数字时代企业电子文件档案管理应用研究

雷勇

摘要：在数字时代下，针对企业的电子文件档案提出了更多的要求，也带来了全新的机遇和挑战。因此，为进一步提高数字时代企业电子文件档案管理质量，本文主要针对现阶段数字时代企业电子文件档案管理中存在的主要问题;数字时代企业电子文件档案管理的具体措施两点内容，从多个角度出发，提出具体的可行性方法，为后续的工作展开提供有效的参考和借鉴。

关键词：数字时代;电子文件档案管理;应用研究

引言

在經济发展新常态的时代背景下，随着我国信息技术、数字技术等先进技术的发展，进一步推进了资源的整合素质以及整体的运作效率。电子文件档案管理作为企业工作的重要组成部分，有着十分重要的现实意义，还需要企业明确数字时代带来的变化。但是，从目前数字时代企业电子文件档案管理的实际情况来看，仍存在一些问题，包括企业电子文件档案管理普遍缺乏时代性、文件档案管理的统一效果较差等。企业和工作人员应当进一步落实好数字时代企业电子文件档案管理的具体要求，结合问题成因，制定更为有效的优化措施，从而不断提高工作展开的效率和质量。因此，本文针对问题，探讨数字时代企业电子文件档案管理应用。

一、现阶段数字时代企业电子文件档案管理中存在的主要问题

（一）企业电子文件档案管理普遍缺乏时代性

从目前企业改革的实际情况来看，相关部门并没有同步加强对电子文件档案管理工作的改革。现阶段所提出和执行的制度，仍与企业的电子文件档案管理情况和需求存在着严重的矛盾。同时，在经济发展新常态的背景下，伴随着我国经济的深层次发展，同样很容易在经济建设的后期出现不确定因素。因此，为了保证这些问题的有效解决，必须要企业重视起电子文件档案的管理工作，完善电子文件档案管理的细则，并针对其中有价值的材料来做好收集、整理、存储与分析。此外，也需要加强电子文件档案管理的人才建设，整合人力资源，提高企业的市场竞争力。

（二）文件档案管理的统一效果较差

目前，虽然部分企业已经认识到电子文件档案管理数字化建设的重要性。但是在具体电子文件档案管理系统应用的过程中，仍难以对焦各个部门进行有效的协调，普遍缺乏兼容性，难以形成统一的管理，无法针对电子文件档案数据信息进行深层次地探索和查询。同时，伴随着当前企业电子文件档案管理在内容方面的难度加大、复杂性加大，所要投入的时间和精力也更多。如果企业不能够及时做好数字化建设，则很容易对电子文件档案管理造成负面影响，很大程度上阻碍了资源的共享，影响了电子文件档案的利用效率。

二、数字时代企业电子文件档案管理的具体措施

大数据时代发展的影响下，能够为人们提供更加优质且便捷的服务，需要推进当今社会快速发展和进步，企业就要将电子文件档案管理数字化建设工作加强，运用建设统一管理电子文件档案是引入高科技的管理模式，将管理者的专业技能提高，从而有效加强电子文件档案管理工作的数字化水平。

（一）建立起统一完善的电子文件档案室

针对以上问题，在数字时代电子文件档案管理的过程中，首先要建立起统一的电子文件档案室。以此为基础山来对电子文件档案进行整顿，并同时做好相关资料和数据信息的整理，以此来实现电子文件档案的统一管理。同时，企业也需要针对自身的实际发展情况和实际发展需求来做好电子文件档案管理中的细化，提高电子文件档案在查询、利用等方面的便捷性。其次，从工作流程的角度来看，则时需要针对电子文件档案管理的每一个阶段来做好严格有序地划分，并同时对焦企业内部的每一个部门，做好部门之间的交流、互动和沟通，以此来在最大程度上提高工作的精准度和效率。

（二）加速电子文件档案管理的数字化建设

在数字时代下企业电子文件档案管理的过程中，还需要企业进一步加速管理的数字化建设，引入更为高科技的电子文件档案管理方法，强调新技术、新模式的应用。首先，企业和管理人员应当针对电子文件档案来做好科学合理的定位分类。其中，先行针对一些容易损坏且难以保存的纸质资料进行扫描，防止信息的丢失。其次，针对电子文件档案做好科学的链接，实施电子文件档案的动态化管理，以此来简化电子文件档案管理的流程和环节。最后，加速电子文件档案资源共享体系的建设，提高部门之间的衔接度和协调性，提高企业内部的电子文件档案利用率。

（三）提高电子文件档案管理人员的综合素质

在数字时代企业电子文件档案管理的过程中，还需要进一步做好管理人员的综合素质提高。在具体人员培训的过程中，一方面是要导入实际的工作案例，通过对案例的分析来整理出其中存在的常见问题和重点问题，对问题进行分析，制定出问题的解决方案，帮助人员不带积累经验。另一方面要积极引导人员适应数字时代下电子文件档案管理工作发生的变化，提高人员的信息技术素养。其次，企业还需要进一步完善人员的管理制度，针对人员的权责进行划分，完善人员的责任机制和奖罚机制，加强人员的不合理行为监管，并提高人员的工作积极性和主动性，具有十分重要的现实意义。

结束语

综上所述，在数字时代下，企业电子文件档案管理工作有着十分重要的现实意义。通过企业的电子文件档案管理落实，能够进一步整合企业的资源，为企业的决策、生产、经营等各个方面提供参考。那么，在数字时代企业电子文件档案管理的过程中，可通过建立起统一完善的电子文件档案室、加速电子文件档案管理的数字化建设以及提高电子文件档案管理人员的综合素质等一系列措施来达到目的。意在从多个角度出发，针对目前数字时代企业电子文件档案管理的实际情况，分析问题成因，找寻解决方法，制定更为科学、合理的方案策略，从而不断提高工作展开的效率和质量。

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