强化清点工作措施 确保档案完整安全——以青岛市档案馆为例

文·王晓华

清查盘点是档案库房管理人员的一项重要职责，是保管统计馆藏档案资料的一项基础工作，是确保馆藏档案资料齐全完整和安全管理的一项重要举措。国家档案局《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》《档案馆安全风险评估指标体系》，以及山东省档案馆《山东省市级综合档案馆业务建设指标体系》分别对馆藏档案资料进行定期全面清点工作提出明确要求。因此，各级档案馆应把档案资料清点工作作为一项重要基础业务抓紧抓实抓细，做到账物相符、科学管理，确保馆藏档案资料完整安全。有的档案馆虽然应用RFID信息技术手段，提高了清点工作时效性，但却无法检查实体档案资料保存状况，不利于及时做好抢救保护工作。笔者以青岛市档案馆为例，从把好整理检查、接收进馆、出库入库、定期盘点、离岗到岗“五个关口”方面，谈谈如何切实做好馆藏实体档案资料清点工作。

一、整理检查，把好档案资料清点第一关

档案资料在移交进馆前，由形成或移交单位清查盘点、档案馆接收部门审核确认，是保证馆藏档案资料齐全完整的第一个关口。

（一）形成移交单位清点。档案资料形成单位在档案馆接收部门指导下，按照接收进馆标准将各种门类、各种载体档案整理完毕后，应对照形成的“档案目录”进行全面梳理、清点核查。清点核实完毕，在“档案资料移交清册”中登记档案门类、档案数量、起止年度等项目内容。

（二）档案馆审核确认。档案馆接收部门应对拟进馆档案整理质量、档案数量等进行检查核实，这也是《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》第33条评价方式中 “查阅进馆档案质量检查的通知和检查意见”所要求。青岛市档案馆采取以“进馆档案质量检查意见”书面形式，强化此项工作。“进馆档案质量检查意见”包括拟进馆档案齐全完整、整理质量情况，实体档案与档案目录、电子档案（目录）与实体档案（目录）对应情况，以及档案目录、全宗指南（进馆说明）编制情况，有无涉密档案及档案目录、档案保管状况情况等内容。

（三）递交进馆“通行证”。具体办理档案资料移交进馆前，档案馆接收部门应先将“进馆档案质量检查意见”，作为档案资料移交进馆的“通行证”提交档案保管部门。

二、接收进馆，把好档案资料清点第二关

实体档案资料接收进馆时，档案馆档案保管部门应组织对实体档案资料再次进行清点审验。这是保证馆藏档案资料齐全完整的第二个关口。

（一）清点数量。逐卷、逐件清点进馆实体档案资料数量，核对实体数量与档案目录、移交清册、全宗指南等材料中的相关数据是否一致。大批量实体档案资料进馆时，组织处室人员共同清点，确保档案资料接收进馆工作快速高效完成。

（二）检查质量。包括档案实体是否整洁，档案盒（卷皮）规定项目填写是否准确规范，归档文件目录、卷内目录、页码、备考表等编写是否规范完整。

（三）办理手续。实体档案资料、档案目录及相关材料等清点核对、审验无误后，方可办理移交进馆手续。

三、出库入库，把好档案资料清点第三关

目前，大部分档案馆基本实现了馆藏档案资料数字化，一般不对外提供档案资料原件查阅利用。在确需档案资料原件出入库时，应严格按照档案资料出入库有关规定，清点、核查档案资料出入库数量、保存状况等。这是保证馆藏档案资料齐全完整的第三个关口。

（一）少量档案资料出入库。由库房管理人员根据调卷申请单清点核实，并在数字档案馆系统中进行登记、做好记录。

（二）大批量档案资料出入库。在馆内提供因数字化、数据审核、档案消毒等大批量档案资料出入库时，由库房管理人员与借用档案资料处室人员共同清点核实，单独登记造册，双方办理档案出库入库交接手续。

（三）档案资料原件出借出馆。如因特殊需要，需提供档案资料原件借阅出馆，严格按照档案原件出借规定，清点、核查、记录出借档案资料数量及状况，与借用单位办理档案出借交接手续。归还时再次检查确认档案资料数量及状况，确保外借档案齐全完整、及时归馆入库。

四、定期盘点，把好档案资料清点第四关

根据《副省级以上综合档案馆业务评价标准》“五年内至少对馆藏档案资料进行一次全面清点”和《山东省市级综合档案馆业务建设指标体系》“对馆藏档案资料定期进行全面清点，清点结果明确，对清点结果反映问题及时进行分析整改”要求，各级档案馆应根据馆藏情况有序推进清点工作，做到清点工作进度明确、数量明确、结果明确，按照规定全面完成清点任务。这是保证馆藏档案资料齐全完整的第四个关口。

（一）确定清点工作周期。档案管理利用部门制订五年和年度清点计划。库房管理人员每年按计划开展分管库房档案资料清点工作，每年11月底前完成年度清点任务；5年内对所管档案资料全面清查盘点一次，并要求在第五年的6月份前完成清点任务，下半年整理总结清点情况，形成全面清点报告。

（二）规定清点工作内容。一是逐卷逐件全面清点各全宗档案资料，做到不遗漏不缺项。清点同时检查档案保管状况，如发现档案资料出现缺失、破损、霉变等情况，应详细记录并及时报告，采取有效措施加以整改解决。二是每个全宗清点完毕后，按档案全宗或资料序列填写《档案资料检查清点记录表》，记录清点情况和发现的问题，经处室负责人签字确认后归入相应全宗卷。三是每个库房清点完毕后，整理留存清点原始台账，形成清点报告。清点报告包括清点时间、清点档案（资料）数量情况、发现问题及整改建议等内容，经处长审核后，归入所在库房综合全宗卷。

（三）核定清点工作数据。根据清点情况，对照纸质档案总登记簿和数字档案馆管理系统检查馆藏各项登记数据。如发现数据有差异应及时报告，经核实后修改数字档案馆管理系统中相关数据。

五、离岗到岗，把好档案资料清点第五关

档案库房管理人员出现工作岗位调整、退休等情况，需要离岗和新到岗人员做好所保管档案资料等的清点、交接工作。这是保证馆藏档案资料齐全完整的第五个关口。

（一）离岗人员清点。离岗人员对所管库房的档案资料、档案目录、全宗卷、设施设备等情况进行整理、清点，形成《档案保管情况一览表》（包括保管全宗和档案资料总计数量，文书、照片、实物、音像及专业等各门类档案数量情况）、《库房管理人员离岗交接一览表》（包括全宗卷数量、档案资料目录册数、簿式总登记册数，以及库房内设施设备等情况）。

（二）到岗人员清点。按照《档案保管情况一览表》《库房管理人员离岗交接一览表》所列内容，清点、核实所交接库房档案资料数量、全宗卷、档案资料目录、设施设备等。

（三）办理交接。经清点确认无误后，双方在处室负责人监督下办理交接手续，相关交接材料存入所在库房综合全宗卷。手续办理完毕，离岗人员方可离开库房管理岗位。

2020 年7月，青岛市档案馆出台馆藏档案资料清点工作制度，将馆藏档案资料清查盘点工作提升为档案管理制度体系建设的重要内容，进一步明确和规范清点工作内容、工作流程和工作要求，以确保馆藏档案资料的完整与安全。