进行管理时，任意将物资摆放，而没有按照编码或者产品型号摆放，对于一些保质期限较短的存货不能及时地被领用而使材料过期，造成了经济损失。同时，公司在组织每月的存货盘点时，也难以高效率地进行工作，既浪费了时间，又会造成出错率较高的现象发生。甚至有些半成品未做标记就直接放在了仓库内，也未与库存商品进行区分，在盘点的过程中就会很有可能造成库存商品虚增现象。仓库内部有时会摆放一些已经不能使用的设备或者报废的原材料，但是公司没有对它们及时地做账龄分析，也没有处理掉，过多地占用公司的资金和储存成本，降低了公司的存货周转率。

二、提高KT公司存货管理水平的建议

（一）引进科学合理的存货分类管理方法

公司的仓库目前存货大概有1200多种，管理的难度非常大，还只是靠编号和名称来管理存货，不能实现对存货的科学化管理。针对KT种类多、数量大的原材料存货，建议用改进过的ABC分类管理法来管理。ABC存货分类法的具体步骤如下：（1）收集数据。将公司内所有存货的单价、数量、平均库存都详细地收集起来;（2）处理数据。对于收集起来的数据资料进行整理，按要求计算、汇总，求出每种存货的资金占用额，并按资金占用额排序;（3）编制ABC分析表。ABC分析表栏目从左至右共十栏构成如下：物品编号、物品名称、物品单价、平均库存、平均资金占用额（第三栏单价乘以第四栏库存）、平均资金占用额的百分比、平均资金占用额累计百分比、物品种类所占百分比、物品种类累计百分比、分类结果;（4）根据ABC分析表确定分类。将物品种类累计百分比5%～10%，平均资金占用额70%～80%的存货列为A类;将物品种类累计百分比20%～30%，平均资金占用额15%～20%的存货列为B类;将物品种类百分比50%～70%，平均资金占用额5%～10%的存货列为C类。初始的ABC分类法只适用于原材料，为了更好地管理KT的存货，对公司的库存商品、在产品、原材料都利用改进过的ABC分类法来管理。

（二）加强企业存货ERP管理

1.加强企业管理层对ERP的认识。KT公司是在2014年才开始接触ERP系统，当时只有财务总监和生产总监认识到ERP系统将会带来利益，企业的其他高层人员并没有认识到它的重要性。公司在引进ERP管理模式之后，更重要的是对企业员工的培训，真正使用这个系统的还是大部分的基层员工，尤其是在企业适应ERP管理信息系统的过程中，员工更应该多学习使用方法和使用原理，在遇到问题之后及时反馈才能得到解决，使企业更快、更好地适应ERP这种存货管理模式，ERP也能更好地为企业提供服务。在平时工作闲暇之余，可以组织一些讨论会，共同交流在使用ERP管理信息系统的过程中，遇到的问题和解决一些问题的方法，从而提高员工的工作水平和参与积极性。

2.优化产品物料清单的设计。KT公司目前制定的产品物料清单都是根据产品的名称和编号来建立的，但是公司内部的产品种类繁多，相对应的BOM表也是很多，于是库存管理人员在调取某种产品的BOM表的时候就会需要一定的时间。而且现在的BOM表每种产品的内容基本都是数量、单位等数据，这仅仅对库存管理部门的用处比较大，但是其他部门在浏览BOM表的时候就会看到很多无用的信息，或者就很难调出BOM表来查阅。KT现在应该尽快改善BOM表的设计，让内容更加层次化，让每个部门都可以很快地浏览到自己所需的内容，同时建立一个系统，便于较快地调取资料。

3.将绩效管理方法更加合理化。KT公司目前实行的是各部门单位内部自己的一套考核机制，希望各单位主管根据自己的情况制定相应考核指标，但是这种方法引起的另一种后果就是会滋生腐败和消极怠工的情况。因此KT公司目前要实行更加科学的绩效考核管理办法，需要同时考虑到未完成指标的惩罚措施和制定相应的奖励措施并定期对存货管理情况进行考核，了解企业内部控制制度现状，才能发现问题、解决问题。例如，公司之前的绩效考核管理办法中有一条是各部门盘点时，一旦发现账实相符率低于95%时，所属责任部门的绩效考核分将会被扣掉0.5分，但是当增加5%时，当月的绩效考核分会增加0.5分。账实相符率的计算公式：账实相符率=账实相符项数/总盘点项数。但是在分析公司的具体情况以及各部门的考核报告之后，发现这种绩效管理办法还是存在一定的缺陷，甚至会导致整天不做事，产生消极情绪，现提出以下整改方案：在利用账实相符率作为考核指标时，应该考虑到本月比上月的增加问题，可以规定如果比上月的存货盘点情况高1.5%，则不增不减该部门当月绩效考核分，但是如果低于1.5%，将该部门的绩效考核分减去0.5分;如果增加幅度超过了1.5%，那么则该部门的绩效考核分增加0.5分。账实相符率的计算公式：账实相符率=账实相符项数/总盘点项数。

4.深化零库存模式。公司在2011年就开始实施了零库存模式，但是其存货管理问题并没有得到很好的改善，依然有很多浪费问题存在于生产、运输、库存的过程中。JIT管理模式有一个最重要的构成要素：提高产品的质量，以免出现成本的浪费。这也未在KT零库存管理模式中得以体现。想要深化零库存管理就要在各个环节中逐渐消除浪费，最终实现精益生产的最终目的。消除浪费需要从库存、生产、运输、采购各个环节做起。

（三）提高企业信息共享程度

1.提高企业内部信息共享程度。加强信息共享必须先将企业信息整合起来，包括企业内部各部门的信息：订单、发票、生产单等企业资料以供企业内部各员工查阅使用。例如：当市场部拿到一份订单并将订单录入系统时，仓库通过查阅系统就可立即准备相应的原材料等物资，生产部可以领取物资准备生产，财务部可以开发票等，这极大地节约了订单传递的时间，提高了生产效率。建立存货管理信息系统还可以帮助决策者更加科學地决策，决策者可以在信息系统内调出以往的生产数据：生产数量、采购数量、采购时间等，并利用系统对数据进行分析，从而可以根据以往数据规律制定以后的采购时间、采购数量等。这都会使企业的决策和管理更加科学化，从而摆脱经验主义带来的失误。

2.尽可能与客户和供应商建立长期合作关系。目前KT的供应商很不稳定，每次选择供应商时都需要挑选，这不仅浪费了时间，而且没有建立合作关系的供应商很难给企业折扣价格。所以，与一家或是几家合适的供应商建立合适的长期合作关系对于目前的KT很有必要。这需要公司内部制定合理的采购规定。同时在考虑到原材料的质量、价格、运输时间、位置距离的基础上和供应商达成共识，一同通过更好的质量和品质赢得更多的客户。要保证双方共赢就需要提供给供应商一定的激励措施，这可以是价格，也可以是宣传力度。不仅要考虑到本企业目前的利润，也要让渡给供应商一部分。将眼光放得长远一些，就能够使KT走得更加长远。

（四）建立健全公司内部控制制度

1.规范库存管理。第一，采购原材料入库时，仓储部门要根据企业编制的序号或者名称重新为原材料编码，并根据编码将其放置在规定的位置，方便下次领用材料和盘点查账。同时仓库保管人员要掌握原材料的属性、保管条件等，方便管理各类原材料;第二，仓库管理人员必须定期检查原材料的数量、编码，对于编码、规格标识不清晰的原材料或者产品及时补充，以便下次查验;第三，仓库管理人员在检查出不合格的产品时，要做好标识，并且将其放在专门的地方，避免误领或者盘点错误;第四，仓库管理人员发货时严格遵守企业规定的存货发出方法，分清楚存货的类别所对应的存货发出方法，选择先进先出法或是后进先出法等，避免部分存货积压过期;第五，对于已经丧失使用价值的存货，研发部门可以对其进行估价，然后市场部和财务部、仓储部联合对其进行变卖，得到的资金用于冲减产品的成本或计入营业外收入。

2.精确存货的计量方式。由于公司的主营业务产品所使用的原材料是各种钢材，所用到的计量单位是千克，盘点时需要对其进行称重，会容易出现净重和毛重之间的差额。所以要将各种原材料统一计量单位，一根钢材的误差可能会很小，但是一批钢材的误差就会很大，甚至会影响企业成本的准确计算。有些大型的材料或者产品需要库房专用叉车来称量，但是却没有统一，一些还在用牵引车来称量，造成称量结果也会有误差。出现这种情况时，应该统一使用库房专用叉车来称量，因为专用叉车测量更加准确。

三、结语

作者通过对KT公司存货管理现状及出现的问题研究，发现存货管理贯穿了企业运营管理的每个步骤，所以实现科学合理的存货管理对KT来说非常重要。为客户提供良好的品质和服务是企业的核心竞争力，必须加强企业存货管理，降低企业存货成本，加速企业的资金周转，提高资金使用率，才能更快地占据市场。本文只是以苏州KT的数据资料来分析此类制造企业的存货管理情况，有一定的限制条件，难以对其他企业的存货管理分析提供借鉴之处。也未对其他企业实际分析，所以不具有代表性。

参考文献：

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[2]付丙霞.中小企业存货管理存在的问题与对策分析[J].现代商业，2020（4）：143-144.

[3]汪霏怡，李忠霞.公司存货管理有关问题分析[J].现代企业，2020（5）：18-19.

作者单位：中国矿业大学徐海学院